Com funciona a folha de pagamento: um guia prático

Você já se perguntou que tipo de processo faz com que os funcionários recebam os salários em tempo hábil, com precisão e em conformidade? O processo de folha de pagamento sempre foi um pouco complexo.

No entanto, desde a introdução do trabalho remoto, dos funcionários no exterior, dos pagamentos internacionais e das carteiras digitais, até mesmo os funcionários mais experientes de recursos humanos têm enfrentado dificuldades.

Este guia ajudará tanto os proprietários de pequenas empresas quanto os executivos seniores que estão no negócio há décadas. As tendências estão mudando, as leis também, e sua responsabilidade é manter-se atualizado.

O que é folha de pagamento?

Vamos começar com os fundamentos. A folha de pagamento é essencial para qualquer empresa, pois permite que você remunere adequadamente todos os seus funcionários.

O empregador é responsável não apenas por distribuir os ganhos aos seus funcionários, mas também por reter impostos, pagar o imposto Medicare e outros benefícios aos funcionários.

Os empregadores podem decidir se querem pagar seus funcionários semestralmente ou seguir um cronograma diferente e se seus funcionários são pagos por hora ou têm um salário fixo. Todas essas informações fazem parte do processo de folha de pagamento, geralmente realizado por meio de um sistema que permite que o empregador opere com o mínimo de erros possível. Vamos dividir o processo da folha de pagamento em etapas.

Se você tiver funcionários em todo o mundo, consulte nosso guia de contratação global e nosso guia de processamento internacional de folha de pagamento para ajudá-lo a entender melhor o processo.

Três estágios do processo de folha de pagamento

Podemos dividir o processo de folha de pagamento em três estágios: atividades pré-pagamento, folha de pagamento e pós-pagamento.

Pré-pagamento

O pré-pagamento divide as atividades a serem concluídas antes da folha de pagamento propriamente dita. Uma das etapas cruciais que muitos ignoram é a criação de políticas. É responsabilidade da empresa criar uma política detalhada - para pagamentos, períodos de pagamento, benefícios, ausências, etc.

Quanto mais você definir, menos deixará em aberto para discussão. Certifique-se de que a gerência tenha aprovado a política de folha de pagamento e que a linguagem seja clara o suficiente para que todos entendam. O processamento da folha de pagamento é um processo demorado, portanto, é muito mais fácil quando todos estão alinhados.

Outra etapa essencial durante a preparação da folha de pagamento é a coleta de dados. Para alguém inexperiente, lidar com a folha de pagamento pode parecer um trabalho puramente analítico, em que o contato direto com as pessoas é minimizado. No entanto, isso não poderia estar mais longe da verdade.

Para reunir todas as informações sobre os funcionários, os funcionários da folha de pagamento precisam interagir com todos os departamentos e, às vezes, com todos os funcionários. E não só precisam coletar os dados, mas também garantir que eles sejam validados todos os meses antes de efetuar os pagamentos da folha.

Mudar para uma solução automatizada de folha de pagamento pode reduzir o tempo gasto todos os meses.

Processamento da folha de pagamento

Uma vez finalizados todos os preparativos, é hora de iniciar o processo de folha de pagamento.

Todos os dados são inseridos no sistema de folha de pagamento, que gera o pagamento líquido. Isso é feito, é claro, após todas as deduções de impostos e benefícios terem sido feitas.

Como nenhum sistema é perfeito, sugerimos verificar se há erros antes que os salários dos funcionários sejam de fato depositados.

Pós-folha de pagamento

Depois que os funcionários recebem seus salários, a empresa tem responsabilidades para com o Estado. A conformidade legal é uma parte crucial das distribuições da folha de pagamento.

O administrador da folha de pagamento é responsável por enviar o valor adequado a todos os órgãos governamentais, como TDS (Tax Deduction at Source), EPF (Employment Provident Fund), ESI (Employee State Insurance) etc.

