Pagamento de impostos de prestadores de serviços em 2022

Trabalhar como um prestador de serviços independente pode ser bastante libertador - você pode definir seu próprio horário de trabalho, escolher seus clientes e administrar seus negócios como achar melhor.

No entanto, é muito diferente de ser um colaborador, principalmente quando se trata de pagar impostos. Seja você um pequeno empresário, um apresentador de podcast ou um designer que oferece serviços aos clientes, você reportará e pagará impostos de maneira um pouco diferente do funcionário típico, que trabalha das 9h às 17h.

Aqui falaremos sobre as obrigações fiscais e as informações mais recentes para que os profissionais independentes nos EUA paguem seus impostos sem problemas.

Quem é um prestador de serviços independente?

Em suma, os prestadores de serviço independentes trabalham para outras pessoas ou empresas como não funcionários. Isso significa que os clientes contratam você para trabalhar para eles, mas eles só podem controlar o resultado disso. A Receita Federal classifica a independência na execução do trabalho como a qualificação mais importante dos prestadores de serviços. Esses profissionais são responsáveis por suas próprias horas de trabalho, equipamentos, onde trabalham e como fazem seu trabalho. 

Prestadores de serviços são essencialmente autônomos, independentemente de como eles escolhem estruturar seus negócios. Esses profissionais independentes geralmente estão registrados como empresários individuais em seus impostos, mas também podem possuir uma LLC (sociedade de responsabilidade limitada).

Impostos de prestadores de serviços independentes: uma visão geral

Compreender sua responsabilidade fiscal como prestador de serviços pode ser assustador, especialmente se você só trabalhou como colaborador antes. Ser autônomo exige que você se familiarize com diferentes impostos, pois é sua responsabilidade pagá-los por conta própria. Como profissional independente, você precisará pagar o imposto de trabalho autônomo e o imposto de renda.

Imposto de trabalho autônomo

Simplificando, o imposto de trabalho autônomo é a versão dos prestadores de serviços do imposto FICA, geralmente pago pelos empregadores. O imposto sobre o trabalho autônomo (imposto SE) é composto pelas contribuições da Segurança Social e do Medicare.

A alíquota do imposto de trabalho autônomo é de 15,3%. A alíquota é composta por duas metades: metade do imposto (7,65%) é a parcela do “empregado” e a outra metade é a parcela do “empregador”. Como trabalhador autônomo, você tem que pagar as duas partes. Mas o IRS sabe que isso é injusto, então você pode reivindicar a parte do empregador (novamente, 7,65%) como dedução quando você apresentar sua declaração de imposto. Você o reivindicará na linha 14 do Anexo 1 em seu Formulário 1040.

Há também uma sobretaxa adicional para o Medicare no valor de 0,9% se sua renda exceder um determinado limite. Para requerentes únicos, isso é de US$200.000.

Imposto de Renda

O segundo imposto da sua lista é o imposto de renda federal. Nos Estados Unidos, o sistema tributário é progressivo, o que significa que você paga mais quando ganha mais. Existiam sete faixas de impostos em 2021 que variam de 10% a 37%.

Você pode reduzir seu imposto de renda reivindicando deduções de sua renda comercial (mais sobre isso mais adiante).

Impostos federais vs estaduais e municipais

Os dois tipos de impostos que abordamos acima são impostos federais. Dependendo do estado em que você mora, impostos estaduais ou municipais adicionais podem ser aplicados. Vários estados não cobram imposto de renda pessoal, como Texas, Flórida, Washington e Nevada. As regulamentações estaduais e locais variam consideravelmente, por isso recomendamos que você consulte a autoridade fiscal do seu estado para obter informações detalhadas.

Pagamentos trimestrais de impostos para trabalhadores independentes

Os contratados independentes pagam os impostos da Previdência Social, os impostos do Medicare e o imposto de renda por conta própria porque não há empregadores que retenham esses impostos de um salário. O IRS não permite que você pague todos os seus impostos de uma só vez quando você declara seus impostos, porque isso geralmente significa uma conta de imposto muito grande que é difícil de orçar. Em vez disso, o IRS faz pagamentos de impostos estimados quatro vezes por ano.

Você deve fazer pagamentos trimestrais de impostos se, como prestador de serviços, espera dever mais de US$1.000 em impostos para o ano fiscal. Use o Formulário 1040-ES para estimar seu imposto.

Você precisa pagar impostos dos EUA como um profissional independente estrangeiro?

Mesmo que você seja estrangeiro, sua renda ainda pode ser tributável nos EUA. Existem três cenários possíveis:

Você trabalha nos EUA, mas seu país tem um tratado fiscal com os EUA

Se você trabalha nos EUA porque tem um visto de trabalho, mas não é cidadão dos EUA, pode estar isento de impostos nos EUA ou precisar pagá-los a uma taxa reduzida.

