¿Eres nuevo en usar un SIRH? Implementa con esta checklist

Para la mayoría de los equipos, la gestión de documentos y datos de RR.HH. en varias hojas de cálculo funciona bastante bien (hasta que deja de hacerlo).

Eventualmente, los datos fragmentados, la documentación desorganizada y el trabajo manual generan errores humanos, procesos ineficientes y miembros del equipo frustrados. A menos de que encuentres el SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) adecuado.

Ya sea que tengas un equipo de 100 o 1000 personas, un sistema de recursos humanos que puede crecer contigo (como Deel) agilizará tus procesos, minimizará los errores y el trabajo manual, y ayudará a tu equipo a tomar decisiones informadas y basadas en datos.

Esta guía es para equipos que están listos para alejarse de la gestión fragmentada de RR.HH. al configurar las funcionalidades de SIRH con Deel. ¿Ya estás familiarizado con los conceptos básicos? Lee nuestra guía sobre cómo migrar datos de RR.HH. de un SIRH a Deel.

¿Qué es un SIRH?

Un SIRH es una solución de software para mejorar las funciones básicas de RR.HH. y la gestión de la fuerza laboral. Las capacidades clave incluyen la organización de datos de los colaboradores, el seguimiento del tiempo y la asistencia, el payroll, la administración de beneficios, la gestión del desempeño y las funciones de autoservicio para colaboradores.

Deel con sus funcionalidades de SIRH globales que permite a los profesionales de RR.HH administrar todo su equipo internacional en un solo lugar. Esto incluye a tus colaboradores directos, colaboradores de EOR (employer of record) y freelancers de todo el mundo. Agenda una llamada para obtener acceso gratuito.

Cómo prepararte para tu primer SIRH

El SIRH ideal es aquel que puede apoyar a tu equipo a largo plazo. Para encontrarlo, debes identificar tus objetivos comerciales, hacer un plan de implementación y preparar a tu equipo para el proceso.

Evaluaciones y fijación de objetivos

• Haz un plan: establece un cronograma de implementación, determina y aprueba un presupuesto e identifica a los stakeholders y los miembros del equipo involucrados en el proceso
• Audita tu información actual de RR.HH.: reúne tus documentos actuales de RR.HH. en un solo lugar. Identifica fuentes de información precisas e inexactas y determina los controles de acceso para equipos/individuos
• Establece tus objetivos SIRH: ¿tu objetivo principal es consolidar los datos de RR.HH. en una sola plataforma, comprender mejor y anticipar los costos, o hacer informes más personalizables?
• Haz un checklist de requisitos del sistema: identifica las características y funciones que necesitas en un SIRH, como la creación de perfiles de colaboradores localizados o el uso de integraciones específicas.

Alinea tu equipo

La implementación de un SIRH desde cero requiere que los miembros de diferentes equipos trabajen juntos y estén muy alineados. Si es posible, identifica a un project manager para que actúe como intermediario entre tu proveedor y tu departamento de RR.HH para agilizar el proceso de implementación. 

También debes desarrollar un proceso claro de implementación multi-fase con equipos internos. Identifica quién completará las siguientes tareas en este:

• Identificar los requisitos del departamento en relación al SIRH
• Planificar y gestionar el proyecto
• Llevar a cabo la capacitación
• Configurar y hacer pruebas
• Plan de comunicación para un despliegue en toda la empresa

Investiga y selecciona tu SIRH

Usa una plantilla de solicitud de propuesta para recopilar información de productos de los proveedores e identificar el SIRH adecuado para tu equipo. Determina cómo cambian sus precios según el tamaño del equipo, cómo apoyan a un equipo en crecimiento y que integraciones ofrecen.

Suscríbete al período de prueba de los principales proveedores de SIRH que estás evaluando para experimentar sus productos y flujos de trabajo de primera mano. Para obtener un checklist completo de lo que debes tener en cuenta al buscar proveedores, lee nuestra Guía completa para elegir un SIRH.

6 pasos para configurar un SIRH con Deel

Una vez que hayas elegido tu software de RR.HH. ideal y hayas preparado a tu equipo para el proceso, es hora de implementar el nuevo sistema. En Deel, nuestro objetivo es hacer que la integración de un SIRH en tu stack tecnológico sea lo más simple posible para tu equipo. Así es como se ve todo el proceso con nosotros:

1. Recopilar tus datos

2. Subir los datos a Deel

3. Revisar tu People List

Reunir todos los datos de tus colaboradores, consolidarlos en un solo documento y expórtarlo como un archivo CSV para facilitar la migración de datos

Verificamos y confirmamos la información del colaborador y nuestro equipo de onboarding ayuda a cargar los datos existentes en Deel.

