Tudo sobre processamento de folha de pagamento internacional

A força de trabalho global não é apenas uma tendência passageira: tornou-se o novo normal. Uma equipe internacional permite que sua empresa explore novos mercados e tenha acesso a talentos multiculturais e multilingues. Empresas em todo o mundo – de startups a empresas – constroem forças de trabalho globais para alcançar crescimento e diversidade sem precedentes.

Mas essas novas possibilidades trazem novas complicações. O processamento internacional da folha de pagamento é um desafio para empresas que estão contratando em diferentes países pela primeira vez. É difícil entender as leis, impostos, moedas, fusos horários e métodos de pagamento locais. E criar um sistema de folha de pagamento global eficiente e compatível é um desafio ainda maior.

Abaixo, abordamos sete particularidades da folha de pagamento global e suas quatro melhores opções para enfrentá-la, independentemente do tamanho da sua empresa ou da abordagem à expansão global.

O que é a folha de pagamento internacional?

A folha de pagamento internacional (ou folha de pagamento global) é o processo de pagamento de funcionários estrangeiros ou prestadores de serviço independentes, pelo trabalho que realizam para sua empresa.

A folha de pagamento internacional é mais complexa do que adicionar funcionários estrangeiros e profissionais independentes ao seu processo de folha de pagamento existente. Envolve familiarizar-se com as leis trabalhistas, leis fiscais e outras realidades financeiras de todo e qualquer novo país onde seus trabalhadores residem.

7 particularidades da folha de pagamento internacional

A folha de pagamento internacional é mais complexa do que o processamento da folha de pagamento dentro de um país. Mais fatores – contamos sete, listados abaixo – entram em jogo ao pagar trabalhadores estrangeiros.

1. Leis e regulamentos locais

As leis trabalhistas no novo mercado podem ser diferentes das do seu país, o que se torna o maior desafio da folha de pagamento para empresas que desejam se expandir globalmente. Cada vez que você optar por contratar um colaborador ou prestador de serviço em qualquer novo país, você terá que entender e cumprir com:

Taxas de impostos e prazos

Benefícios estatutários para funcionários

Salários mínimos

Máximo de horas semanais de trabalho

Definições de colaborador vs. prestador de serviço independente

2. Remuneração de funcionários em diferentes países

Antes de começar a operar em um novo mercado, determine o momento, o método e o valor de seus pagamentos internacionais.

Quando? Cada país tem períodos de pagamento únicos, o que significa que você pode ter que pagar colaboradores internacionais em momentos diferentes. Prepare-se para processar pagamentos semanais, mensais ou mesmo diários, com base em seus contratos e leis trabalhistas locais.

Como? Os métodos de pagamento que você usa para pagar seus colaboradores internacionais podem diferir da forma como você paga seus colaboradores locais. Cheques em papel, depósitos diretos, transferências de dinheiro e carteiras digitais têm taxas de câmbio e tempos de processamento singulares.

Quantos? Cada país tem um padrão de mercado único para taxas e regulamentações (como salário mínimo): você deve entendê-las antes de procurar candidatos em novos mercados. E antes de fazer uma oferta a um colaborador estrangeiro, calcule os impostos e taxas locais que sairão do salário bruto para garantir que você ofereça um salário líquido competitivo e atraente. Leia mais sobre como definir a remuneração para colaboradores internacionais.

Além disso, alguns países podem estar muito acostumados a práticas de folha de pagamento irreconhecíveis, como dar aos funcionários um 13º salário. O 13º salário é um tipo de remuneração que os funcionários recebem normalmente no final do ano, como um complemento aos seus 12 salários mensais. É obrigatório em alguns países, como Grécia ou Argentina, enquanto em outros é apenas considerado uma boa prática (principalmente em toda a América Latina).

