Nómina para startups: 11 consejos para Founders

Las startups respaldadas por capital de riesgo tienden a contratar rápidamente a un gran número de colaboradores. Configurar la nómina para startups es una tarea compleja, pero una vez que tienes un sistema implementado, el hipercrecimiento eficiente y legal se vuelve más fácil.

Los sistemas de nómina como Deel pueden ayudar a agilizar el proceso de nómina, garantizar que los colaboradores reciban su pago de manera precisa y puntual, y manejar el papeleo, las reglamentaciones y el compliance fiscal.

En este artículo, exploramos las mejores prácticas para configurar la nómina para startups con consejos de expertos de Kruze Consulting.

Disclaimer: este artículo fue creado con fines informativos y no pretende ser un asesoramiento legal o fiscal. Aunque el contenido se centra en la nómina de EE. UU., Deel permite a las empresas de todo el mundo contratar, pagar y administrar sus equipos globales.

Define con anticipación las expectativas salariales como fundador

La forma en la que te contrates y te pagues a ti mismo como fundador dependerá del tipo de entidad y la estructura legal de tu negocio. Lo mejor es hablar con un experto en impuestos y contabilidad para determinar el plan de acción más adecuado.

En general, hay tres formas principales de recibir pagos como fundador:

• Recibes un salario como cualquier colaborador
• Sacas dinero de la empresa cuando esta tiene los fondos
• La empresa te paga a través de bonos, pagos de dividendos o venta de acciones

A veces, es una combinación de la primera y la tercera opción.

¿Cuánto debería cobrar el fundador de una startup?

Según el equipo de Kruze, el salario promedio de los CEO en las startups ha disminuido levemente de $150,000 USD en 2022 a $148,000 en 2023.

Usa esta calculadora salarial para CEOs de Startups para estimar tu salario como fundador y comunicar las expectativas salariales a los inversionistas como parte de tu presupuesto y plan financiero. Asegúrate de que tu y los demás co-founders hayan discutido el monto y la forma en la que se te compensará después de que la empresa recaude fondos y empiece a gestionar la la nómina, y documenta este acuerdo.

Utiliza un sistema de nómina global centralizado

Procesar la nómina manualmente, emitir cheques en papel o enviar el pago a través de una billetera digital lleva tiempo que no tienes, y lidiar con el compliance en relación al pago de los colaboradores es complejo, ya que debes seguir las regulaciones federales, estatales y locales. En vez de esto, utiliza un sistema de nómina global centralizado que mantenga toda la información del personal en un solo lugar.

Asegúrate de que puedes sumar nuevos colaboradores fácilmente

Las primeras impresiones son importantes, y la investigación ha indicado que un sólido proceso de onboarding mejora la retención de nuevos colaboradores en un 8 %. Esto requiere mucho trabajo, por lo que tu sistema debería permitirte sumar nuevas personas a tu equipo de manera fácil y rápida.

La contratación de colaboradores o freelancers en otros países le agrega aún más complejidad al proceso de onboarding, por lo que si planeas contratar en el extranjero, asegúrate de que tu software de contabilidad pueda lidiar con esas nuevas personas que se suman al equipo.

Clasificar correctamente al personal

Suena simple, pero los nuevos empleadores a menudo clasifican erróneamente a su personal, lo que puede tener importantes implicaciones fiscales. El personal podría estar exentos o no exento según las leyes federales y estatales y se clasifican en colaboradores o freelancers.

Los colaboradores y freelancers internacionales deben cumplir con las leyes y regulaciones locales con respecto a tiempo libre remunerado (PTO), salario mínimo, seguridad social, seguro médico, compensación laboral, ciclos de pago y más. Si planeas contratar personas en otros países, busca un proveedor de nómina para simplificar ese proceso.

Nuestro software de empleo permite que Deel funcione como el Employer of Record a través de entidades legales locales para agilizar todo el proceso que conlleva contratar a nivel internacional. El colaborador trabaja para tu startup, tal y como lo hacen otros miembros del equipo, pero Deel se encarga del compliance, la nómina y el soporte de RR.HH.

No olvides los impuestos sobre la nómina

“Uno de los errores más grandes que vemos en Kruze es cuando una startup simplemente les da un cheque a los colaboradores y no les retiene impuestos”, dice el equipo de Kruze.

Si las autoridades competentes no han recibido tus impuestos sobre la nómina al final del período que corresponde, tendrás un problema importante con los avisos de multas, los impuestos atrasados, el papeleo, etc. Esta descripción general de los plazos de presentación de impuestos para las startups c-corporations puede ayudarte a mantenerte al día con los impuestos federales y estatales (para EE.UU).

