10 razones para tener un Sistema de Información de RRHH

¿Sabías que, de acuerdo con un informe de Randstad sobre tendencias en Recursos Humanos, la automatización ha cambiado la forma de organizar los Recursos Humanos en el 75% de las empresas? Si bien la automatización de procesos ya tenía su lugar en el mundo empresarial, especialmente en equipos de tecnología, para hacer cumplir con mayor precisión y actuar de forma más rápida, también puede aplicarse a RR.HH.

Cobra una mayor importancia cuando se trata de People Analytics y se tiene como meta el wellbeing de los empleados, para una mejor tasa de retención de personal y un clima laboral positivo. Por eso, en este artículo, te compartimos cuáles son las principales ventajas de implementar un SIRH en tu empresa.

1. Reducción de costos

Registra y edita datos fácilmente, reduciendo el tiempo dedicado a la gestión de la información de los colaboradores. Esto libera recursos que tu departamento de RR.HH. puede asignar para optimizar la eficiencia de su trabajo o enfocarse en contratar a los mejores talentos, aumentar la retención y reducir costos.

Además, el análisis de los datos de RR.HH. da como resultado:

• Procesos más efectivos
• Productividad incrementada
• Mejores políticas en el lugar de trabajo
• Menores costos de operación

2. Eliminación del error humano

Errar es humano y esta premisa puede fácilmente eliminarse con un SIRH. ¿Cómo? Los cálculos automáticos proveen de información apropiada y reduce las posibilidades de que haya errores.

Asimismo, esto facilita una comunicación más clara en relación con la información de los empleados y evita que se produzcan malos entendidos sobre las nóminas y las solicitudes de tiempo libre, por ejemplo.

Los errores comunes que se pueden reducir o eliminar incluyen:

• Errores tipográficos y ortográficos
• Archivos extraviados
• Pérdida o corrupción de datos

3. Optimización de procesos con automatización

Dedicar demasiado tiempo a las tareas administrativas, en lugar de la estrategia centrada en las personas y el desarrollo a largo plazo también puede tener consecuencias negativas, ya que la cultura de la empresa y la satisfacción de los colaboradores quedan en un segundo plano.

Un sistema SIRH bien diseñado ayudará a tu empresa a automatizar y simplificar los procesos mientras garantiza que estos se creen para escalar rápidamente cuando sea necesario.

Ejemplos de procesos simplificados:

• Payroll global instantáneo
• Administración de beneficios
• Gestión de equipo de trabajo

4. Adiós a las decisiones basadas en la intuición

¿Quieres tomar mejores decisiones? Los Sistemas de Información de Recursos Humanos son la respuesta para una gestión de personal efectiva basada en datos, con todas las herramientas necesarias para la escalabilidad.

Los equipos de RR.HH. gestionan y procesan cantidades de datos cada vez mayores. Como vimos anteriormente, un SIRH puede ayudar a agilizar y simplificar el esfuerzo que se dedica a la gestión de datos, pero eso no es todo lo que puede hacer. Las funciones de análisis y visualización de datos integradas en tu SIRH pueden ayudarte a hacer la transición a la toma de decisiones basada en datos, incluso con respecto a la estrategia y gestión de personas.

El análisis eficaz de los datos de los colaboradores puede ayudar a:

• Aumentar y mantener la diversidad en el lugar de trabajo
• Identificar el bajo compromiso entre equipos o departamentos
• Monitorear y reducir el costo por contratación
• Calcular el costo de la baja retención
• Identificar oportunidades de mejora de procesos

Una plataforma SIRH sólida no solo debe ofrecer la opción de almacenar datos, sino también de analizarlos y visualizarlos. La opción de crear dashboards e informes para monitorear las métricas de KPI y el cumplimiento de objetivos es una de las características esenciales que te ayudarán a aprovechar los datos de tu gente en estrategias accionables.

5. Facilitar el compliance global

Las complejidades de una rápida expansión no se limitan solo al aumento del papeleo. A medida que las empresas adoptan cada vez más la contratación global, el compliance de las leyes laborales locales y los requisitos legales relacionados con el empleo, se vuelven temas cruciales.

Las regulaciones sobre los contratos, el pago de vacaciones de quienes trabajan medio tiempo o los beneficios de los freelancers pueden variar drásticamente entre países, mercados y tipos de empresa. Una buena solución de SIRH debe brindar soporte global para todo tipo de colaboradores, ya que los errores de compliance global pueden ser muy costosos.

Un SIRH te ayudará a:

• Administrar las solicitudes y los currículums de los candidatos a lo largo de todo el proceso de contratación de forma segura
• Asegurar que tus contratos sean legales y que cumplan con todos los requisitos
• Garantizar que tus colaboradores reciban los beneficios obligatorios a tu fuerza laboral
• Proteger los datos de los colaboradores de acuerdo con regulaciones como GDPR, PIPEDA o CPRA

Obtén más información sobre compliance global aquí.

