How switching to Deel saves Teamflow one week of admin per month

Teamflow est un espace de bureau virtuel en 2D où les équipes distribuées peuvent entrer en contact instantanément et parler en temps réel. L’idée est de reproduire l’expérience du travail sur site, avec l’énergie qui naît de la collaboration dans un même bureau, la spontanéité des discussions dans les couloirs et l’effet stimulant de l’équipe.

Flo Crivello, Founder and CEO of Teamflow, wanted his company to be 100% remote so they could experience the same day-to-day life as their customers. He also wanted his international teams to have the choice to get hired as contractors or employees, so he looked for an Employer of Record.

Initially, Teamflow chose a Deel competitor to hire and pay their global team with the promise of a cheaper price, but they found the experience to be quite difficult.

The problems with their previous provider began when Teamflow realized there was over $100,000 of unreconciled cash in their account. They reached out to their EOR provider for an explanation, and they replied that they (the provider) made a mistake by using US dollars instead of Mexican pesos when running their Mexican Payroll.

Au lieu de se contenter de soustraire la différence du compte, le fournisseur de services d'EOR a entièrement retiré le cycle de paie du compte de Teamflow. Selon Chris Baugh, Head of Business Operations chez Teamflow, plus d’une semaine s’est écoulée avant que le fournisseur n’admette son erreur, puis il a fallu encore sept semaines d’échanges avant que Teamflow ne récupère son argent.

« L'ensemble de la couverture d'assistance a posé le plus gros problème, car ils n'avaient aucune urgence à résoudre cette grave erreur », a déclaré Baugh.

But the frustrations didn’t stop there. Teamflow ran into another issue when their provider incorrectly processed an employee termination and continued paying the person for over two months before it was caught and rectified.

For Teamflow—and for most software companies—a significant portion of their expenses come from payroll. Because that core cost was routinely incorrect, they chose to move on from that provider’s services.

But even the offboarding process presented challenges—taking over two weeks, with the provider setting arbitrary, undocumented rules.

Hoping to avoid working with another EOR provider that handled everything manually, with potential for similar payroll errors, Teamflow sought out a new solution. They wanted commitment, automation, fast support, and efficiency. Deel checked all the boxes (and more), so Teamflow reached out.

« Nous avons choisi Deel principalement pour le sérieux que cette société accorde à sa mission et son engagement pour la réussite de ses clients », déclare Chris Baugh.

Ultimately, Teamflow gets about a week’s worth of admin time back every month since switching to Deel.

Grâce à Deel, Teamflow a considérablement amélioré les processus mis en place pour simplifier ses tâches RH.

Pour l’automatisation, la société a intégré Deel à Quickbooks. C’est un système qu’elle apprécie beaucoup, car il lui permet de synchroniser rapidement toutes les données et de clôturer les livres en fin de mois plus rapidement et bien plus précisément, ce qui évite les problèmes au niveau des états financiers. Avec son ancien fournisseur, la gestion manuelle de la paie à l’international a causé une erreur monumentale, qui a fait perdre à Teamflow presque deux mois avant que le problème ne soit résolu.

Chez Deel, un Customer Success Manager dédié guide et soutient l’équipe tout au long des processus, et trouve une solution plus rapidement en cas de problème. Avec son ancien fournisseur, Teamflow a dû attendre longtemps un support qui n’a pas été efficace du tout.

Les départs volontaires ont également été gérés plus rapidement et plus simplement : sur la plateforme de Deel, tout peut être fait en seulement 3 étapes, alors qu’avant tout passait par les e-mails, avec un processus long et arbitraire qui nécessitait plus de coordination avec les employés. De plus, le fournisseur a continué à payer l’employé licencié pendant plus de deux mois.