Gestão da folha de pagamento na LATAM: desafios e soluções

6 em cada 10 gerentes de folha de pagamento acham que seu sistema atual é muito complexo. Mas por que isso acontece? Em grande parte, isso se deve à multiplicidade de soluções em uso, que precisam ser adaptadas às regulamentações específicas de cada país. A falta de integração entre ferramentas e sistemas fragmentados complica a consolidação de dados, a segurança dos dados e a geração de relatórios, aumentando o risco de erros e atrasos na administração da folha de pagamento.

Neste artigo, compartilhamos com você os principais desafios da gestão da folha de pagamento na América Latina, graças às contribuições de líderes internacionais em folha de pagamento. Além disso, exploramos suas consequências e soluções.

Desafios na gestão da folha de pagamento na LATAM

1. Complexidade e fragmentação da folha de pagamento

Problema:

A gestão da folha de pagamento na América Latina enfrenta desafios significativos devido à complexidade e à fragmentação dos sistemas utilizados. De fato, 52% dos gerentes de folha de pagamento identificam as ineficiências decorrentes da manutenção de várias ferramentas e fornecedores como um desafio, enquanto 36% dizem que a falta de visibilidade do capital humano e dos dados da folha de pagamento é um problema crítico.

Consequência:

Mas como isso afeta as operações cotidianas? Ao afetar a eficiência operacional das equipes de folha de pagamento. Isso geralmente leva a erros frequentes no gerenciamento de dados, como discrepâncias nos cálculos salariais, deduções incorretas ou atrasos nos pagamentos de quantia única. É provável que isso aumente sua carga de trabalho, pois você terá que gastar mais tempo corrigindo manualmente as inconsistências.

Por exemplo, imagine que você precise obter relatórios para auditorias de compliance internas e externas. Com um sistema de folha de pagamento fragmentado, os dados estão espalhados em várias plataformas, exigindo mão de obra adicional para consolidá-los. Cada vez que você tenta gerar um relatório, precisa verificar a precisão das informações de diferentes fontes, o que pode levar a atrasos significativos e a uma maior probabilidade de erros na folha de pagamento.

Portanto, esse processo não é apenas tedioso, mas também compromete a capacidade interna da sua equipe de cumprir as normas globais de impostos sobre a folha de pagamento e responder às auditorias em tempo hábil.

2. Dificuldades para criar relatórios e analisar dados

Problema:

A falta de integração entre os sistemas de gestão de RH e as ferramentas tecnológicas dos fornecedores de folha de pagamento resulta em dificuldades para relatar e analisar dados em nível global. Como resultado, a tomada de decisões estratégicas também fica comprometida. De fato, 23% identificam a sincronização de dados entre esses sistemas como um desafio, enquanto 18% apontam as integrações fracas ou limitadas entre os sistemas de folha de pagamento e de RH como um obstáculo constante.

Consequência:

O compliance com as leis locais, nos diferentes países em que você opera, pode estar em risco. Se os sistemas não estiverem devidamente integrados, será difícil garantir que todos os processos de folha de pagamento estejam em compliance com as leis trabalhistas e tributárias específicas da região. Isso aumenta o risco de erros que podem levar a penalidades, multas ou complicações legais, afetando a reputação e a estabilidade financeira.

Assim, digamos que sua empresa opere em vários países da LATAM, cada um com diferentes regulamentações trabalhistas e fiscais. Devido à falta de integração entre os sistemas de folha de pagamento e RH, a atualização das regulamentações locais não é refletida de maneira uniforme em todos os sistemas. Como resultado, ao calcular salários e deduções para um país específico, como o México, os dados são baseados em normas desatualizadas.

Esse erro pode passar despercebido até que seja realizada uma auditoria interna ou externa. Além disso, a empresa pode sofrer penalidades por não estar em compliance com a legislação vigente.

3. Dependência de processos manuais

Problema:

A dependência excessiva de processos manuais na gestão da folha de pagamento representa um desafio crítico para o departamento de RH de muitas organizações na LATAM. Essas tarefas manuais, que vão desde a coleta de dados até a execução eficiente de cálculos complexos, estão sujeitas a um alto risco de erro humano. De fato, 17% afirmam isso.

Consequência:

Quando muito tempo e recursos são gastos para corrigir imprecisões e realizar tarefas repetitivas, as equipes não têm tempo para se concentrar em estratégias de longo prazo e de alto valor. Por exemplo, a sua equipe de folha de pagamento precisa processar manualmente as horas extras dos funcionários de várias localidades da empresa, cada uma com diferentes arranjos de trabalho. Esse processo envolve a coleta de dados de diferentes fontes, o cálculo de horas extras com base em regulamentações específicas e a verificação manual de erros em cada cálculo.

