8 desafíos en la gestión de empleados remotos (y soluciones)

Aproximadamente el 40% de los gerentes remotos tienen poca confianza en su capacidad para gestionar a sus empleados. Mientras tanto, los equipos remotos están creciendo cada vez más, casi duplicandose desde 2020: el gerente promedio supervisa siete reportes directos.

Como gerente, puedes agotarte tratando de resolver los mayores desafíos de administrar empleados remotos sin estrategias de comunicación claras, procesos fáciles de seguir o el apoyo de tus superiores. Al mismo tiempo, tus empleados remotos pueden experimentar desconexión, baja productividad y baja moral.

Con este artículo aprenderás tips para optimizar el flujo de trabajo de tu equipo, aumentar la productividad de los empleados y construir mejores relaciones con los empleados para convertirte en un mejor gerente remoto.

Desafío: tu equipo remoto no está alineado con la misión y los valores de la empresa

Los empleados tienen un 27% más de probabilidades de permanecer en el equipo cuando creen que tu empresa tiene un propósito superior (más alla de generar dinero). La alineación con la misión es un factor muy importante especialmente para los Millennials: ocho de cada diez afirman que es importante trabajar para un empleador socialmente responsable y que esté alineado con sus valores.
Si tus empleados remotos desconocen la misión de tu empresa, o si sus valores y los valores de tu esta no se alinean, podrías perder estos talentos ante un competidor.

Solución: comparte y discute abiertamente la misión y los valores de tu empresa

Asegúrate de comunicar y compartir regularmente recursos relacionados con la misión de tu empresa con los miembros de su equipo remoto. Demuestra los valores de tu empresa dando ejemplo como gerente y ten conversaciones sobre cómo el rol de un empleado impacta directamente en la misión de la empresa.

Crea un documento oficial para la misión y los valores de tu empresa. Este documento debe ser visible para todo el mundo, guardarse en un lugar público y explicar claramente lo siguiente:

• Que hace tu empresa
• Como haces lo que haces
• Por qué haces lo que haces
• Cuales son los valores que defiendes
• Cuales son los valores que no defiendes
• El camino hacia la misión (aparte de las ganancias)
• Las iniciativas pasadas y futuras de toda la empresa
• La manera en que los empleados deben tratarse entre sí (y ser tratados)
• Tu enfoque en términos de trabajo, aprendizaje e innovación

Cuando compartas y discutas abiertamente estos temas, tus empleados remotos comprenderán claramente la postura de tu empresa y su papel en la misión de esta; y si alguna vez necesitan un repaso, ya sabrán dónde encontrar la información.

Desafío: los empleados remotos no siguen los procesos ni cumplen las expectativas

Un empleado remoto no se desempeñará al nivel de tus expectativas si estas no están claras para ellos. Los gerentes que no comunican los procesos y los KPI (indicadores clave de desempeño) hacen que los miembros de su equipo fracasen.

Las expectativas poco claras son un desafío especialmente grande para los empleados que son nuevos en esto del trabajo remoto (o nuevos en la empresa). Es posible que no sepan cómo esperas que se desempeñen o se comporten porque están acostumbrados al trabajo presencial, lo que facilita un mayor seguimiento del tiempo.

Por otra parte, los empleados remotos pueden estar siguiendo sus propios procesos ad-hoc porque no tienen información oficial sobre tus procesos y expectativas. ¿El resultado? Un flujo de trabajo desorganizado y confusión entre colegas.

Solución: comparte un documento de fácil acceso sobre tus procesos y expectativas

Los empleados virtuales tendrán más confianza en sus responsabilidades, procesos y expectativas del día a día si tienen pautas claras. El documento responderá a sus preguntas antes de que tengan que consultar con alguien más, ahorrando tiempo a todos los involucrados.

Reúne toda la información sobre los procesos, roles y expectativas de trabajo de tus empleados, y guárdala online en un solo lugar. Haz que el documento sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo, así podrá consultar la información según sea necesario.

Este documento debe incluir:

• Directrices de comunicación
• Procesos y procedimientos del equipo
• Organigrama del equipo
• Expectativas claras acerca del comportamiento
• KPI para cada rol en específico

Desafío: programar reuniones virtuales en diferentes zonas horarias

Las diferencias de zona horaria pueden frenar la productividad de los empleados cuando debes gestionar trabajadores remotos.

Digamos que estás en California y tienes miembros del equipo en Alemania y Filipinas. Cada vez que reserves una reunión tienes que encontrar un intervalo de tiempo en el que todos puedan estar disponibles y que funcione par todos los involucrados. Esta planificación para reunir a tu equipo en una sala virtual puede consumir tiempo y energía valiosos.

Si tienes un equipo disperso por todo el mundo que depende de reuniones virtuales y comunicación en tiempo real, es posible que tus empleados remotos tengan que asistir a reuniones fuera de su horario laboral habitual. Este hábito puede alterar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y no es realista para la mayoría de las personas con otras responsabilidades después del trabajo o con niños a los que cuidar.

