Como pagar prestadores de serviços internacionais

As empresas continuam a explorar a base global de talentos em busca de funcionários e prestadores de serviços independentes de alto desempenho. A prova está no Relatório sobre Contratação Global do Deel Lab, que constatou que 89% dos contratos criados na plataforma em 2022 foram para profissionais remotos.

Embora o pagamento de prestadores de serviços estrangeiros seja mais simples do que o pagamento de funcionários estrangeiros, ainda é uma das partes mais complexas da contratação de prestadores de serviços. Exige a escolha de métodos de pagamento internacionais, a navegação por taxas e o cumprimento de impostos estrangeiros - tudo isso é facilitado com a Deel.

A Deel permite que as equipes globais paguem os prestadores de serviços internacionais com um clique, dezenas de opções de moeda e termos de pagamento flexíveis. Você também pode automatizar faturas e pagamentos para eliminar erros humanos e garantir uma experiência perfeita para toda a sua equipe.

Use este guia para saber mais sobre a Deel e outras opções de pagamento, bem como sobre as implicações fiscais que você pode encontrar ao trabalhar com prestadores de serviços internacionais.

Observação: embora este conteúdo faça referência às exigências fiscais dos EUA e aos formulários relacionados, a Deel permite que as empresas de todo o mundo contratem e paguem facilmente os prestadores de serviços.

Cronogramas de pagamento para prestadores de serviços estrangeiros

A escolha de um cronograma de pagamento anda de mãos dadas com a escolha de um método de pagamento.

Você pode abordar os pagamentos a prestadores de serviços de várias maneiras. Normalmente, os prestadores de serviços autônomos faturam o trabalho para o cliente, que os paga por meio de um método de pagamento acordado antecipadamente até a data de vencimento indicada na fatura. Os prestadores de serviços podem exigir diferentes cadências de pagamento de seus clientes.

Pagamentos antecipados

Alguns prestadores de serviços exigem pagamentos antecipados, em que os clientes devem pagar por seus serviços integralmente antes de iniciar o projeto. Embora isso minimize o risco de o prestador de serviços não receber o pagamento, aumenta o risco para o cliente. Se o trabalho fornecido estiver incompleto ou se você não estiver satisfeito com o resultado, pode ser difícil obter um reembolso, e talvez seja necessário contratar ajuda jurídica para resolver a disputa.

No entanto, se você estiver trabalhando com um prestador de serviços há muito tempo, o pagamento antecipado pode ser um sinal de boa-fé que pode melhorar o relacionamento entre cliente e contratado.

Pagamentos por marco/conclusão do projeto

Pagar o prestador de serviços autônomo depois que ele atingir um marco ou concluir o trabalho é a opção mais segura para o cliente. No entanto, isso pode aumentar o risco para o prestador de serviços. Seu prestador de serviços independente pode diminuir esse risco comunicando claramente os termos do projeto e assinando um contrato de prestação de serviços.

Adiantamentos

Ao contrário do pagamento antecipado ao prestador de serviços, um adiantamento significa pagar uma parte do custo total do serviço. Os adiantamentos são uma ótima solução mediana se você estiver trabalhando com um prestador de serviços pela primeira vez. O pagamento parcial do projeto proporcionará segurança ao prestador de serviços, incentivando-o a fazer um ótimo trabalho prontamente.

Pagamentos por hora

Você pode pagar o prestador de serviços por hora, de acordo com o cronograma de pagamento acordado. Se o projeto for de longo prazo, defina o cronograma de pagamento no contrato para que o prestador de serviços saiba quando esperar o dinheiro: semanalmente, mensalmente ou semestralmente.

Pagamentos flexíveis com a Deel

Com a Deel, você pode selecionar seu próprio cronograma de pagamento (em conformidade com as leis locais) e escolher entre contratos por marcos, de taxa fixa e de pagamento conforme o uso para prestadores de serviços, a fim de oferecer o máximo de flexibilidade. Pagamentos únicos e fora do ciclo estão disponíveis para prestadores de serviços em contratos de Taxa Fixa ou Pay As You Go. E com o recurso Mass Pay da Deel, você pode pagar todos os prestadores de serviços de uma só vez com débito direto quando os pagamentos forem devidos ou selecionar manualmente os beneficiários.

