Qué es un sistema de información de RRHH –SIRH– Guía completa

Como profesional del área de Recursos Humanos, seguramente tengas muchas tareas manuales que dificultan un correcto seguimiento de los procesos y los diversos aspectos que hacen a la gestión de talento humano. Tal es el caso de la administración del tiempo libre, los beneficios, el control horario, el envío y revisión de documentación, entre otros.

Para eso, tienes que utilizar un gran abanico de herramientas y plataformas. Es usual que profesionales como tú se encuentren cambiando hojas de cálculo y sistemas varias veces al día. Ni hablar de las dificultades que supone que todo el equipo esté alineado con lo que ocurre con cada empleado.

¿La solución? Una plataforma “todo en uno” que concentra lo necesario para un buen trabajo de RR.HH. Tiene nombre y es el Sistema de información para Recursos Humanos (generalmente conocido por sus siglas, SIRH). Sobre él profundizaremos en este artículo.

¿Qué es un sistema de información de recursos humanos (SIRH)?

Un Sistema de Información de Recursos Humanos es una plataforma desarrollada con el propósito de mejorar la gestión del talento humano de las empresas. Estos sistemas se caracterizan por el almacenamiento, organización y análisis de la información de los empleados de la empresa (sea que realicen teletrabajo o no) en un único lugar.

Asimismo, gracias a ellos, se democratiza el acceso a la información precisa, por lo que todo el equipo puede ingresar, visualizar y hacer análisis de datos y tomar mejores decisiones en base a ellos.

Algunas de las funcionalidades de un SIRH:

• Almacenamiento y organización de datos: el almacenamiento y fácil acceso a los datos de los empleados, como el número de teléfono, el salario, la fecha de nacimiento o la información fiscal. 
• Seguimiento del tiempo y asistencia: el seguimiento de las horas de trabajo de los empleados y el PTO (tiempo libre remunerado) para evaluar el compromiso de los empleados individuales y de toda la empresa e informar las futuras decisiones de gestión de personas. 
• Automatización de nómina: la automatización de tareas vinculadas con la nómina, como el seguimiento de hojas de tiempo, el cálculo de salarios e impuestos, la distribución de pagos y el mantenimiento de registros de nómina. 
• Administación de beneficios y gestión de compensaciones: el hecho de administrar los beneficios de los empleados y los salarios (y otros tipos de compensación) mientras se recopilan datos transparentes para cada rol en la empresa.
• Gestión del rendimiento: creación de flujos de trabajo de aprendizaje personalizados, certificaciones y cursos autodirigidos, y suministro de formación e informes de progreso fundamentales para el desarrollo del talento.  
• Autoservicio: opciones de autoservicio para que los empleados busquen la información que desean o gestionen su aprendizaje y desarrollo de una mejor manera (más fácil y rápida).

Cabe destacar que el SIRH es lo mismo que el HRIS sobre el que quizás hayas escuchado hablar en alguna ocasión (es un término que suele utilizarse y consiste en las siglas del mismo concepto pero en inglés).

Ahora bien, es importante conocer cuál es la diferencia entre HRIS y HRMS. A pesar de que a veces suelen usarse de forma indistinta, HRMS soluciones suelen ofrecer algunas funcionalidades más que un HRIS: gestión de evaluación de desempeño, selección de personal (ATS), planificación de sucesión, y opciones de capacitación y aprendizaje.

¿Por qué las empresas deberían utilizar un SIRH?

Especialmente en este momento, en el que las empresas y los mercados se están recuperando de la pandemia por Covid-19, es importante que los equipos de RR.HH. automaticen sus procesos. De esta manera, podrán estar al día con las estrategias de gestión de talento y con los desafíos y desarrollos que se están presentando en materia de contratación global.