Tener colaboradores a nivel internacional aumentan la complejidad de todo, ya que debes cumplir con las leyes de los países, gobiernos regionales y ciudades donde viven estos. Una vez más, un sistema de software de nómina como Deel puede ayudar a tu startup a garantizar que no violes esas reglas.

Elige bien tu cronograma de pagos

Las empresas pequeñas que no tienen muchos colaboradores pueden pagarle a estos semanalmente, pero a medida que tu empresa crezca y emplees a más personas, eso puede volverse demasiado engorroso. Puedes elegir semanal, bi-semanal, bimensual o mensual según tus necesidades.

• Semanal: se paga en un día específico de la semana, todas las semanas, durante todo el año
• Quincenal: se paga en el mismo día de la semana cada dos semanas
• Bi-mensual: se paga dos veces al mes, para un total de 24 cheques de pago al año
• Mensual: se paga una vez al mes, generalmente el último día del mes

Algunos lugares tienen requisitos específicas para el día de pago y regulaciones en cuanto a cómo se puede pagar (por ejemplo, depósitos directos en cuentas bancarias, cheques o nómina en cripto). Al establecer un cronograma de pago, ten en cuenta las leyes aplicables, tu disponibilidad de tiempo y las necesidades de los colaboradores.

Procesar la nómina a tiempo

La nómina atrasada puede violar las leyes, pero el efecto más inmediato será la desmotivación y la productividad de los colaboradores.

Una encuesta de The Workforce Institute encontró que el 24% de los trabajadores estadounidenses comenzarán una nueva búsqueda de trabajo después de un error en su pago, y otro 25% dijo que comenzaría a buscar un nuevo trabajo después de dos errores. En LATAM IT está en el ojo del huracán, después de que la cuarentena obligatoria planteó un desafío para el área tecnológica -en especial en Recursos Humanos- el 60.3% de los líderes de este estudio, indicaron que tuvieron que acelerar sus procesos de transformación para mantener a la empresa operativa y sin errores en el pago. Tu startup no solo perderá colaboradores experimentados, sino que la rotación de personal te costará dinero. Esta es un área donde un sistema automatizado ayuda.

No actualizar la nómina

“A veces vemos fundadores de startups que no reciben pago hasta que obtienen fondos y luego quieren pagarse a sí mismos por los tres o seis meses que dedicaron a recaudar dinero”, dice el equipo de Kruze.

Los cheques de pago retroactivos crean sanciones fiscales y papeleo para volver a presentar los impuestos sobre la nómina. Si esperas que surja esta situación, debes negociar un pago de bonificación en tu contrato que puedas cobrar cuando reúnas capital. Y, por supuesto, procesa ese pago de bonificación a través de la nómina para contabilizar los impuestos correctamente.

Asegúrate de que lidiar con los créditos fiscales de investigación y desarrollo (I+D) - para EE.UU

Según Kruze, sus clientes ahorran millones cada año aprovechando el crédito fiscal de I+D.

Esos clientes deben poder manejar el proceso de estudiar los formularios de impuestos, documentar adecuadamente el reclamo de investigación, enviar la información de la nómina al IRS e, idealmente, detener la retención de inmediato para obtener los beneficios del crédito. Eso es extremadamente difícil si estás utilizando un sistema manual.

Las reclamaciones indebidas para el crédito fiscal de I+D aparecen regularmente en la lista de estafas fiscales "Dirty Dozen" del IRS que resulta en auditorías por parte de esta entidad. Debes trabajar con una firma de CPA calificada para esta tarea y usar un proveedor externo para ajustar la nómina en función de los créditos que has ganado.

Revisa regularmente la información de los colaboradores para garantizar que esté correcta

Registrar la información correcta del colaborador ahorrará tiempo en el back-end al procesar la nómina. Y en el mundo actual de trabajo remoto, las personas generalmente pueden mudarse y no siempre lo mencionan.

Si un colaborador cambia de lugar de residencia, eso puede crear un nexo fiscal y deberá cumplir con esos requisitos fiscales, incluidos los posibles impuestos sobre las ventas. Revisa la información de los colaboradores y los recibos de pago regularmente para garantizar que esté todo correcto.

Haz un plan de contingencia en caso de problemas en el procesamiento de tu nómina

El Silicon Valley Bank (SVB), quién tenía una relación bancaria con muchísimas empresas de EE.UU., fue cerrado recientemente por los reguladores. Miles de clientes no pudieron acceder a sus cuentas, procesar nóminas o pagar facturas. ¿Qué debes hacer si eso te sucede?

Transfiere los fondos restantes una vez que estén disponibles

Ponte en contacto con tu banco para averiguar qué opciones tienes disponibles. Es posible que puedas acceder a los fondos a través de otra sucursal o banca online. Si no es así, pregunta sobre las opciones de transferencia bancaria o los servicios de emisión de cheques.

