Como gerir taxas de câmbio no processo de folha de pagamento

A capacidade de prever e gerir a folha de pagamento de forma eficiente não só promove um ambiente financeiro estável para as empresas, mas também contribui significativamente para a satisfação dos funcionários. No entanto, ao contrário das equipes locais – onde a previsibilidade da folha de pagamento pode parecer simples – a folha de pagamento internacional introduz a imprevisibilidade das taxas de câmbio, acrescentando uma camada de complexidade que requer um tratamento cuidadoso.

Aqui está o que você precisa saber sobre como gerenciar taxas flutuantes e como o serviço de folha de pagamento internacional da Deel pode ajudar.

Compreendendo as taxas de câmbio

A taxa de câmbio descreve a taxa à qual a moeda de um país pode ser trocada por outra, indicando também a força das condições econômicas de cada lugar. As taxas de câmbio são influenciadas pelas taxas de juros, pela inflação e pelo sentimento do mercado, que têm um impacto ainda maior no comércio e nas finanças internacionais – e no processamento de folha de pagamentos internacional.

Desafios da gestão das taxas de câmbio na folha de pagamento

Quando uma empresa é novata na contratação e pagamento de trabalhadores internacionais, ela pode não antecipar alguns dos principais desafios que a acompanham, resultando em atrasos nos pagamentos, obstáculos de conformidade e problemas orçamentários. Aqui está o que você precisa saber.

Volatilidade cambial

Flutuações cambiais repentinas podem causar imprecisões no cálculo da folha de pagamento ao converter a moeda estrangeira para a moeda local da empresa, ou vice-versa. Isso pode resultar em perdas financeiras para a sua empresa, pois você pode acabar pagando mais ou menos do que o pretendido aos trabalhadores internacionais. A imprevisibilidade da volatilidade cambial também pode ter um impacto negativo na satisfação dos funcionários, bem como nos resultados gerais da empresa.

Previsão financeira imprecisa

Considerando que a folha de pagamento constitui uma parte substancial das despesas de uma empresa, uma previsão financeira precisa torna-se crítica, especialmente com uma força de trabalho internacional. Quando as equipes de folha de pagamento têm lacunas de informação – como taxas de câmbio desatualizadas ou imprecisas –, podem ocorrer projeções erradas, subinvestimento e alocação ineficiente de recursos. Uma preocupação específica na folha de pagamento internacional é o risco aumentado de pagamentos excessivos ao pessoal, indo além do orçamento pré-estabelecido.

Atrasos operacionais

As empresas que contratam funcionários ou prestadores de serviços independentes em diferentes países podem precisar converter moedas para cada trabalhador, introduzindo vários desafios que podem afetar a eficiência operacional.

O processo envolve tarefas administrativas meticulosas, cálculo de taxas de câmbio e mitigação do risco de erros de conversão. Estes fatores contribuem coletivamente para atrasos operacionais, impactando a pontualidade e a eficiência do processamento da folha de pagamento.

Para equipes que dependem da entrada manual de dados e cálculos, os riscos são maiores. A natureza manual desses processos amplia não só o tempo necessário para conclusão, mas também a probabilidade de erros. Isso representa um risco substancial para a precisão do processamento da folha de pagamento, afetando a eficiência operacional geral dos departamentos de RH e financeiro.

💵 Veja também: 18 perguntas comuns sobre folha de pagamento para startups

Melhores práticas para gestão monetária na folha de pagamento

Você pode ajudar sua equipe a superar os desafios das flutuações cambiais adotando as melhores práticas para o gerenciamento monetário da folha de pagamento. Considere o seguinte:

Monitoramento e atualizações em tempo real

Ao monitorar continuamente as taxas de câmbio e os dados financeiros, você pode fazer ajustes oportunos nos cálculos da folha de pagamento, reduzir o risco de erros e garantir que os trabalhadores sejam pagos com precisão, mesmo em mercados cambiais voláteis.

A adoção dessa abordagem proativa também ajuda a manter a confiança dos trabalhadores. Quando eles percebem que seus empregadores estão ativamente engajados em garantir pagamentos precisos e oportunos, isso inspira uma sensação de segurança e confiabilidade. Esta postura proativa demonstra o compromisso com a remuneração justa e contribui para uma percepção positiva das práticas financeiras da empresa.

Utilização de soluções globais de software de folha de pagamento

Ao usar um provedor internacional de serviços de folha de pagamento, você pode automatizar conversões de moeda, agilizar cálculos, reduzir o potencial de erros e garantir o processamento eficiente da folha de pagamento em localidades internacionais.

A terceirização para um sistema de folha de pagamento internacional também pode ajudar a fortalecer sua conformidade com as regulamentações fiscais locais, bem como com as leis de segurança e proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na Europa.

