Centralização vs. descentralização da folha de pagamento

Conforme você inclui novos profissionais globais à sua estrutura organizacional, os benefícios de uma solução de folha de pagamento simples, precisa e com bom custo-benefício tornam-se ainda mais aparentes. Mas como é essa solução de folha de pagamento? Para a maioria das empresas globais, é uma questão de escolher entre a centralização vs. descentralização da folha de pagamento.

Você pode usar vários fornecedores locais de folha de pagamento para atender as necessidades de profissionais em diferentes localizações, ou um sistema consolidado de gerenciamento de folha de pagamento para todos os profissionais, assim como a Deel.

Este artigo mostrará os benefícios e desafios de ambas as opções para te ajudar a escolher a solução ideal para sua empresa.

O que é a folha de pagamento centralizada?

A centralização da folha de pagamento permite que você gerencie todas as atividades de folha de pagamento em uma plataforma. Usando este método, todos os gerentes seguem os mesmos processos, independentemente de onde os funcionários trabalham e são pagos.

Já que gerenciar todas as tarefas e dados em apenas um sistema permite um controle melhor sobre todo o processo de folha de pagamento, muitas empresas multinacionais preferem uma abordagem centralizada para suas folhas de pagamento globais.

Nessas empresas, geralmente existe uma equipe de alto nível encarregada de tomar decisões em nome de toda a empresa. Elas alinham os processos de gestão de folha de pagamento com quaisquer fornecedores locais com os quais a empresa possa estar trabalhando.

Os benefícios da centralização da folha de pagamento

Pequenas empresas em processo de escala precisam de uma estratégia de folha de pagamento bem documentada e formalizada, especialmente enquanto estiverem contratando globalmente. Essa estratégia irá ajudar a eliminar potenciais riscos de compliance na folha de pagamento e criar um modelo de folha de pagamento sustentável e escalável.

Se você optar por um sistema centralizado, aqui estão os benefícios que você pode encontrar:

• Acessibilidade
• Melhor controle
• Segurança no compartilhamento de dados
• Processos otimizados

Acessibilidade

Um único sistema no qual a empresa armazena dados permite que as equipes de folha de pagamento de todos os países, usando diversas moedas, acessem as informações que elas precisam.

Quando outras equipes (por exemplo, recursos humanos) precisam de acesso a informações de folha de pagamento, elas podem encontrar o que precisam em uma única plataforma ao invés de ter que buscar em múltiplas plataformas e bases de dados.

Melhor controle

A consolidação dos dados da folha de pagamento permite que você monitore todas as despesas (salários, benefícios, custos gerais, etc) em um lugar, resultando em um melhor controle sobre a folha de pagamento, headcount e mais. Em troca, gerentes e líderes podem tomar decisões sobre o negócio e recursos disponíveis baseadas em dados.

Com uma imagem clara de como seu orçamento é gasto em toda a organização (incluindo unidades de negócios em países estrangeiros), você pode facilmente identificar áreas com potencial de melhoria, tomar decisões sobre seu orçamento baseadas em dados e garantir que cada despesa seja contabilizada.

Segurança no compartilhamento de dados

Quanto maior a empresa, maiores são os riscos de segurança de dados e privacidade. Se você processa a folha de pagamento em diversos locais, muitas pessoas terão acesso a informações confidenciais, aumentando a vulnerabilidade da sua base de dados.

Ao executar a folha de pagamento através de uma única plataforma, menos pessoas terão acesso aos dados da folha de pagamento. Você pode estabelecer melhores medidas de segurança dos dados da folha de pagamento para protegê-los contra ataques cibernéticos.

Processos otimizados

Se seu processo de folha de pagamento varia de acordo com a entidade ou o local, você pode encontrar alguns obstáculos ao extrair relatórios ou durante o onboarding de novos gerentes de folha de pagamento. Processos de folha de pagamento inconsistentes podem levar a erros, resultando na necessidade do departamento de RH ter que consertá-los manualmente.

Graças ao software de automatização da folha de pagamento, funções de autoatendimento e sistemas integrados que unem a funções de folha de pagamento e RH, o risco de erro humano é menor. Essas automatizações e workflows tornam-se ainda mais consolidados com um sistema centralizado de folha de pagamento.

Com processos consistentes em todas as filiais e países, é mais fácil integrar novos funcionários e realocar funcionários onde a ajuda é necessária - o que significa melhor custo e eficiência de mão-de-obra para sua empresa

O que é a folha de pagamento descentralizada?