Isso é verdade se o seu país tiver um tratado fiscal com os EUA. Nesse caso, você precisa preencher o Formulário 8233 -  Isenção de Retenção na Indenização por Serviços Pessoais Independentes (e Certos Dependentes) de um Estrangeiro Não Residente.

Isso se aplica a certos itens de sua renda recebidos de fontes dentro dos Estados. Se você não tem certeza se seu país tem um tratado com os EUA, você pode conferir a lista no site oficial do IRS.

Você trabalha nos EUA e não há tratado fiscal entre seu país e os EUA

Se não houver um tratado fiscal entre os EUA e seu país, o empregador precisa reter do seu pagamento o valor total do imposto de renda para não residentes, que é de 30%.

Se alguma parte do serviço for feita nos EUA, você precisa atender a essas condições se quiser evitar obrigações fiscais.

• Você não passou mais de 90 dias em um ano fiscal nos EUA
• Você ganhou $3.000 ou menos
• Você executou serviços para um escritório ou entidade mantida em um país estrangeiro

Você não tem certeza se a renda é proveniente dos EUA? O IRS diz que você determina a fonte de renda determinando o local em que os serviços são realizados. Isso significa que você não ganha renda proveniente dos EUA se estiver localizado em seu país ou em qualquer lugar fora dos EUA enquanto realiza um trabalho, apesar de trabalhar para uma empresa sediada nos EUA.

Em casos como esse, o empregador dos EUA não é obrigado a reter quaisquer impostos sobre sua renda ou denunciá-la.

Observe que, para qualquer renda proveniente dos EUA, você precisa obter o Formulário 1099-NEC do seu empregador para poder relatar seus ganhos adequadamente.

Você vive e realiza todo o trabalho em seu país

O Formulário W-8BEN) é usado para indivíduos estrangeiros que realizam trabalho fora dos EUA. Nesse caso, sua renda não é tributável nos EUA e você é responsável por pagar seus próprios impostos em seu país.

O objetivo desses formulários é provar que você não é cidadão americano. Ao trabalhar com profissionais estrangeiros, é fundamental que o empregador colete este formulário, pois ele os protege se as informações fornecidas forem, por qualquer motivo, falsas ou incompletas. É por isso que é vital preencher o formulário com precisão.

Caso você esteja atuando como uma entidade comercial, você receberá o Formulário W-8BEN-E do seu empregador. Este formulário tem a mesma finalidade do W-8BEN e também é usado para trabalhadores autônomos.

Um formulário é válido por três anos e você precisa enviar um novo se alguma das informações mudar ou sua colaboração com o empregador continuar por mais de três anos.

Seu contrato está de acordo com a legislação trabalhista local?

Seu empregador também precisa garantir que seu contrato esteja em conformidade com a legislação trabalhista local. Para evitar a classificação incorreta de funcionários e possíveis penalidades e problemas legais, eles devem levar em consideração a conformidade local, portanto, certifique-se de verificar isso ao assinar seu contrato.

Deduções fiscais para prestadores de serviço independentes

Você pode reivindicar muitas despesas comerciais como deduções fiscais. Essas deduções podem diminuir consideravelmente o valor de sua renda tributável, portanto, saber tudo o que você pode reivindicar em sua declaração de imposto ajudará você a reduzir sua conta de imposto o máximo possível. As deduções são informadas no Anexo C do seu Formulário 1040. Aqui está uma visão geral rápida de algumas despesas comuns que você pode reivindicar:

Despesas de Home Office

Muitos prestadores de serviços trabalham em casa. Como parte de sua casa serve como local de negócios, você pode amortizar uma parte de seu aluguel, hipoteca ou impostos sobre a propriedade. Existem dois requisitos que você precisa atender para se qualificar para essa dedução. Em primeiro lugar, o home office deve ser um local dedicado que você usa exclusivamente para o trabalho. Em segundo lugar, o home office deve ser o principal local para fazer negócios. A dedução do seu home office é calculada determinando a porcentagem de sua área residencial total que a área de trabalho ocupa.

Há uma dedução simplificada especial para home offices com menos de 300 metros quadrados. Para estes, em vez de detalhar as despesas, o IRS permite reivindicar US$5 por metro quadrado, com um subsídio máximo de US$1.500 por ano.

Plano de saúde

Se você pagar um prêmio de seguro de saúde do próprio bolso como contratado, esse pagamento é dedutível. Esta dedução inclui assistência médica e seguro odontológico para seu cônjuge, réus e filhos menores de 27 anos também. Até mesmo seus prêmios de seguro de cuidados de longo prazo podem ser cobertos por essa franquia.

Despesas com carro

Embora a compra de um carro em si não faça parte da dedução, sua quilometragem, pedágios, estacionamento e outras despesas comerciais relacionadas ao veículo são todas dedutíveis. A taxa dedutível de milhagem do IRS é de US$0,57 por milha.

