Wat is een organigram?

"Een organigram is een diagram dat de rapportagerelaties en de structuur van medewerkers binnen een organisatie visualiseert. Andere gangbare benamingen voor een organigram zijn: organisatieschema, organisatiekaart, en personeel schema.

Organigrammen kunnen vele vormen aannemen, van eenvoudige Excel- en PowerPoint-bestanden tot gespecialiseerde software voor organigrammen.

Waarom is een organigram voor een bedrijf belangrijk?

Een goed ontworpen en toegankelijk organigram wordt gebruikt om transparantie en verantwoordelijkheid toe te voegen aan de bedrijfsstructuur en processen. Het kan ook de productiviteit en samenwerking tussen medewerkers verhogen.

Een organigram moet nuttig zijn voor alle leden van een organisatie. Hier zijn enkele toepassingen:

• Nieuwe medewerkers krijgen vanaf het moment van hun inwerking een duidelijk overzicht van de afdelingen, teams, projecten en rapportagestructuren van het bedrijf.
• Strategen kunnen gebieden van miscommunicatie en onduidelijke divisielijnen identificeren, wat het uitstippelen van routekaarten vergemakkelijkt.
• Projectmanagers kunnen complexe bedrijfsstructuren navigeren en met gemak projectplanning benaderen.
• Managers kunnen werkstromen structureren en besluitvorming efficiënter benaderen.
• HR-teams kunnen inefficiënties identificeren, de behoefte aan nieuwe aanwervingen vaststellen en functiebenamingen herzien indien nodig.

De belangrijkste elementen van een organigram

De kerncomponenten van elk organigram zijn:

• Naam van de werknemer
• Rol/functie
• Rapportagelijnen

Echter, je kunt een organigram omvormen tot een krachtig hulpmiddel voor human resources door meer informatie toe te voegen. Als je bezig bent met het ontwerpen van een organigram, overweeg dan om nieuwe elementen toe te voegen om de waarde ervan voor je bedrijf te verhogen:

• Foto's helpen om van een lijst met namen en rollen een gemeenschapsoverzicht van collega's en teamleden te maken.
• Contactinformatie zoals e-mail en telefoonnummer vergemakkelijkt interne communicatie.
• Een lijst van kernverantwoordelijkheden geeft een beter begrip van de expertise van elke medewerker.
• Dekkingsinformatie maakt direct duidelijk tot wie men zich moet wenden wanneer iemand niet beschikbaar is.
• Startdatums van medewerkers helpen bij het vinden van de meest ervaren werknemers binnen het bedrijf.
• De locatie van de medewerker verduidelijkt de werkende tijdzone van elke persoon, vooral in een bedrijf met thuiswerk.

Meest voorkomende soorten organigram voorbeelden

Er zijn drie hoofdtypen organigrammen. Elk is ontworpen om zich aan te passen aan specifieke soorten organisaties en behoeften.

Hiërarchisch - Voor traditionele top-down teams

Hiërarchische organigrammen vertegenwoordigen de bedrijfsstructuur in een top-down indeling met duidelijke rapportagelijnen, vergelijkbaar met een stamboom. De organisatiestructuur begint bij de directie en volgt de commandostructuur van het bedrijf, met stippellijnen die elke volgende managementlaag verbinden.

Voordelen van een hiërarchisch organigram

• Duidelijke rapportagelijnen die van boven naar beneden door de organisatie lopen, bieden meer duidelijkheid vergeleken met andere structuren.
• Een hiërarchisch organigram is stabiel, aangezien individuele veranderingen het systeem als geheel niet beïnvloeden.

Nadelen van een hiërarchisch organigram

• Een hiërarchisch organigram kan star zijn en in sommige gevallen een volledige herstructurering vereisen bij significante veranderingen.
• Hiërarchische structuren kunnen overweldigend worden voor grotere organisaties.

Matrix - Voor grote teams in complexe omgevingen

Een matrixorganigram visualiseert structuren met meerdere rapportagelijnen. Grote organisaties kunnen bijvoorbeeld medewerkers hebben die aan meer dan één manager in verschillende afdelingen rapporteren.

Bijvoorbeeld, een ontwikkelaar kan zowel aan de IT- als de productmanager rapporteren. Een matrixorganigram helpt om deze complexe rapportagestructuur beter te visualiseren dan een hiërarchische.

Voordelen van een matrixorganigram

• Koppelingen tussen afdelingen zijn duidelijker.
• Een onderling verbonden structuur maakt kansen voor kennis- en middelenuitwisseling beter zichtbaar.

Nadelen van een matrixorganigram

• Onduidelijke rapportagehiërarchieën maken het moeilijk om beslissers te identificeren.
• Meerdere rapportagelijnen kunnen verwarring of miscommunicatie veroorzaken.

Vlakke structuur - Voor kleine teams en startups

Een vlak organigram is perfect voor startups of kleine bedrijven met eenvoudige interne structuren en minder middenmanagement. Het heeft meestal slechts twee niveaus: hoger management (directie en vergelijkbaar) en medewerkers die direct aan hen rapporteren.

Voordelen van een vlak organigram

• Het is gemakkelijk bij te houden.
• Een vereenvoudigde structuur betekent dat communicatiekanalen gestroomlijnd zijn, omdat beslissers snel geïdentificeerd worden.

Nadelen van een vlak organigram

• Het is niet schaalbaar en kan snel verouderd raken naarmate de organisatie groeit.
• Het kan een gedetailleerd overzicht van verantwoordelijkheden missen.

Beperkingen van organigrammen

Hoewel organigrammen essentiële en krachtige hulpmiddelen zijn die elke organisatie zou moeten hebben en benutten, hebben ze beperkingen.

• Organigrammen zijn slechts visuele weergaven van formele relaties en vangen niet alle dynamiek van informele interacties die de kern vormen van elke creatieve en productieve omgeving.
• Ze bieden alleen een overzicht op hoog niveau van de structuur van een organisatie, wat vaak leidt tot het risico van over simplificatie.
• Organigrammen kunnen gemakkelijk worden geïnterpreteerd als uitsluitend een beschrijving van een machts- en besluitvormingsstructuur in plaats van een van communicatie en relaties.
• Hoewel organigrammen goed zijn in het tonen van de aanwezigheid van autoriteit en eigenaarschap, leggen ze de omvang ervan niet gedetailleerd uit.
• Om effectieve hulpmiddelen te zijn, moeten organigrammen constant worden onderhouden, vooral in snel veranderende organisaties.

Bekijk ook eens:

• HR processen
• Verwerkersovereenkomst

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding. "