Desafios e soluções para a folha de pagamento internacional

A pandemia fechou temporariamente muitas fronteiras nacionais, mas, ironicamente, acelerou as contratações além das fronteiras. Nos últimos anos, houve um tremendo crescimento no trabalho remoto e na contratação global. Por exemplo, as contratações para fora da América Latina cresceram 286% ao longo do segundo semestre de 2021. Outras regiões também viram tendências semelhantes.

Mas as equipes globais trazem novos desafios, como a folha de pagamento global. A folha de pagamento global exige mais tempo, trabalho e conhecimento jurídico do que a folha de pagamento local. Ele deve cumprir e levar em conta as leis trabalhistas e trabalho estrangeiro, impostos, moedas, bancos, idiomas, fusos horários e horas de trabalho.

Este artigo mostra os detalhes da folha de pagamento global: sua definição, seus desafios, modelos de folha de pagamento internacionais e muito mais. Você sairá mais informado e confiante sobre como pagar sua nova equipe internacional.

O que é a folha de pagamento global?

A folha de pagamento global é um processo centralizado de cálculo de salários de funcionários, retenção de impostos, administração de benefícios e bônus e entrega de pagamentos a seus funcionários em diferentes países em conformidade com as leis locais. A folha de pagamento global também rastreia as horas de trabalho dos funcionários e as férias remuneradas, mantém registros da folha de pagamento, entrega recibos de pagamento para seus funcionários no exterior, protege seus dados e organiza os dados internacionais da folha de pagamento.

Algumas pessoas consideram o pagamento de prestadores de serviços internacionais como parte da folha de pagamento global, especialmente se uma empresa e um prestador de serviços têm uma parceria contínua. Tecnicamente, os contratados independentes não estão na folha de pagamento dos funcionários: as empresas cobrem apenas os impostos sobre a folha de pagamento e os benefícios dos colaboradores, não os prestadores de serviço. No entanto, o pagamento de profissionais independentes estrangeiros apresenta complexidades, e muitos provedores globais de folha de pagamento podem ajudá-lo a pagar prestadores de serviços no exterior.

Folha de pagamento global vs. folha de pagamento local

A diferença entre a folha de pagamento local e a global é que, na folha de pagamento global, você precisa levar em conta várias leis trabalhistas, fornecer benefícios locais, calcular conversões salariais e enviar pagamentos para vários países singulares.

Por exemplo, digamos que você contratou pessoas da Holanda, Colômbia e Nigéria. Esses países têm diferentes:

• Leis do salário mínimo
• Métodos de pagamento disponíveis
• Moedas e taxas de câmbio
• Regulamentos fiscais, taxas e prazos
• Requisitos relativos à classificação do funcionário
• Benefícios obrigatórios para funcionários

Compreender todos os itens acima para uma contratação internacional é uma grande tarefa. Fazer isso para uma equipe inteira espalhada por países é ainda mais desafiador. As penalidades por não conformidade são altas, portanto, não é de surpreender que muitas empresas preferem terceirizar a folha de pagamento global para economizar tempo, dinheiro e esforço de lidar com isso internamente.

3 grandes desafios da folha de pagamento global

Uma folha de pagamento precisa é mais do que entregar holerites aos seus funcionários estrangeiros. Vamos focar nos três desafios mais significativos da folha de pagamento global: conformidade local, gerenciamento e segurança de dados e transferências internacionais de dinheiro.

1. Conformidade local

Ao contratar e pagar funcionários internacionais, você deve cumprir um novo conjunto de leis trabalhistas cada vez que contratar um funcionário de um país diferente. Algumas áreas específicas de conformidade incluem:

Leis trabalhistas

Quando você contrata alguém que mora em um país estrangeiro, você deve cumprir as leis trabalhistas do país do funcionário, não as da empresa.

As leis trabalhistas determinam o salário mínimo do funcionário, a jornada máxima de trabalho semanal e os benefícios obrigatórios do funcionário (como férias remuneradas, licença maternidade, seguro saúde e previdência social). Todos esses aspectos do emprego variam de acordo com o país e até mesmo com o funcionário: o salário mínimo pode diferir dependendo do nível de educação do funcionário ou do trabalho que desempenha.

Uma empresa americana, por exemplo, precisa fornecer 30 dias de PTO (paid time off ou folgas remuneradas) para quem contrata no Brasil e 52 semanas de maternidade para quem contrata na Sérvia, mesmo que as leis dos EUA não exijam isso.

Regulamentos fiscais

Compreender os impostos em seu país de origem é uma receita para uma dor de cabeça. Ao contratar internacionalmente, você deve aprender sobre seus impostos de renda federais e regionais, impostos sobre a folha de pagamento, prazos fiscais, regulamentos de retenção de impostos e muito mais.