Se estiver lidando com funcionários em tempo integral e com prestadores de serviços, algumas etapas de processamento de pagamentos são diferentes. A folha de pagamento do prestador de serviços autônomo pode envolver mais opções de pagamento, mas menos declaração de impostos. E você não precisa se preocupar com holerites e cartões de ponto.

O pagamento de prestadores de serviços autônomos é diferente. Reunimos uma série de recursos para ajudar:

• Entenda os detalhes da folha de pagamento de prestadores de serviços 1099
• Descubra como contratar legalmente prestadores de serviços em todo o mundo

O que é um sistema de folha de pagamento?

Independentemente do número de funcionários, a execução da folha de pagamento é uma função primordial para distribuir salários e desempenha um papel essencial no compliance e na tributação, permitindo que a empresa opere sem riscos.

A forma como a folha de pagamento é processada pode ter sérias repercussões. Em primeiro lugar, as empresas são obrigadas a informar suas retenções de impostos sobre a folha de pagamento ao IRS e aos governos local, estadual e federal.

Não fazer isso pode resultar em multas pesadas e possível classificação incorreta de funcionários. Além disso, a dedução do imposto de renda, da seguridade social e dos pagamentos do Medicare é necessária para cada pagamento da folha de pagamento. Se você não contabilizar as deduções de impostos sobre o trabalho, estará expondo sua empresa a riscos graves e multas pesadas.

Em segundo lugar, os processos de folha de pagamento precisam estar em conformidade com várias leis trabalhistas e contabilizar o salário mínimo, pagamentos de horas extras, procedimentos de contratação e rescisão, bem como férias e licenças médicas.

Além de tudo isso, a folha de pagamento afeta o moral dos funcionários. Se você estiver distribuindo os salários em tempo hábil, de forma consistente e o mais justa possível, isso contribuirá positivamente para a cultura da empresa.

A compensação financeira que você oferece aos seus funcionários e os bônus e benefícios são todos processados por meio da folha de pagamento. Portanto, não é de surpreender que a forma como a folha de pagamento é processada tenha impacto na reputação de uma empresa no mercado. Saiba mais sobre os tipos de remuneração e o que incluir em seu plano de remuneração aqui.

Um sistema de folha de pagamento deve cumprir as obrigações para com os funcionários e o estado, os prazos e as leis mais recentes e muito mais. Ele precisa organizar requisitos às vezes caóticos e ser funcional e fácil de usar.

Ao escolher o sistema de folha de pagamento adequado, certifique-se de que ele esteja preparado para o futuro, de modo que possa ser aplicado a todos os futuros membros do departamento de folha de pagamento.

Como funciona o sistema de folha de pagamento?

Embora cada empresa tenha seu próprio sistema de processamento da folha de pagamento, o funcionamento da folha de pagamento é universal. Há várias etapas necessárias para garantir um processamento em conformidade e em tempo hábil.

Organização da papelada

Colocar a papelada em ordem é algo que, basicamente, só precisa ser feito uma vez e depois atualizado à medida que novos funcionários se juntam a você. Se você não for uma empresa nova, provavelmente já tem tudo isso, mas não custa nada verificar novamente.

Sua estrutura de folha de pagamento existente precisa ter as seguintes informações:

• Número EIN do empregador
• Número de identificação fiscal dos funcionários
• Todas as informações financeiras que acompanham os formulários fiscais apropriados

Configuração de um cronograma de folha de pagamento

Você precisa considerar vários fatores antes de decidir o cronograma da folha de pagamento.

Um deles é seu fluxo de caixa atual. Os pagamentos dos funcionários realmente constituirão uma parte significativa do seu orçamento, portanto, você precisa ter certeza de que não terá problemas para distribuí-los.

Se o final do mês for muito complicado para você, poderá optar por distribuir os salários quinzenalmente. Alguns estados têm leis que determinam a frequência dos pagamentos.

Cálculo do salário bruto

Como o valor total dos ganhos pode variar com base em muitos fatores diferentes, você precisará calcular o pagamento bruto para cada funcionário individualmente.

