9 procesos de RR.HH para automatizar hoy con Deel

Si bien los beneficios de la automatización de RR.HH pueden ser claros para ti, empezar a hacerlo es un tema completamente diferente. Es posible que no estés seguro de qué software elegir, cuánto tiempo llevará implementarlo o incluso qué procesos puedes optimizar utilizando automatizaciones impulsadas por IA.

Este artículo te guiará a través de los nueve procesos de RRHH que puedes automatizar fácilmente con la plataforma de RRHH de Deel y cómo hacerlo rápidamente sin interrumpir tus flujos de trabajo diarios.

¿Qué es la automatización de Recursos Humanos?

La automatización de RRHH se refiere al uso de soluciones de software para agilizar y llevar a cabo de manera automática los procesos repetitivos con el fin de hacerlos más eficientes, menos lentos y menos propensos a errores.

SIRH (Sistemas de información de recursos humanos), sistemas de gestión de talentos, sistemas de seguimiento de candidatos, software de nómina y portales de autoservicio para empleados son herramientas que pueden automatizar, digitalizar y optimizar las operaciones de RR.HH.

La automatización de los procesos de RRHH permite al departamento de RR.HH:

• Ahorrar tiempo y dinero en mano de obra.

• Garantizar una mejor precisión de los datos.

• Cumplir con las leyes laborales en diferentes lugares.

• Tomar decisiones comerciales basadas en datos.

• Brindar una experiencia equitativa y mejorada a los trabajadores.

• Optimizar los esfuerzos de adquisición y retención de talento.

• Apoyar el crecimiento de la empresa.

Cómo determinar qué procesos se pueden automatizar

Antes de empezar a automatizar tus procesos de RRHH, debes comprender los criterios utilizados para determinar si un proceso se puede automatizar.

Si el proceso:

• Es una tarea manual repetitiva.

• Implica un gran volumen de transacciones.

• Ocurre con frecuencia.

• Sigue un flujo de trabajo específico con pasos predefinidos.

• Requiere manejar una gran cantidad de datos.

• Impacta directamente en la experiencia de los trabajadores.

• Debe involucrar múltiples soluciones de software para llevarse a cabo.

• Tiene un impacto en el ROI o el crecimiento de la empresa.

Entonces, sin duda, está listo para la automatización. Aquí está la lista de los nueve procesos más comunes que los equipos de RRHH se benefician de la automatización.

Onboarding y offboarding

El onboarding de empleados es una de las automatizaciones de RRHH más utilizadas según los datos de nuestros clientes. Esto no es una sorpresa, ya que es un proceso repetitivo que ocurre con frecuencia (especialmente si es una startup de rápido crecimiento), sigue un conjunto específico de pasos e implica el manejo de una gran cantidad de datos personales, legales y de nómina.

Se requiere demasiado tiempo y recursos para que los líderes de recursos humanos manejen el proceso de onboarding manualmente. Necesitas:

• Ingresar los datos de nuevos trabajadores en diferentes. herramientas u hojas de cálculo.

• Hacer un seguimiento de la documentación legal de cada país.

• Aprobar el acceso de los trabajadores a las herramientas de colaboración.

• Pedir y enviar equipos de trabajo.

• Coordinar la inscripción a beneficios para trabajadores.

• Enviar emails de bienvenida, recordatorios, etc.

La automatización de estos procesos puede ahorrarte hasta 86 horas mensuales en tareas administrativas según los resultados que han obtenido nuestros clientes.

Cuando utilizas un sistema automatizado SIRH para llevar a cabo el onboarding de tu fuerza laboral (en múltiples países), mantienes todos los datos en un solo lugar para que no tengas que buscarlos en hojas de cálculo o en múltiples plataformas. Los datos también se actualizan automáticamente (y los trabajadores pueden actualizarlos por su cuenta a través de funciones de autoservicio) y puedes crear flujos de trabajo automatizados para enviar notificaciones a los nuevos miembros que se van sumando al equipo.