Como você provavelmente já sabe, os impostos trabalhistas têm muitos "e se" e "mas" – por exemplo, um auxílio home office conta como renda tributável em alguns países, mas não em outros. Mesmo nos EUA, o auxílio só conta como renda tributável se um empregador fornecer fundos para a compra de equipamentos, mas não se os funcionários reembolsarem as despesas.

Mesmo que você use o software de folha de pagamento para calcular os custos totais do empregador automaticamente, você precisa aprender muito antes de poder confiar na automação.

Classificação do funcionário

Um país pode considerar um profissional um funcionário, enquanto outro o consideraria um prestador de serviços. As regras geralmente são semelhantes, mas um pequeno detalhe às vezes pode fazer uma enorme diferença.

Para classificar adequadamente seus funcionários estrangeiros, você também precisa se familiarizar com os regulamentos locais relativos à categorização de funcionários. Você pode enfrentar graves consequências de classificação incorreta se não classificar adequadamente, incluindo penalidades financeiras, ações judiciais e, às vezes, até prisão.

Vamos comparar dois países para mostrar de onde a confusão pode surgir. A Alemanha define prestadores de serviços como profissionais que determinam seu horário de trabalho, podem assumir riscos empresariais e não recebem diretrizes. Eles também são responsáveis ​​por seus próprios impostos e plano de saúde. Nos EUA, isso pode descrever um funcionário sênior em tempo integral em uma startup em estágio inicial. Os requisitos de classificação dos EUA são muito mais detalhados.

Uma linha tênue separa funcionários e prestadores de serviços, e a linha muda de país para país. Mas cruzá-lo pode trazer muitos problemas para um empregador no caso de uma auditoria do governo.

2. Gerenciamento e segurança de dados

A folha de pagamento envolve dados confidenciais de funcionários, como números de previdência social e informações de contas bancárias. Empresas remotas armazenam e repassam dados online, o que expõe esses dados confidenciais a mais risco de vazamento de dados, acesso não autorizado, golpes de phishing e ataques de ransomware.

Antes de se tornar global, estabeleça procedimentos adequados para proteger seus dados, responder a violações de dados, criptografar seus dados, escanear sistemas, proteger senhas e educar seus funcionários internacionais para garantir a segurança cibernética em seus dispositivos.

Depois de se tornar global, você terá que cumprir os regulamentos internacionais de dados. Por exemplo, se você lida com dados de folha de pagamento de funcionários da UE, terá que atender aos padrões da LGPD. Se você terceirizar a folha de pagamento global para outra empresa – um EOR ou um provedor de serviços de folha de pagamento local –, a assinatura de um Contrato de Processamento de Dados (DPA) com eles protege você da responsabilidade caso surjam problemas de não conformidade.

3. Transferências internacionais de dinheiro

Seja qual for o método usado, as transferências internacionais de dinheiro envolvem taxas que podem aumentar. Você também pode precisar lidar com situações em que um funcionário só pode aceitar um método de pagamento específico.

Você precisa prestar atenção em:

Os métodos de pagamento disponíveis no país de residência de cada funcionário: SWIFT, Payoneer e serviços semelhantes de transferência de dinheiro, cartões de débito, criptomoeda e assim por diante.

Taxas de câmbio: os funcionários devem poder receber pagamentos em moeda fiduciária (ou a moeda legal local).

Outros tipos de taxas bancárias, como taxas de transferência e taxas bancárias intermediárias.

O tempo necessário para que a folha de pagamento global seja processada, o dinheiro seja transferido e seu funcionário receba o pagamento.

Além disso, as transferências internacionais de dinheiro às vezes exigem documentação adicional do empregador para que o funcionário possa provar que a transação é legítima, como faturas ou extratos de transações.

3 maneiras de lidar com serviços de folha de pagamento global

Você tem três opções para pagar seus trabalhadores internacionais: contratar profissionais independentes, fazer parceria com um provedor de folha de pagamento global, como um Employer of Record (EOR), ou fazer parceria com provedores de folha de pagamento locais onde quer que você contrate.

Contrate profissionais sem vínculo empregatício

Contratar prestadores de serviços, freelancers ou profissionais autônomos é mais acessível e menos exigente do que contratar funcionários em tempo integral em termos de folha de pagamento. Você não precisará gerenciar pagamentos recorrentes, impostos sobre a folha de pagamento ou benefícios de funcionários locais. Em vez disso, você paga as faturas uma de cada vez.

Os empregadores também não precisam fornecer treinamento ou ferramentas aos prestadores de serviços, portanto, os profissionais independentes são uma boa solução para projetos urgentes e necessidades temporárias.

Se você optar por contratar prestadores de serviços estrangeiros, estude as regras de classificação dos profissionais onde quer que eles morem para evitar as multas que mencionamos nas seções anteriores.

