Folha de pagamento internacional: escolher a melhor opção

O controle da folha de pagamento internacional é um dos principais desafios para as empresas que buscam a expansão global. As regulamentações tributárias internacionais, as leis locais e as conversões de moeda local impedem que as empresas façam pagamentos pontuais aos funcionários globais. A solução é terceirizar os serviços de folha de pagamento internacional com um dos principais fornecedores de folha de pagamento global.

Este artigo mostrará como identificar o fornecedor de serviços de folha de pagamento certo para as necessidades da sua empresa, inclusive quais recursos de segurança procurar e como identificar uma excelente experiência do usuário.

1. Ele cobre a localização de sua equipe global?

Encontrar um novo fornecedor de folha de pagamento sempre que você contrata em uma nova região consome tempo e recursos valiosos - em vez disso, faça uma parceria com um fornecedor de folha de pagamento internacional que ofereça cobertura de folha de pagamento em vários países.
 
Documente as seguintes informações antes de iniciar sua pesquisa:

• Onde residem seus funcionários e prestadores de serviços atuais
• Onde você deseja contratar profissionais nos próximos 6 a 12 meses
• Onde você poderá contratar profissionais nos próximos cinco anos
• De onde você não quer contratar profissionais

Seja específico para cada região, pois alguns países têm leis trabalhistas e tributárias diferentes para cada estado ou província.

Analise as informações com os possíveis fornecedores de folha de pagamento para garantir que você terá a cobertura necessária a curto e longo prazo. Pergunte também sobre seus planos de expansão - um bom fornecedor de folha de pagamento global expandirá consistentemente suas operações para lidar com a folha de pagamento de um novo país.

2. Ele oferece serviços globais adicionais de RH?

Você pode economizar tempo e dinheiro (especialmente se for uma pequena empresa ou uma empresa iniciante) ao agrupar seus serviços de folha de pagamento com outras soluções de RH.

Manter um provedor de folha de pagamento global básico faz sentido se:

1. Você estiver terceirizando apenas tarefas básicas da folha de pagamento
2. Seu orçamento for limitado
3. Você tem uma equipe de RH que funciona bem, mas não tem um especialista em folha de pagamento

No entanto, se precisar de ajuda com os itens a seguir, você se beneficiará de soluções completas de folha de pagamento e RH:

• Administração de benefícios
• Contratação internacional (mas não quer criar uma subsidiária estrangeira)
• Onboarding e offboarding de funcionários e prestadores de serviços
• Suporte de recursos humanos e gerenciamento geral da força de trabalho

Um Employer of Record (EOR), também conhecido como PEO (organização profissional de empregadores) global, pode fornecer esses serviços, além de folha de pagamento global e declaração de impostos. Quando você faz parceria com uma EOR, ela se torna o empregador legal de seus funcionários, de modo que você não precisa estabelecer uma entidade local sempre que contratar em um novo país. A EOR assume todas as responsabilidades legais e financeiras, enquanto você gerencia o dia a dia do funcionário. 

Além disso, as empresas que fazem parceria com EORs como a Deel obtêm acesso a ferramentas e serviços de RH, como o Slack, fornecimento de equipamentos e passes para o WeWork, além de suporte com contratos localizados e gerenciamento de benefícios para funcionários.

Saiba mais sobre o que é um EOR e como ele funciona.

3. Ele se preocupa com a experiência do usuário?

Sua equipe interagirá com o sistema do fornecedor, portanto, ele deve ser fácil de usar. Especialmente se você planeja integrar novas contratações em grande número. Uma experiência de usuário ruim se tornará uma experiência frustrante e demorada para seus funcionários e prestadores de serviços.

Uma excelente experiência do usuário requer mais do que recursos técnicos. O atendimento e o suporte ao cliente de alta qualidade tornarão a experiência com a folha de pagamento mais agradável e eficiente. Faça a si mesmo as seguintes perguntas ao comparar fornecedores globais de folha de pagamento:

• O sistema tem recursos de autoatendimento para os funcionários que lhes permitem sacar fundos de diferentes maneiras, adicionar despesas e visualizar transações?
• Os funcionários podem carregar facilmente formulários de impostos, informações bancárias e outros documentos?
• É possível assinar documentos eletronicamente?
• O software de folha de pagamento é intuitivo de usar?
• O software oferece confirmações de holerites claras e detalhadas e automação de faturas?
• O serviço inclui uma equipe de especialistas internos que podem responder a perguntas sobre remuneração, benefícios e custos de contratação internacional?
• Você pode acessar o suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, por meio de um chatbot, um endereço de e-mail direto ou um número de telefone?
• A folha de pagamento se integra com suas outras ferramentas, como o gerenciamento de capital humano (HCM) e o software de informações de recursos humanos (SIRH)?
• O serviço oferece recursos online úteis, como blogs, guias ou vídeos?