Lo mismo ocurre con el offboarding. En lugar de desactivar manualmente todas las cuentas que usó un trabajador, puedes automatizar el proceso:

• Revocar el acceso a las herramientas.

• Coordinar una entrevista de salida.

• Generar documentación de salida.

• Enviar instrucciones para devolución de equipos de trabajo.

En este caso, las automatizaciones de RRHH también tienen un papel en la seguridad de los datos, lo que reduce la posibilidad de una fuga de información o datos.

Puedes simplificar el proceso de onboarding con Deel habilitando nuestro plugin de onboarding para Slack el cual permite crear flujos de trabajo automatizados a través de los cuales puedes asignar automáticamente tareas según la ubicación del trabajador y el tipo de contrato. Reduce el trabajo manual del equipo de RRHH, obtén una visión general completa de todo el proceso de onboarding y aumenta la retención de talento y el compromiso de los trabajadores.

Gestión del tiempo y la asistencia (seguimiento del tiempo libre)

Enviar solicitudes de licencia por email o a través de Slack requiere intercambiar mensajes una y otra vez con varias personas (jefe directo, equipo de RRHH, e incluso la alta gerencia en algunos casos). Existe el riesgo de pasar por alto información importante o tomar demasiado tiempo para obtener la aprobación, lo que puede afectar negativamente las operaciones comerciales y la dinámica del equipo, y no puedes acceder a información en tiempo real sobre el tiempo libre de los trabajadores.

Automatizar el seguimiento del tiempo y la actualización y envío del registro de horas permite que el personal de RRHH tenga más tiempo para abordar de manera consciente el tiempo libre de los trabajadores y controlar temas importantes sobre la política de PTO y su implementación, tales como:

• ¿Qué empleados no están utilizando suficiente tiempo libre?

• ¿Cuál es la tasa de ausentismo de la empresa?

• ¿Los trabajadores toman muchos días de licencia por enfermedad?

Los profesionales de RRHH pueden aprovechar las herramientas de automatización como Time off de Deel para liberar tiempo para la estrategia y la gestión de personas, creando una cultura de trabajo positiva y eficiente. Más de 1200 equipos confían en nuestro plugin, el cual ayuda a centralizar las solicitudes y lasaprobaciones, lo que te permite coordinar el tiempo libre sin tener que salir de Slack.

Gestión de datos de empleados

En equipos en crecimiento y grandes empresas, es difícil y lleva mucho tiempo hacer un seguimiento de las personas de diferentes departamentos, sus jefes, posibles promociones o transferencias internas, cambios de datos personales y más.

Sin un software de gestión de RRHH adecuado, los equipos de gestión del talento deben hacer esto manualmente, lo que genera errores potenciales y una cantidad significativa de tiempo dedicado a la recopilación y organización de datos, en lugar de su análisis.

Un SIRH centraliza los datos de los trabajadores, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y brinda una única fuente de información para toda la empresa.

Se puede acceder fácilmente a los datos de los empleados, actualizarlos, almacenarlos de forma segura y verlos de un vistazo a través de un organigrama. Esto garantiza la precisión de los datos y la accesibilidad de la información y permite que el departamento de recursos humanos cree flujos de trabajo automatizados que los ayudarán a hacer las cosas más rápido y brindarán una mejor perspectiva de la fuerza laboral.

Org Chart de Deel para Slack ayuda a tu equipo a alinearte independientemente de las ubicaciones y las zonas horarias. Accede fácilmente a la información de la empresa sobre los miembros del equipo, conéctala con tu SIRH para actualizar automáticamente los datos y usa etiquetas de perfil de búsqueda para identificar a la persona adecuada para aclarar una determinada duda.

Búsqueda de talento y reclutamiento

La IA generativa ya tiene a la comunidad de RRHH esperanzada y optimista sobre su impacto en el proceso de contratación, acelerando las tareas manuales, facilitando la toma de decisiones y ayudando a crear una mejor experiencia para los candidatos y los trabajadores.

