Guía completa para pagar a freelancers en Europa

Con su variado panorama cultural y económico, Europa es un mercado crucial para una gran cantidad de empresas, muchas de las cuales necesitan presencia en el lugar o contratar freelancers locales para respaldar sus operaciones. Si bien ambas opciones tienen ventajas y cualidades únicas, esta guía aborda el proceso de pago para trabajadores independientes en Europa, explorando soluciones efectivas y examinando el panorama legal que rige estas transacciones.

¿Europa o UE? Análisis de la estructura política de la región

Entender las distinciones entre varias uniones regionales y económicas, como la Unión Europea (UE) y el Espacio Económico Europeo (EEE), es crucial cuando se trabaja con contratistas de diferentes países de Europa. Si bien existe un amplio nivel de uniformidad, particularmente entre los países de la UE y el EEE, existen ligeras diferencias en las regulaciones, la moneda local y las políticas de declaración de impuestos que pueden agregar complejidad a la forma en que se manejan los negocios en la región.

Aquí analizaremos las diferentes entidades a nivel general y veremos cómo estas pueden afectar las relaciones laborales con los freelancers.

Unión Europea (UE)

La UE es una unión política y económica de 27 Estados miembros. Opera como un mercado único que permite la libre circulación de personas, bienes, servicios y capital entre estos (una ventaja crucial con el aumento del trabajo remoto y el nomadismo digital). Para los contratistas y las empresas, esto significa procedimientos legales y regulatorios simplificados en todos estos países.

La contratación de freelancers dentro de la UE suele permitir transacciones de pago más sencillas y un marco jurídico armonizado. El euro (€) es la moneda oficial de la mayoría de estos países, lo que simplifica aún más las transacciones monetarias.

Espacio Económico Europeo (EEE)

El acuerdo EEE incluye a los Estados miembros de la UE y se extiende a Islandia, Liechtenstein y Noruega, países no miembros de la UE. Para los trabajadores independientes, esto significa que hay poca diferencia en términos de acceso al mercado y cooperación económica entre trabajar con alguien de un país de la UE y un país del EEE. Generalmente se aplican las mismas reglas de libertad de movimiento y operación comercial, aunque puede haber variaciones en las leyes y moneda locales.

Asociación Europea de Libre Comercio (AELC)

La AELC es una organización comercial regional y una zona de libre comercio formada por Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza. Participa en el mercado único de la UE a través del Acuerdo EEE para sus Estados miembros, excepto Suiza, que ha establecido su propio conjunto de acuerdos bilaterales con la UE. Cuando se trabaja con freelancers de países de la AELC, las condiciones pueden ser muy similares a las de trabajar con trabajadores independientes de países de la UE/EEE. Sin embargo, los países de la AELC no están sujetos a todas las leyes y regulaciones de la UE, lo que puede introducir diferencias en los marcos legales que las empresas pueden necesitar explorar.

Trabajadores independientes extranjeros en europea a nivel general

Algunas naciones europeas no son parte de los acuerdos discutidos anteriormente. Este grupo incluye países como el Reino Unido, Kosovo, Bosnia y Herzegovina, Serbia, Montenegro, Ucrania, entre otros. Si bien contratar freelancers de países europeos fuera de la UE, el EEE o la AELC puede ofrecer ciertas ventajas, como el acceso a nuevos mercados y talentos, también conlleva una serie de desafíos asociados principalmente con transacciones financieras, cumplimiento legal y procesos administrativos que pueden llegar a ser más complejos, por lo que es esencial considerar cuidadosamente las opciones y garantizar el soporte legal y administrativo adecuado.

Brexit y su impacto en el pago a freelancers internacionales

Contratar y pagar a trabajadores internacionales

Después del Brexit, las empresas del Reino Unido que tratan con trabajadores independientes de la UE, y viceversa, se han visto enfrentados a más retos burocráticos. Los pagos hacia y desde el Reino Unido ahora a menudo implican tarifas de transacción internacionales y pueden requerir trámites adicionales debido a que ya no son pagos nacionales dentro de la UE.

Además, el Brexit ha alterado el panorama fiscal para las empresas que operan entre el Reino Unido y la UE. Los procesos del IVA (Impuesto al Valor Agregado), por ejemplo, han experimentado cambios.