3. Legislação tributária nacional e internacional

Os impostos sobre a folha de pagamento são espinhosos, especialmente quando você incorpora variações de um país para outro. Conte com que cada país tenha imposto de renda federal e regional - mas o valor pode variar significativamente. Sua empresa será responsável por cumprir as leis fiscais nos EUA e onde quer que você contrate funcionários: se você perder um formulário ou um imposto, corre o risco de multas fiscais. Os prestadores de serviço independentes gerenciam seu próprio imposto de renda (e devem estar cientes dos possíveis tratados fiscais entre o seu país e o deles e preencher os formulários W-BEN ou W-8BEN-E para evitar a dupla tributação).

Felizmente, a maioria dos países agora digitalizou o registro de impostos para simplificar o processo. Você poderá cumprir as leis tributárias multinacionais do seu país de origem com o software de folha de pagamento que oferece recursos relacionados a impostos. Um processo de folha de pagamento compatível com impostos é necessário para a expansão global, principalmente se você gerencia um grande número de colaboradores em vários países.

4. Benefícios dos colaboradores

Os benefícios dos colaboradores são uma parte significativa de um pacote de remuneração dos funcionários. Um bom plano pode ajudá-lo a atrair e reter talentos globais.

Na maioria dos países, a previdência social é obrigatória para o empregador. Inclui o pagamento de assistência médica dos funcionários, contribuições previdenciárias, invalidez, seguro-desemprego e lesões relacionadas ao trabalho sob compensação do trabalhador. Muitos países exigem que o empregador forneça férias anuais remuneradas para os colaboradores (às vezes até 30 dias por ano) ou cubra o primeiro mês de licença por gravidez de um funcionário, enquanto o governo cobre o resto.

Depois de determinar a remuneração obrigatória, passe para as vantagens: auxílio para home office, bolsas de bem-estar, folha de pagamento em criptomoeda e outros pequenos bônus tornam sua empresa um lugar mais atraente para trabalhar.

5. Encargos bancários e taxas de câmbio

A folha de pagamento internacional exige o envio de dinheiro através das fronteiras, o que envolve taxas. Por exemplo, se você optar por transferências SWIFT (uma grande rede de mensagens entre bancos usada para transferências internacionais seguras de dinheiro), pagará cerca de US$25-50 por cada transferência multinacional.

As flutuações das taxas de câmbio também são um desafio para os negócios internacionais. Em muitos países, você deve pagar seus funcionários em moeda local (fiduciária). Se houver mudanças desfavoráveis nas taxas de câmbio entre as moedas que você e seus funcionários usam, isso pode atrapalhar o orçamento da folha de pagamento.

6. Proteção de dados

A UE atualizou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) em 2018 para exigir padrões mais rígidos em relação à privacidade de dados. A proteção de dados tornou-se uma preocupação importante para as empresas, especialmente grandes forças de trabalho internacionais. Seus dados de folha de pagamento se tornam visíveis para mais e mais funcionários, e você deve cumprir os requisitos onde quer que contrate.

Reduzir riscos significa eliminar e-mails não criptografados e remover todos os dados redundantes de funcionários. Se você estiver terceirizando a folha de pagamento, um serviço de terceiros terá acesso aos dados de seus funcionários. Você precisa ter um Data Processing Agreement (acordo de processamento de dados) rígido: um contrato entre você e o serviço de folha de pagamento para garantir que eles manipulem seus dados com segurança e em conformidade com o GDPR, e você tenha proteção legal em caso de violação.

7. Ampliação do departamento de Recursos Humanos da empresa

Configurar sua folha de pagamento internacional é apenas o primeiro passo para expandir seus negócios. À medida que sua empresa cresce, em breve você precisará de uma equipe para gerenciamento de funcionários, administração, integração e muito mais.

