Cómo calcular los beneficios de los trabajadores

¿Te preguntas por qué es importante calcular los beneficios de tus trabajadores? Aquí hay dos aspectos fundamentales que entran en juego. Por un lado, hay beneficios que son obligatorios por ley, los cuales son necesarios calcularlos correctamente para garantizar su satisfacción y cumplimiento legal. Por el otro, el paquete de beneficios puede representar una gran parte del plan de compensación de tus empleados y, por lo tanto, puede hacer la diferencia cuando se trata de retener a tu equipo actual o atraer nuevo talento.

Si quieres conocer los detalles sobre cómo calcular los beneficios de tus trabajadores, aquí te enseñamos cómo crear una oferta sólida de beneficios para equipos internacionales y remotos, sin importar dónde residan.

¿Por qué es importante comprender los beneficios de los trabajadores?

El concepto de beneficio se centra en los distintos elementos que conforman el paquete de compensación ofrecido a los empleados para atraer, retener y motivar el talento dentro de una organización. Estos beneficios van más allá del salario base y pueden ser clasificados en dos categorías principales: beneficios económicos y beneficios no económicos (que veremos más adelante). 

De esta manera, si tienes una mejor comprensión de estos costos, puedes tomar decisiones más informadas sobre cuánto necesitas para mantener y hacer crecer tu capital humano. Ya que los costos de mano de obra pueden representar una cantidad significativa de tus gastos generales.

Entonces, es una cifra importante a tener en cuenta en la elaboración de tus presupuestos y la planificación de los gastos de Recursos Humanos. Y lo es aún más en escenarios de tanta competitividad laboral, debido a la necesidad de crear un paquete compensatorio realmente atractivo y que aporte valor, sin excepciones. 

El margen de beneficio es una métrica clave para evaluar la rentabilidad de tu negocio. Se trata de una medida que indica la diferencia entre los ingresos totales de una empresa y sus costos totales, expresada como un porcentaje de los ingresos. Se calcula de la siguiente manera:

Un margen de beneficio alto indica que una empresa está generando más ingresos de los que gasta en costos, lo que es positivo para su salud financiera. Por otro lado, un margen de beneficio bajo puede indicar que una empresa está teniendo dificultades para generar ganancias significativas en relación con sus ingresos.

Por ejemplo, tan solo en México, el 61% de las compañías enfrenta el reto de actualizar su oferta de valor al empleado (EVP) para mantenerse competitiva a largo plazo, de acuerdo con un estudio al que se hace referencia en El Economista.

Tipos de beneficios para trabajadores

Existen diversos tipos de beneficios, incluyendo seguro médico, planes de retiro y días de vacaciones, cada uno con su propio método de cálculo. A continuación, te enseñamos cómo se clasifican:

Beneficios obligatorios

Los beneficios obligatorios incluyen contribuciones del empleador a los programas de seguro de desempleo, licencia por enfermedad, planes de jubilación y pensión, seguro de accidentes (compensación para trabajadores), protección contra insolvencia (cesantías) y aguinaldo en el país que corresponda. Generalmente, se calculan como un porcentaje de la remuneración y se envían directamente a la agencia gubernamental que corresponda.

Ahora bien, los impuestos pagados por el empleador varían de un país a otro. Puedes probar la calculadora de costos salariales de Deel para estimar los impuestos obligatorios del empleador en docenas de países. Pero, como regla general (muy general), espera asignar a los impuestos obligatorios alrededor de un 20% adicional de la remuneración de un trabajador, si planeas contratar a nivel internacional.

Nota: estos impuestos del empleador no son impuestos de retención. Las retenciones de impuestos se toman en su totalidad del salario bruto del trabajador. Como empleador, tu responsabilidad es solo realizar seguimiento y remitir lo que retienes.

Beneficios de la empresa

Los beneficios de la empresa son complementarios a los beneficios obligatorios y abarcan una amplia variedad. ¿Qué significa esto? Desde los más populares, como el seguro de salud y el bono de fin de año, hasta los más exclusivos y particulares, como acceso a salsa de siesta y helados gratis. Veamos más ejemplos de las prestaciones sociales:

• Seguro de salud, dental, de la vista, por discapacidad.
• Subsidios para gastos de estilo de vida y bienestar.
• Igualar las contribuciones de los trabajadores a los planes de jubilación.
• Tiempo libre remunerado.
• Donation matching o donaciones a organizaciones benéficas.
• Productos gratis o con descuento.
• Fiestas y eventos de empresa.
• Stock Options.
• Reembolso de matrícula.

