Cómo ahorrar costos de contratación: hasta 60% si eres PyME

Cuando se trata de administrar una pequeña o mediana empresa, cada centavo cuenta. Una de las áreas que demanda mayor inversión es RR.HH en la contratación y el proceso de selección de nuevos empleados o trabajadores. Aquí te mostramos cómo lograr ahorro de costes mientras contratas los mejores talentos.

Cuáles son los costos de contratación más comunes

Identificar los costos en los procesos de cada área es el primer paso para entender qué ajustes estratégicos se pueden realizar. Toma ventaja de la etapa de maduración en la que están tus procesos de RR.HH y optimiza el enfoque y acciones.

Los siguientes son los costos más comunes en tu proceso de contratación:

Difusión de la vacante:

Una vez el equipo de recursos humanos redacta la descripción de la vacante, es tiempo de compartirla con tu red de contactos y en las bolsas de trabajo. Si bien puedes utilizar las redes sociales como LinkedIn, encontrar los mejores talentos requiere inversión en plataformas de búsqueda de empleo o incluso contratar apoyo de empresas enfocadas en reclutamiento.

Reclutamiento y selección de candidatos:

¿Tienes estandarizado cómo funciona tu proceso de reclutamiento y selección de candidatos potenciales? La inversión de tiempo y gestión documental del área de recursos humanos para llevar a cabo entrevistas, pruebas, verificación de antecedentes y finalmente preparación de una oferta es también parte del coste total de contratación.

Mientras más clara esté tu estrategia de reclutamiento, más fácil será definir los costos. Algunas preguntas guía para este punto son:

• ¿Utilizas un software de reclutamiento o herramienta de inteligencia artificial?
• ¿Cuánto tiempo toma cerrar cada oferta? ¿De 1 a 2 meses? ¿Tres meses o más?
• ¿Cuántas personas del equipo están involucradas en la selección de candidatos?
• ¿Debes pagar algún incentivo por candidatos referidos y contratados?
• ¿Tienes diseñado un proceso cuantitativo y cualitativo para filtrar a candidatos potenciales de la mejor manera?

Vinculación, onboarding y costos administrativos:

Una vez que la oferta es enviada al candidato y es aceptada, los costos administrativos comienzan a ser más tangibles. Desde la recolección de documentos para cumplir con las regulaciones y leyes del país donde la persona reside, dar de alta un nuevo perfil en tu payroll o sistema de pago de nómina, hasta los entrenamientos e inducción que brindarás al nuevo empleado requieren inversión en tiempo, recursos y gestión del equipo de recursos humanos.

La gestión documental del proceso de contratación es importante, sobre todo para evitar riesgos de clasificación errónea de tus trabajadores.

Inversión en el salario para tu equipo de recursos humanos:

Ya sea que tu empresa cuente con un equipo de recursos humanos mediano o pequeño o que te apoyes externamente contratando una firma de HR, en ambos casos debes contemplar los salarios o compensaciones. La ventaja de elegir modelos de contratación alternativos como freelancers o subcontratación es que te permite flexibilizar costos fijos. Por ejemplo, si pagas solo por cada candidato seleccionado, cuando todas las vacantes estén cubiertas y no necesites nuevo personal, no tendrás un costo fijo el cuál pagar.

En las PyMes es común delegar en otro aliado los procesos de contratación ya que muchas veces no se tiene internamente la infraestructura, la experiencia o las herramientas adecuadas para completarlo óptimamente.

Algunas preguntas guía para este punto son:

• ¿Quién o quiénes realizan el proceso de contratación en tu PyMe?
• ¿Cuánto pagas en salario al equipo de recursos humanos?
• ¿Tienes contratación externa para apoyar los procesos de RR.HH?

Cómo calcular el costo por contratación

Para definir el costo total, puedes sumar los costos internos de reclutamiento (referidos, salarios, software, etc) con los costos externos de reclutamiento (publicidad, aliados externos) y dividir entre el total de contrataciones.

En Latinoamérica, las PyMes invierten entre un 20% y 30% del presupuesto total anual en procesos de recursos humanos como la contratación.

Presta atención a los costos de contratación ocultos:

Al trabajar con cientos de PyMes en todo el mundo, hemos aprendido la lección sobre los costos ocultos. Muchas veces son imperceptibles, pero debilitan el crecimiento y expansión de tu empresa en el largo plazo. Por eso, una de nuestras políticas de precios en Deel es ser 100% transparentes, con tarifas predecibles, sin cargos ocultos.

Los costos ocultos a menudo se pasan por alto al calcular el costo total de contratación, pero pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad de una empresa. Algunos de los que hemos identificado son:

• El onboarding y el entrenamiento de nuevos trabajadores.
• La baja productividad de los nuevos trabajadores mientras se ajustan al nuevo entorno.
• La pérdida de tiempo y los recursos en la selección de candidatos inadecuados.

Estrategias para ahorrar costos de contratación

Con el fin de maximizar los recursos y obtener el mayor beneficio de la inversión en capital humano, es esencial que las pequeñas y medianas empresas implementen estrategias efectivas para ahorrar costos de contratación.

En Deel, hemos identificado diversas prácticas que no solo ayudan a reducir los costos de contratación, sino que también contribuyen a un proceso más eficiente de vinculación y onboarding. A continuación, te presentamos nuestro top 5 de estrategias recomendadas:

1. Define una estrategia de atracción de talento

Una buena estrategia de atracción de talento no solo puede ayudarte a ahorrar costos, sino que también te permitirá encontrar a los candidatos ideales para tu empresa. Para ello, es fundamental que definas tus necesidades de contratación, el perfil del candidato ideal y los canales de reclutamiento más adecuados.

