¿Cómo hacer una nómina paso a paso? Guía definitiva

La nómina es uno de esos documentos básicos que no pueden faltar en medio de toda relación entre un trabajador y un empleador. Es decir, si tenemos personal contratado a tiempo completo, como empresa debemos cumplir con determinadas obligaciones en el marco del derecho laboral (las cuales varían por país). Entre esas obligaciones, se encuentran las vinculadas con la remuneración del personal y el cálculo de la nómina.

¿Qué es una nómina?

Como mencionamos al principio, la nómina es un documento que refleja la remuneración total que le corresponde a cada empleado. Esto significa que allí se detalla el salario bruto y el monto a abonar por parte del empleador al profesional. Asimismo, en la nómina también se encuentran las deducciones, en tanto retenciones (aportaciones del trabajador) y aportes a la seguridad social.

¿Cuál es la importancia de la nómina?

La nómina, como documento legal, es importante tanto para el trabajador como para la empresa. Por un lado, a través de esta, el colaborador conoce en detalle cuál es la liquidación correspondiente mes a mes (o, según la modalidad de pago, también podría ser quincenal) y le sirve para respaldar sus ingresos frente a los entes reguladores del Estado y otras entidades o instituciones.

Por ejemplo, en muchos países de Latinoamérica, para que una persona pueda acceder a un determinado paquete bancario de beneficios, se le suele solicitar el recibo de sueldo (o el desprendible de nómina).

Desde la perspectiva del empleador, este no solo estará cumpliendo con lo establecido por ley sino que, además, podrá llevar un correcto registro contable (utilizando programas contables o Excel) sobre la suma de dinero abonada al personal por el trabajo realizado en determinado período y sobre las aportaciones de la empresa.

¿Cuáles son las características de una nómina?

Si bien más adelante nos centraremos en detalle que incluye la nómina, aquí te presentamos las características más relevantes para que tengas un primer acercamiento general sobre las mismas:

• Es un documento con validez legal.
• Tiene beneficios administrativos y legales.
• Permite cumplir con la normativa que regula los vínculos laborales y la categoría profesional.
• Sirve de respaldo para demostrar los egresos de la empresa y también para que el trabajador pueda demostrar su fuente de ingresos.

¿Cuáles son los tipos de nómina?

Entonces, los tipos de nómina suelen discriminarse por el período de tiempo de liquidación. Por lo tanto, podemos hablar de tres principales tipos de nóminas en cada tipo de contrato:

• Nómina semanal (la liquidación corresponde cada 7 días).
• Nómina quincenal (la liquidación es cada 15 días).
• Nómina mensual (la liquidación se realiza por mes; es la más frecuente).

¿Cuáles son las partes de una nómina?

Ahora bien, la estructura básica de una nómina comprende las siguientes partes:

• Datos de la empresa: se incluyen todos los datos que permiten identificar a la empresa en cuestión, como el nombre y el número de identificación (por ejemplo, en Argentina es el CUIT).
• Datos del profesional: son los principales datos del trabajador, como su nombre completo, antigüedad, ID, entre otros.
• Período de tiempo: se especifica la frecuencia en la que el colaborador recibe el pago.
• Percepciones: aquí se contempla el dinero que recibe el trabajador por su labor, incluyendo las horas extras.
• Deducciones: así como están las percepciones salariales, también están las deducciones en tanto descuentos que tienen como origen los impuestos, la seguridad social y demás.
• Base de cotización: se suma todo el dinero en bruto.
• Líquido: se trata de la parte del salario que finalmente recibe el trabajador en mano (el famoso sueldo neto).
• Cierre: al terminar el documento, está el sello y la firma del empleador, además de la del colaborador en cuestión.

¿Cómo hacer una nómina?

El paso a paso que estabas necesitando sobre cómo hacer una nómina te lo dejamos detallado a continuación:

1. Reúne toda la información necesaria de cada colaborador

Lo primero es tener a mano todos los datos del trabajador que resulten importantes para hacer la nómina. ¿A qué nos referimos con esto? Debemos saber si realizó horas extras autorizadas, cuáles son las obligaciones en materia de retención a la agencia tributaria, si se tomó licencias que haya que contemplar en la liquidación, pagas extras, cuál es el convenio colectivo en el que está enmarcado el tipo de contrato, entre otros.

Por otro lado, no olvides considerar el tipo de remuneración (salario fijo, pago por hora o por obra). Ten en cuenta que el pago por honorarios funciona distinto y, en este caso en particular, no hay una nómina de por medio porque el vínculo no es entre empleado y empleador.

Y, por último, considera la forma de pago (transferencia bancaria, criptomonedas, especie).

2. Completa los datos del encabezado

Luego, queda completar los datos del encabezado de la nómina. Allí deben estar los datos del trabajador y los datos de la empresa, como habíamos mencionado al principio de este artículo.

3. Indica la antigüedad del colaborador y el período de liquidación

¿En qué fecha comenzó el trabajo realizado? Esta debe especificarse en la nómina, al igual que el mes de período de liquidación que corresponda.