Métodos de pagamento para prestadores de serviços estrangeiros

Depois de determinar o cronograma de pagamento, você deve selecionar a melhor maneira de fazer pagamentos internacionais. Compare as opções de pagamento com base na velocidade de implementação, taxas, segurança, disponibilidade e preferências do prestador de serviços.

Transferência bancária internacional (SWIFT)

Uma rede global de transferência de dinheiro, a SWIFT, conecta instituições financeiras em todo o mundo. Empresas de todo o mundo pagam seus contratados por meio de transferências bancárias internacionais, pois essa rede tem cerca de 11.000 membros bancários em aproximadamente 200 países.

Um dos benefícios mais significativos do uso da SWIFT é a segurança da rede. No entanto, alguns prestadores de serviços podem não preferir esse método de pagamento porque as transferências eletrônicas internacionais podem ter taxas bancárias elevadas (normalmente entre 3 e 5%) e taxas de câmbio desfavoráveis.

Ordens de pagamento internacionais

Embora ultrapassadas, as ordens de pagamento internacionais são outra forma de enviar dinheiro ao seu contratante internacional. Esses pagamentos são uma alternativa ao dinheiro e se assemelham aos cheques tradicionais em papel. Assim como nas transferências bancárias internacionais, as taxas e as taxas de câmbio podem aumentar significativamente o custo para o pagador e o valor total recebido pelo contratado.

A desvantagem das ordens de pagamento internacionais é que você deve conhecer e cumprir as leis tributárias locais. O processo pode ser ineficiente, pois a transação costuma ser extremamente lenta. Por exemplo, o pagador deve comprar fisicamente a ordem de pagamento nos correios, em um banco ou em uma agência da Western Union. Ao receber a ordem de pagamento do pagador, o beneficiário (contratante internacional) deve depositar o pagamento fisicamente.

Carteiras digitais

Uma carteira digital é uma forma popular de transferência de dinheiro online usada para pagar contratantes estrangeiros. Geralmente é um serviço online ou aplicativo de pagamento em que você pode armazenar seu dinheiro, fazer pagamentos online ou transferir dinheiro para sua conta bancária.

O benefício mais significativo das carteiras digitais é que você pode transferir dinheiro com apenas alguns cliques (ou um clique se você for um cliente Deel) e combiná-lo com diferentes métodos de saque, como SWIFT, PayPal ou Payoneer, por exemplo.

Criptomoeda

O pagamento de prestadores de serviços em criptomoedas pode ajudá-lo a evitar altas taxas de câmbio e tarifas bancárias. As moedas digitais estão ganhando popularidade e se tornaram um grande benefício que pode atrair talentos globais para sua empresa. A velocidade e o baixo custo são as vantagens mais significativas de pagar sua equipe terceirizada em criptomoedas e o número de opções de saque que elas oferecem.

A Deel oferece suporte a pagamentos em criptomoedas, como USD Coin, Bitcoin e Ethereum.

Serviços de transferência de dinheiro

Um serviço de transferência de dinheiro é uma solução online que permite que os proprietários de empresas enviem dinheiro para os contratados. A maioria permite que você envie dinheiro instantaneamente sem a taxa associada aos pagamentos SWIFT. Os serviços populares de transferência de dinheiro incluem:

PayPal

O PayPal está disponível em mais de 200 países e aceita 25 moedas. As tarifas de transação são bastante baixas: 2,9% + US$ 0,30 nos EUA e 3,9% + taxa de câmbio para transferências internacionais. O PayPal permite o pagamento internacional por meio de um cartão de crédito da empresa e transferências de dinheiro para uma conta bancária local.

Revolut

A Revolut oferece um sistema de transferência de dinheiro e lida com pagamentos em ouro e criptografia sem taxas ocultas. O serviço também fornece um cartão que atualmente suporta cerca de 130 moedas locais. Você pode escolher entre diferentes opções de assinatura, dependendo das necessidades da sua empresa, do número de contratados e da localização deles.

Wise

A Wise é outro método de pagamento internacional com a taxa de câmbio mais justa, permitindo pagamentos bancários locais em várias moedas, mas só está disponível em aproximadamente 59 países. Essa plataforma normalmente funciona melhor para empresas que não transferem grandes somas de dinheiro e que só têm prestadores de serviços nos países cobertos.

Payoneer

A Payoneer tem presença global, como o PayPal, e oferece várias opções de saque de dinheiro, incluindo seu próprio Mastercard.