Encuentra fuentes de financiación alternativas

Puedes considerar múltiples estrategias para recaudar efectivo rápidamente para operaciones básicas de nómina, incluidos préstamos puente (financiación de corta duración que se produce entre el trámite de dos préstamos de larga duración), rondas internas, préstamos de capital y crédito de emergencia.

Prioriza los pagos de los colaboradores

Asegúrate de que tu equipo esté bien atendido y pueda continuar trabajando para mantener la empresa en funcionamiento. No pagar los salarios a tiempo generalmente es ilegal y puede dar lugar a sanciones, multas, juicios, auditorías, gravámenes y embargos. Esto también puede dañar tu reputación como empleador y afectar tu capacidad para atraer y retener talento.

Comunícate con tu gente

Mantén a los colaboradores informados sobre la situación y dales actualizaciones sobre cuándo pueden recibir su pago. Se transparente sobre los pasos que estás tomando para resolver el problema y asegúrales que estás haciendo todo lo posible para pagar la nómina lo antes posible.

Preguntas frecuentes sobre la nómina de startups

Lee nuestras preguntas frecuentes para obtener más información sobre cómo los empresarios deben configurar, administrar y procesar la nómina.

¿Puedo encargarme de la nómina de mi pequeña empresa yo mismo?

Sí, tú mismo puedes configurar y administrar la nómina de tu propia startup. Pero incluso las pequeñas empresas nacionales pueden tener problemas de nómina cuando confían en la gestión manual de esta.

La nómina manual aumenta el riesgo de error humano, y solo se necesitan dos errores para que el 49% de los colaboradores empiece a desconfiar y por ende a buscar un nuevo trabajo. La tercerización de la nómina ahorra tiempo y dinero y garantiza una que esta se procese correctamente y de acuerdo con todos los requisitos legales exigidos. Si estás gestionando la nómina para un equipo internacional, sigue nuestra plantilla de nómina global para entender el alcance de las tareas diarias y las mejores prácticas.

¿Cómo inicio un sistema de nómina desde cero?

Para configurar la nómina como propietario de una pequeña empresa desde cero (en EE.UU.), debes:

1. Obtener un número de identificación de empleador (EIN) y una identificación comercial
2. Registrarte en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS)
3. Determinar el estatus laboral de cada persona
4. Responder por los beneficios legales de los colaboradores y los embargos salariales
5. Recopilar los FORMULARIOS W-4 e I-9 del IRS de los colaboradores y los formularios W-9 de los freelancers
6. Determinar un calendario de nómina
7. Deducir los impuestos sobre la nómina
8. Documentar el proceso de gestión de nómina

¿Cuál es el mejor software de nómina para startups?

El mejor servicio de nómina para startups es escalable. Busca un servicio que pueda crecer en la misma medida en que lo haga tu empresa, ya sea que contrates colaboradores directos a tiempo completo o parcial, freelancers internacionales o colaboradores de EOR. Si bien Gusto y Rippling son opciones comunes, Deel es una de las primeras y únicas empresas en unificar los pagos para todo el personal sin importar su clasificación y la gestión de nómina en una sola plataforma.

Mientras que Gusto y Rippling son opciones comunes, Deel es una de las primeras y únicas empresas en unificar los pagos a freelancers, los servicios EOR y la gestión de nóminas en una sola plataforma.

Al comparar Deel frente a la competencia, nos situamos por encima con más escalabilidad, cobertura global, automatizaciones y experiencia. Con Deel, los clientes tienen acceso a más de 10 métodos de financiación, más de 7 opciones de retiro de dienero para freelancers, precios predecibles y seguridad integral.

Utiliza Deel para pagar a tu equipo en crecimiento de forma rápida y legal

El software de nómina mantiene la información organizada, simplifica el compliance fiscal nacional e internacional, ayuda a eliminar errores y retrasos y ahorra tiempo y dinero a los fundadores.

Un software de nómina todo en uno como Deel prepara a tu startup para el crecimiento y el éxito:

• Cobertura global con entidades en más de 90 países
• Expertos internos en nómina que manejan por ti las leyes fiscales, el compliance y otras tareas que requieren mucho tiempo
• Nómina full-service: nos encargamos del onboarding, el tiempo libre, los beneficios locales, la declaración de impuestos, el offboarding y el soporte adicional de RR.HH.
• Plataforma intuitiva basada en la nube con autoservicio para una experiencia fluida y fácil de usar
• Atención al cliente 24/7 por parte de nuestro equipo de expertos

Deel tiene una puntuación de 4,8/5 en Trustpilot con más de 2.400 opiniones. Los clientes nos felicitan por la excelente atención al cliente de nuestro equipo y la facilidad de uso de la plataforma, siendo algunas de las muchas razones por las que siguen confiando en Deel para sus nóminas, RR.HH. y compliance.

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