Cómo se calcula el aguinaldo: guía para empleadores

El cálculo del aguinaldo es una tarea que genera preocupación y dudas entre los departamentos de Finanzas y Recursos Humanos de las empresas, especialmente en Latinoamérica. Este beneficio representa un gasto significativo y es crucial para la estabilidad financiera de los empleados. Sin embargo, su cálculo puede ser complejo y variar considerablemente según el país. Para ayudarte a sortear esta dificultad, hemos actualizado la información sobre cómo calcular el aguinaldo en la región, proporcionando una guía detallada para empleadores. Descubre todo lo que necesitas saber para tomar decisiones informadas y garantizar el bienestar de tus colaboradores.

¿Qué es el aguinaldo?

El aguinaldo es una prestación laboral y constituye un pago obligatorio que los empleadores deben afrontar y pagar a sus trabajadores. Estos no pueden renunciar a este derecho. Se trata de una remuneración adicional a todas las demás que percibe el empleado durante el lapso de un año, y que muchos esperan para planificar mejor sus gastos personales en la época de fiestas o para saldar deudas.

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo de México, los trabajadores tienen derecho laboral a un aguinaldo anual que debe abonarse antes de cada 20 de diciembre por su empleador, equivalente a quince días de salario. Esto es válido para todos los empleados, incluyendo quienes trabajan de forma eventual o temporal. O sea, todos los contratos de trabajo lo contemplan.

Ahora bien, la situación es diferente en otros países de Latinoamérica. Por ejemplo, la Ley 27.073 en Argentina establece que los trabajadores tienen dos aguinaldos al año por derecho, también llamado Sueldo Anual Complementario (SAC). Uno se abona a mitad de año, en junio, y otro a finales del mismo, en diciembre. Cada medio aguinaldo es el 50% de la mayor remuneración mensual percibida dentro de los dos semestres.

Por otro lado, en Colombia, el monto del aguinaldo también se abona dividido en dos pagos. Uno a mitad y otro a fin de año, equivalente a un mes de salario por cada año de trabajo.

El aguinaldo en España, conocido también como el decimotercer salario, es una prestación laboral que consiste en el pago de un salario extra a los empleados, generalmente en diciembre, con el propósito de ayudarles a afrontar los gastos adicionales durante las festividades navideñas. Este pago es obligatorio según la legislación española y se calcula en proporción a los días trabajados durante el año, lo que significa que su cuantía varía en función del tiempo que el empleado haya estado en la empresa a lo largo del año fiscal en curso. La gestión y distribución del aguinaldo están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos de cada sector, asegurando así que todos los trabajadores reciban este beneficio de manera justa y equitativa.

Obligatoriedad del aguinaldo en LATAM

Estos son los principales países en América Latina donde el aguinaldo es obligatorio por ley:

• México: la forma de cálculo depende de la antigüedad del empleado en la empresa actual y el tipo de retribución (salario fijo o variable). El pago de aguinaldo se hace en dos partes: la primera parte antes del 20 de diciembre del último año, y la segunda parte antes del 20 de mayo del año siguiente.
• Argentina: el SAC es obligatorio desde 1946 por la Ley de Contrato de Trabajo, y se abona en dos pagos, en julio y diciembre. 
• Colombia: la “prima”, como se conoce al aguinaldo en Colombia, se divide en dos pagos y equivale a un mes de salario. La primera mitad se debe pagar antes del 30 de junio, y la segunda parte antes del 20 de diciembre de cada año.
• Perú: se distingue el aguinaldo de la gratificación según si la entidad donde se trabaja es privada o pública. La primera mitad se debe pagar antes del 15 de julio, y la segunda parte antes del 15 de diciembre de cada año.
• Brasil: desde 1962, todos los trabajadores reciben 13 salarios al año, dentro de los cuales uno de ellos corresponde al aguinaldo. Se abona entre fines de noviembre y diciembre por año.
• Paraguay: antes de fin de año, cada trabajador debe recibir el aguinaldo, como un pago adicional. Para el cálculo, se incluye el salario, horas extraordinarias y comisiones.
• Nicaragua: el salario n°13 se calcula en base a diciembre del año anterior y noviembre del año actual. Todo trabajador tiene derecho al aguinaldo, aunque solo tenga un mes de estar trabajando hasta el 30 de noviembre.

Nota: si bien en Chile no existe una ley que determine que el aguinaldo es obligatorio, los empleadores suelen pagarlo por costumbre, tanto en el ámbito privado como en el público.

En caso de incumplimiento, no se contempla un plazo adicional para su pago. Directamente, hay sanciones, las cuales son multas económicas. En todos los casos, los trabajadores pueden presentar su reclamo. Por ejemplo, ante la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (PROFEDET) en México y en el Ministerio de Capital Humano (antes Ministerio de Trabajo) en Argentina.