A Payoneer envia o cartão para todo o mundo, portanto, pode ser uma excelente alternativa para seus contratados, pois eles podem usar o dinheiro assim que ele chega à conta. Entretanto, as tarifas do Payoneer são substancialmente mais altas: eles cobram pelo carregamento do cartão de débito, pela troca de moeda e pela transferência de dinheiro para sua conta bancária.

Deel

A Deel garante que seus prestadores de serviços sejam pagos de forma rápida e correta, onde quer que estejam localizados. Você pode pagar funcionários e prestadores de serviços com uma fatura em massa todos os meses e permitir que os prestadores de serviços recebam seus pagamentos até 30 dias antes.

Desde a coleta de documentos legais até a realização de pagamentos em conformidade com contratos locais, a Deel faz tudo isso para você. Você também pode integrar a Deel com suas ferramentas de contabilidade favoritas (como Quickbooks, Xero e Netsuite) para uma experiência perfeita. Saiba mais sobre como a Deel facilita a contratação e o pagamento de prestadores de serviços internacionais.

Problemas de conformidade no pagamento de prestadores de serviços estrangeiros

As empresas que contratam prestadores de serviços estrangeiros devem evitar riscos e penalidades legais associados a práticas de contratação inadequadas. Evitar riscos se resume a cumprir as leis trabalhistas locais com relação à classificação do profissional e à declaração de impostos. Explicamos essas questões de conformidade em mais detalhes a seguir.

Leis trabalhistas locais relativas à classificação de funcionários

Os empregadores que desejam contratar prestadores de serviços de diferentes países, como Dinamarca, Canadá, Argentina ou Sri Lanka, devem cumprir as diferentes leis trabalhistas de cada jurisdição.

Os problemas surgem quando a definição de um prestador de serviços no país da empresa não corresponde à do país do prestador de serviços estrangeiro.

Por exemplo, de acordo com a legislação dos EUA, o status de um prestador de serviços é definido como uma pessoa física ou jurídica que presta serviços ao público em geral, geralmente trabalhando em vários projetos e pagando impostos locais. A empresa só pode controlar o resultado do trabalho, liberando o contratado para concluí-lo quando e como preferir.

A lei pode considerar um prestador de serviços um funcionário em tempo integral se a empresa controlar a relação de trabalho. Nesse caso, a empresa deve pagar os benefícios trabalhistas (impostos de seguridade social, plano de saúde, plano de pensão e seguro-desemprego) por meio de retenção de impostos. Se isso não for feito, haverá classificação incorreta do funcionário.

Em outros países, as regras de classificação de profissinais estrangeiros podem ser ligeiramente diferentes. As empresas devem buscar o apoio de especialistas jurídicos locais que possam garantir o cumprimento integral dos contratos e evitar possíveis penalidades por classificação incorreta de funcionários. Alguns países também exigem a obtenção de uma licença de prestador de serviços, o que pode ajudar a diminuir os riscos de classificação incorreta.

Seu contrato de prestador de serviço deve definir claramente a classificação do trabalhador de seu empreiteiro. Se o seu relacionamento não estiver alinhado com a definição de prestador de serviços do país, considere a possibilidade de contratar seu trabalhador estrangeiro como funcionário internacional no país local. Essa abordagem requer processos de contratação diferentes, possivelmente por meio de um Employer of Record (EOR).

Para eliminar qualquer possibilidade de classificação incorreta e responsabilidade ao contratar prestadores de serviços, use o Deel Contractor of Record. Veja como ele funciona:

1. A Deel avalia a classificação correta de sua equipe e aconselha sobre seu status de classificação (funcionário vs. prestador de serviços).
2. A Deel cuida da contratação e da administração de RH, criando contratos localizados e coletando a documentação de conformidade necessária para você.
3. Você e seu funcionário podem acessar uma plataforma centralizada para gerenciar documentação, folgas, aprovações de pagamento e muito mais.

Obrigações tributárias

Você não tem obrigação de reter impostos para seus prestadores de serviços estrangeiros. No entanto, mesmo sem a retenção de impostos, a declaração de impostos ainda pode ser necessária.

As empresas sediadas nos EUA, por exemplo, devem declarar ao IRS a renda de origem norte-americana de prestadores de serviços estrangeiros usando os formulários 1042 e 1042-S, a menos que o país de residência do prestador de serviços tenha um tratado fiscal com os EUA, caso em que as empresas devem apresentar o Formulário de isenção 8233.