Con tantas formas de beneficios sociales posibles, es importante que seas estratégico con tu oferta. Por ejemplo, en Estados Unidos, la mayoría de los beneficios se consideran gravables para el trabajador, pero algunos no lo son. Además, algunos gastos de beneficios pueden ser deducibles de impuestos para el empleador. Consulta con un contador o profesional de impuestos para obtener más detalles.

Beneficios sin costo

Si bien hay beneficios para los trabajadores que implican dinero, como los que te compartimos antes, también los hay sin costo adicional. Pero, ¿cómo es esto? Puedes ofrecer beneficios atractivos con un costo inicial mínimo. Por ejemplo:

• Onboarding completo con orientación, apoyo y recursos desde el primer día (en caso de que no sea una política empresarial). 
• Horas de trabajo flexibles.
• Políticas de trabajo desde casa o desde cualquier lugar.
• Negociar descuentos para tu personal con proveedores locales.
• Oportunidades de mentoría.

Aunque puede que no sea posible asignar un costo financiero a estos beneficios, vale la pena tomarse el tiempo para revisar y modificar las políticas de la empresa para garantizar que se utilicen según lo previsto y que se aprovechen al máximo.

Elementos a considerar en el cálculo

Cada empresa tendrá su propio paquete único de beneficios, y cada uno de estos debería encajar en una de las categorías de tipos de beneficios que te mencionamos anteriormente. Es decir, beneficios obligatorios (requeridos legalmente), beneficios opcionales de la empresa y beneficios sin costo.

Este artículo no podrá decirte cómo obtener las estimaciones de la cifra total de cada beneficio, así que busca ayuda en tus departamentos de RRHH. y contabilidad para encontrar facturas y declaraciones de impuestos para hacer los cálculos.

Sin embargo, hay factores comunes que debes contemplar, como:

• Los requisitos legales que se establecen por región o país.
• El sector industrial y las expectativas del mercado laboral.
• Las políticas internas de la empresa.

Además, las fórmulas para calcular beneficios deben adaptarse a cada tipo de beneficio, asegurando una estimación precisa y equitativa. ¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes. Sigue leyendo que tenemos una herramienta online de beneficios que puedes aprovechar para ofrecer un paquete competitivo.

Pero, antes de avanzar, es importante considerar la personalización de los beneficios para tus empleados, especialmente si se trata de equipos internacionales. ¿Cómo puedes hacerlo? Esta es una de las preguntas frecuentes sobre este punto. Veamos:

• Aprovecha la tecnología para adaptar los beneficios: por ejemplo, los clientes de Deel tienen acceso a beneficios exclusivos por el solo hecho de formar parte de nuestra comunidad. Conoce cuáles son los beneficios de ser usuario Deel y descarga nuestro pack de recursos para crear un paquete de beneficios que sea competitivo y cumpla con todos los requisitos legales.
• Ten en cuenta los beneficios por país: así como hay beneficios obligatorios por ley, también existen aquellos que generalmente los empleadores ofrecen porque los trabajadores esperan recibirlos. Para tener a tus empleados contentos, tienes que contemplar estos aspectos. Descubre más aquí.
• Equilibra los beneficios entre tus trabajadores remotos y presencial: puedes ofrecer horarios flexibles que se ajusten tanto a los trabajadores remotos como a los presenciales, para que gestionen mejor su tiempo y tengan un buen balance entre su vida laboral y personal. También, puedes dar oportunidades de desarrollo profesional online, para que sean accesibles a todos tus empleados, independientemente de su ubicación o modalidad de trabajo.

¿Se pueden ofrecer beneficios a empleados y a freelancers?

Los beneficios laborales suelen asociarse principalmente con empleados de tiempo completo o parcial, pero no se limitan exclusivamente a ellos. Aunque los freelancers trabajan de manera independiente y no tienen un vínculo laboral tradicional con las empresas para las que prestan servicios, también pueden acceder a ciertos beneficios, pero de forma diferente:

• Acuerdos individuales: hay freelancers que negocian beneficios directamente con sus clientes y los dejan asentados en los contratos de servicios. Por ejemplo, días de descanso pagados o bonificaciones por proyectos completados exitosamente.
• Beneficios directos de las plataformas: existen plataformas que conectan trabajadores independientes con clientes y tienen el plus de que ofrecen beneficios como seguros de responsabilidad profesional, descuentos en herramientas y acceso a softwares de gestión.
• Beneficios a través de asociaciones profesionales: también, hay freelancers que se unen a colectivos profesionales que ofrecen beneficios como seguros de salud grupales, planes de jubilación o acceso a formación continua a tarifas reducidas.
• Autogestión de beneficios: la gestión de los propios beneficios es otro punto que los freelancers suelen contemplar, como seguros de salud, planes de ahorro para la jubilación o inversión en su desarrollo profesional.