La contratación en diferentes países ha abierto numerosas oportunidades para contratar a los mejores talentos del mundo, pero al mismo tiempo, los reclutadores a menudo necesitan analizar muchas más solicitudes de empleo que antes.

Las soluciones de automatización para la selección de currículums o la comunicación con los candidatos ayudan a eliminar las tareas que consumen mucho tiempo de los equipos de adquisición de talento y les dan tiempo suficiente para llevar a cabo entrevistas significativas y tomar mejores decisiones de contratación.

Deel se integra con Ashby, (un sistema de seguimiento de candidatos [ATS] a lo largo del proceso de selección y contratación), lo que permite a nuestros clientes pasar sin problemas de hacer una oferta a un candidato a llevar a cabo su proceso de onboarding una vez que haya aceptado. Nuestro sistema utiliza los detalles de la oferta para crear automáticamente una propuesta formal para tu candidato.

Verificaciones de antecedentes

Hacer una verificación manual de antecedentes de todos los trabajadores cuando contratas a nivel mundial es prácticamente imposible. La investigación manual implicaría visitar los juzgados o llamar a empleadores anteriores, lo que llevaría demasiado tiempo, costándote la pérdida de potenciales grandes candidatos.

El moderno software de automatización de RR.HH te permite llevar a cabo verificaciones de antecedentes de tus trabajadores actuales y potenciales de manera fluida y sin importar de dónde los contrates. De hecho, el 93% de las empresas hacen esto para mejorar la calidad de la contratación y garantizar la legalidad, con la ayuda de empresas de verificación de antecedentes que recopilan toda la información relevante sobre los trabajadores.

Certn es el partner de verificación de antecedentes de Deel que te permite acceder al 80% de toda la información de los trabajadores en cuestión de minutos, con la posibilidad de seguir el proceso en la app. Nuestro aliado garantiza el cumplimiento de SOC 2 y SOC 3 (para garantizar la segburidad en la comunicación, información y evaluación del riesgo), el cumplimiento de GDPR (protegiendo los datos) y cuenta con la certificación ISO 27001 (garantiza nuestro sistema de gestión de la seguridad de información), lo que significa que los resultados de tu verificación de antecedentes son seguros y están protegidos.

Cumplimiento legal y gestión de documentación

Recopilar, organizar y almacenar la documentación legal sin un sistema de RRHH automatizado requeriría que los equipos de RR.HH:

• Se familiarizaran con las leyes laborales en todos los lugares donde tu empresa contrata.

• Usarán procesos manuales para rastrear todo el papeleo a través de hojas de cálculo.

• Enviaran manualmente recordatorios a los empleados que no hayan entregado los documentos requeridos.

El uso de automatizaciones de RRHH para administrar el cumpliminto de las leyes laborales es fundamental para los equipos que están en múltiples países porque reduce la posibilidad de errores humanos que generalmente resultan en problemas financieros y legales para la empresa. También acelera el proceso de contratación, lo que permite a las empresas asegurar los mejores candidatos sin que la burocracia se interponga en el camino.

Con Deel, puedes:

• Editar, enviar y firmar contratos en minutos desde tu dashboard de Deel.

• Guardar toda la documentación de forma segura en un solo lugar.

• Generar contratos localizados para emplados y trabajadores independientes.

• Tener la seguridad de que los contratos se revisen con regularidad para anticiparse a cualquier cambio en las leyes locales (sin necesidad de conocer las reglamentaciones).

Procesamiento de nómina

Hace solo tres años, alrededor de un tercio de los dueños de empresas todavía usaban hojas de cálculo para calcular y procesar la nómina, gastando más de una semana cada mes en esto. Ahora, con más y más equipos volviéndose internacionales, este proceso se convierte en una hazaña propensa a riesgos de errores para la empresa.