💹 Veja também: Como manter a conformidade global com o GDPR

Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre soluções de folha de pagamento internacional.

Colaboração com especialistas financeiros

Os especialistas financeiros podem ajudar as empresas a desenvolverem e implementarem estratégias eficazes de mitigação do risco cambial, resultando em uma folha de pagamento precisa, independentemente de onde seus trabalhadores residam. Ao colaborar com especialistas financeiros, você pode aprimorar a capacidade da sua empresa de navegar por flutuações cambiais complexas e manter a estabilidade financeira, ao mesmo tempo que remunera uma força de trabalho internacional.

Você também pode fazer parceria com um employer of record (EOR), que oferece uma solução de contratação abrangente com conformidade com as leis trabalhistas locais, pagamentos internacionais e RH.

Pagamento dos colaboradores na moeda local

Pagar aos funcionários em sua moeda local é uma prática fundamental de folha de pagamento para garantir justiça e estabilidade para os trabalhadores e para a empresa. Fazer pagamentos em moeda local minimiza o impacto das flutuações da taxa de câmbio, reduzindo os custos de conversão cambial, melhorando a estabilidade dos rendimentos dos funcionários e simplificando o processo de folha de pagamento. Também garante a conformidade com as regulamentações locais, como salário mínimo e outras leis trabalhistas.

Estabelecimento de uma taxa de câmbio garantida

Uma abordagem mais cautelosa à gestão das flutuações cambiais é estabelecer uma taxa de câmbio garantida. O processo envolve a pré-determinação de uma taxa de câmbio fixa para a conversão de lucros estrangeiros. Uma taxa de câmbio garantida pode ser aplicada de diversas maneiras, como contratos a termo de moeda, futuros de moeda e opções de moeda. Cada opção traz um risco, que deve ser considerado previamente.

Como a Deel ajuda empresas a gerenciarem taxas de câmbio flutuantes

A Deel oferece um sistema otimizado de gerenciamento de folha de pagamento que ajuda a gerenciar a folha de pagamento e a conformidade para equipes internacionais. Quando se trata de taxas de câmbio, a Deel oferece as seguintes soluções.

Financiamento da folha de pagamento

Como uma solução de folha de pagamento internacional, os clientes podem financiar sua folha de pagamento para a Deel na moeda de sua preferência, e a Deel executa os pagamentos aos trabalhadores. Com suporte para mais de 120 moedas locais, os clientes podem escolher sua moeda preferida para reduzir riscos cambiais, de AUD, USD e GBP a CHF, NZD e TRY.

Você também pode escolher entre uma variedade de métodos de pagamento, incluindo:

• Cartão de débito ou crédito
• Débito direto
• Transferência bancária para uma conta bancária local
• Transferências de conta Wise
• Transferências de conta Mercury
• Transferências de conta Brex
• Transferências Coinbase

Basta financiar a folha de pagamento alguns dias antes do dia de pagamento e a Deel garantirá que todos os funcionários e prestadores de serviços sejam pagos corretamente e dentro do prazo, enquanto gerencia, converte e desembolsa fundos aos trabalhadores em suas moedas locais.

Use taxas futuras

A Deel determina as taxas de câmbio usando taxas futuras, que são taxas acordadas para uma data específica. A taxa de câmbio é fixada nos dias 25 e 30 de cada mês.

O uso de taxas futuras ajuda as equipes de folha de pagamento com o orçamento, garantindo que você possa projetar com precisão as despesas futuras em uma única moeda. Por vezes, as taxas futuras são um elemento de estratégia de cobertura, compensando o impacto das flutuações da taxa de câmbio.

Incorporando custos em faturas

Com a Deel, a taxa futura e todos os outros custos relevantes estão incluídos na sua fatura. Como prática estratégica, isso garante que você não seja surpreendido por custos inesperados, permitindo simplificar o planejamento financeiro. A abordagem transparente garante um processo orçamental mais previsível e gerível, ao mesmo tempo que mitiga o impacto das flutuações cambiais.

🪙 Saiba mais sobre como a Deel lida com taxas e taxas de câmbio. (Em inglês)

Simplifique a folha de pagamento internacional com a Deel

As taxas de câmbio flutuantes podem influenciar a precisão da remuneração dos funcionários, a estabilidade financeira e a eficiência operacional geral das empresas globais. A Deel oferece uma solução eficaz que simplifica o processo de folha de pagamento internacional em diferentes moedas, não importa onde seus trabalhadores estejam.

Com os serviços de folha de pagamento internacional da Deel, você pode manter o controle da folha de pagamento e da conformidade, ao mesmo tempo que reduz os riscos de flutuação da taxa de câmbio. Solicite hoje uma demonstração da plataforma para saber mais.