Clasificación de trabajadores

La divergencia regulatoria que resultó después del Brexit podría dar lugar a diferentes interpretaciones de las clasificaciones de trabajadores entre el Reino Unido y los Estados miembros de la UE. Esta afecta los derechos de los freelancers, las obligaciones tributarias y el acceso a la seguridad social, entre otras cosas. Por ejemplo, un contratista clasificado como trabajador independiente en el Reino Unido podría considerarse un empleado a tiempo completo según los criterios más estrictos de la UE, lo que afecta la forma en que se le grava y los beneficios laborales a los que tiene derecho.

Métodos de pago para freelancers disponibles en Europa

Transferencias bancarias

En Europa hay dos sistemas de pago disponibles para agilizar y asegurar el proceso de transferencia de dinero a través de fronteras: SWIFT (Sociedad de Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales) y SEPA (Zona Única de Pagos en Euros). Ambos sistemas cumplen funciones distintas pero complementarias al facilitar los pagos en todo el mundo y dentro de Europa, respectivamente.

Transferencias SEPA

SEPA facilita transferencias electrónicas internacionales en euros (EUR) de banco a banco dentro de los 36 países y territorios de la SEPA (los 27 países miembros de la UE, más Andorra, Islandia, Liechtenstein, Mónaco, Noruega, San Marino, Suiza, Reino Unido y el Ciudad del Vaticano). Sirve como estándar para las transacciones en euros y ofrece un proceso simplificado para pagos transfronterizos dentro de la eurozona.

Ventajas

• SEPA simplifica las transferencias bancarias internacionales en toda Europa, tratándolas como pagos nacionales independientemente de su ubicación dentro de la eurozona.
• Las transferencias son relativamente económicas y a menudo igualan las tarifas de las transacciones nacionales.
• Las transferencias SEPA normalmente se liquidan en un día hábil.

Desventajas

• Está diseñada para transacciones en euros; la conversión de otras monedas puede agregar costos y complejidad.
• Las empresas y trabajadores internacionales en países fuera del área SEPA o sin una cuenta bancaria local deben buscar otros métodos de pago.

Transferencias SWIFT

SWIFT ofrece una red que permite a las instituciones financieras de todo el mundo enviar y recibir información sobre transacciones financieras. Es un estándar para transferencias internacionales, incluidas aquellas hacia y desde países europeos.

Ventajas

• Admite pagos transfronterizos y se extiende más allá de la zona SEPA.
• Permite la transferencia de varias monedas, acomodándose a la diversidad monetaria de Europa.
• Reconocido por ser seguro y confiable.

Desventajas

• Las transferencias SWIFT pueden resultar costosas debido a las tarifas bancarias y de intermediarios.
• Las transacciones pueden tardar varios días en liquidarse, especialmente en el caso de monedas que necesitan conversión.
• Se vuelve más complejo debido a la necesidad de información bancaria precisa y a la posible existencia de bancos intermediarios.

Plataformas digitales y billeteras electrónicas

PayPal

PayPal es una de las plataformas de pago digital más reconocidas, ofrece soluciones de pago transfronterizas y fáciles de usar. Admite múltiples monedas y ofrece opciones de depósito directo, lo que lo convierte en una buena opción para empresas y contratistas.

Ventajas

• Ampliamente aceptado.
• Transacciones seguras.
• Cuenta con soporte para pagos internacionales.

Desventajas

• Las tarifas por transacción pueden ser altas, especialmente para la conversión de monedas y los pagos transfronterizos.

Wise (antes TransferWise)

Wise, que se especializa en transferencias internacionales de dinero con tarifas transparentes, es ideal para empresas y trabajadores independientes que trabajan en todo el mundo. Admite cuentas multidivisa, lo que facilita la recepción y gestión de pagos en diferentes monedas.

Ventajas

• Precios transparentes en cuanto a tasas de cambio de divisas.
• Admite cuentas multidivisa.
• Comisiones más bajas que los bancos tradicionales.

Desventajas

• No es una plataforma de procesamiento de pagos directos.
• La configuración puede resultar compleja para algunos usuarios.