La automatización de la nómina reduce el trabajo duplicado para el departamento de RRHH, reduce los costos de procesamiento de la nómina y garantiza cálculos precisos de los salarios, las comisiones, el pago de horas extra, las deducciones, etc. Aceleraras el tiempo de procesamiento de tu nómina y protegerás los datos del acceso no autorizado, mientras mantienes los registros durante el tiempo que sea necesario.

Deel te permite optimizar la gestión de la nómina para todo tu equipo, sin importar cómo sean contratados. Nuestros servicios de nómina te permiten reunir a tus empleados contratador por tu empresa o subcontratados por un tercero y trabajadores independientes bajo el mismo techo para eliminar la necesidad de múltiples procesos y herramientas. Deel gestiona lo siguiente por ti.

• Beneficios y deducciones para empleados.

• Presentación local ante las autoridades.

• Pago de salarios e impuestos (cuando corresponda).

• Creación y entrega de recibos de pago.

• Onboarding y offboarding legal.

Reportes

Los reportes de RR.HH son esenciales si quieres aprender de los errores del pasado o descubrir información útil para identificar tendencias o encontrar oportunidades para optimizar los gastos o el rendimiento de la fuerza laboral. Al administrar tu equipo a través de hojas de cálculo o a través de múltiples herramientas, necesitas tiempo y recursos para recopilar y organizar los datos de una manera que te permita obtener y visualizar información importante.

Esta falta de visibilidad de los datos puede interferir con el crecimiento de tu empresa porque no podrás tomar decisiones informadas, asignar recursos de manera eficiente o seguir el progreso. La falta de transparencia también puede llevar a que los stakeholders no se comprometan, lo que reduce su confianza en las iniciativas de recursos humanos y dificulta la colaboración efectiva.

Deel brinda información en tiempo real sobre análisis en múltiples países, para que puedas verificar, comparar y comprender fácilmente tus gastos y visualizarlos para optimizar tus gastos en múltiples países. Con los informes de nómina, puedes detectar rápidamente cualquier discrepancia entre monedas o errores entre ciclos y personalizar tu dashboard para que sea más digerible para los stakeholders.

Capacitación de personal y gestión del rendimiento.

Hacer un seguimiento del aprendizaje y el rendimiento de los trabajadores y darles retroalimentación periódica puede tener un impacto positivo en su compromiso, la productividad y el crecimiento.

Sin un proceso eficiente y automatizado, puedes perder el acceso a las revisiones de desempeño de los trabajadores anteriores, y no podrás seguir el progreso de tu equipo. Pasarás demasiado tiempo creando y rastreando feedback en hojas de cálculo o creando recursos de aprendizaje que pueden no ser lo suficientemente atractivos para tu equipo.

Los procesos automatizados pueden ayudar a llevar a cabo ciclos de revisión del desempeño y capacitaciones para trabajadores más fluidas, ágiles y atractivas, para una mejor experiencia y datos más accesibles y precisos para los gerentes y el equipo de RR.HH.

Deel ofrece una integración con BambooHR la cual te permite utilizar las funciones nativas de aprendizaje y gestión del rendimiento de esta plataforma para tus trabajadores de Deel.

Conoce cómo configurar la integración con BambooHR en Deel.

Haz las cosas más rápido sin interrumpir tus flujos de trabajo de RR.HH.

La automatización de procesos de recursos humanos lleva todas las funciones a otro nivel, haciéndolas más eficientes, confiables y rápidas. ¡Tú pones lo humano en recursos humanos, la automatización de nosotros hace el resto!

Nuestra plataforma de RR.HH te ayuda a trabajar sin distracciones al ofrecer flujos de trabajo personalizables que te quitan cargas innecesarias. Deel está diseñado para equipos que están en múltiples países como el tuyo, así que dile adiós a las tareas que consumen mucho tiempo y los retrasos en los procesos, y dile hola a Deel.

Habla con nuestros expertos para obtener más información sobre Deel.