8 soluções para desafios de compliance em startups

1. Prejuízos financeiros causados por falhas de incorporação

A incorporação é uma das primeiras medidas que um founder - o fundador - deve tomar para lançar sua startup. Em breve, uma ideia começará a se materializar e, quando isso acontecer, você deverá pensar em formar uma equipe, firmar contratos, fazer publicidade e realizar uma venda. Para isso, é necessário constituir uma empresa.
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A incorporação de sua startup envolve a tomada de grandes decisões que afetam o sucesso futuro de sua empresa e o risco de conformidade regulamentar. Atrasar a incorporação até depois de ter começado a fazer negócios pode apresentar problemas fiscais e deixar seus ativos pessoais e profissionais em risco, enquanto a escolha da estrutura corporativa errada pode desqualificá-lo para isenções fiscais especiais e afastar investidores.

Para ajudar os founders na incorporação, a Deel adquiriu a Capbase. A Capbase simplifica várias etapas essenciais para as startups. Além de cuidar de todo o processo de incorporação, ela permite a formação do conselho de administração e a criação de um plano de ações. 

Além disso, a Capbase pode facilitar a emissão e a compra de ações de founders e o gerenciamento de SAFEs, notas conversíveis e concessões de equity para investidores, funcionários, prestadores de serviços e consultores. Essa complexa rede de distribuição de equity é rastreada em uma tabela de capitalização atualizada automaticamente, garantindo uma visão em tempo real da estrutura de capital da empresa.

Para receber suporte de ponta a ponta para a incorporação e gestão de equity, os fundadores de startups podem se conectar com os especialistas jurídicos da Capbase por meio da plataforma Deel.

2. Risco de estabelecimento permanente

Após a incorporação, você provavelmente começará a pensar em quem o ajudará a dar vida às suas ideias. As melhores equipes são diversificadas, incluindo pessoas de diferentes origens com novas perspectivas, percepções do mercado local e entendimentos culturais. A contratação internacional é uma excelente opção para isso. No entanto, a contratação direta de profissionais internacionais sem o estabelecimento de uma subsidiária estrangeira cria um risco de estabelecimento permanente.

Com a Deel, as startups podem contratar talentos locais por meio de sua solução de Employer of Record (EOR). Um EOR estabeleceu entidades em países de todo o mundo e pode contratar legalmente funcionários em seu nome, enquanto você mantém o gerenciamento diário. Não há necessidade de estabelecer uma subsidiária estrangeira para testar um mercado específico.

A Deel é a maior fornecedora de EOR do mundo, com mais de 20.000 funcionários ativos em nossas mais de 95 entidades. Cada uma dessas mais de 95 entidades é de propriedade e gerenciada exclusivamente pela Deel, sem terceirização para fornecedores externos.

3. Contratos de trabalho inválidos

O próximo obstáculo de compliance com o qual as startups se deparam é a criação de contratos de trabalho em conformidade que descrevam os termos do acordo de trabalho e cumpram as leis trabalhistas, dependendo do local de residência do novo contratado. Criar ou usar contratos que não atendam aos direitos e às proteções do funcionário pode resultar em processos judiciais e penalidades, além de prejudicar a reputação da startup.

Com a Deel, as startups podem criar contratos de trabalho em conformidade global em segundos por meio da plataforma Deel. Adicione o nome do funcionário, o endereço de e-mail, a nacionalidade e o país em que ele trabalhará, clique em Avançar e a plataforma gerará um contrato localizado que você poderá personalizar com detalhes do cargo, informações sobre remuneração e extras do contrato, como equipamentos, associação ao espaço de trabalho, planos de saúde e stock options.

Quando todos os campos estiverem preenchidos, você poderá revisar e pré-assinar o contrato e convidar o funcionário a assinar diretamente. O contrato só será ativado quando ambas as partes tiverem assinado.

A criação manual de contratos é mais simples para startups que contratam em sua vizinhança local. No entanto, para aquelas com metas de expansão global, a criação de contratos exclusivos que se alinham com horas de trabalho, intervalos, termos de pagamento, condições de rescisão, indenização, benefícios e bônus em várias jurisdições é mais desafiadora, e é por isso que a Deel oferece a solução perfeita.