Propaganda e promoção

Pode ser uma surpresa, mas as atividades que você realiza como prestador de serviços para promover e divulgar seu negócio são 100% dedutíveis. As despesas qualificadas incluem anúncios de mídia (impressos e online), materiais promocionais, como cartões de visita ou folhetos, contratação de um designer para criar seu novo site ou publicação de anúncios nas mídias sociais.

Taxas bancárias

Como prestadores de serviço, você deve manter contas bancárias e cartões de crédito separados para o seu negócio. Isso facilita a separação de transações comerciais e pessoais, além de que todas as taxas bancárias, cobranças da empresa de cartão de crédito, taxas de cheque especial e despesas semelhantes são dedutíveis. Você também pode deduzir as taxas de transação pagas a terceiros, como o PayPal.

Depreciação de equipamentos

Depreciação é um termo que muitas vezes surge, mas às vezes pode confundir os empresários. A depreciação significa que, quando você compra o equipamento que usa para negócios, não pode deduzir seu preço de uma só vez. Em vez disso, você distribui o custo do equipamento de sua empresa ao longo dos anos de uso. Existem várias maneiras de os contribuintes amortizarem os custos totais do equipamento em um ano, mas são mais complicadas do que as deduções regulares. É melhor consultar um profissional de impostos para obter assistência com o registro adequado da depreciação de seu equipamento de alto valor.

Despesas com celular e internet

Se o seu negócio opera de forma que a internet e o celular sejam cruciais para sua operação, você pode deduzir esses custos. No entanto, certifique-se de ter um número de telefone separado para a empresa. Nesse caso, você pode deduzir todo o custo do plano telefônico.

Despesas com educação

Se você trabalha por conta própria, é provável que saiba a importância da educação e da formação profissional na economia moderna. Investir em suas habilidades e credenciamentos é sempre uma boa jogada de negócios e, felizmente, os custos da educação podem ser amortizados em sua conta de impostos. Você pode deduzir qualquer coisa, desde webinars e livros até assinaturas de publicações profissionais.

Despesas de viagem

As despesas de viagem de negócios são dedutíveis de impostos, desde que a viagem seja feita apenas para fins comerciais e fora de sua residência fiscal, ou seja, sua área de atuação. Guarde os recibos de transporte, alimentação e hospedagem, lavagem a seco e despesas similares.

Formulários fiscais para clientes que contratam prestadores de serviços

É hora de nos aprofundarmos nos formulários fiscais específicos que seus clientes precisarão preencher para você a cada ano:

Vamos começar com o Formulário W-9. O W-9 ou Request for Taxpayer Identification Number and Certification é usado por empresas ou clientes que trabalham com contratados independentes sediados nos Estados Unidos. Se um cliente estiver pagando mais de US$600 por ano, você deve fornecer este formulário no início de seu relacionamento contratual. O W-9 é uma forma de o cliente coletar seu nome, endereço e CPF ou identificação fiscal. O W-9 não é submetido ao IRS. É um pré-requisito para outros formulários que você vai precisar, pois é usado pelo cliente para preencher outros comprovantes.

Se você for um contratado localizado fora dos EUA e seu cliente for uma empresa sediada nos EUA, você fornecerá ao cliente um W-8 BEN ou W-8 BEN-E preenchido em vez do W-9. Esses formulários, também conhecidos como Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting, comprovam que a pessoa ou entidade contratada não é cidadã dos EUA e realiza trabalho fora dos Estados Unidos. Existem dois formulários W-8 - um para pessoas físicas e outro para entidades. 

O próximo é o Formulário 1099-NEC. Como contratado, você receberá o Formulário 1099-NEC de todos os clientes que pagaram mais de US$600 a você durante um ano. O IRS solicita que os clientes enviem o 1099-NEC para todos os contratados independentes até 31 de janeiro. O formulário indica o valor pago a cada contratante durante o ano anterior. Você usará esses números para calcular sua renda total.

Nota importante: A partir do ano fiscal de 2020, as empresas devem usar o Formulário 1099-NEC em vez do Formulário 1099-MISC. O IRS introduziu este novo formulário, 1099-NEC (Non-Employee Compensation), especificamente para relatar pagamentos a não funcionários, como contratados independentes.

Como declarar impostos como prestador de serviços independente

O primeiro passo no processo de declaração de impostos é determinar se sua empresa obteve lucro, pois você só precisa apresentar uma declaração de sua renda de trabalho autônomo se seus ganhos líquidos (receita menos despesas) da empresa forem superiores a US$400. Se seus ganhos líquidos forem inferiores a US$400, você ainda precisará apresentar uma declaração de imposto de renda se tiver outros ganhos, como renda do emprego.