Solución: crear un proceso de trabajo asíncrono

Los miembros de su equipo no necesitan estar online al mismo tiempo para ser productivos cuando se trabaja de forma asíncrona. Los equipos remotos pueden mantener su trabajo en movimiento, incluso si sus horas de trabajo habituales no coinciden.

Esta forma de trabajar ha ganado popularidad debido a lo bien que funciona para los equipos remotos globales. Recientemente, el 60 % de estos se han vuelto más asincrónicos. Antes de hacer esta transición, debes crear pautas que expliquen lo siguiente:

• Cuándo trabajar de forma asíncrona: ¿cuándo trabaja tu equipo de forma asíncrona y cuándo organizará reuniones obligatorias individuales y de equipo?
• Quién trabaja de forma asíncrona: ¿todos los miembros del equipo tienen que trabajar de forma asíncrona? ¿Algunos pueden trabajar juntos en tiempo real debido a sus horas de trabajo compartidas o superpuestas? ¿Cómo trabajan juntos los empleados asincrónicos y otros empleados?
• Qué herramientas usar: ¿cómo se comunicarán y colaborarán entre si los miembros de tu equipo? Algunas empresas utilizan herramientas digitales de gestión de proyectos como Jira o Asana para comunicar el progreso del proyecto. Otros eligen herramientas de comunicación interna como Slack para ver fácilmente cuándo sus colegas están online.

Desafío: los miembros de tu equipo están luchando para unirse y conectar entre sí

Es más probable que los trabajadores remotos experimenten desconexión en comparación con los trabajadores de oficina porque a menudo no ven ni escuchan a los miembros de su equipo. La falta de interacción cara a cara con los compañeros debilita el compromiso de los trabajadores remotos con la empresa y el vínculo con sus compañeros.

La creación de equipos es vital para generar confianza y mejorar la motivación y la cultura de la empresa, aumentando el compromiso, la productividad y la retención de los empleados. En 2019, seis de cada diez empleados renunciaron a su trabajo debido al ambiente laboral (principalmente debido a una mala cultura empresarial y compañeros de trabajo problemáticos).

Solución: crea oportunidades virtuales para la socialización y las conversaciones

No puedes socializar con tus colegas cara a cara en un equipo remoto (a menos que vivas en la misma zona). Pero puedes usar platafromas como Zoom para crear entornos virtuales para romper el hielo que simulen ese mismo vínculo informal que existe en las oficinas tradicionales.

• Reúne a tu equipo inmediato para una actividad virtual de team building una vez al mes
• Acude a un juego virtual rápido que fomente la conversación
• Usa una herramienta como Connections by Deel que empareja empleados al azar para hacer videollamadas casuales
• Haz que diferentes empleados remotos organicen un taller una vez al mes sobre un tema laboral o alguno no relacionado con el trabajo

Desafío: las tareas operativas están acaparando el tiempo y la atención de tu equipo

Según Zapier, el 30% de los trabajadores afirma que el trabajo operativo es su principal barrera para la productividad de los empleados. Pasan de una a tres horas por día moviendo datos de un lugar a otro.
Si tu equipo remoto se está retrasando en las tareas y no cumple con los plazos de los proyectos, puede deberse a que tienen demasiadas tareas operativas. Para un equipo de marketing, estas tareas, como publicar posts en redes sociales y configurar campañas publicitarias, son esenciales pero requieren mucho tiempo. Para los miembros del equipo en operaciones o RR.HH., crear y compartir informes manualmente puede tomar horas cada semana.

Solución: ahorra tiempo al automatizar tu flujo de trabajo y tareas operativas

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ahorrarte a ti y a tu equipo mucho tiempo, energía y recursos, mejorando la experiencia laboral para todos. En una encuesta de Salesforce, el 89 % de los empleados dijeron que están más satisfechos con su trabajo debido a la automatización en el lugar de trabajo. Estos dijeron también que la automatización los hace más productivos y les da más tiempo para aprender nuevas habilidades y emprender nuevos proyectos.

Al comparar herramientas de automatización para escoger la que más se adapta a tus necesidades, busca:

• Una interfaz fácil de usar para que los empleados de todos los niveles se sientan cómodos usándola
• Asignaciones de roles y permisos de acceso flexibles
• Adaptabilidad web y móvil
• Un generador drag and drop de flujo de trabajo
• Integración con tus plataformas y aplicaciones más utilizadas
• Un límite de tareas mensual que funciona para tu equipo
• Encriptación de datos y seguridad para la información confidencial de los empleados

Desafío: la falta de comprensión cultural está dañando tu entorno de trabajo

La mayoría de los equipos remotos están dispersos por todo el mundo, con empleados que pertenecen a una amplia gama de orígenes y creencias, lo que puede causar problemas de comunicación y malentendidos culturales. Si no puedes superar las barreras del idioma o tomarte el tiempo para comprender las normas culturales de tus trabajadores remotos, es posible que sin querer ofendas a tu equipo y crees un ambiente de trabajo negativo. Esto podría llevar a los miembros de este a presentar una queja ante RR.HH. o a abandonar la empresa por completo.