Manter-se atualizado sobre as regulamentações fiscais em constante mudança é uma tarefa vital, mas que consome muito tempo. Com a Deel, você pode transferir essa responsabilidade com confiança.

A Deel tem uma equipe de especialistas locais em mais de 100 países que ficam a par das leis e regulamentações locais para você garantir que todos os profissionais sejam pagos em conformidade. A Deel também fornece todos os documentos obrigatórios de fim de ano para tributação - por exemplo, formulários W2 nos Estados Unidos, formulários T4 no Canadá, P45s no Reino Unido e assim por diante.

Perguntas frequentes sobre o pagamento de prestadores de serviços internacionais

Quais documentos fiscais são necessários ao contratar prestadores de serviços estrangeiros?

Os documentos e as obrigações fiscais dependerão do país de residência do prestador de serviços e de quaisquer leis fiscais que se apliquem a profissionais estrangeiros no local onde a empresa está sediada.

As empresas sediadas nos EUA, por exemplo, devem coletar o formulário W-8BEN da IRS de seus prestadores de serviços (ou W-8BEN-E para profissionais autônomos que operam sob uma entidade comercial) para confirmar que o indivíduo não é cidadão americano e que a empresa não é obrigada a reter impostos.

As empresas dos EUA precisam emitir o Formulário 1099 para prestadores de serviços estrangeiros?

Não. O Formulário 1099-NEC (e o Formulário 1099-MISC em alguns casos) é emitido para prestadores de serviços sediados nos EUA que tenham recebido mais de US$ 600 em um ano fiscal.

Desde que o seu prestador de serviços não seja cidadão americano nem tenha renda de origem americana, você não precisará receber um Formulário 1099 dele, pois ele não é um contribuinte americano.

Preciso assinar um contrato de prestação de serviços com um prestador de serviços estrangeiro?

Independentemente de onde o prestador de serviços esteja sediado, toda empresa deve assinar um contrato de prestador de serviços com seus profissionais terceirizados.

Um contrato de empreiteiro bem redigido define a natureza de sua relação de trabalho, o escopo do trabalho, os termos de pagamento e a propriedade do trabalho do prestador de serviços, especialmente com relação à propriedade intelectual. Ele também pode servir como um ponto de referência para auxiliar na resolução de disputas.

As cláusulas de proteção que você deve incluir em seu contrato de terceirização no exterior podem depender das leis e regulamentações locais, portanto, peça ajuda a um especialista jurídico local para garantir que seu contrato seja totalmente seguro.

Quanto tempo leva a implementação da folha de pagamento global?

Com a Deel, a implementação da folha de pagamento global pode levar de um a dois meses, dependendo do número de funcionários e dos países envolvidos. Nosso processo é muito mais rápido do que o da concorrência, pois não usamos fornecedores terceirizados para mais de 100 países.

Como a Deel lida com as taxas de câmbio?

Com a Deel, você pode financiar sua equipe global na moeda de sua preferência, e nós pagaremos os prestadores de serviços na moeda local deles. Quando os prestadores de serviços tiverem seus fundos no Deel Balance, eles poderão sacar na moeda local de sua preferência, usando o método de pagamento que desejarem.

Levamos em conta as frequentes flutuações da taxa de câmbio, incorporando-as em sua fatura. Isso significa que levamos em conta a taxa de câmbio nos dias 25 e 30 do mês (taxa futura). Queremos ter certeza de que não haverá surpresas de sua parte.

Deel: Tornando os pagamentos internacionais aos prestadores de serviços mais rápidos e fáceis

O pagamento de prestadores de serviços internacionais não deve ser uma barreira para a contratação global. Com a Deel, você pode pagar os prestadores de serviços com apenas um clique e coletar formulários de impostos sem levantar um dedo. Nossas múltiplas opções de moeda e vários métodos de saque tornam ainda mais fácil para a sua equipe receber o pagamento sempre em dia.

Saiba mais sobre como a Deel pode ajudá-lo a agilizar os pagamentos de prestadores de serviços hoje mesmo. Para começar, agende uma demonstração de 30 minutos do produto com um especialista.

Disclaimer: este conteúdo é publicado apenas para fins informativos e não se destina a consultoria jurídica ou tributária. Consulte um profissional para obter orientação.