4. Erro de classificação

A contratação de funcionários não é sua única opção. As startups que desejam mais acordos de curto prazo e maior flexibilidade podem contratar prestadores de serviços. Entretanto, ao contratar serviços de prestadores de serviços, um risco típico que as startups correm é o erro de classificação. Os fundadores correm o risco de sofrer penalidades fiscais e de conformidade se o contrato de trabalho não definir com precisão o relacionamento, não usar a terminologia correta ou não cumprir as leis locais que afetam os prestadores de serviços.

A Deel pode classificar e contratar prestadores de serviços em 150 países em seu nome para eliminar o risco e a responsabilidade de erro de classificação. Avaliaremos a classificação correta de seu funcionário e o orientaremos sobre se ele deve ser um prestador de serviços ou um funcionário. Em seguida, criaremos contratos em conformidade com as normas locais e coletaremos toda a documentação necessária.

5. Inelegibilidade do profissional

Outro desafio comum de conformidade que as startups enfrentam é garantir que as novas contratações estejam preparadas para trabalhar corretamente. Como empregador, você é responsável por verificar a situação legal do funcionário, verificar seus antecedentes e garantir que ele tenha os vistos e as permissões de trabalho corretos para começar a trabalhar no país ou na jurisdição em que pretende operar. A contratação ou realocação de um funcionário sem a documentação correta pode resultar em multas e prisão.

A Deel adquiriu o Legalpad para fornecer às startups suporte de visto e imigração na plataforma. Se você deseja transferir membros da equipe para a sede da sua startup ou capacitá-los para trabalhar em qualquer lugar, nossa equipe interna de imigração cuidará de toda a administração e patrocínio de vistos complexos e os preparará para trabalhar em uma fração do tempo.

6. Informações confidenciais, propriedade intelectual e acordos de DPA ausentes

As startups são onde nascem as ideias valiosas. Esse sentimento é particularmente verdadeiro para empresas de tecnologia de ponta que contratam empreendedores para ajudar a concretizar novos conceitos e inovações. Entretanto, o envolvimento de várias pessoas nas ideias as expõe a possíveis roubos e violações de propriedade intelectual.

Ao contratar funcionários por meio da Deel, você pode tirar proveito de contratos personalizados que transferem a posse da propriedade intelectual para você. Esses contratos são elaborados sob medida e revisados regularmente para garantir a conformidade de ponta a ponta com as normas locais e a proteção total.

Da mesma forma, a contratação de prestadores de serviços independentes por meio da Deel vem com cláusulas de PI incorporadas que atribuem à empresa todo o trabalho criado pelo prestador de serviços. A conformidade total e a auditoria de contratos são padrão, proporcionando controle total dos direitos de PI da sua equipe. Você pode gerar, armazenar e alterar contratos de confidencialidade padrão no painel da Deel.

Para startups com clientes que residem no Espaço Econômico Europeu (EEE), na Suíça e no Reino Unido, é um requisito regulatório garantir que os contratos de processamento de dados (DPA) assinados estejam em vigor para manter a conformidade com a LGPD e as leis de privacidade.

Um DPA é um registro legal entre uma empresa e os prestadores de serviços. Ele define a quais dados pessoais os prestadores de serviços são expostos e podem acessar. Também detalha como a empresa protegerá, gerenciará e usará esses dados. A falta de um acordo devidamente assinado pode resultar em multas de até 4% de sua receita anual.

Na plataforma Deel, você pode criar um DPA com base nas necessidades de sua startup, preencher as informações necessárias e assinar um DPA com qualquer prestador de serviços com apenas alguns cliques. Uma vez assinado, você estará coberto globalmente pela Deel.

7. Violações de segurança de dados e manutenção precária de documentos

As startups costumam se atrapalhar nos primeiros dias, coletando e armazenando manualmente os dados confidenciais e a documentação de conformidade dos funcionários e prestadores de serviços em um sistema de registro digital protegido por senha (na melhor das hipóteses).

No entanto, com 64% das empresas em todo o mundo sofrendo pelo menos uma forma de ataque cibernético ou violação de dados e leis e normas de proteção de dados cada vez mais rígidas, as startups precisam aumentar o nível de conformidade com a segurança das informações e evitar métodos de coleta e armazenamento de documentos que podem resultar em multas enormes e danos à reputação em caso de vazamento ou perda.