Reduza sua carga de RH com ferramentas automatizadas poderosas, como HRIS, HRM ou ERP. Sua equipe gastará menos tempo em tarefas repetitivas e mais tempo melhorando a experiência dos funcionários e o gerenciamento do capital humano. Alguns desses sistemas de RH maiores incluem software de folha de pagamento integrado (ou integrações com outro software de folha de pagamento), para que sua equipe possa acessar dados em tempo real em uma ferramenta centralizada-

4 formas de gerir folhas de pagamento internacionais

Quer saber se você pode gerenciar sua folha de pagamento internacional por conta própria? O gerenciamento de folha de pagamento de pequenas empresas pode incorporar um país adicional sem muitos problemas, mas à medida que sua força de trabalho cresce, o processo se torna mais complexo e demorado. Vamos dar uma olhada nas opções que você tem ao processar a folha de pagamento internacional.

1. Use um software de folha de pagamento

O software de folha de pagamento é um aplicativo baseado em nuvem que ajuda você a organizar, monitorar e distribuir automaticamente os pagamentos para seus funcionários. A maioria dessas ferramentas é escalável: elas enviam pagamentos e geram holerites (ou recibos) para grandes equipes em apenas alguns cliques.

Se você estiver interessado em terceirizar e automatizar o processo de folha de pagamento global, mantendo algum tipo de controle, responsabilidade e supervisão, o software de folha de pagamento internacional é sua melhor opção. Essas ferramentas aceleram o processo, mas ainda deixam você exclusivamente responsável por sua própria atribuição de folha de pagamento.

Prós do software de folha de pagamento

• Possibilidade reduzida de erro manual
• Tempo economizado graças aos recursos automatizados
• Acesso a especialistas locais em folha de pagamento e agentes de suporte ao cliente

Contras do software de folha de pagamento

Especialistas internos em folha de pagamento necessários para operar a ferramenta

Licença paga necessária

2. Contrate um fornecedor de serviços de folha de pagamento global

Os prestadores de serviços de folha de pagamento são empresas terceirizadas especializadas em lidar com folha de pagamento para clientes. Seu trabalho é fazer pagamentos aos seus colaboradores, processar e manter registros de folha de pagamento, lidar com seus impostos sobre a folha de pagamento e muito mais.

Se você optar por usar esse tipo de serviço de folha de pagamento internacional, não precisará conhecer a ampla variedade de políticas e regulamentos de folha de pagamento em todo o mundo. Você transfere a responsabilidade para especialistas em folha de pagamento, fornece a eles acesso aos dados de seus colaboradores e confia que eles pagarão salários, impostos e outras obrigações em tempo hábil e com precisão. Muitos provedores de folha de pagamento oferecem ampla cobertura, então você não precisa procurar uma empresa de folha de pagamento separada para cada país de onde você contrata.

Antes de decidir sobre um provedor de serviços, analise suas taxas e depoimentos e peça para ver o contrato antes da assinatura. A qualidade dos prestadores de serviços de folha de pagamento varia e você recebe de acordo com o que paga.

Prós dos prestadores de serviços de folha de pagamento

• Não requer licença
• Não há necessidade de especialistas internos em folha de pagamento
• Acesso à expertise

Contras dos prestadores de serviços de folha de pagamento

Custos mais altos do que apenas para software de folha de pagamento

3. Terceirize as operações de folha de pagamento para um Employer of Record (EOR)

O Employer of Record, ou Empregador de Registro, é uma empresa terceirizada que pode contratar um colaborador local em seu nome sem que você precise criar uma entidade legal local no país anfitrião. Os empregadores de registro lidam com sua folha de pagamento, bem como impostos sobre a folha de pagamento, contratos de funcionários, planilhas de horas, benefícios de funcionários, etc.

Sem um EOR, você precisa abrir uma subsidiária estrangeira para contratar colaboradores globais. Esse processo é demorado e caro para expansão em um país, quanto mais em todo o mundo. Os EORs oferecem uma solução mais rápida e acessível para equipes que desejam contratar funcionários internacionais. E algumas empresas que atuam como EORs também oferecem serviços de contratação de prestadores de serviço estrangeiros (incluindo a Deel).