Entretanto, devido à complexidade desses cálculos em nível global e à carga de trabalho da sua equipe, é comum haver imprecisões. Agora, identificar essas imprecisões e corrigi-las envolve uma boa quantidade de horas por mês. Portanto, isso consome um tempo valioso que poderia ser usado para analisar questões mais estratégicas, como as tendências da folha de pagamento.

4. Compliance sob controle

Problema:

Cada país tem suas próprias leis trabalhistas e fiscais que devem ser cumpridas, e o cumprimento desses requisitos é fundamental para evitar penalidades e problemas legais. O problema é agravado quando as organizações operam em vários países e precisam garantir que seus processos de folha de pagamento estejam em compliance com as leis locais de cada jurisdição. Isso se torna ainda mais complexo se os sistemas de folha de pagamento não forem devidamente atualizados com as mudanças nas regulamentações locais, o que aumenta o risco de não conformidade.

Consequência:

A falta de compliance pode ter consequências graves para uma organização, como multas altas e problemas com as autoridades fiscais. Além disso, a não conformidade pode prejudicar a reputação de sua empresa, afetando sua credibilidade e confiança entre funcionários, clientes e parceiros comerciais. Por exemplo, se a sua empresa tem funcionários espalhados por países como Espanha e Colômbia, pode ser difícil manter a folha de pagamento atualizada com as mudanças nas leis locais. Um caso em questão é o salário mínimo, que varia de país para país e geralmente muda pelo menos uma vez por ano.

5. Experiência do funcionário

Problema:

Não é fácil manter uma experiência consistente para os funcionários em todos os países. Pelo mesmo motivo do desafio anterior. Aqui, a complexidade surge da necessidade de alinhar os processos de folha de pagamento com as diversas regulamentações locais. Para isso, as equipes de folha de pagamento devem criar políticas que sejam as mais uniformes possíveis e documentar os procedimentos para garantir que todos sigam as mesmas diretrizes.

Consequência:

A gestão inconsistente de pessoas pode ter um impacto negativo na satisfação e na retenção. Por exemplo, novos funcionários do Chile e da Argentina entram em sua empresa. Os processos de integração e os benefícios que você oferece variam consideravelmente entre os dois países.

Assim, os novos funcionários sofrem inconsistências no tratamento da documentação, no treinamento inicial e na implementação dos benefícios. Essa falta de consistência resulta em uma experiência de integração menos satisfatória, com insatisfação.

Uma única perspectiva como solução

Se há uma coisa em que os gerentes de folha de pagamento concordam é que a consolidação da folha de pagamento é a única solução para superar os principais desafios que enfrentam. Mas como uma solução completa, como um software global de folha de pagamento, pode transformar as operações? Aqui estão os principais benefícios:

• Reduz a complexidade: permite que você elimine as ineficiências associadas a sistemas fragmentados. Assim, a centralização reduz o risco de erros e simplifica a administração.
• Facilita a conformidade legal: facilita o monitoramento e a adaptação às mudanças nas regulamentações de cada país nos últimos anos, reduzindo o risco de complicações legais.
• Otimiza os recursos: libera tempo e recursos que, de outra forma, seriam gastos em tarefas repetitivas e propensas a erros.

Felizmente, essa centralização tem nome e sobrenome: Deel Global Payroll. Trata-se de uma solução integrada que unifica todos os processos de folha de pagamento em uma única plataforma. Consolide e otimize suas operações internacionais de folha de pagamento. Cuidaremos do compliance, das deduções fiscais e da papelada onde quer que você tenha entidades, tudo com o apoio de nossa equipe interna de especialistas em folha de pagamento global. Com a Deel, tudo é realmente simples, para uma folha de pagamento verdadeiramente global.

Aprofunde-se no presente e o futuro da gestão da folha de pagamento na LATAM

Por meio de uma análise abrangente de dados e percepções de líderes da área, o estudo da Trendsity e da Deel fornece informações valiosas para aqueles que buscam otimizar seus processos de folha de pagamento e se manter à frente em um ambiente de trabalho pós-pandemia em constante evolução. O que você encontrará? Confira:

• A situação atual dos processos de folha de pagamento internacional nas organizações latino-americanas.
• Os desafios atuais que elas enfrentam.
• Os benefícios de otimizar o gerenciamento da folha de pagamento internacional na América Latina.