4. Você pode pagar funcionários e prestadores de serviços?

Nem todos os fornecedores de folha de pagamento global podem ajudá-lo a pagar prestadores de serviços estrangeiros. Alguns fornecedores têm limitações com base na localização do prestador de serviços e da empresa, pois os países têm definições e requisitos de pagamento diferentes para prestadores de serviços.

Verifique se o seu fornecedor de folha de pagamento global pode gerenciar o processamento da folha de pagamento de seus prestadores de serviços e auxiliar na classificação e conformidade dos profissionais. Devido à complexidade, muitas empresas terceirizam essas tarefas para um fornecedor multinacional de folha de pagamento. Sem um especialista em folha de pagamento para orientá-lo, você não pode ter certeza de que está cumprindo as leis trabalhistas e de folha de pagamento locais da empresa contratada.

 

5. Ele tem recurso de relatório personalizáveis?

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Um excelente fornecedor de folha de pagamento global permitirá que você produza relatórios de folha de pagamento em tempo real que informam para onde o dinheiro está indo e quando. Essa função é vital para estar preparado para uma possível auditoria.

Seu fornecedor também deve oferecer um painel de controle fácil de usar que forneça os dados da folha de pagamento em um piscar de olhos. No mínimo, você deve ser capaz de filtrar seus dados por funcionário, data e local.

Faça uma lista dos relatórios trimestrais, anuais e ad-hoc e dos conjuntos de dados de que sua equipe precisará e compare-os com as funções de relatório do fornecedor. Aqui estão algumas ideias para você começar:

• Relatórios de fim de ano fiscal
• Relatórios acumulados no ano
• Recolhimento de impostos
• Registros de impostos
• Salários pagos
• Horas trabalhadas
• Horas extras pagas
• Bônus pagos
• Custos de pensão
• Contribuições para a seguridade social

6. Ele pode se adaptar à sua empresa?

Se você não escolher um fornecedor de folha de pagamento global que possa acompanhar o crescimento da sua empresa, terá que fazer a busca do fornecedor novamente em alguns anos. Também terá que transferir os dados de seus funcionários e treinar novamente sua equipe em novos processos e sistemas.
 
O serviço de folha de pagamento global correto facilitará, e não dificultará, o crescimento de sua empresa global. Ter um fornecedor de folha de pagamento de longo prazo também ajuda a manter uma experiência positiva para os funcionários e reduz as interrupções em seu fluxo de trabalho. Veja a seguir como identificar um provedor de folha de pagamento global escalável:

• Ele adiciona regularmente novos recursos e serviços
• Atualiza consistentemente suas proteções de segurança
• Não limitam o número de funcionários/contratados que você pode ter no sistema de folha de pagamento
• Estão expandindo suas operações para novas regiões
• Oferecem uma variedade de métodos de pagamento para os beneficiários
• Oferecem opções de pagamento em massa

7. Ele tem métodos de pagamento globais flexíveis?

Oferecer aos beneficiários vários métodos de pagamento pode ajudá-lo a atrair talentos com visão de futuro. Os métodos de pagamento padrão incluem depósito direto, pagamentos SWIFT, transferências de dinheiro e ordens de pagamento - mas os profissionais de hoje estão procurando opções mais exclusivas.

Desde novembro de 2020, houve um aumento de 10% mês a mês no número de profissionais que desejam pagamentos com criptografia. Além disso, há os cartões de pagamento, que proporcionam ainda mais flexibilidade com os fundos. Os profissionais internacionais geralmente preferem cartões de pagamento e criptomoedas para receber seu pagamento em uma moeda mais estável.

8. Ele prioriza uma forte segurança de dados?

Seu fornecedor de folha de pagamento global precisará acessar dados confidenciais dos funcionários, inclusive nomes, detalhes de contato, dados bancários e informações fiscais (números do seguro social e números de identificação fiscal). Trabalhe somente com fornecedores que ofereçam segurança de primeira linha para a folha de pagamento.

