Custos ocultos da folha de pagamento reduzem orçamento

Você está gastando mais em custos de folha de pagamento internacionais do que projetou?

De acordo com um estudo encomendado conduzido pela Forrester Consulting em nome da Deel (de janeiro de 2024), 42% dos líderes de folha de pagamento enfrentam custos inesperados ou ocultos durante a implementação de serviços de folha de pagamento. Embora 40% dos líderes pretendam reduzir os custos de software, estas despesas não planeadas podem inflacionar os orçamentos para além das estimativas iniciais.

Então, de onde vêm essas despesas? Tudo se resume ao número de ferramentas de folha de pagamento usadas. Em média, as organizações utilizam seis ferramentas diferentes para gerir a folha de pagamento e 50% das equipes utilizam uma combinação de gestão interna e externa, o que pode levar a custos duplicados e gastos excessivos.

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Custos de conformidade

Os requisitos de conformidade são o custo mais inesperado entre os líderes da folha de pagamento, pois muitos ficam surpresos com a extensão do investimento necessário para manter a conformidade em diferentes jurisdições. Isto inclui o custo adicional de adaptação dos sistemas de folha de pagamento às novas leis fiscais e laborais e as despesas ocultas relacionadas a erros na folha de pagamento, tais como pagamentos indevidos ou insuficientes.

Para equipes que utilizam vários sistemas de folha de pagamento, esse trabalho — e os custos associados — são multiplicados, pois devem garantir a conformidade em cada sistema e local.

Os líderes da folha de pagamento dizem que alguns dos custos mais inesperados relacionados à conformidade vieram de:

Personalizações culturais

“A tradução de documentos, a adesão a códigos fiscais específicos e a incorporação de sensibilidade cultural na solução de folha de pagamento.”

Conformidade fiscal

“A conformidade fiscal para diferentes regiões tem sido a maior surpresa. Embora nos certifiquemos de pagar impostos antecipadamente, ainda assim somos cobrados por impostos não pagos ou pagos de menos.”

Alinhando sistemas com mudanças regulatórias

“Manter a conformidade com as mudanças nas leis e regulamentações fiscais leva a custos inesperados, pois poderemos precisar investir mais para garantir que nosso sistema de folha de pagamento esteja sempre atualizado.”

“Modificar o sistema de folha de pagamento para cumprir leis, regulamentos trabalhistas ou leis fiscais recentemente atualizadas ou novas pode exigir o uso de mais recursos e resultar em custos imprevistos.”

Custos de flutuação da taxa de câmbio

A volatilidade da taxa de câmbio é um dado adquirido, com fatores econômicos, geopolíticos e de mercado que resultam em mudanças rápidas e imprevisíveis. Embora essa volatilidade inerente já complique o planejamento financeiro da folha de pagamento internacional, as despesas não planejadas acrescentam outra camada de complexidade.

Considere o seguinte: mais da metade dos líderes da folha de pagamento (52%) enfrentaram custos inesperados ou ocultos relacionados às flutuações da taxa de câmbio após a implementação da folha de pagamento.

Estas despesas não planejadas podem ultrapassar os orçamentos, desviar de recursos e e tornar difícil tomar decisões informadas a longo prazo, afetando a saúde financeira da organização, a satisfação dos funcionários e a estabilidade operacional.

Custos de manutenção, treinamento e suporte

Quase metade dos líderes da folha de pagamento (47%) enfrentaram custos inesperados ou ocultos relacionados à manutenção e suporte contínuos.

Para muitas equipes, erros manuais nos cálculos da folha de pagamento estão causando dor de cabeça. Esses erros na folha de pagamento incluem pagamentos a mais, a menos e até mesmo pagamentos feitos a funcionários que deixaram a empresa há muito tempo. Como resultado destes erros, os funcionários da folha de pagamento passam metade do seu tempo trabalhando para resolver problemas e em tarefas manuais, deixando tempo limitado para trabalhos mais estratégicos.

