6 razões para terceirizar a folha de pagamento em 2025

Pagar os colaboradores – sejam nacionais ou estrangeiros – não envolve apenas entregar o salário em dia no final do mês. Os processos atuais de folha de pagamento podem ser demorados e estressantes, devido às burocracias em cada país, novas dinâmicas do mercado de trabalho, e mudanças nas obrigações trabalhistas a serem cumpridas pelas empresas. Por isso, terceirizar a folha de pagamento é uma tendência crescente, com cada vez mais empresas buscando fornecedores especializados globalmente.

O movimento de terceirização cresce em empresas de todos os tamanhos e setores. No Brasil, um levantamento da Confederação Nacional das Indústrias (CNI) mostrou que 80% utilizam esse modelo em algum setor ou atividade. No setor industrial, por exemplo, 84% das empresas pretendem manter ou aumentar a terceirização nos próximos anos.

Com a Deel, você terceiriza a declaração de impostos, o cálculo da folha de pagamento, a coleta e o registro das documentações obrigatórias, e outras demandas relacionados à folha de pagamento, tornando-as mais ágeis, assertivas e eficientes – seja você proprietário de uma pequena empresa ou especialista em folha de pagamento em uma grande companhia.

Por meio da nossa plataforma, sua empresa consegue unificar todos os pagamentos de colaboradores ou prestadores de serviços, além do serviço de Employer of Record (EOR) e gerenciamento da folha de pagamento, em uma única plataforma fácil de implementar e usar.

Neste artigo, exploramos os benefícios da terceirização da folha de pagamento, e explicamos como escolher o fornecedor de serviços de folha de pagamento para que você possa tornar sua gestão mais econômica e segura, além de mais simples e eficiente para todo o time.

O que é terceirização de folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento é a prática de contratar um fornecedor externo para cuidar das funções da folha de pagamento da sua empresa. Esse provedor precisa garantir que:

• Todos os fundos da folha de pagamento são distribuídos dentro do prazo e de acordo com os contratos dos funcionários
• Os pagamentos são feitos com precisão e em conformidade com as leis locais
• A documentação da folha de pagamento e as informações dos funcionários são gerenciadas com segurança

Os prestadores de serviços de folha de pagamento apenas cuidam dos pagamentos dos seus funcionários. Alguns acreditam erroneamente que a terceirização de serviços de folha de pagamento inclui serviços de RH que ajudam você a contratar novas pessoas, mas a terceirização de RH e de folha de pagamento são diferentes.

Os recursos humanos podem ser terceirizados para um serviço separado e, embora algumas empresas ofereçam ambos – como a Deel –, uma empresa de folha de pagamento cuida apenas desse assunto.

ração, quando pagá-los, qual deve ser o valor, e as deduções obrigatórios – como plano de saúde, transporte e previdência social.

Se sua equipe não estiver familiarizada com as leis locais de classificação trabalhista, você corre um risco maior de classificação incorreta. Trabalhar com um fornecedor global de folha de pagamento que tenha experiência com leis trabalhistas internacionais reduz esse risco, que de outra forma poderia incorrer em multas e penalidades na casa de centenas de milhares de dólares.

Acompanhar as leis de conformidade em uma região requer tempo e conhecimento. Se a sua empresa expande internacionalmente, essa carga de trabalho aumenta. Ao terceirizar as responsabilidades de folha de pagamento para um prestador de serviços, com especialistas localizados, sua equipe tem mais tranquilidade e a garantia de que está cumprindo as leis e tributações em todos os países.

Economia de custos

Normalmente, a terceirização de serviços de folha de pagamento custa menos do que criar um departamento interno para isso. Å economia é maior para empresas em regiões com elevado custo de vida, onde o recrutamento, a contratação, o onboarding e a formação de um departamento inteiro para gestão de folha de pagamento requerem um investimento significativo.

Além disso, mesmo que os funcionários nos outros países sejam remotos, as empresas precisam abrir uma entidade legal no local para poderem manter funcionários operando legalmente. Também devem dedicar pessoas para estudar a conformidade trabalhista em cada país, e atualizar as mudanças nas regulamentações e taxas que costumam ocorrer ao longo do tempo.

Nesse sentido, a terceirização da folha de pagamento com EOR permite que empresas com equipes distribuídas transfiram ou contratem funcionários em quaisquer países sem precisar abrir uma filial. Isso reduz os custos altos desse processo.

Outra economia vem com a liberação de pessoas internas, como administradores de folha de pagamento e consultores jurídicos, que invariavelmente acumulam mais trabalho ao gerenciar uma equipe remota e global.

Terceirizar um serviço completo que combina folha de pagamento, RH e muito mais em uma plataforma como a Deel, otimiza e simplifica a sua gestão de RH.

Melhores experiências para escalar equipes

Processar a folha de pagamento e manter padrões de conformidade é difícil para departamentos sobrecarregados, especialmente se a organização estiver crescendo rapidamente. Essa sobrecarga muitas vezes pode levar a atrasos e erros na folha de pagamento.