Payoneer

Payoneer tiene como objetivo facilitar el comercio global. Esta es una empresa de servicios financieros que ofrece soluciones integrales de pago transfronterizo para empresas y freelancers.

Ventajas

• Agiliza el proceso de recepción de pagos desde el exterior.
• Ofrece cuentas receptoras multidivisa.
• Tiene tarifas competitivamente bajas en comparación con las opciones bancarias tradicionales.
• Cuenta con servicios adicionales como soluciones fiscales y gestión de riesgos.

Desventajas

• Los tipos de cambio incluyen un margen sobre la tasa promedio del mercado.
• No todas las funciones están disponibles en todos los países.
• Algunos usuarios afirman que la interfaz no es tan intuitiva.

Stripe

Stripe es una plataforma de pago avanzada diseñada para empresas online, ofrece varias herramientas para administrar transacciones online, como servicios de facturación y suscripción. Es conocido por su enfoque amigable para los desarrolladores y por su alcance global.

Ventajas

• Amplia integración de API y e-commerce.
• Admite pagos internacionales.
• Es confiable y seguro.
• Dirigido principalmente a empresas más que a freelancers individuales.

Desventajas

• Complejo de configurar.

Revolut

Revolut ha evolucionado rápidamente, pasando de ser una alternativa de banca digital a una plataforma sólida que ofrece una variedad de servicios financieros tanto para particulares como para empresas. Es especialmente atractivo para freelancers y empresas que participan en operaciones internacionales, ya que brinda la posibilidad de mantener fondos en una billetera digital o intercambiarlos y transferirlos en múltiples monedas sin tarifas exorbitantes.

Ventajas

• Ofrece herramientas de elaboración de presupuestos y análisis de gastos en tiempo real.
• Permite mantener e intercambiar varias monedas a tasas de cambio interbancarias.
• Ofrece transferencias internacionales de dinero a bajos costos.
• Incluye servicios financieros adicionales como intercambio de criptomonedas y bóvedas de ahorro.

Desventajas

• Transacciones de divisas gratuitas limitadas por mes, con tarifas que se aplican una vez superado el límite.
• Puede ser difícil contactar al servicio de atención al cliente durante horas pico.
• No todas las funciones, como los servicios de criptomonedas, están disponibles en todos los países.

Otros métodos de pago disponibles en Europa

Más allá de las opciones mencionadas anteriormente, los métodos más tradicionales como efectivo, tarjeta de crédito y cheques siguen presentes en el panorama de pagos a freelancers europeos. Sin embargo, dependiendo del país, su difusión y disponibilidad pueden variar.

Si bien las pequeñas empresas o los freelancers individuales que prefieren relaciones bancarias tradicionales y transacciones sencillas piensan que estos métodos se adaptan mejor a su situación específica, es posible que estos no sean compatibles con requisitos de cumplimiento legal modernos, lo que aumenta el riesgo al que tu empresa puede estar expuesta.

Además, la evolución de la economía digital y el impulso hacia los pagos electrónicos sugieren que la relevancia del efectivo y los cheques puede seguir disminuyendo en favor de soluciones de pago más seguras, eficientes y rastreables.

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Entender las normas de pago europeas

El panorama legal de Europa se caracteriza por una combinación de pautas de la UE y leyes de cada país que rigen las transacciones financieras, incluidas aquellas entre empresas y trabajadores independientes.

El incumplimiento de esto puede dar lugar a fuertes sanciones, problemas legales y daños a la reputación de la empresa. Por lo tanto, debes mantenerte informado tanto sobre las regulaciones generales de la UE como sobre las matizadas leyes de pago de los países donde residen tus freelancers.

Legislación de la UE

Los servicios de pago en Europa están fuertemente influenciados por la Directiva de Servicios de Pago (PSD2), cuyo objetivo es hacer que los pagos en toda la UE sean más seguros y eficientes. Estas pautas influyen en el procesamiento de pagos, enfatizando la seguridad del usuario a través de una sólida autenticación del cliente (SCA).