Errores comunes en el cálculo y cómo evitarlos

El hecho de reconocer y evitar errores comunes en el cálculo de los beneficios de los empleados asegura la exactitud y previene posibles conflictos. Ten en cuenta los siguientes:

• Errores en la clasificación de empleados: la clasificación incorrecta de un empleado puede llevar a calcular erróneamente los beneficios a los que tiene derecho, especialmente aquellos que son obligatorios por ley. Por ejemplo, clasificar a un trabajador como contratista independiente, cuando en realidad cumple con los criterios de empleado, puede resultar en la exclusión de beneficios obligatorios por ley. Para evitarlo, la comprensión de las regulaciones laborales pertinentes es crucial, así como garantizar una clasificación precisa de todos los trabajadores según su estatus legal.
• Malentendidos sobre la elegibilidad para beneficios: el desconocimiento sobre los requisitos de elegibilidad para ciertos beneficios es otro error común que puede resultar en una exclusión injusta de algunos empleados. Por ejemplo, si tienes beneficios adicionales que solo están disponibles para trabajadores a tiempo completo y de todas formas los aplicas a todo tipo de trabajadores de tu empresa, hay costos asociados que no están contemplados y pueden generar inconsistencias. Para evitar esto, es importante que tu equipo esté alineado con los criterios de elegibilidad para cada beneficio.
• Errores en el cálculo de beneficios variables: algunos beneficios, como bonificaciones o comisiones, pueden depender del rendimiento individual o los objetivos logrados. Por eso, el cálculo incorrecto de estos beneficios puede traducirse en pagos inexactos y, por lo tanto, en la insatisfacción de tus empleados. Para evitarlo, es importante que tu equipo de nómina tenga procesos claros y sepan cómo comunicar los beneficios variables.
• No tener en cuenta deducciones y retenciones: impuestos sobre la renta, contribuciones a la seguridad social o deducciones por beneficios de salud deben calcularse de forma correcta para que los pagos sean los adecuados. Para que esto no ocurra, es importante comprender las regulaciones fiscales y de seguridad social aplicables, y es recomendable apoyarse en una solución de nómina confiable.

Ahora bien, el asesoramiento legal y financiero es crucial para garantizar que tus cálculos de beneficios cumplan con todas las regulaciones aplicables. Los profesionales en estos campos pueden proporcionar una orientación experta sobre las leyes laborales, fiscales y de seguridad social que afectan los beneficios de tus empleados. De esta manera, podrás cumplir con las normativas locales.

¿Qué puedo hacer cuando ya sé el costo de los beneficios para mi trabajador?

Si ya sabes el costo de los beneficios para tus trabajadores, puedes hacer lo siguiente:

• Usar tus datos de beneficios para ayudar a calcular varias otras métricas. Tendrás una imagen holística más clara del paquete de compensación total de tu empresa, lo que ayudará a los reclutadores a articular mejor los beneficios y las ventajas competitivas de tu empresa.
• Dividir el costo total de los beneficios por la cantidad de trabajadores para obtener una métrica por persona o dividirlo por el gasto salarial anual total para obtener una métrica de carga de beneficios.
• Comparar estas métricas con los promedios, ya sean nacionales o de la industria.

Además, conocer los gastos de beneficios de los trabajadores es solo un paso para determinar el costo total de la fuerza laboral (TCOW), una cifra importante que también tiene en cuenta los gastos generales (como las herramientas y el equipo de capacitación de los colaboradores).

Facilita la gestión de beneficios para tu equipo de trabajo con Benefits Tool de Deel

En Deel, sabemos que ofrecer los beneficios locales adecuados para tus nuevos empleados es esencial para ser competitivo y asegurar el cumplimiento legal. Sin embargo, esta tarea no es sencilla al tener talento distribuido geográficamente. ¿Qué te parece la idea de explorar los beneficios legales, comunes y competitivos en cada mercado en un solo lugar?

Con Benefits Tool de Deel, puedes obtener una mejor comprensión de los beneficios obligatorios y opcionales que ofrecen los empleadores actuales en 50 países (y contando). Si contratas con Deel, te ayudaremos a garantizar que ofrezcas un paquete de beneficios competitivo en todo momento. ¡Conoce más aquí!