Cómo se calcula el aguinaldo

Como empleador, es importante tener en cuenta los costos implicados al contratar trabajadores remotos, más allá de la remuneración mensual, y los beneficios a ofrecer (como podría ser el seguro de salud). Dentro de esos costos, el aguinaldo es un ítem crucial. Y hay varias opciones de cálculo del aguinaldo según el país.

Cómo se calcula el aguinaldo en Argentina

En Argentina, el aguinaldo se paga en dos veces. De esta forma, cada medio aguinaldo corresponde al 50% de la mayor remuneración percibida en el mes por el empleado, dentro del semestre que corresponda. La primera cuota la debes pagar en junio y la segunda en diciembre. Aquí el paso a paso a seguir para empleados que tienen más de un año de antigüedad:

• En el último semestre, revisar cuál fue el mes en el que se percibió la mayor remuneración.
• Luego, dividir ese monto por 2 para el aguinaldo bruto.
• Posteriormente, descontar las cargas sociales para obtener el monto final del aguinaldo neto. Por ejemplo, un 11% en concepto de jubilación y un 3% de obra social.

Cómo se calcula el aguinaldo en Colombia

En Colombia, existen dos tipos de aguinaldo que se le pagan al trabajador colombiano:

• Prima de navidad: corresponde a un mes de salario y se paga en la primera quincena del mes de diciembre de cada año.
• Prima por prestación de servicios: es una bonificación equivalente a un salario adicional por año. El pago del aguinaldo se divide en dos, como en el caso de Argentina (una se paga a mediados de año y la otra a fin de año).

Cómo se calcula el aguinaldo en Brasil

En Brasil, el aguinaldo corresponde a una doceava parte de la remuneración percibida por mes trabajado, a fin de año (sin los descuentos por impuestos). O sea, para calcularlo, tienes que tomar el salario bruto y multiplicarlo por la cantidad de meses trabajados y, posteriormente, dividirlo por 12.

Cómo se calcula el aguinaldo en México

Para calcular el aguinaldo en México, primero tienes que saber cuánto tiempo llevan tus empleados trabajando en la empresa. Entonces, supongamos que tienes empleados con más de un año prestando servicios. Lo siguiente es que tengas en cuenta el tipo de retribución:

• Salario fijo: el cálculo es por día laborado. Por lo tanto, tienes que dividir el salario mensual neto por 30 días y, posteriormente, esa cifra multiplicarla por 15 (el total mínimo a pagar en concepto de aguinaldo).
• Sueldo mensual variable: el cálculo del aguinaldo contempla el ingreso promedio diario de los últimos 30 días laborados. En cuanto al aguinaldo proporcional, este se otorga a los empleados que tienen menos de un año de servicio en su empleo actual y es por el tiempo trabajado. Entonces, corresponde una parte proporcional de aguinaldo y el cálculo puedes hacerlo de dos formas distintas. En ambos casos, se parte por el monto que los trabajadores perciben por jornada de trabajo. Veamos cómo:
• Primera opción: se dividen los 15 días de aguinaldo por los 365 días del año que tiene un año. Ese resultado se multiplica por la cantidad de días trabajados durante el año. Luego, se debe multiplicar el proporcional de días de aguinaldo por el sueldo diario.
• Segunda opción: se multiplica el salario diario por 15 días. Luego, se divide el aguinaldo del año completo por 365 días. Posteriormente, se multiplica dicho resultado por la cantidad de días que trabajó el empleado.

Cómo se calcula el aguinaldo en Perú

En Perú, como te adelantamos, se distingue el aguinaldo de la gratificación. El primero es para el sector público, mientras que el segundo es para el privado. Así, el aguinaldo está contemplado por la Ley de Presupuesto, en el que se fija el monto a entregar.

Respecto a la gratificación, la misma equivale a una remuneración completa, en caso de que el trabajador haya trabajado todo el semestre (sino es una fracción). Se abona en julio por Fiestas Patrias y en diciembre por Navidad.

A propósito, si tienes dudas sobre cómo hacer una oferta justa y competitiva al contratar talento remoto, puedes utilizar Salary Insights de Deel para descubrirlo.

Implicaciones fiscales del aguinaldo

El aguinaldo está sujeto al pago del Impuesto Sobre la Renta (ISR). Este es uno de los impuestos más importantes en el país mexicano y se aplica sobre todos los ingresos de los trabajadores. Así, en lo que respecta al aguinaldo, el empleador debe tener en cuenta el cálculo del ISR y retener el importe correspondiente.

El ISR se descuenta del salario bruto de los empleados. Una vez aplicado, el resultado es el salario neto, que es lo que termina percibiendo el empleado. Ahora, cabe aclarar dos cuestiones:

• Para los empleadores, esta prestación social está exenta de ISR gravable cuando se entrega a todos los trabajadores y no supere los 30 días de salario.
• Para los empleados, el monto exento no debe superar los 30 UMA (Unidad de Medida de Actualización), que son los días de salario mínimo.