4. Especifica las percepciones

En cuarto lugar, se deben especificar cuáles son todas las percepciones que comprenden el salario bruto del trabajador en cuestión. Estos conceptos son tanto los que cotizan a la seguridad social como los que no. Por ejemplo, salario base, horas extras, indemnizaciones, plus de transporte, pagas extraordinarias, gratificaciones, complementos salariales, entre otros.

A propósito, ¿conoces cuál es el salario mínimo? En este resumen de LATAM, te contamos cuál es el salario mínimo por país (Uruguay, Chile, Ecuador, Argentina, Colombia ¡y muchos más!).

5. Especifica las deducciones

Así como se indican cuáles son las percepciones, también deben mencionarse las deducciones. Es decir, en otra columna deben mencionarse las cantidades de dinero que se descontarán del sueldo bruto. Por ejemplo, el absentismo, IRPF, los aportes a la seguridad social, entre otros.

Aquí te contamos cómo calcular los beneficios de los trabajadores en detalle.

6. Indica el líquido a percibir

Fruto de la resta de las percepciones y las deducciones (aportaciones del trabajador), se obtiene el líquido a percibir por parte del colaborador (salario neto).

7. Termina el pie del documento

Si bien esta información varía por país, en líneas generales se incluye la firma del colaborador, la firma del empleador y el sello.

Ahora bien, ¿te gustaría saber cómo mejorar la gestión de pagos? En esta otra nota, te contamos acerca de las 14 mejores prácticas que puedes poner en marcha para un buen equilibrio entre el departamento de Recursos Humanos y Finanzas. ¡Optimiza este proceso y ahorra tiempo, dinero y energía!

¿Cómo entregar la nómina?

En líneas generales, la nómina puede proveerla el empleador al colaborador tanto en papel físico como por medios electrónicos. De hecho, esta última es la que más se ha utilizado en el marco de la pandemia, debido al aluvión de trabajo remoto como modalidad predilecta para la seguridad de todos. Asimismo, la gestión de nóminas de forma electrónica permite ahorrar en papel y contribuir al medio ambiente.

Un vistazo general a lo que se establece en LATAM sobre la nómina

Si tienes colaboradores en distintos países del mundo o tienes pensado contratar talento único sin importar la ubicación geográfica de las personas físicas, tienes que tener en cuenta que el hecho de cómo hacer una gestión de nóminas varía por país.

Si bien la mayoría comparte los ítems que te hemos comentado aquí, siempre hay alguna que otra diferencia. Por eso, aquí te compartimos lo siguiente:

• Argentina: en el artículo 140 de la Ley de Contrato de Trabajo se especifican cuáles son los requisitos mínimos que debe cumplir todo recibo de sueldo. Estos son: razón social del empleador, domicilio y CUIT; nombre completo del trabajador, calificación profesional y CUIL; tipo de remuneración; requisitos del artículo 12 del Decreto-ley 17.250/67; entre otros elementos. Ingresa a la publicación sobre el salario del Gobierno argentino para conocer más.
• Colombia: el Código Sustantivo del Trabajo de Colombia fija cuáles son los descuentos prohibidos, entre otros aspectos relevantes a tener en cuenta al momento de hacer una nómina para un trabajador en Colombia. Por ejemplo, se prohíben descuentos o compensaciones por el uso de locales o deudas del trabajador para con el empleador.
• Brasil: las retenciones del impuesto sobre la renta, de acuerdo a las cotizaciones obligatorias en Brasil, varían hasta casi un 38% de acuerdo al salario. Lo mismo ocurre con respecto a las retenciones de la seguridad social.
• Perú: hay que tener en cuenta que en Perú hay distintos regímenes de trabajo (por lo tanto, no son las mismas regulaciones para los colaboradores del sector privado que para quienes trabajan en el Estado, por ejemplo).
• Chile: tal como se menciona en el Código del Trabajo de Chile, junto con el pago de la remuneración, el empleador debe entregar el comprobante con indicación del monto pagado, la forma y las deducciones realizadas. Asimismo, como se indica en el artículo 54 bis, “las liquidaciones de remuneraciones deberán contener en un anexo, que constituye parte integrante de las mismas, los montos de cada comisión, bono, premio u otro incentivo que recibe el trabajador, junto al detalle de cada operación que le dio origen y la forma empleada para su cálculo”.
• México: tal como se indica en el artículo 84 de la Ley Federal del Trabajo de México, “El salario debe ser remunerador y nunca menor al fijado como mínimo de acuerdo con las disposiciones de esta Ley. Para fijar el importe del salario se tomarán en consideración la cantidad y calidad del trabajo”.

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Sabemos que el cálculo y la confección de la nómina puede ser una tarea que consume demasiado tiempo en el mes; ni hablar del reto que los pagos globales suponen. De hecho, para los sectores administrativos de las empresas y RRHH, suele ser considerado un proceso tedioso y aburrido. Entonces, ¿por qué no delegarlo y centrarse en cuestiones más estratégicas?

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