É claro que, para funcionários assalariados, o cálculo será o mesmo para cada pagamento. No entanto, você precisará ajustar os ganhos dos profissionais horistas com base no tempo trabalhado, férias, licenças médicas, etc.

Isso significa que você terá de acompanhar o tempo trabalhado, as ausências e as horas extras dos funcionários, de preferência em tempo real. Certifique-se de que os funcionários que estão trabalhando horas extras não sejam isentos, para que você possa cumprir todas as diretrizes emitidas pelo Department of Labor.

Realização de deduções

Fazer deduções é, sem dúvida, a etapa mais complicada em todo processo de folha de pagamento. Depois de calcular o pagamento bruto, você tem obrigações para com o estado - deduzir o imposto de renda, a previdência social, o plano de saúde e muitos outros.

Você também precisa estar informado sobre as leis tributárias locais e as diferentes exigências de cada estado em que sua empresa está localizada.

As que mencionamos são obrigatórias e precisam ser feitas para cada funcionário em sua folha de pagamento. Além delas, você também pode ter deduções opcionais, como quando um funcionário deseja que a empresa faça depósitos em sua conta de aposentadoria.

As informações sobre tudo isso precisam ser facilmente acessíveis, bem organizadas e com instruções de acompanhamento para que qualquer pessoa nova que esteja lidando com isso possa usar o sistema sem problemas.

Pagamento de funcionários

Após todas as deduções terem sido feitas, o que resta é o que o funcionário recebe, chamado de pagamento líquido. Lembre-se de que nem todos os funcionários estão cientes do processo e da estrutura de pagamento, portanto, é sua responsabilidade informá-los para evitar confusão no dia do pagamento.

Cada empregador decide como distribuirá seus salários. Embora os cheques em papel tenham sido usados por muitos anos, seria aconselhável mudar para o depósito direto. Dessa forma, você pode controlar seu fluxo de caixa e seus funcionários podem acessar facilmente seus ganhos por meio de suas contas bancárias.

Pode ser muito demorado processar tudo isso manualmente. Por outro lado, a terceirização pode ser desafiadora, principalmente porque exige lidar com informações confidenciais (informações privadas sobre os funcionários e seus pagamentos de impostos).

No entanto, o uso de um software de folha de pagamento e a automatização do processo podem lhe trazer enormes benefícios. Geralmente, leva até cinco dias para os funcionários receberem seus salários após a data final do período de pagamento. Se uma empresa estiver usando um software para executar a folha de pagamento, não levará mais de dois dias para fazer os cálculos. Depois disso, leva cerca de dois a três dias para que o valor seja distribuído aos funcionários.

Manutenção de registros detalhados da folha de pagamento

Um registro de folha de pagamento é qualquer documento relacionado à remuneração de um funcionário, que um empregador deve manter para todos os seus trabalhadores. Os registros da folha de pagamento abrangem todos os registros relacionados aos salários de um funcionário, desde os documentos de contratação até os períodos de pagamento, imposto sobre a folha de pagamento, taxa salarial, benefícios do funcionário, deduções na folha de pagamento etc.

O que deve ser incluído em um registro de folha de pagamento?

De acordo com o Department of Labor (DoL) dos EUA, todos os empregadores cobertos pelo Fair Labor Standards Act (FLSA) precisam manter os seguintes registros de folha de pagamento, no mínimo, ao documentar os salários dos funcionários:

Informações pessoais do funcionário

Nos registros de pessoal, as equipes de folha de pagamento precisam manter as seguintes informações para cada um de seus funcionários:

• Nome completo do funcionário
• Número de seguridade social
• Endereço, incluindo código postal
• Data de nascimento, quando o funcionário tiver menos de 19 anos
• Sexo
• Ocupação

Registros sobre o período de pagamento

Ao manter documentos da folha de pagamento sobre o período de pagamento, os empregadores devem preservar as informações normalmente descritas no holerite (ou recibo de pagamento). Essas informações normalmente incluem:

• A semana de trabalho do funcionário, incluindo informações sobre horário e dia da semana
• Informações do cartão de ponto, ou seja, horas trabalhadas por dia e total de horas trabalhadas em cada semana de trabalho
• A base sobre a qual os salários do funcionário são pagos

Embora a FLSA exija que os empregadores preservem os recibos de pagamento, eles não são obrigados a fornecer recibos de pagamento aos funcionários.

