Qué es un período de pago y cómo elegir uno para tu empresa

¿Tienes dificultades para determinar qué tipo de período de pago será el más adecuado para tu empresa?

No es fácil encontrar el equilibrio entre lo que funciona para ti y lo que funciona para tus colaboradores. Debes hacer malabarismos con muchos factores que pueden influenciar tu decisión y, al mismo tiempo, quieres que el cronograma de pagos sea óptimo para todos.

Ya sea que tengas trabajadores a los que les pagas por hora o trabajadores contratados de tiempo completo, elegir las fechas de pago puede ser un desafío. ¿Va a ser un período de pago quincenal? ¿O tal vez mensual sería mejor? ¿Cuál es la diferencia entre estos?

Estamos aquí para responder a todas tus preguntas en esta guía completa sobre tu cronograma de pagos.

¿Qué es un período de pago?

Un período o frecuencia de pago es un intervalo de tiempo durante el cual se realiza un seguimiento y se paga el trabajo de tus trabajadores. Estos períodos varían según la empresa y suelen ser semanales, quincenales, mensuales o semi-mensuales.

El día de pago puede ser el último día de un período de pago, pero no necesariamente. A veces, el departamento de RRHH necesita unos días para calcular todos las horas y luego pagar a los colaboradores, incluso si utilizan un software para la gestión de pagos.

¿Qué períodos de pago existen?

Los diferentes tipos de períodos de pago se basan en el tiempo que transcurre entre dos días de pago. La frecuencia de pago depende de muchos factores relacionados tanto con el empleador como con los trabajadores y estos son los más comunes.

1. Período de pago mensual

Período de pago mensual significa que el empleador paga a sus empleados una vez al mes. Según los datos oficiales, salarios mensuales son los más frecuentes en América Latina.

Una encuesta también mostró que los propietarios de pequeñas empresas tienen más probabilidades de elegir esta frecuencia de pagos y, por lo general, eligen el último día del mes para pagar a sus colaboradores.

Un período de pago mensual significa que un trabajador recibirá 12 cheques de pago dentro de un año calendario.

En varios países de Latinoamérica existe también el salario 13 que se llama aguinaldo y se paga como un bonus navideño. Nota que en algunos países el aguinaldo es obligatorio, como en Brasil o México, pero en otros países sólo se considera una buena práctica —por ejemplo, en Chile.

2. Período de pago semi-mensual

Un período de pago semi-mensual significa que tu departamento de RRHH deberá procesar los pagos dos veces al mes. Un período de pago dura medio mes y puede, por ejemplo, ser del 1 al 15 de junio, mientras que el segundo período culminará al final del mes.

Dado que la nómina se ejecuta en la misma fecha cada mes, una empresa puede adaptarse más fácilmente a los meses de día impares y años bisiestos, cuando el número de días en un período de pago puede variar. Los cheques de pago para los empleados asalariados son generalmente en cantidades iguales, por lo que es más fácil de planificar para la nómina y ayudar a los empleados a anticipar mejor los ingresos.

Un trabajador pagado semi-mensualmente tendrá 24 cheques de pago dentro de un año calendario

3. Período de pago quincenal

A diferencia del período de pago semi-mensual que depende de cuántos días hay en un mes, si eliges la nómina quincenal, la duración del período de pago es siempre la misma: dos semanas.

El período de pago quincenal es una solución ideal para muchas empresas. Los trabajadores están contentos con la consistencia del flujo de efectivo porque tienen acceso a su remuneración con más frecuencia. Por otro lado, el número predictivo de días de pago y el tiempo entre dos días de pago le da al empleador tiempo para hacer su presupuesto y procesar los pagos de una manera más organizada.

Por otro lado, los períodos de pago quincenales introducen complejidad en el proceso de contabilidad porque ciertos meses tendrán tres períodos de pago y días de pago en lugar de dos. Proyectar el flujo de efectivo es crucial para asegurar que la empresa pueda cubrir y procesar la nómina "adicional" en esos meses.

4. Período de pago semanal

A veces, a los trabajadores se les paga semanalmente: su salario anual se divide en 52 pagos dentro de un año calendario.

Realizar los pagos semanalmente generalmente significa que los trabajadores reciben sus cheques de pago el mismo día de la semana cada vez. En muchas empresas, es los viernes, ya que también es el final de una semana laboral y no lleva mucho tiempo realizar un seguimiento de las horas de los trabajadores de esta manera.

Similar al período de pago quincenal, pagos semanales mayormente convienen a los empleados, ya que reciben dinero con más frecuencia. Esto puede contribuir a la retención de los empleados y crear una mejor experiencia en la empresa. Por otro lado, hacer nómina y calcular los pagos cada semana puede ser un proceso largo y caro para la empresa.

¿Qué puede afectar tu ciclo de pagos?

Hay varios factores que pueden afectar tu decisión sobre cómo pagar a tus colaboradores.

• Tu presupuesto: cuánto te costará ejecutar los pagos y cuál será tu flujo de caja. Cuando pagas a tus trabajadores con más frecuencia, los costos de gestión de pagos son más altos y es un desafío encontrar un equilibrio entre satisfacer los deseos de tus trabajadores y lo que tu empresa puede realmente hacer.
• El número de trabajadores que tienes (el tamaño de tu empresa).
• Los impuestos, beneficios y otras contribuciones del empleador que están involucradas en la remuneración de tus trabajadores, sobre todo si contratas a trabajadores extranjeros y tienes que cumplir con las leyes locales.
• El tipo de pago que reciben tus trabajadores (por hora o salario).
• El puesto de tu trabajador.
• Tu industria.
• La frecuencia de los ingresos de tu negocio.

Elige tu ciclo de pago ideal

La forma en que ejecutas los pagos depende de muchos factores, pero también tiene muchas opciones. Si confías en un buen servicio de gestión de pagos con tu ciclo ideal, todo el proceso de pagar a tus colaboradores se vuelve instantáneamente menos exigente, lento y complicado.

La buena noticia es que siempre puedes cambiar el período de pagos escogido a medida que tu empresa crece, solo asegúrate de cumplir con los requisitos legales.