Algunas culturas tienen una forma más reservada de comunicarse, mientras que otras son más directas. Algunos trabajadores pueden valorar la puntualidad, mientras que a otros no les importan los comienzos tardíos o tomarse unos minutos de más después del tiempo de reunión asignado. Comprender estas diferencias dentro de tu equipo puede ayudarte a evitar molestias o malentendidos.

Solución: crea un lugar de trabajo más inclusivo mediante el desarrollo de inteligencia cultural

Tener inteligencia cultural significa que comprendes fácilmente (y con empatía) las intenciones, las emociones y los procesos de pensamiento de quienes son diferentes a ti. Según el Center for Creative Leadership, las personas culturalmente inteligentes toman mejores decisiones en situaciones de diversidad, son más creativas y tienen un mejor desempeño laboral.

Para desarrollar la inteligencia cultural y construir un entorno remoto más inclusivo:

• Haz que todo tu equipo complete la capacitaciónes, incluidos los cursos de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) y el aprendizaje basado en escenarios
• Anima a los empleados a compartir sobre sus fiestas regionales y celebraciones religiosas durante todo el año con sus colegas para intercambiar ideas ya aprender entre si sobre sus diferentes backgrounds
• Haz que todo tu equipo complete una capacitación sobre sesgos para identificar los suyos, conscientes e inconscientes.
• Incluye un compromiso con DEI en las pautas/manual para empleados de tu empresa

🏆 Obtén más información sobre cómo crear una cultura de trabajo inclusiva con un equipo remoto.

Desafío: estás microgestionando a tu equipo y quemándote

Según un reporte de Kona, los gerentes afirman que el burnout es la segunda parte más difícil de trabajar con equipos remotos. El 63% de los gerentes o supervisores han experimentado recientemente problemas de burnout y salud mental.

En ese mismo reporte, los gerentes dijeron que la creación de relaciones y la falta de confianza son las partes más difíciles de administrar equipos remotos. Sin esto, los gerentes remotos cuestionan constantemente la ética de trabajo de los miembros de su equipo y disminuyen la motivación de su equipo al microgestionarlos.

Solución: conviértete en un coach, ve más allá de tu papel de gerente

En lugar de solo administrar la carga de trabajo de tu equipo, capacita a tus empleados remotos para que se vuelvan más proactivos e independientes. Brinda acceso a tus empleados actuales a capacitación en autogestión que les enseñe a priorizar el trabajo y administrar su tiempo de manera efectiva. Elige candidatos con experiencia en esto a la hora de reclutar trabajadores para tu plantilla remota.

Luego, comunícate con tu equipo de RR.HH. o de People Operations y pregunta sobre un programa interno de mentoring y coaching. Revisa si puedes asociarte con un gerente senior que pueda brindar información y consejos sobre la administración de equipos remotos, incluida la forma de evitar el burnout y generar más confianza en las relaciones con tus empleados.

Desafío: tus trabajadores remotos no están motivados

El 41% de los miembros remotos del equipo luchan por mantenerse motivados al no tener interacción con sus compañeros de equipo. Si esto no se aborda a tiempo, puede conducir a una mayor rotación, baja productividad y falta de compromiso.

Para otros trabajadores remotos, la motivación disminuye cuando no entienden el propósito detrás de su trabajo o no tienen del todo claro cómo están impulsando el progreso en la empresa en su puesto actual. Si los trabajadores remotos no comprenden su potencial de crecimiento profesional, pueden perder la motivación y empezar a buscar otras oportunidades

Solución: recompensar y reconocer a los trabajadores remotos

Los empleados son más felices cuando son reconocidos en el trabajo. Si bien se agradece el reconocimiento y las recompensas por parte de los CEO y de sus colegas, tú, como jefe, puedes tener un gran impacto en la motivación y la satisacción de tus empleados.

Aquí hay algunas formas en que puedes recompensar y reconocer a los miembros remotos de tu equipo:

• Dinero u obsequios: recompensa a tus trabajadores con una bonificación monetaria, una tarjeta de regalo u otros beneficios para empleados para celebrar sus logros.
• Verbal o escrito: envía un mensaje escrito de forma privada o pública por e-mail o a través del chat interno; también puedes destacas sus logros verbalmente en una reunión virtual de equipo
• Oportunidades: brindarle a los empleados de alto rendimiento acceso a oportunidades de desarrollo profesional es un gran motivador para estos. Reserva check-ins centrados en la planificación del desarrollo profesional, brinda capacitación y asesoramiento, permíteles liderar un proyecto o dales un ascenso.

Concéntrate en tus empleados remotos y deja que Deel se encargue del resto

Para ser un excelente administrador de equipos remotos, debes centrar toda tu atención en tus empleados y enfocarte en su desarrollo y progreso; pero cuando administras un equipo virtual a nivel internacional, tu enfoque (y tiempo) puede desviarse al tener que encargarte de temas complejos como contratación, onboarding de empleados remotos y gestión de payroll.

Con Deel, puedes contratar y sumar talento de diferentes países en minutos, de manera rentable y con un esfuerzo mínimo de tu parte. Todo el proceso está a cargo de expertos locales en contratación, para que puedas concentrarte en construir la mejor versión de tu negocio.

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