As pessoas às vezes se referem a um EOR como PEO, mas esses serviços não são os mesmos. A PEO é uma organização que contrata colaboradores com você e você entra em uma relação de co-empregador. Você compartilha responsabilidades legais de emprego e esses serviços não desbloqueiam a contratação internacional. (Dito isso, PEO internacional realmente significa a mesma coisa que EOR – nós não escolhemos a linguagem!)

Prós dos EORs

• Possibilidade de terceirizar todo o processo de folha de pagamento e contratação
• Possibilidade de contratar pessoas em qualquer lugar do mundo
• Riscos de conformidade reduzidos, permitindo que especialistas lidem com seus contratos

Contras dos EORs

Investimento maior do que software de folha de pagamento devido a serviços adicionais

4. Envie dinheiro por meio de empresas de transferência de dinheiro

As empresas de transferência de dinheiro são organizações que permitem que você transfira dinheiro internacionalmente, geralmente com taxas acessíveis e em várias moedas.

Se você deseja apenas encontrar uma solução para a questão da transferência internacional de dinheiro, use serviços como PayPal, Payoneer, Revolut, Western Union e Wise.

No entanto, as empresas de transferência de dinheiro resolvem apenas uma pequena parte do quebra-cabeça. Na verdade, eles não lidam com a folha de pagamento real (incluindo impostos e benefícios de funcionários) e não garantem a conformidade com as leis locais. Portanto, para empresas que levam a sério a contratação internacional, a transferência de dinheiro não é a melhor opção.

Prós da transferência de dinheiro

• Taxas de câmbio competitivas
• Grande cobertura global

Contras da transferência de dinheiro

• Sem processamento de folha de pagamento
• Falta de suporte fiscal e de conformidade

Perguntas frequentes sobre processamento de folha de pagamento internacional

Ainda tem dúvidas? Acesse nosso FAQ.

Como calcular a folha de pagamento?

Você pode calcular facilmente a folha de pagamento manualmente com base no salário por hora de seus trabalhadores e no número de horas que eles trabalham por mês. Basta multiplicar o salário pelo número total de horas trabalhadas e você receberá o pagamento mensal. Para colaboradores assalariados, você calcula a folha de pagamento dividindo seu salário anual em períodos de pagamento semanal, quinzenal ou mensal.

No entanto, à medida que o número de colaboradores aumenta ou você começa a contratar globalmente, os cálculos manuais se tornam quase impossíveis. Para evitar erros no cálculo de horas e salários, o uso de software de folha de pagamento é altamente recomendado.

Com o software de folha de pagamento, você calcula automaticamente os impostos sobre a folha de pagamento, salários e bônus. É fundamental se familiarizar com as taxas de impostos e outras obrigações do empregador ao contratar internacionalmente, para não calcular mal os salários dos colaboradores ou os impostos que você precisa pagar.

Se você está apenas explorando um novo mercado, pode usar nossa calculadora de emprego para saber quanto custaria contratar um colaborador no país desejado.

O que é a terceirização de folha de pagamento multinacional?

A terceirização de folha de pagamento em vários países é a prática comercial de delegar sua folha de pagamento global a um provedor de serviços terceirizado. Esse provedor de folha de pagamento, como descrevemos no artigo, lida com pagamentos e impostos para sua equipe internacional.

Simplifique a folha de pagamento com a Deel: a solução que descomplica a folha de pagamento global

Pagar sua força de trabalho internacional não deve ser um obstáculo para a contratação global. Descobrir o melhor método de pagamento ou como lidar com diferentes moedas e cobranças bancárias é difícil por conta própria, e é por isso que a melhor solução para a maioria das empresas é um serviço como o Deel.

A Deel simplifica o pagamento de sua equipe. Um único clique e você paga toda a sua equipe em sua moeda local e por meio de seus métodos de pagamento preferidos. Seus funcionários podem até solicitar um Deel Card para evitar bancos. A Deel também oferece muitos pagamentos locais diferentes para simplificar seu processo de folha de pagamento internacional.

Para saber mais sobre as opções globais de pagamento com a Deel, agende uma demonstração hoje.