Se o seu negócio está crescendo, você precisa de um provedor de folha de pagamento que ajuda a sustentar esse crescimento com segurança e agilidade. Ao terceirizar tarefas, você garante que a sua folha de pagamento receba a atenção necessária aos detalhes, para funcionar sem problemas. Além disso, suas equipes internas de RH, contabilidade e jurídico podem se concentrar nas tarefas principais para apoiar e desenvolver a equipe à medida que ela cresce.

Maior segurança de dados

A terceirização da folha de pagamento pode garantir a máxima segurança dos dados e até mesmo evitar apropriação indevida, roubo de identidade e outros riscos.

• Por exemplo, se um fornecedor lidar com dados de folha de pagamento de funcionários na União Europeia (UE), ele deverá atender aos padrões do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Seu provedor também deve ter um acordo de processamento de dados (DPA), que descreva como as partes processarão e armazenarão seus dados em conformidade com a GDPR (sigla em inglês para Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). Isso inclui políticas de segurança adequadas, criptografia, medidas físicas de proteção de dados e avaliações de risco.

Menos erros de folha de pagamento

Dados imprecisos são a principal barreira para operações eficazes de folha de pagamento. Na terceirização, é o fornecedor que assume a responsabilidade com esses dados – desde a garantia dos pagamentos feitos corretamente, até o cumprimento das leis trabalhistas e fiscais. Isso precisa considerar, por exemplo, os dados locais de salário mínimo, piso salarial, horas extras, benefícios setoriais (como insalubridade ou periculosidade) e gerais (como seguro saúde e licenças remuneradas).

Terceirizar a folha de pagamento com a Deel simplifica todos os cálculos e checagens de conformidade legal e fiscal, através da nossa automação de RH que coleta e integra todos os dados relacionados à folha com precisão. A plataforma Deel fornece uma gestão centralizada da folha de pagamento, e gera relatórios ágeis e personalizados de forma sistemática, de acordo com as suas reais necessidades, gerando insights valiosos.

Além disso, você conta com uma equipe de especialistas em demandas jurídicas e financeiras, reduzindo a zero os riscos de sua empresa cometer erros.

Os impactos da falta de assertividade na folha de pagamento são grandes:

• Erros ou atrasos na folha de pagamento impactam negativamente os funcionários, atrapalhando suas economias e rotinas, e causando um estresse desnecessário. Também costumam prejudicar a confiança e a percepção positiva sobre a organização, levando os colaboradores a questionarem sua situação financeira e as capacidades da gestão.
• As consequências de um erro na folha de pagamento são mais graves do que a reclamação de um funcionário sobre uma parte do dinheiro que falta em seu contracheque. Impostos locais sobre a folha de pagamento pagos incorretamente podem resultar em penalidades e problemas legais.

Processos mais eficientes

A maioria dos provedores de serviços de folha de pagamento se mantém atualizada com as tecnologias mais recentes, pois isso lhes permite levar seus serviços para o próximo nível e fornecer o melhor para os clientes.

Isso inclui recursos de automação de RH e IA, que permitem que os profissionais de folha de pagamento se concentrem na otimização do seu sistema, tornando-o mais eficiente e reduzindo erros humanos.

Para aumentar ainda mais a eficiência da folha de pagamento, escolha um fornecedor centralizado de folha de pagamento como a Deel.

Como funciona a terceirização da folha de pagamento?

Contratar um fornecedor de serviços terceirizados em RH significa que você precisará compartilhar as informações de seus colaboradores. Por isso, antes de contratar a terceirização, certifique-se de que o fornecedor tenha um DPA adequado, para evitar possíveis problemas legais caso o serviço manipule incorretamente os dados da folha de pagamento.

O provedor de folha de pagamento vai precisar dos seguintes dados de cada colaborador:

• Informações de contato do funcionário
• Valor do pagamento
• Cargo
• Data de contratação
• Tipo de contrato

Além disso, seus funcionários usam cartões de ponto ou software de controle de tempo? O serviço de folha de pagamento terceirizado precisará ter acesso a essas informações para calcular e entregar pagamentos – por meio de cheques de folha de pagamento ou depósito direto.

Os provedores de folha de pagamento também lidam com os impostos sobre a folha de pagamento e garantem que você cumpra as regulamentações fiscais locais, independentemente da localização dos colaboradores. Para isso, pode ser necessário fornecer formulários fiscais específicos e outras informações necessárias sobre os funcionários, como os seus números de Previdência Social ou Números de Identificação Fiscal (TIN).