Use um Employer Of Record (EOR)

Um Employer of Record (EOR), ou empregador de registro, às vezes chamado de PEO internacional, é uma empresa terceirizada que cuida da contratação global, gerenciamento de folha de pagamento e conformidade. Os EORs estabelecem entidades locais em todo o mundo e atuam como empregador legal e gerente global de folha de pagamento das pessoas que você contrata. O EOR é responsável por gerar contratos, fornecer pagamentos, arquivar impostos e ajudar na gestão da equipe, em conformidade onde quer que você contrate.

Gerenciar sua folha de pagamento por meio de um EOR significa um processo de folha de pagamento global prático, relatórios consistentes em tempo real, uma única fonte de dados de folha de pagamento e um parceiro confiável para trabalhar. Além disso, a terceirização da folha de pagamento global e do RH dá a você mais tempo para se concentrar nas necessidades de negócios mais importantes.

Os EORs dividem-se ainda em duas categorias: o modelo agregado e o modelo de propriedade integral.

Modelo agregado

O modelo agregado refere-se a um sistema no qual os EORs trabalham com parceiros independentes no país (ICPs), como empresas locais de folha de pagamento e provedores de benefícios.

O EOR não abre uma entidade legal local em um novo país, mas serve como intermediário entre o cliente e os ICPs. Os ICPs são especialistas cuidadosamente escolhidos para garantir a conformidade e acompanhar as possíveis mudanças nas regulamentações tributárias locais e nas leis trabalhistas.

O modelo agregado oferece muita flexibilidade na escolha de ICPs adequados. Os EORs agregados geralmente trabalham com vários ICPs, para que cada cliente possa escolher o ICP que se adapte ao seu orçamento e preferências e mudar quando estiver insatisfeito.

Modelo de propriedade total

No modelo de propriedade integral, o EOR abre entidades locais e atua como parceiros de folha de pagamento de serviço completo: eles geralmente contratam contadores de folha de pagamento internos, para que você tenha profissionais de folha de pagamento locais (armados com um poderoso software de folha de pagamento) apoiando sua empresa.

Além da folha de pagamento, o EOR também administra benefícios internacionais, lida com impostos internacionais e fornece outros serviços globais de recursos humanos, permitindo atrair os melhores talentos multinacionais sem contratar uma equipe interna de folha de pagamento para lidar com o RH internacional.

A Deel opera como EOR de propriedade integral em mais de 60 países e tem opções de emprego fornecidas por parceiros em todo o mundo.

Abra uma subsidiária estrangeira e terceirize para um provedor de folha de pagamento local

Sua última opção é abrir uma subsidiária estrangeira ou entidade local onde quer que você queira contratar um funcionário e terceirizar a folha de pagamento para fornecedores locais de folha de pagamento nesses países.

Abrir uma subsidiária estrangeira é a opção mais demorada: você essencialmente tem que abrir um negócio em um país estrangeiro. Depois de abrir esse negócio, você pode contratar. A partir daí, você pode lidar com as operações de folha de pagamento internamente ou ligar para um provedor de folha de pagamento local e usar seus serviços para atuar como seu gerente de folha de pagamento local naquele país, assim como faria internamente.

Abrir uma entidade local é um empreendimento significativo – a maioria das empresas não têm tempo, recursos e experiência para fazê-lo uma vez, muito menos para cada funcionário em um novo país. Essa é a beleza de um EOR: como eles já têm entidades locais em todo o mundo, eles podem contratar e executar legalmente a folha de pagamento de funcionários em todo o mundo instantaneamente.

Perguntas frequentes sobre folha de pagamento global

Encontre informações adicionais sobre folha de pagamento em vários países em nossa seção de perguntas frequentes.

Como as empresas americanas pagam os funcionários internacionais?

As empresas americanas só podem contratar e pagar funcionários estrangeiros por meio de uma subsidiária estrangeira. Se uma empresa dos EUA não tiver uma entidade estrangeira, ela pode fazer parceria com um EOR para contratar e pagar funcionários internacionais.

No entanto, uma empresa americana pode pagar diretamente a prestadores de serviços internacionais, não importa onde eles morem.

Quais impostos você paga para funcionários estrangeiros?

Os impostos sobre a folha de pagamento para funcionários internacionais dependem do país de origem do funcionário. Uma empresa americana que contrate um funcionário da Alemanha ou Argentina precisa cumprir as regulamentações fiscais desses países, não nos EUA.

Se você contratar prestadores de serviços independentes, eles serão responsáveis por seus próprios impostos.

Quanto você paga aos funcionários internacionais?

Algumas empresas preferem salários independentes da localização, enquanto outras baseiam o salário no custo de vida no país de residência do funcionário e oferecem remuneração semelhante às empresas locais.

Nosso recurso de informações salariais ajuda as empresas a determinar uma remuneração justa e competitiva para funcionários em todo o mundo.

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