Seu fornecedor deve ter um contrato de processamento de dados (DPA) para proteger os dados e as informações de seus funcionários. Um DPA garante que o fornecedor trate os dados corretamente e siga as diretrizes do LGPD para evitar possíveis violações e desvios de dados. Essas proteções também garantem o processamento seguro dos dados e protegem legalmente sua empresa caso o fornecedor trate os dados incorretamente.

Faça estas perguntas para entender as medidas de segurança de um fornecedor:

• Onde posso consultar sua política de privacidade disponível publicamente?
• Como as senhas são armazenadas?
• Seu software é baseado na nuvem com atualizações automáticas, recuperação de dados e backup?
• Você exige autenticação de dois fatores e autenticação de Single Sign-On (SSO)?
• Como os dados de seus clientes são criptografados?
• Qual é a sua política de retenção de dados?
• Qual é o seu procedimento para conceder aos usuários acesso a informações confidenciais?
• Qual é o seu processo caso ocorra uma violação de informações ou acesso não autorizado?

9. O modelo de pagamento dele funciona para sua empresa?

Se você é uma empresa de pequeno ou médio porte ou tem um orçamento apertado, precisa saber para onde seu dinheiro está indo e quando deve esperar cobranças. Como há muitos modelos de pagamento disponíveis nos fornecedores globais de folha de pagamento atualmente, você pode escolher o melhor modelo para sua empresa.

A maioria dos modelos de pagamento cobra por funcionário ou contratado. O custo por prestador de serviços é normalmente menor do que o custo por funcionário. Quanto aos cronogramas de pagamento, espere pagamentos mensais, trimestrais ou anuais.

Os fornecedores geralmente oferecem preços baseados em cotações com base no tamanho da empresa, nas soluções de RH necessárias, no salário do funcionário e na localização. Alguns fornecedores oferecem taxas reduzidas para serviços agrupados, preços personalizados para empresas e descontos para startups.

10. Seus recursos oferecem uma boa relação custo-benefício?

Um fornecedor de folha de pagamento global pode caber no seu orçamento, mas será que você está realmente obtendo o melhor custo-benefício?

Abaixo, você encontrará uma lista dos recursos mais comuns oferecidos pelos fornecedores de folha de pagamento global. O preço de cada recurso varia de acordo com o provedor. Ao comparar fornecedores, solicite um detalhamento de seus preços para ver quanto custará cada recurso:

• Tarefas básicas da folha de pagamento (gerenciamento da folha de pagamento, holerites, declaração de impostos)
• Classificação de profissionais e verificações de conformidade
• Atendimento ao cliente ou acesso ao help desk
• Gerenciamento de aplicativos
• Administração de benefícios
• Serviços EOR
• Proteções de direitos de PI
• Gerenciamento de contratados
• Relatórios
• Taxas de configuração

Veja como funciona o modelo de precificação da Deel e o que ele inclui.

11. O processo de implementação é rápido, seguro e de baixa manutenção?

Entender o processo de implementação de um fornecedor de folha de pagamento esclarecerá a função da sua equipe dentro dele. Pergunte ao fornecedor em potencial quais membros da sua equipe precisam estar envolvidos no processo e qual será o compromisso de tempo deles para que sua equipe possa se planejar adequadamente.

Você também deve saber quanto tempo levará para implementar o serviço. Peça um exemplo de cronograma para dar à sua equipe uma ideia geral do processo.

Essa também é sua oportunidade de saber mais sobre o processo de implementação e garantir a segurança das informações. Pergunte ao fornecedor como ele adiciona novos países e funcionários ao sistema, se ele terceiriza alguma parte da implementação e a documentação que ele fornece durante o processo.

12. Não tenha pressa

Faça o máximo de pesquisa que precisar durante o processo de vendas. Leia as avaliações dos clientes para ver o que os outros dizem e verifique várias fontes para obter uma ampla gama de feedback. Recomendamos sites como o G2 para soluções globais de RH ou o Capterra para empresas canadenses.

Entre em contato com sua rede de proprietários de empresas e profissionais de RH para obter recomendações. Se você tiver uma rede extensa, compartilhe uma publicação pedindo recomendações no LinkedIn. Se não tiver uma rede profissional extensa, publique sua mensagem em um quadro de mensagens relacionado no Facebook ou no Reddit.

A maioria dos fornecedores oferece uma avaliação gratuita de 30 dias. Ou, no mínimo, eles o orientarão sobre a oferta com uma demonstração gratuita. O provedor precisará de informações básicas antes que você possa agendar uma avaliação ou demonstração, como o nome da sua empresa, o local, o número de funcionários e os serviços de que você precisa.