Ahora bien, antes de continuar, aquí te compartimos una serie de consejos para manejar eficientemente estas obligaciones fiscales:

• Mantén tus conocimientos actualizados: estar al tanto de los cambios en las leyes y regulaciones fiscales locales te permitirá calcular y pagar el aguinaldo a tiempo, según el país que se trate. Esto incluye entender los requisitos de retención de impuestos, tasas impositivas aplicables y plazos de presentación de informes que estén relacionados.
• Incluye el aguinaldo en tus informes de nómina: asegúrate de incluirlo para tener precisión en la presentación de tus informes fiscales y el cumplimiento de las obligaciones legales.
• Haz registros precisos: lleva un registro detallado sobre todos los pagos de aguinaldo realizados, incluidos los cálculos de impuestos y las retenciones, para tener control en tus finanzas.

Preguntas frecuentes sobre el aguinaldo

Estas son las preguntas más frecuentes sobre el aguinaldo:

1. ¿Quiénes tienen derecho al aguinaldo?

Los trabajadores elegibles para cobrar el aguinaldo son aquellos que están bajo un contrato laboral formal, independientemente del tipo que sea (es decir, indefinido, temporal, jornada completa, jornada reducida…).

2. Quienes cobran honorarios, ¿también deben recibir aguinaldo?

El aguinaldo es una prestación laboral o, en otras palabras, un beneficio de los trabajadores. Solo existe en la medida que haya una relación de trabajo, donde los trabajadores prestan sus servicios de manera subordinada. No ocurre lo mismo en el caso de los prestadores de servicios por honorarios. En este último caso, se trata de personas que prestan sus servicios de forma independiente, sin una relación de subordinación.

3. Los trabajadores con jornada reducida, ¿tienen derecho a aguinaldo?

Aunque los trabajadores con jornada reducida no hayan trabajado todo el año en la empresa, el empleador tiene la obligación de pagar esta prestación laboral. Este derecho es para todos los trabajadores.

4. Si a una trabajadora le fue otorgada la incapacidad por maternidad por parte del IMSS, ¿ese número de días debe contemplarse en el cálculo de su aguinaldo?

Sí, el período de incapacidad por maternidad no suspende la relación laboral de subordinación. Por lo tanto, esos días deben tenerse en cuenta como si la trabajadora hubiera estado en servicio activo.

5. ¿Puede pagarse el aguinaldo cualquier día o hay que atenerse a la fecha límite que se establece por ley?

Siempre se debe pagar antes de que llegue la fecha límite establecida por ley. Así, por ejemplo, el 18 de diciembre de cada año es la fecha de vencimiento de la segunda parte del Sueldo Anual Complementario en Argentina.

Mejores prácticas para la gestión del aguinaldo

1. Cumple con la legislación vigente

Cada país tiene sus reglas y, en lo que respecta al aguinaldo, no todos comparten las mismas condiciones y aspectos a tener en cuenta a la hora de hacer este cálculo. Por eso, es importante mantenerse informado sobre los requisitos y todo tipo de cambio que se realice en las regulaciones laborales y fiscales.

Como sabemos que esto puede ser difícil, especialmente cuando no se cuenta con la capacidad operativa laboral suficiente, la solución de Global Payroll de Deel está aquí para ayudarte. Ya que te garantiza el cumplimiento legal, incluyendo la declaración de impuestos.

2. Paga en fecha

Una solución como la de Deel no solo te permite integrar tu software de contabilidad favorito, sino que, además, te permite hacer pagos automáticos. Esto te ahorrará bastante tiempo y te permitirá pagar el sueldo y el aguinaldo de tus empleados a tiempo, según lo que estipula la ley local.

3. Apóyate en tecnología de punta

Si operas en varios países, es normal que la gestión global de nóminas (incluyendo el cálculo de aguinaldos) se vuelva una tarea cada vez más compleja. Frente a esto, puedes utilizar la tecnología a tu favor, para que tu empresa pueda seguir expandiéndose. Solo tienes que elegir al aliado experto que contribuirá en la productividad de tu equipo de Finanzas. Si quieres saber cómo Deel puede ayudarte a simplificar la nómina global, descubre este otro blog con consejos útiles.

Facilita tu gestión de nómina con Deel

Una de las funciones fundamentales y sensibles de todo departamento de Finanzas tiene que ver con la correcta gestión de la nómina y los beneficios sociales contemplados por ley. De esta manera, entregar el aguinaldo en tiempo y forma no es un tema menor, dado que tus empleados esperan con ansias este momento. Pero, como hemos visto, el hecho de comprender cómo se calcula el aguinaldo no solo es importante para mantener una buena relación con el personal, sino que es necesario para el cumplimiento.

Ahora, con Global Payroll de Deel, nunca fue tan fácil cumplir legalmente con todas las obligaciones de nómina de tus empleados, incluyendo el aguinaldo y las retenciones. Todo esto sin importar el país de contratación. Puedes olvidarte de la tediosa tarea de estar al día con los cambios en las regulaciones locales. ¡Terceriza tu nómina con Deel!