Leyes nacionales

Dentro de este marco europeo, cada país implementa diferentes leyes que rigen las relaciones con los freelancers, los impuestos y los servicios de pago. La interpretación y aplicación de las pautas de la UE pueden variar, lo que genera diferencias en los requisitos de procesamiento de pagos, impuestos y clasificación de freelancers entre países.

Ejemplos de diversidad regulatoria en la UE

Como dijimos anteriormente, el complejo panorama de las regulaciones de pago a trabajadores independientes en Europa presenta un desafío único para las empresas internacionales, ya que las leyes y prácticas pueden diferir significativamente de un país a otro. A continuación veremos algunos ejemplos que resaltan estas diferencias.

Entender el IVA y las obligaciones fiscales

Comprender el sistema del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y las obligaciones tributarias locales es vital cuando se trabaja con trabajadores independientes. El IVA es un impuesto al consumo que se aplica a un producto cada vez que se agrega valor en una etapa de producción y en el punto de venta minorista. Para las empresas que pagan a freelancers en Europa, el porcentaje del IVA puede variar significativamente según la naturaleza de los servicios prestados y la ubicación de ambas partes.

Es posible que se le exija a los freelancers que prestan servicios a empresas en otro país europeo que cobren el IVA; sin embargo, esto generalmente depende de si están registrados a efectos del IVA y de si se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, el cual traslada la responsabilidad de contabilizar el IVA del proveedor (trabajador independiente) al cliente (empresa). Además, las empresas deben considerar si los servicios prestados entran en la categoría de bienes o servicios a efectos del IVA, ya que pueden aplicarse normas diferentes.

Las obligaciones fiscales van más allá del IVA. Los empleadores deben distinguir correctamente entre empleados y trabajadores independientes para cumplir con las leyes fiscales y evitar sanciones por clasificación errónea.

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Cumplimiento legal para la privacidad y protección de datos

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) impone un estándar estricto para los derechos de privacidad, la seguridad y el cumplimiento legal en toda Europa, lo que afecta la forma en que las empresas recopilan, almacenan y procesan datos personales en los pagos a contratistas.

El cumplimiento del GDPR requiere de una atención meticulosa en cuanto al consentimiento, la minimización de datos y la existencia de un propósito claro para el procesamiento de datos personales. Las empresas deben asegurarse de que los contratos con trabajadores independientes establezcan explícitamente la base legal para procesar sus datos personales, que pueden incluir información de pago, números de identificación fiscal y datos de contacto.

Dadas las altas multas por infracciones al GDPR, las empresas no pueden darse el lujo de pasar por alto estas obligaciones. Crear una checklist de cumplimiento del GDPR y nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO) puede ayudar a garantizar que los pagos de los freelancers se gestionen de forma segura y legal.

La importancia de un acuerdo de trabajador independiente

Tener un acuerdo de trabajador independiente bien redactado es uno de los primeros pasos que debes dar al iniciar una relación comercial con freelancers en Europa. Este documento no sólo define el alcance del trabajo y las expectativas de ambas partes sino que también da un marco legal que puede proteger los intereses tanto de la empresa como del contratista. Un acuerdo integral de trabajador independiente debe incluir la siguiente información:

• Alcance del trabajo: desglose detallado de los servicios a prestar.
• Condiciones de pago: montos, cronograma y método (por ejemplo, depósito directo, por adelantado, por hitos).
• Duración: fechas de inicio y finalización del contrato o hitos del proyecto.
• Normas de confidencialidad y propiedad intelectual: términos sobre el uso de información confidencial y propiedad del trabajo producido.
• Cláusula de cancelación: condiciones bajo las cuales se puede cancelar el acuerdo.

Potencia la gestión de tus trabajadores independientes con Deel

En el panorama actual de las relaciones comerciales, el cumplimiento de las leyes laborales, la claridad de los acuerdos con los trabajadores independientes y la gestión eficaz de los pagos a freelancers afectan significativamente el éxito operativo de las empresas en Europa.

Al integrar una comprensión sólida de los formularios tributarios, los requisitos regulatorios y los matices de las leyes laborales en sus sistemas de nómina, los dueños de las empresas pueden evitar errores comunes como una fuerza laboral mal clasificada, asegurando el cumplimiento legal y fomentando un ambiente de trabajo productivo, eficiente y en regla.

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