A descentralização da folha de pagamento é um modelo de folha de pagamento no qual empresas abrem novas entidades ou estabelecem várias equipes de folha de pagamento ao redor do mundo.

Empresas em estágio inicial frequentemente escolhem a descentralização por causa da economia de custos e disponibilidade, já que terceirizar a gestão da folha de pagamento é mais rápido do que construir uma equipe interna de folha de pagamento.

Os fornecedores de folha de pagamento descentralizada têm seus próprios métodos de lidar com as operações de folha de pagamento, utilizam plataformas diferentes e dependem de múltiplos tomadores de decisão, muitas vezes em um nível inferior ao da gerência sênior. Confiar em inúmeros tomadores de decisão pode fazer com que essas equipes se sintam desconectadas e seus sistemas de informação incompatíveis.

Os benefícios da descentralização da folha de pagamento

A abordagem de descentralização também tem seus benefícios. Pequenos negócios podem operar com sucesso por anos enquanto dependem de múltiplas equipes de folha de pagamento com sua própria autonomia e processos.

Aqui estão as maiores vantagens de um sistema de folha de pagamento descentralizado:

• Acessibilidade econômica
• Flexibilidade e rapidez na tomada de decisões
• Melhoria do atendimento ao cliente local

Acessibilidade econômica

A folha de pagamento descentralizada geralmente significa que uma empresa terceiriza a folha de pagamento para parceiros locais, dentro do país. Em vez de construir um departamento inteiro de folha de pagamento com funcionários globais de diferentes regiões, você paga uma taxa mensal (às vezes com base no pagamento pré-pago) para executar a folha de pagamento local.

A falta de recursos (tempo, dinheiro e pessoal) muitas vezes impede as pequenas empresas e as startups em fase inicial de construir um sistema de folha de pagamento centralizado adequado, razão pela qual optam pela descentralização.

Uma empresa também pode precisar criar uma entidade local ao contratar e pagar funcionários internacionais. Este processo demorado e caro é incompatível com um orçamento de uma pequena empresa ou com um rápido crescimento das startups que precisam integrar rapidamente novos contratados. A contratação através de um Employer of Record (EOR) é muito mais acessível, pois essas organizações geralmente lidam com a folha de pagamento completa, questões de compliance, contratos e muito mais.

Flexibilidade e rapidez na tomada de decisões

Com um sistema centralizado de folha de pagamento, leva tempo para que a informação circule pela organização. Entretanto, se você der às equipes individuais o poder de tomar decisões com base em seus próprios processos e dados, os gerentes de folha de pagamento podem resolver rapidamente os problemas locais.

Melhoria do atendimento ao cliente local

Equipes locais de folha de pagamento focadas em seu mercado particular podem ajudar a preencher a lacuna de comunicação entre você e seus funcionários globais e melhorar as relações com os clientes. Com mais independência e flexibilidade, os gerentes locais de folha de pagamento podem adaptar seus processos às necessidades locais específicas e fornecer o serviço nos fusos horários e idiomas necessários.

Quando você deve considerar a centralização vs. descentralização da folha de pagamento?

À medida que sua empresa cresce, você pode encontrar as seguintes restrições de utilização de sistemas descentralizados de folha de pagamento:

• Falta de controle e supervisão central sobre as atividades e dados da folha de pagamento a nível de funcionários, especialmente em um ambiente global onde assuntos complexos de compliance estão em questão
• Várias equipes em toda a organização não são capazes de consolidar seus dados em tempo real devido a sistemas inconsistentes
• A falta de comunicação entre as equipes pode resultar em duplicação de dados da folha de pagamento e desperdício de recursos ou espaço de armazenamento
• Acumulação de custos causados por duplicação de trabalho e erros de cálculo
• Potencial fraude devido à falta de controle e visibilidade

Uma abordagem descentralizada da folha de pagamento pode ser uma solução adequada para algumas empresas, especialmente aquelas com uma equipe pequena. Entretanto, à medida que sua empresa escala suas operações e cresce em termos de pessoal e mercados, você precisa de maior controle e cumprimento rigoroso.

Ao considerar fornecedores de folha de pagamento centralizada, as empresas frequentemente usam uma matriz de Pedido de Proposta (Request For Proposal, ou RFP) para priorizar e avaliar suas necessidades comerciais. Você pode baixar o template gratuito de RFP da Deel para solicitar pacotes personalizados e atraentes para suas necessidades.

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