Algunos de los beneficios de un SIRH:

• Reducción en los costes: debido a procesos de reclutamiento y selección de talento más cortos, una menor tasa de rotación y un mayor índice de productividad laboral.
• Disminución de errores: gracias a la implementación de cálculos automáticos que facilitan información apropiada, con el menor margen de error posible.
• Reducción de tiempo necesario para hacer tareas: al eliminar las tareas repetitivas, los equipos de Recursos Humanos pueden disponer de más tiempo para abocarse a lo estratégico.
• Tomar mejores decisiones: el registro de información, la actualización de la base de datos y el acceso transparente a la misma en tiempo real facilita la toma de mejores decisiones.
• Aumento de la productividad: sin tareas operativas y manuales que demandan muchas horas en el mes, como data entry o gestión de nóminas, las empresas optimizan su tiempo y la inversión de recursos para centrarse en los resultados.
• Centralización de la información: los empleados no necesitan cambiar de plataforma constantemente según el tipo de tarea o el tipo de información a la que necesitan acceder.
• Organización de los datos: lo cual contribuye a una mejor relación entre la empresa y sus clientes, empleados y proveedores
• Mejor cultura organizacional: a partir de las integraciones y automatizaciones, es más fácil elevar la colaboración del equipo, aumentar la transparencia empresarial y reducir el riesgo de burnout.
• Mejor experiencia de los empleados: gracias a herramientas que facilitan los procesos de onboarding y capacitación y el portal del empleado, los trabajadores obtienen acceso y más control sobre su información.
• Facilidad en el onboarding de nuevas contrataciones: los empleados pueden conectar y conocer quiénes forman parte de la empresa.

¿Cómo saber si tu empresa necesita un sistema de información de recursos humanos?

Contrario a la creencia popular, no solo empresas grandes pueden beneficiarse de un SIRH. Negocios pequeños se están ahogando en el papeleo muy frecuentemente y la implementación de un SIRH les ayudaría a optimizar los procesos de RRHH. Aquí te damos algunos de los signos de que tu empresa necesita un SIRH:

• Tu empresa tiene más de 10 empleados.
• Empiezas a contratar a empleados internacionales y la documentación necesaria varía demasiado según el país de origen del trabajador.
• Trabajas con varios tipos de trabajadores (empleados, prestadores de servicios, colaboradores freelance), y se dificulta la tarea de RR.HH. porque las plataformas no están diseñadas desde una perspectiva global acerca de la complejidad que atañe las diferentes formas de contratación y estar al día con su cumplimiento.
• Tu departamento de RR.HH. pierde mucho tiempo en tareas manuales y no puede fijarse en estrategias de adquisición y retención de talento.
• Quieres ofrecer una experiencia equitativa para todos los empleados sin importar su ubicación, además del mismo paquete de beneficios.
• La información está dispersa y se deben mantener actualizadas varias plataformas y herramientas, lo que da pie al error humano (y a la toma de decisiones basada en información imprecisa o inexacta).
• Tu equipo de RR.HH. no puede autogestionar la información y para cada dato necesita dialogar con otros empleados (del mismo o diferente sector), en lugar de concentrarse en lo verdaderamente importante: trabajar por un clima laboral.
• Hay muchas tareas manuales que se repiten en el tiempo y que podrían automatizarse para una mejor gestión de Recursos Humanos (por ejemplo, el envío de una evaluación del desempeño o la solicitud de completar datos personales o preguntas sobre el plan de carrera).

¿Cómo elegir un SIRH para tu empresa?

Aquí te compartimos algunas preguntas claves acerca de los criterios de selección de un SIRH que tienes que tener en cuenta y cómo llevar adelante este proceso de selección.

Conoce el alcance de la centralización de la información

¿Qué tan posible es centralizar todas las tareas operativas y manuales relacionadas con la gestión del capital humano en tu empresa? Conocer el alcance de las soluciones en relación a este tema, te permitirá saber si se cubren o no las necesidades y requerimientos por parte de tu departamento de Recursos Humanos

Ya sea el reclutamiento y la selección de fuerza de trabajo, la capacitación, la gestión de absentismo y administración del tiempo libre, la realización de nóminas, entre otras cuestiones.