Registros sobre a renda dos funcionários

• Taxa de pagamento por hora regular
• Total de ganhos diários ou semanais em tempo integral
• Total de ganhos com horas extras na semana de trabalho
• Todos os acréscimos ou deduções dos salários do funcionário
• Total de salários pagos ao funcionário durante cada período de pagamento
• Data e o período coberto pelo pagamento
• Registros fiscais e qualquer informação sobre impostos trabalhistas e retenção de impostos
• Penhora de salário, ou seja, informações sobre qualquer ordem judicial pela qual os ganhos do funcionário são retidos para cobrir uma dívida pendente

Embora a FLSA não especifique a forma desses documentos, é fundamental que os proprietários de empresas garantam a precisão dos registros de funcionários relacionados à folha de pagamento de todos os funcionários não isentos.

Quanto aos registros de imposto de renda, é o Internal Revenue Service (IRS) que tem autoridade para especificar os requisitos de manutenção de registros, inclusive como os salários devem ser tributados, ao mesmo tempo em que emite requisitos e avalia a conformidade relacionada ao preenchimento adequado do Formulário W-4 e do Formulário W-2.

Leis trabalhistas federais e estaduais sobre registros de folha de pagamento

Ao gerenciar o compliance com os registros de folha de pagamento, os empresários precisam estar atentos tanto à legislação trabalhista federal quanto às leis estaduais e às regras do governo local.

As principais peças da legislação que regulam a folha de pagamento incluem a já mencionada FLSA, mas também a Family and Medical Leave Act (FMLA) e a Employee Retirement Income Security Act (ERISA).

• A FLSA regula questões vitais da folha de pagamento, como salário mínimo, horas extras, trabalho infantil, manutenção de registros de folha de pagamento e horas trabalhadas.
• A FMLA é uma peça da legislação que protege os direitos dos funcionários com relação a razões médicas e familiares qualificadas, exigindo que os empregadores cobertos forneçam aos seus funcionários licença não remunerada e com proteção de emprego por essas razões.
• A ERISA estabelece os padrões mínimos para planos de pensão na indústria privada. Ela regula como o imposto de renda federal afeta as transações relacionadas aos planos de benefícios aos funcionários e, como tal, está diretamente relacionada aos registros de folha de pagamento de cada funcionário.

Além dos requisitos da lei federal, os empresários também precisam levar em consideração as especificidades estaduais, pois em alguns casos, requisitos adicionais precisam ser atendidos.

Por exemplo, quando se trata de pagamento de horas extras, no Alasca, Nevada e Califórnia e Nevada, os funcionários devem receber prêmios de horas extras por todas as horas trabalhadas além da marca da oitava hora em um único dia. Além disso, os funcionários na Califórnia têm direito a receber o dobro do tempo quando trabalham 12 horas por dia.

Quanto às agências que supervisionam o compliance dos registros de folha de pagamento, a Wage and Hour Division do Department of Labor dos EUA é encarregada de aplicar as leis trabalhistas federais.

Além disso, a Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) regula qualquer discriminação no local de trabalho, incluindo questões de folha de pagamento, portanto, os funcionários devem se manter atualizados com os novos requisitos e alterações.

Requisitos de retenção de registros de folha de pagamento

Ao preservar registros de folha de pagamento, os empregadores devem criar uma estratégia abrangente que leve em consideração as leis federais e estaduais.

Quando as leis federais e estaduais são conflitantes, a lei federal tem precedência. Ao mesmo tempo, quando as leis estaduais prescrevem requisitos mais rigorosos, os empregadores devem orientar sua manutenção de registros de acordo com as leis estaduais.