Você calcula o lucro líquido ou perda do seu negócio no Anexo C do Formulário 1040, também conhecido como Profit or Loss from Business (Empresa Individual). Em alguns casos, você pode usar o Cronograma C-EZ simplificado do Formulário 1040 - por exemplo, se suas despesas comerciais forem inferiores a US$5.000.

Quando se trata de imposto de trabalho por conta própria, que cobre impostos da Previdência Social e Medicare, você usará o Schedule SE no Formulário 1040 para calcular quanto deve com base na renda de trabalho autônomo. Se você espera dever mais de US$1.000 ao enviar sua declaração anual, precisará fazer os pagamentos trimestrais de impostos que já mencionamos.

Esses pagamentos trimestrais de impostos estimados cobrem sua responsabilidade de imposto SE e imposto de renda. Para fins fiscais estimados, use a planilha no Formulário 1040-ES. Neste formulário, você insere sua renda bruta esperada, renda tributável e deduções.

Você pode declarar seus impostos por correio ou online. Recomendamos que opte pelo método online. É mais rápido, você não precisa solicitar os formulários online e não precisa pagar com cheque. Para o depósito online, você precisa abrir uma conta no site da IRS e transferir o dinheiro diretamente da sua conta bancária ou cartão de crédito. O requerimento on-line também salva todas as suas informações, incluindo o histórico de pagamentos, na conta, para que você não precise se preocupar com a perda de documentos.

Certifique-se de pagar seus impostos trimestrais em dia e evite subestimá-los, pois ambas as ações podem resultar em uma penalidade fiscal ou uma auditoria do IRS. Se você pagar demais os impostos trimestrais, receberá uma restituição de imposto do IRS.

Prazos para impostos de prestadores de serviço independentes

Há quatro pagamentos de impostos trimestrais para seu imposto estimado. Os prazos para eles são:

• 15 de abril
• 15 de junho
• 15 de setembro
• 15 de janeiro

O prazo para entregar a declaração de imposto de renda federal é 15 de abril. Esse prazo foi prorrogado nos últimos anos devido à pandemia. Se você precisar de mais tempo para declarar, poderá solicitar uma extensão usando o Formulário 4868. Por fim, o Formulário 1040 (com o Anexo C) é enviado no final do ano, com o pagamento de imposto trimestral estimado.

Dicas fiscais para profissionais independentes

Agora que você está totalmente familiarizado com todo o tópico dos impostos do prestador de serviços, há algumas dicas e truques a serem lembrados para tornar o tempo do imposto menos oneroso para sua empresa e para você pessoalmente.

Contrate um profissional tributário

Se, depois de todos os formulários e prazos que analisamos, você não quiser fazer impostos sozinho, considere contratar um especialista. Existem muitos contadores especializados em impostos para pequenas empresas, e alguns deles têm uma certificação CPA (Certified Public Accountant). Procure um contador especializado em seu ramo de negócios - a expertise dele pode te ajudar a economizar milhares de reais em deduções e inúmeras horas navegando no guia fiscal do IRS. Não se esqueça de que os honorários dos profissionais de impostos são dedutíveis.

Mantenha seus registros fiscais

Um dos truques cruciais para tornar o processo de declaração anual de impostos menos estressante é ter suas transações comerciais organizadas e devidamente rastreadas. A preparação de impostos exige muito menos esforço quando seus documentos e registros estão sob controle. Se o seu negócio como contratado é de meio período ou período integral, recomendamos a implementação de uma das muitas soluções de contabilidade para pequenas empresas disponíveis. Isso permitirá a manutenção de registros para diferentes categorias de despesas comerciais e facilitará o fechamento do ano financeiro.

Além disso, mencionamos anteriormente os recibos para deduções fiscais. Felizmente, na era digital, não há mais necessidade de organizar e armazenar recibos em papel. O IRS aceita registros digitais, para que você possa tirar fotos ou digitalizar recibos e faturas e armazená-los em uma pasta dedicada em seu computador ou na nuvem.

Certifique-se de que você é um prestador de serviços e não um colaborador

Ao começar como profissional independente, você precisa garantir que, de acordo com seu contrato, você seja realmente um prestador de serviços e não um colaborador. Como funcionário, você tem direito a diferentes benefícios, e seu empregador precisa pagar seus medicamentos, previdência social e outros impostos de acordo com a lei.

Se você não tem certeza se deve ser um colaborador ou um prestador de serviços independente, considere a maneira como trabalha. Seu empregador controla sua agenda, como você trabalha, quando e onde? Se assim for, você deve ter status de funcionário. Se eles só têm controle sobre os resultados do seu trabalho, você é um profissional independente.

Nem todos os casos são tão diretos, portanto, este teste de 20 fatores (EN) pode ajudá-lo a determinar seu status com certeza.

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