6. Centralización de la información y acceso a la misma

Otro punto a favor de la implementación de un SIRH es que los empleados no necesitan cambiar de plataforma constantemente según el tipo de tarea o el tipo de información a la que necesitan acceder. Esto también supone un gran ahorro de tiempo al mes.

Además, la función autoservicio permite que el personal pueda ingresar a la plataforma y visualizar la información que necesita en cualquier momento y desde cualquier lugar. Se evitan intercambios burocráticos, como la comprobación de detalles con los mandos superiores.

En simples palabras: menos problemas operativos y administrativos, menos frustración y estrés, más orden y mayor productividad.

7. Velar por la seguridad de los datos de los colaboradores

La mayoría de los datos que procesan los equipos de RR.HH. son datos confidenciales que deben gestionarse con cuidado para garantizar la privacidad y el tratamiento adecuado. Esto no es solo un requisito ético, el mal manejo de los datos personales puede conllevar severas sanciones y consecuencias legales, por lo que una empresa global debe gestionar los datos de los colaboradores de forma segura.

Cuando analices el tema de la seguridad de los datos en un SIRH, asegúrate de que tenga las siguientes características:

• Funciones de seguridad de primer nivel
• Suficiente espacio de almacenamiento para tus necesidades actuales y futuras
• Soporte constante para garantizar que la seguridad esté siempre actualizada
• Gestión de acceso personalizable para garantizar la seguridad de los datos

8. Una mejor cultura organizacional

Gracias a integraciones y automatizaciones, es más fácil elevar la colaboración del equipo, aumentar la transparencia empresarial y reducir el riesgo de burnout. Desde luego, no es fácil crear una cultura organizacional comprometida y altamente positiva.

Sin embargo, puede lograrse con tácticas y estrategias oportunas, como las que te compartimos aquí, siempre que estén en el marco de una estrategia de gestión de talento. La transparencia es uno de los secretos de una cultura empresarial admirable que cuida el capital humano.

Cuando el talento humano puede acceder a la información sin inconvenientes, el personal entiende que la empresa no tiene nada que ocultar y que todo lo que necesitan consultar está a su alcance. Así, los malos entendidos y la desinformación se reducen de forma significativa, porque los datos siempre están actualizados en la plataforma.

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9. Experiencia de los empleados mejorada y consistente al nivel global

Un papel importante en el éxito de las marcas globales es su capacidad para brindar una experiencia consistente tanto para clientes como para partners, proveedores y por supuesto, para colaboradores.

Una marca sólida y una experiencia consistente para los colaboradores, donde sea que tengas actividad, puede ser una gran herramienta para garantizar que puedas:

• Contratar a las personas adecuadas
• Construir una estructura que comparta valores y metas
• Dar forma a una empresa que pueda adaptarse y escalar rápidamente

Cuando el personal tiene acceso a herramientas que facilitan los procesos de onboarding y capacitación, y al mismo tiempo tienen acceso a grandes beneficios, la experiencia de los empleados mejora de manera exponencial, traduciéndose en mejores indicadores de desempeño y rendimiento.

10. Facilidad en el onboarding de nuevas contrataciones

La tecnología aplicada a RR.HH. permite un onboarding efectivo de trabajadores remotos, más dinámico y sin demoras. Los empleados pueden conectar y conocer quiénes forman parte de la empresa. A su vez, reciben en tiempo y forma la documentación que deben completar con sus datos personales y pueden revisar con atención.

La facilidad en la gestión documental también es un gran beneficio para el departamento de Recursos Humanos, en tanto pueden controlar las nuevas incorporaciones gracias a las checklists de contratación. Ambas partes pueden acceder a los documentos que necesitan sin intermediarios y en el momento oportuno (porque hay un portal del empleado).

Con el SIRH adecuado, podrás:

• Crear procesos estandarizados de onboarding y offboarding
• Facilitar el networking para los nuevos colaboradores
• Introducir cohortes de onboarding
• Reducir el tiempo de onboarding

Incluso puedes aumentar la eficacia del onboarding combinando perfiles y org charts. Esto creará un mapa amigable del layout de la organización que aclare las estructuras del equipo y las relaciones de dependencia. Al mismo tiempo, la información de contacto de fácil acceso facilitará el contacto con personas específicas.

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La creación de procesos de RR.HH. efectivos y productivos comienza con la elección de las mejores y más versátiles herramientas. La experiencia de Deel con la contratación y el compliance global, así como con la gestión de personas y los recursos humanos, ha ayudado a dar forma a un sistema SIRH que cuenta con todos los elementos centrales que necesitas para llevar tus procesos de gestión de personal al siguiente nivel.

Desde funciones que garantizan que tus procesos de contratación cumplan con los requisitos legales, hasta herramientas que ayudan a impulsar la cultura empresarial y fomentar un lugar de trabajo que valore la diversidad y la comunicación abierta; desde la gestión de PTO (vacaciones pagadas) dentro de Slack hasta la posibilidad de crear conversaciones causales virtuales, ¡Deel cubre todas tus necesidades!

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