Como regra geral, todos os registros de folha de pagamento precisam ser disponibilizados para inspeção ao representante da Wage and Hour Division. Eles podem exigir que os empregadores estendam, calculem ou transcrevam os registros para fins de avaliação de compliance.

Além disso, um bom conselho é manter os registros de folha de pagamento em um formato eletrônico, prontamente disponível para solicitações de divulgação de curto prazo por órgãos reguladores ou para fins de eDiscovery.

Por quanto tempo você precisa manter os registros da folha de pagamento?

De acordo com a FLSA, como regra geral, os registros da folha de pagamento precisam ser mantidos por no mínimo três anos.

Enquanto isso, alguns registros, como cartões de ponto, tíquetes de trabalho por peça, tabelas de taxas salariais, cronogramas de trabalho e tempo e registros de adições ou deduções de salários devem ser mantidos por dois anos.

Mas, novamente, quando se trata de requisitos de manutenção de registros da folha de pagamento, alguns estados podem impor regulamentações mais rigorosas.

Um caso em questão é o estado de Nova York, onde os empregadores precisam manter registros da folha de pagamento por pelo menos seis anos, e o empregador deve fornecer uma declaração detalhada de salário aos funcionários a cada semana.

Onde armazenar seus registros da folha de pagamento

Tradicionalmente, os registros da folha de pagamento eram armazenados em papel. Essa manutenção de registros era propensa a sérias não conformidades, espoliação de registros e falta de documentos vitais, pois os esforços manuais frequentemente resultavam em manutenção de registros da folha de pagamento não consistente.

Muitos proprietários de empresas, incluindo grandes corporações e pequenas empresas, usam software de folha de pagamento que preserva automaticamente os registros de folha de pagamento necessários de forma padronizada. Isso garante total conformidade em todos os aspectos e oferece fácil acesso a aconselhamento jurídico em todos os momentos.

Benefícios de usar um software de folha de pagamento

Agora que você aprendeu sobre o processo de folha de pagamento, certamente entenderá por que usar um software de folha de pagamento é uma boa ideia. Ele permite que você crie uma solução personalizada que cuidará de todas as suas necessidades, eliminará a possibilidade de erro humano e ajudará tremendamente na manutenção de registros.

Só o fato de que o software deduzirá automaticamente o valor necessário para impostos federais, impostos estaduais de desemprego e os que você deve de acordo com o FICA deve convencê-lo a usá-lo. No entanto, aqui estão mais alguns benefícios.

Usar um sistema de folha de pagamento automatizado tornará seu gerenciamento de folha de pagamento mais rápido, economizando tempo e levando a mais eficiência de custos. Também ajudará com a segurança, que é um benefício crucial para informações confidenciais necessárias para fazer cálculos de folha de pagamento. Mudar para um software de folha de pagamento significa que você terá tudo o que precisa em um só lugar, disponível em um clique e acessível de qualquer lugar.

Você também pode considerar usar um software que ofereça folha de pagamento de serviço completo que seja acessível por meio de dispositivos móveis. Ele deve ser baseado em nuvem, para que seu sistema de folha de pagamento online esteja sempre ao seu alcance.

Existem muitas soluções de folha de pagamento que você pode implementar para tornar o processo mais fácil. Certamente é complicado e complexo fazer todas as tarefas necessárias no cálculo da folha de pagamento, e muitos optam por contratar um terceiro para fazer isso por eles de forma simples. Mas se você quiser manter esse processo essencial internamente, escolher um software de folha de pagamento é sua melhor opção.

Depois de começar a escolher um serviço de folha de pagamento que fornecerá as soluções de que você precisa, certifique-se de que ele tenha tudo o que você precisa. Além das funções essenciais, certifique-se de que você pode gerenciar ausências, pagamento de penhora, criar vários tipos de relatórios e usar várias opções de pagamento.

Você pode decidir mudar a forma como está executando a folha de pagamento, e seu software de folha de pagamento deve ser capaz de se adaptar a isso.

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