Una vez que toda la información de los colaboradores se haya migrado a Deel, revisa tu People List, la cual te da una vista completa de todos en un solo lugar, incluyendo la función, el equipo, el país, entre otros detalles.

4. Editar perfiles de colaboradores

5. Establecer gerentes y reportes directos

6. Agregar nuevos colaboradores según sea necesario

Los colaboradores o los administradores de la empresa pueden editar la información del perfil del colaborador.

Los controles de acceso dependerán de su tipo de empleo y la información que requiere edición.

Configurar gerentes y reportes directos para mostrar la estructura de informes de tu empresa

Llevar a cabo el onboarding de nuevos colaboradores en cualquier momento a través de la plataforma: los nuevos perfiles de estos se localizarán en su país de residencia

Para agilizar el proceso, los colaboradores pueden cargar documentos, firmar acuerdos laborales y más a través del portal de autoservicio.

¿Qué viene después? Una checklist de implementación post-SIRH

Sigue estos pasos para maximizar tu experiencia con Deel y preparar a tu equipo para el éxito.

Integra tu SIRH con otros sistemas

Reduce las tareas manuales, agiliza los flujos de trabajo y evita los errores humanos al integrar Deel con otras herramientas, como Quickbooks y Ashby. Deel se integra sin problemas con más de 15 herramientas y apps populares de RR.HH., o usa la API de Deel para crear integraciones personalizadas que se ajusten a las necesidades únicas de tu equipo.

Gracias a nuestra configuración dentro del producto, la integración solo toma unos minutos y tu equipo puede hacerlo directamente, pues no se requiere soporte adicional de especialistas tecnológicos.

Prueba tu nuevo SIRH

Con el perfil de tu equipo agregado y tus integraciones completas, puedes probar la plataforma al 100%. Pide retroalimentación a las personas que lo prueben durante esta fase, y a los usuarios finales después del lanzamiento. ¿Se agregaron correctamente todos los datos de los colaboradores? ¿Puedes elaborar un informe de payroll sin problemas? ¿Funcionan las automatizaciones como se esperaba?

Brinda capacitación y acceso a recursos

Deel fue creado para ser simple e intuitivo, por lo que cualquier usuario podrá entender fácilmente como funciona el producto. Aún así, los miembros del equipo central deben recibir capacitación sobre cómo usar la plataforma. El equipo de soporte de Deel ofrece video tutoriales útiles que te guiarán a través de la plataforma, así como recursos para respaldar una implementación sin problemas.

Implementación de SIRH y onboarding de empresas

Una vez completada la capacitación, identifica una fecha de implementación para tu nuevo sistema de recursos humanos. Envía comunicados a toda la empresa para anunciar el nuevo SIRH, dar instrucciones sobre cómo iniciar sesión, cómo usarlo y cómo pedir soporte. Este mensaje puede variar según el rol y status del destinatario en la empresa.

Cuando estés listo para lanzar Deel en toda la empresa, todos los colaboradores recibirán una invitación para unirse a la plataforma. Una vez que inicien sesión, completarán una checklist de tareas simples, como cargar documentos adicionales (datos bancarios, por ejemplo) o firmar electrónicamente su contrato.

Retira de forma segura tus archivos y docuementos antiguos

Ahora que tienes tu información de RR.HH. consolidada en una plataforma, desecha o almacena de forma segura tus hojas de cálculo y documentos usados anteriormente.

Considera guardar los archivos durante algunas semanas después del lanzamiento del SIRH en caso de que necesites consultar los datos originales. Marca claramente los documentos como "no usar" y cambia los controles de acceso a "solo lectura".

¿Realmente es tan fácil configurar un SIRH?

Con Deel, puede serlo.

Deel gestiona fácilmente los RRHH de trabajadores en más de 150 países con las funcionalidades SIRH integradas, te permite gestionar a todo tu equipo internacional en una sola plataforma. Eso incluye a tus empleado directos, tus freelancers o tus colaboradores de EOR, todo en un solo lugar.

Con Deel puedes:

• Obtener una supervisión completa del equipo con dashboards en tiempo real, informes de headcount, nóminas e integraciones API.
• Construir una cultura empresarial más fuerte con los plugins de Deel Engage que fomentan las conexiones entre tu equipo y automatizan las tareas comunes de RR.HH.
• Tener visibilidad global gestionando la incorporación, las nóminas y el compliance en cualquier país desde una ubicación centralizada.

Obtén más información sobre nuestro SIRH global.