Com a Deel, as startups podem armazenar dados e documentação confidenciais em nossa plataforma baseada em nuvem, que foi desenvolvida com base na estrutura de conformidade ISCO2700 reconhecida mundialmente e é certificada pelo SOC2.

Quando as startups contratam e integram a equipe por meio da Deel, elas podem solicitar que o novo contratado insira suas informações pessoais, como data de nascimento, número do seguro social (Social Security Number ou SSN), informações bancárias e registros médicos por meio da plataforma de autoatendimento. Essa abordagem ajuda a evitar o repasse de dados confidenciais e limita o controle de acesso e a autenticação do usuário ao indivíduo.

Da mesma forma que as informações vulneráveis, a falta de documentação pode levá-lo a alguns desafios de conformidade complicados e levantar sinais de alerta quando a startup passa pela devida diligência relacionada ao financiamento de risco ou está tentando vender para um comprador.

A plataforma da Deel é o local mais seguro para armazenar e separar a documentação para evitar riscos de segurança cibernética. Durante a integração, você pode solicitar que o novo contratado envie a documentação de conformidade obrigatória de acordo com os regulamentos de seu país, onde ela permanecerá armazenada com segurança caso surja uma auditoria regulatória.

A plataforma Deel é o local ideal para armazenar os itens a seguir:

• Documentos pré-emprego, como descrições de cargos, solicitações de emprego, currículos, cartas de oferta, elegibilidade para trabalhar legalmente, contratos de trabalho e formulários de imigração
• Documentação de arquivo pessoal, incluindo registros de desempenho no trabalho, promoções, transferências, remuneração e histórico de bônus, avaliações, contratos de concessão de ações e opções, frequência e controle de tempo, progresso de treinamento, advertências e disciplinas
• Documentação de emprego, incluindo planos de benefícios, retenção de impostos e formulários de isenção, registros de informações de saúde, informações confidenciais e contratos de cessão de propriedade intelectual
• Documentos de desligamento do emprego, incluindo entrevistas de saída, acordos de indenização, avisos de rescisão, cartas de demissão, documentos de desemprego, declarações de referência

8. Violações de conformidade fiscal e da folha de pagamento

A conformidade com a folha de pagamento e os impostos é um dos desafios mais significativos para as startups em estágio inicial que buscam expandir sua força de trabalho. Dependendo de onde você contrata, há diferentes leis de salário mínimo, leis de contas bancárias no país, moedas bancárias, cronogramas de pagamento, retenção de impostos e leis de declaração a serem cumpridas.

Algumas startups usam software de folha de pagamento para controlar as horas de trabalho e as horas extras e calcular os pagamentos. No entanto, a maioria dos softwares de folha de pagamento não se integra aos sistemas de RH existentes, é desenvolvida para regiões geográficas específicas e não pode ser usada para pagar prestadores de serviços. Para pagar profissionais ou prestadores de serviços internacionais, é necessário adotar um software adicional ou terceirizar para prestadores de serviços de folha de pagamento locais.
  
Com a Deel, as startups têm uma folha de pagamento global integrada à sua plataforma de RH, centralizando seus dados em uma única plataforma. Essa abordagem oferece uma visão segura e holística das informações de sua força de trabalho, facilitando a automação da folha de pagamento e a retenção de impostos.

Também desenvolvemos nossa plataforma para considerar diferentes leis trabalhistas e de folha de pagamento em mais de 90 países, para que você mantenha os padrões de conformidade onde quer que contrate.

Você também pode pagar os prestadores de serviços na plataforma!

Administre sua startup em conformidade com a Deel

A conformidade é fundamental para a expansão de uma startup. Assumir o controle da conformidade o mais rápido possível garantirá a proteção da sua empresa, evitará erros dispendiosos e impedirá que você sufoque o sucesso da sua startup.

Com a Deel ao seu lado, você pode evitar a não conformidade desde o primeiro dia. Assumimos a função de gerenciamento de conformidade para garantir que tudo, desde a incorporação até a classificação e a contratação de seus primeiros funcionários, a obtenção de vistos e permissões de trabalho, a proteção da propriedade intelectual e a segurança dos dados, a folha de pagamento e os impostos, seja resolvido para que você possa se concentrar nas coisas realmente importantes.

Parece ser a solução que você está procurando? Agende uma demonstração hoje mesmo para ver como a Deel pode ajudá-lo a antecipar e superar qualquer requisito de conformidade que surja em seu caminho.