Softwares de folha de pagamento difíceis de usar também estão aumentando os custos, pois esse desafio exige suporte demorado para funcionários que enfrentam problemas recorrentes. Isto inclui a formação de funcionários, que 45% dos líderes da folha de pagamento dizem ter sido um custo inesperado para a gestão da folha de pagamento internacional.

“Garantir que os funcionários recebam formação adequada no novo sistema de folha de pagamento e fornecer apoio contínuo pode aumentar o custo total”, disse um tomador de decisão. Outro disse que não esperava que o custo das despesas relacionadas a esforços de comunicação e materiais de formação mantivesse os funcionários informados sobre mudanças nos procedimentos de folha de pagamento.

Embora manter os sistemas e os funcionários atualizados seja vital para o sucesso do processamento da folha de pagamento, os fornecedores devem compartilhar os custos associados de forma transparente para eliminar despesas surpresa para os proprietários da empresas e suas equipes. Ao utilizar um sistema completo de folha de pagamento, sua equipe só precisa ser treinada em um sistema e você obtém um único ponto de contato para suporte, melhorando o processo para todas as partes.

Custos de gerenciamento de dados

Relatórios personalizados, integrações e segurança de dados foram algumas das principais causas de custos ocultos ou inesperados para os tomadores de decisão, com quase metade (45%) dos líderes da folha de pagamento gastando mais do que o previsto.

Um líder de folha de pagamento compartilhou que o acesso a dados detalhados da folha de pagamento além dos relatórios básicos geralmente exige assinaturas ou taxas adicionais para sua equipe. Outro apontou a personalização de soluções de relatórios que incluíssem informações de gerenciamento aprimoradas.

Embora muitas empresas de folha de pagamento internacional ofereçam integrações para agilizar a coleta de dados e centralizar informações em um local seguro, 38% dos líderes de folha de pagamento dizem que recursos como integrações de recursos humanos e monitoramento de tempo e presença acarretaram custos inesperados ou ocultos após a implementação.

A segurança dos dados foi outra despesa inesperada. “Tomar medidas para proteger seus dados tem um preço”, disse um líder de folha de pagamento. Outro não esperava os custos associados ao investimento em medidas de segurança robustas e sistemas de backup necessários para proteger os seus dados.

O impacto do rastreamento inadequado de custos

Apesar do claro impacto destes custos ocultos, uma parte significativa das organizações não monitora ativamente as principais despesas associadas à gestão da folha de pagamento inernacional. Isso inclui custos iniciais de compra (25%) e custos associados à má experiência dos funcionários (30%), como atrasos nos pagamentos, erros na folha de pagamento e documentos inacessíveis.

Esta falta de acompanhamento faz parte de um problema maior: as equipes internacionais precisam de maior sensibilização e de ferramentas de gestão para monitorar todo o espectro de despesas relacionadas com a folha de pagamento. As plataformas de folha de pagamento fragmentadas só pioram o problema, pois envolvem bases de dados isoladas, capacidades de relatórios variadas e custos adicionais.

Aumentos previstos nos gastos com folha de pagamento internacionais

Uma maioria significativa (85%) dos tomadores de decisão antecipa um aumento nos gastos com folha de pagamento internacionais por funcionário no próximo ano, com projeções variando de moderados 1–10% até 20%. Este aumento esperado dos custos reflete não só as despesas diretas associadas à gestão da folha de pagamento, mas também os muitos custos ocultos ou inesperados que podem inflacionar significativamente os orçamentos.

Os benefícios da consolidação com a Deel

Os custos ocultos da folha de pagamento internacionais representam um desafio significativo tanto para as pequenas empresas como para as organizações multinacionais, uma vez que aumentam os orçamentos e complicam o planejamento financeiro.

Mas nem tudo é pessimismo: 85% dos tomadores de decisão acreditam que a consolidação da folha de pagamento internacionais em uma única solução teria um impacto positivo nos custos administrativos.

Como fornecedor completo de RH e folha de pagamento para equipes internacionais, a Deel ajuda as empresas a gerenciarem melhor suas operações internacionais, garantindo folha de pagamento eficiente, conformidade e economia. E com preços transparentes, não há custos surpreendentes.

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