O processamento da folha de pagamento por um provedor de serviços pode incluir as seguintes etapas:

• Período de configuração – fornecendo todas as informações necessárias à empresa de folha de pagamento escolhida. Você precisará confirmar o valor e o horário de trabalho de cada funcionário
• Durante o período de pagamento – o provedor da folha de pagamento precisará do número de horas trabalhadas de cada funcionário para que possa inserir os dados em seu software e calcular os salários e vencimentos. Pode ser necessário confirmar as informações para eles
• Quando o pagamento bruto for calculado – o serviço de folha de pagamento fará as deduções antes e depois dos impostos, se aplicável. Isso pode incluir impostos, pensão alimentícia, seguro contra acidentes de trabalho e benefícios de funcionários
• Quando o pagamento líquido for calculado – seu provedor de serviços de folha de pagamento fará depósitos ou entregará cheques aos seus trabalhadores e fará outros pagamentos necessários, incluindo impostos durante a temporada fiscal
• Relatórios – como proprietário da empresa ou gestor da folha, você receberá relatórios de folha de pagamento em cada ciclo de pagamento, além de ter o controle e a visualização total sobre tudo o que está sendo automatizado

Quais são as suas opções de terceirização da folha de pagamento?

Ao selecionar um provedor terceirizado de folha de pagamento, considere seu orçamento, tamanho da equipe de RH e metas de expansão da folha de pagamento.

Empresas de folha de pagamento com serviço completo

As empresas de folha de pagamento com serviço completo têm ampla experiência na gestão da folha de pagamento e na garantia do cumprimento das obrigações fiscais das empresas. Se você estiver contratando internacionalmente, procure um fornecedor internacional de folha de pagamento como a Deel, que assume a responsabilidade de navegar pelas leis e práticas recomendadas de folha de pagamento.

A Deel é uma plataforma de RH completa para equipes internacionais. Dentre nossos diferenciais, estão:

• Maior cobertura com folha de pagamento disponível em todo o mundo, contratação de prestadores de serviços em 150 países e contratação de funcionários por meio de infraestrutura própria
• Suporte mais rápido e confiável 24 horas por dia, 7 dias por semana, além de um gerente de contas dedicado para cada equipe
• Menos trabalho manual com mais de 11 automações, pagamentos e faturamento automáticos, e alterações de contrato na plataforma
• Mais controle e flexibilidade de pagamento com opções avançadas de financiamento da folha de pagamento, pagamentos fora do ciclo, mais de 8 opções de retirada de pagamento, Deel Card, e muito mais

Organização de empregadores profissionais (PEO)

Contratar uma PEO (Professional Employer Organization) – tipo de terceirização da folha de pagamento nos Estados Unidos – também fornece serviços de RH, como benefícios, conformidade e gerenciamento de riscos, além de lidar com processamento de folha de pagamento, deduções e tarefas de relatórios. As PEOs são adequadas para empresas de todos os tamanhos, pois possuem flexibilidade e experiência para lidar com as diferentes regulamentações legais e fiscais.

Um serviço PEO pode ter um preço mais alto do que as opções básicas de terceirização de folha de pagamento. No entanto, esse custo reflete a ampla gama de serviços de RH que são oferecidos nesse modelo. Enquanto um serviço de folha de pagamento padrão apenas lide com contracheques e impostos, uma PEO:

1. Negocia para você taxas favoráveis ​​sobre benefícios de saúde no país onde está o colaborador
2. Lida com o processamento de sinistros
3. Gerencia inúmeras tarefas adicionais de RH que consomem tempo e recursos significativos

Dica: escolha uma PEO com ampla experiência internacional, e integrações robustas e fáceis ao seu software corporativo atual. A PEO da Deel conta com automação de RH e IA, proporcionando escalabilidade sem a necessidade de investimentos adicionais em infraestrutura de RH. Além disso, libera sua equipe de tarefas administrativas e permite que se concentre em outras operações mais estratégicas.

Contratar software de folha de pagamento

O uso de software de folha de pagamento normalmente não é considerado terceirização, pois ainda requer trabalho da sua equipe. Mas se sua equipe atualmente usa planilhas para gerenciar manualmente a folha de pagamento, investir em software de folha de pagamento é um bom primeiro passo para melhorar seus processos.

Contratar contador prestador de serviços

As pequenas empresas podem se beneficiar trabalhando com um prestador de serviços, pois é menos custoso. Se você escolher essa opção, certifique-se de que seu contrato com o contador seja claro, para evitar possíveis problemas como classificação incorreta de colaboradores ou outras lacunas importantes para sua operação.

Simplifique a folha de pagamento internacional com a Deel

Ter uma equipe internacional aumenta a inovação, a criatividade e a diversidade, mas também complexifica o gerenciamento da folha de pagamento. Você precisa navegar por diferentes moedas, taxas de câmbio, leis trabalhistas e fiscais, e outros requisitos de conformidade. E, à medida que sua equipe cresce, também aumentam as demandas de folha de pagamento.

Com a solução de Folha de Pagamento Internacional da Deel, todo esse trabalho e a preocupação são eliminados.

Torne a sua gestão da folha de pagamento mais eficiente, com uma única plataforma que centraliza e simplifica as operações locais e internacionais, elimina a administração contínua de conformidade trabalhista, paga os impostos e benefícios corretamente, e promove diversas outras melhorias na sua operação:

Veja como é fácil terceirizar a folha de pagamento com a Deel ou marque uma demonstração gratuita de 30 minutos para saber como você pode começar a implementar as soluções hoje mesmo!