Integraciones posibles

Las posibilidades de integración con un conjunto de softwares para la gestión de los recursos humanos son otro aspecto importante a evaluar al momento de incorporar un SIRH. Después de todo, lo que se pretende es automatizar procesos. 

Por lo que contar con un SIRH que permita integrarse con otro software de uso diario en la empresa posibilita que la información se mantenga actualizada en todos los lugares en los que resulte necesario.

Opciones de autoservicio

¿Los empleados pueden comprobar el estatus de sus solicitudes por tiempo libre? ¿Los directivos pueden acceder fácilmente a la información relacionada con el cumplimiento de horarios de los trabajadores? Cuantas más opciones de autoservicio tenga un SIRH, mejor.

La razón es que, ante necesidades de información, fluirá mejor la comunicación y se evitarán idas y vueltas por información que está disponible en el sistema y que con tan solo pocos clics es posible conocerla.

Asignación de un presupuesto

Como todo, el SIRH también tiene su costo. Por lo tanto, es importante que desde RR.HH. puedan elaborar un presupuesto con un mínimo y un máximo de inversión. Así será más fácil descartar opciones y encontrar la adecuada para tu empresa.

Agendar demostraciones

Muchas SIRH ofrecen la posibilidad de agendar demostraciones de forma gratuita. Esto es excelente para que como profesional de Recursos Humanos puedas hacer pruebas en los distintos sistemas. Asimismo, podrás visualizar de primera mano qué tan amigable es para su uso y cuáles son las funcionalidades con las que cuenta cada solución.

Colaboración con el cumplimiento

Un aspecto no menor es la evaluación sobre si este software de recursos humanos colabora con el respeto de las normas laborales del país de procedencia de cada trabajador del equipo. Contar con un SIRH que cuenta con actualizaciones automáticas sobre las disposiciones legales es un punto a favor.

Escalabilidad del SIRH

¿Qué tan personalizable es el SIRH según las necesidades de la empresa? Pero además de la personalización, también es importante la modularidad. La razón es que la empresa evolucionará, por lo que es fundamental que se puedan incorporar módulos al mismo tiempo que crece la organización (especialmente en los casos en los que esto sucede rápidamente).

Solución basada en la nube

Imagina que tus empleados puedan acceder al SIRH desde cualquier lugar, en cualquier momento del día, desde cualquier dispositivo móvil. Esto solo es posible con una solución de tipo SaaS. ¿Qué significa esto? Que está basada en la nube, por lo que brinda flexibilidad y seguridad. Con tan solo tener conexión a Internet, los empleados podrán acceder al sistema.

Seguridad de la información

Otro punto importante a evaluar es la posibilidad de administrar los derechos de acceso de los diferentes usuarios según su rol o perfil en la plataforma, al mismo tiempo que es necesario que la comunicación en Internet sea segura (contar con el certificado SSL).

Soporte para la configuración del SIRH

La mayoría de las empresas proveen soporte para la configuración del SIRH. No es un dato menor porque esto permite que las organizaciones puedan aprovechar el sistema en su máximo esplendor, sin dejar a un lado funcionalidades relevantes por desconocimiento sobre su uso y/o existencia.

Testear la plataforma

El equipo de implementación del SIRH debe ser capaz de probar la plataforma y comprobar su buen funcionamiento, además de detectar si responde de forma adecuada a las demandas y necesidades de la empresa.

Optimiza los procesos de tu equipo y mejora en resultados

Por lo tanto, la implementación de un SIRH conlleva múltiples beneficios para las empresas que deciden sumarlo para optimizar sus procesos y así ofrecer una mejor experiencia para los empleados (no solo para el área de Recursos Humanos, sino toda la compañía). La tecnología de la información es el secreto del crecimiento de las organizaciones y los resultados positivos que alcanzan.

Gestionar la información sobre los empleados es solo uno de los retos de los nuevos modelos de trabajo, sobre todo la contratación global. Si tu empresa está enfrentándose con varios desafíos al construir un equipo global productivo y eficaz, intentando mantener el compliance y optimizar los procesos de la nómina, esta guía es la indicada para ti (¡y es gratis!).