Si tienes clara tu estrategia, será más fácil transmitirla al equipo de RR.HH para su ejecución y elegir a dónde se destinan los recursos.

¿Te has preguntado cómo perciben los candidatos tu empresa? La estrategia de atracción está directamente relacionada con tu marca empleadora o ‘employer branding’ en inglés, compuesta por la reputación, valores, cultura organizacional y la percepción que las personas tienen sobre ella.

2. Implementa un programa de recomendación o de referidos interno:

El programa de referidos es una excelente estrategia para conseguir talentos de calidad y con un costo de contratación más bajo.

Cuando tu talento se siente conectado con el propósito y cultura de la empresa, puede ver oportunidades potenciales y referir al “candidato ideal” para una vacante. Esto permitirá una selección de personal más eficiente.

Puedes definir políticas para referidos y ofrecer incentivos a tus empleados actuales para que recomienden candidatos. Por ejemplo, los bonos o los días de vacaciones adicionales son incentivos atractivos.

3. Automatiza los procesos de contratación y ahorra tiempo y dinero

De acuerdo con un estudio de Seliom, la plataforma de Business Process Management, “la ejecución manual de los procesos de negocios puede hacer perder hasta un 40% del tiempo de cada empleado al día”.

Utilizar las herramientas adecuadas como las automatizaciones te permite ahorrar tiempo y dinero, además de reducir los riesgos de seguridad y error.

Imagina que la próxima vez que tu equipo quiera generar un contrato para trabajadores remotos, pueda hacerlo a partir de una plantilla pre-establecida. O que los mensajes de seguimiento a los mejores candidatos se envíen en automático al marcar sus contactos con un status determinado.

Mira aquí la historia de Cubbo y cómo le ayudamos a reducir el complejo sistema de compliance de más de diez interacciones a solo una.

4. Centraliza tu gestión y pago de nómina en un SIRH

Cuando tus procesos de ingreso, contratación y pago de nómina están integrados en un mismo sistema de recursos humanos, evitarás errores en la manipulación de la información y conservarás los datos e información confidencial de tu equipo de trabajo de manera segura.

Un sistema de recursos humanos o SIRH que te permita ingresar los datos de un trabajador nuevo, firmar el contrato y recolectar los documentos demandados por ley en un mismo lugar facilita el proceso de contratación. Tu equipo ya no tendrá que invertir horas en consolidar información y gestionar diferentes plataformas para completar un mismo ingreso.

Centralizar tu gestión en un mismo lugar te ahorra tiempo y garantiza una adecuada manipulación de la información. Además, te permitirá tener información en tiempo real de cuántos trabajadores tiene tu empresa, bajo qué modelo de contratación están vinculados y su escala salarial o compensación. Esto te permitirá tomar decisiones informadas de manera relevante.

5. Adopta modelos de contratación alternativos

Una estrategia para reducir los costos de contratación en PyMes sin sacrificar capacidad operativa es adoptar modelos alternativos de contratación, como la vinculación trabajadores independientes o freelancers por proyecto y el outsourcing, que implica contratar a empresas especializadas en servicios específicos como el reclutamiento o la nómina. Estas alternativas pueden ayudarte a disminuir los costos fijos y enfocarte en el crecimiento y expansión de tu empresa.

Conocer las diferencias entre un empleado y un trabajador independiente te ayudará a evitar una clasificación errónea. Lee las pautas principales para determinar si un trabajador está correctamente clasificado.

Cómo Senders logró ahorrar hasta un 60% en costos de contratación

Senders es una plataforma de prospección de e-mail que ayuda a las empresas a conectarse con sus clientes. En 2022 se unieron a Deel como clientes y lograron la expansión de su equipo global a países como Estados Unidos, Brasil, México, Serbia, Macedonia, Costa Rica, Bangladesh y Finlandia.

Uno de sus principales retos en la gestión de su talento era el pago de nómina a sus trabajadores, las altas comisiones por transacción que los diferentes proveedores exigían y los retos legales para contratar en lugares donde no tenían entidades. Al tener empleados en varios países de Lationamérica, buscar un aliado que facilitara sus procesos de talento era clave.

Steve Baltodano, COO de Senders, nos contó que luego de elegir a Deel como aliado, "el impacto fue un ahorro del 60% en temas de talento". Lee la historia completa aquí.

¿Cómo con Deel aceleraron la contratación global ahorrando en costos de contratación hasta 60%? La respuesta es la centralización y simplificación de los procesos en un mismo sistema de recursos humanos. Con Deel, ellos obtuvieron un aliado de confianza, con el conocimiento legal necesario para cumplir con las regulaciones y la experiencia de usuario pensada para facilitar la vida de los equipos de RR.HH.

¿Buscas elegir un sistema de HR que te permita optimizar costos? Descarga nuestra Guía gratuita para comprar tu SIRH: cómo encontrar uno diseñado para el futuro.

La estrategia de capital humano es la mejor aliada de una PyMe

Hay dos cosas claves que se necesitan para la expansión y crecimiento de una empresa: la visión estratégica y la gestión adecuada del capital humano, incluyendo en la última el presupuesto invertido en procesos como la contratación.

A través de la planificación, la definición de objetivos claros y la implementación de alternativas innovadoras, las PyMEs pueden reducir significativamente sus costos de contratación y aumentar su eficiencia.

Si pones en práctica estas estrategias recomendadas por Deel, tu empresa puede mejorar la calidad de su talento y aumentar la satisfacción de los trabajadores, lo que a su vez se traduce en un mejor rendimiento y éxito empresarial a largo plazo. Recuerda que el capital humano es uno de los principales activos de cualquier empresa, y que la inversión en él siempre vale la pena.

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