13. Envie um Request For Proposal (RFP), a solicitação de proposta

Um Request For Proposal (RFP), a solicitação de proposta, é um documento que as empresas enviam a possíveis fornecedores para saber mais sobre seus serviços. As empresas podem enviar RFPs a vários fornecedores e usar as informações coletadas para tomar uma decisão de compra informada.

Nesse cenário, você pode usar uma RFP para convidar possíveis fornecedores globais de folha de pagamento a fornecer informações sobre a empresa, os serviços, a segurança, o processo de implementação e muito mais.

Criamos um template simples de RFP que você pode enviar a possíveis fornecedores de folha de pagamento e EORs. O modelo é um arquivo do Google Drive, portanto, é fácil de personalizar e compartilhar.

Perguntas frequentes sobre a terceirização da folha de pagamento global

Aqui estão alguns insights finais sobre o processo de folha de pagamento global e como a terceirização pode beneficiá-lo.

Quais são os benefícios da terceirização da folha de pagamento global?

A terceirização da folha de pagamento global beneficia a sua equipe de RH e todos os funcionários que são pagos por meio do sistema. É mais econômico do que contratar e manter um departamento interno para executar a folha de pagamento e minimiza o risco de erros na folha de pagamento.
 
A maioria das empresas de folha de pagamento global tem especialistas no país para garantir que a folha de pagamento esteja sempre em conformidade com as obrigações regulatórias internacionais.
 
Os melhores fornecedores de folha de pagamento globais têm altos padrões de segurança de dados, portanto, você pode ficar tranquilo sabendo que as informações confidenciais de seus funcionários e da empresa estão bem protegidas.
 
Aprofunde-se nos benefícios da terceirização da folha de pagamento global.

Qual é a diferença entre folha de pagamento global e internacional?

Folha de pagamento global e folha de pagamento internacional são dois nomes para o mesmo processo. Mas lembre-se de que a folha de pagamento padrão e a folha de pagamento global/ folha de pagamento internacional são diferentes. Os fornecedores de folha de pagamento padrão seguem as leis trabalhistas e tributárias nacionais. Eles não podem ajudá-lo a manter a conformidade ao pagar funcionários ou prestadores de serviços estrangeiros.

Quando você deve terceirizar as operações da folha de pagamento?

Se as tarefas recorrentes da folha de pagamento afastam sua equipe de RH das iniciativas principais, é hora de terceirizar suas operações de folha de pagamento. Alguns proprietários de empresas recorrem à terceirização devido à conveniência - eles querem uma solução de um clique para agilizar o processo de pagamento.
 
A maioria das equipes globais terceiriza o gerenciamento global da folha de pagamento para se proteger. Elas querem cumprir integralmente as leis trabalhistas de diferentes países e as regulamentações tributárias locais. Além disso, não querem lidar com os complexos processos de pagamento de funcionários ou prestadores de serviços internacionais.

Qual é a melhor folha de pagamento global para pequenas empresas?

A maioria das soluções de folha de pagamento global funciona para pequenas empresas, empresas de nível médio e corporações. Mas há alguns recursos e serviços específicos que os proprietários de pequenas empresas devem procurar.
 
Escolha um fornecedor de folha de pagamento global com suporte ao cliente de alta qualidade. Se você tem uma equipe pequena ou é uma empresa nova, precisa de especialistas a quem possa recorrer a qualquer momento. Se o fornecedor tiver uma coleção de recursos informativos para a sua equipe, como publicações em blogs, vídeos ou guias, isso será um bônus.
 
Você também pode querer um PEO ou EOR global em vez de apenas um provedor de folha de pagamento global. Eles podem assumir mais funções de RH e minimizar seus riscos legais e financeiros - e você pode se concentrar na criação e no crescimento de seus negócios.

Simplifique a folha de pagamento global com a Deel

Fazer pagamentos globais não deve ser um desafio. Com a Deel, você pode financiar a folha de pagamento com apenas um clique e calcular automaticamente os impostos sem levantar um dedo, para que sua equipe seja paga sempre em dia. Sua equipe ficará maravilhada com as várias opções de moeda e os diversos métodos de saque.

Parece algo que sua empresa poderia usar? Saiba mais sobre a folha de pagamento global e agende uma demonstração para ver o Deel em ação.