Reuniones virtuales: guía definitiva

Cómo hacer que las reuniones sean más eficientes es una cuestión que siempre se plantea en el mundo de los negocios. Nadie quiere escuchar durante dos horas una reunión de actualización que, como todos sabemos, podría haber sido un e-mail. Pero por muy agotador que pueda parecer este tema, sigue siendo relevante ¿Por qué? Pues porque ahora las reuniones virtuales se han tomado el escenario.

El mundo, preparado o no, tuvo que sumergirse en el mundo de la videoconferencia por la pandemia. Algunos nadaron, otros se hundieron, pero para la mayoría, el veredicto sigue siendo: indeciso. El mundo laboral está dominado por lo remoto, así que asegúrate de que, en lo que respecta a las reuniones virtuales, estás en la vanguardia.

¿Qué es una reunión virtual?

Es una interacción en tiempo real con compañeros de trabajo remotos mediante el uso de la tecnología, que puede tener muchos propósitos, al igual que las reuniones en persona. Sin embargo, las reuniones virtuales son mucho más fáciles de organizar, ya que todos los participantes solo necesitan tener una conexión a Internet que funcione y un horario libre. Eso sí, el objetivo final de una reunión en línea es el mismo que el de una reunión en persona. La única diferencia son los métodos para llegar a él. Pero, primero, veamos cuáles son los diferentes tipos de reuniones virtuales.

¿Qué tipos de reuniones virtuales existen?

A grandes rasgos, hay tres tipos de reuniones en línea.

Teleconferencia

Es la más sencilla. De hecho, se trata básicamente de una reunión solo de audio. Solo es marcar un número y ya quedan conectados. Este tipo de reunión permitía que la gente se sintiera conectada y apreciada, y que sus ideas fueran valoradas incluso cuando estaban separados, mucho antes de que llegara COVID-19. Hoy en día se utiliza poco, aunque algunos lo siguen prefiriendo.

Videoconferencia

Este tipo de reunión nos acerca un poco más a la reunión presencial, pero también requiere algo más que un teléfono: una conexión a Internet que funcione, una cámara de video y un micrófono. La mayor ventaja es que el lenguaje corporal y la expresión facial siguen estando presentes en la conversación, lo que hace que la comunicación sea mucho más fluida. Por eso las videollamadas son el método preferido de intercambio de información para muchos, incluso fuera del mundo empresarial.

Conferencias web

Sin embargo, hablar no es suficiente cuando se trata de elaborar ideas complejas, colaborar con los compañeros de trabajo, hacer una lluvia de ideas, crear simultáneamente, etc. Aquí es donde entra en escena la conferencia web. Es un tipo de reunión virtual que permite otras opciones, como pizarras blancas, compartir la pantalla, hacer quinielas, levantar la mano, chats de discusión y mucho más. Este tipo de comunicación permite que los equipos remotos trabajen incluso mejor que muchos presenciales. No hay que confundir este tipo de reuniones con los webinars, un tipo popular de educación en línea, que es unilateral, con un presentador y una audiencia.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las reuniones virtuales?

Para sacar el máximo partido hay que conocer los puntos fuertes y débiles de este tipo de comunicación. Esto te permitirá crear reuniones virtuales exitosas que todo tu equipo disfrutará y encontrará útiles. Empecemos por los puntos fuertes.

Beneficios de las reuniones virtuales

Colaborar con personas de todo el mundo

Encender la cámara y poder discutir cada minúsculo detalle de su proyecto con un miembro del equipo que está al otro lado del mundo es, sin duda, la mayor ventaja de las reuniones virtuales. Solo hay que ajustar las diferentes zonas horarias y listo. Se puede hablar, intercambiar ideas y contribuir a los objetivos de la empresa al unir varias perspectivas diferentes en la capacidad de resolver problemas.

Tener flexibilidad y adaptabilidad

Organizar eventos virtuales siempre es más fácil que celebrar eventos regulares. El mero espectáculo logístico de conseguir que todo el mundo esté en el mismo lugar a la misma hora es insuperable. Sin embargo, las reuniones en línea solo requieren que alguien esté presente frente a un ordenador. Ni siquiera es necesario que esté completamente vestido. Además, participar en reuniones corporativas importantes desde la comodidad de tu propia casa hace que la gente se atreva a hablar y expresar su opinión. Y eso es, definitivamente, es hacia donde deberíamos ir.

Además, establecer una buena base para el futuro también es muy beneficioso. Nadie sabe cuál va a ser la próxima gran cosa, y es mejor estar preparado. Tener una base sólida en la transformación digital de la empresa, probada y comprobada cada lunes durante la reunión virtual de personal... Bueno, esa es una buena base de la que partir.

Son rentables

Aparte de comprar una de las soluciones de software disponibles para videoconferencias, no hay absolutamente ningún gasto relacionado con las reuniones en línea. En cambio, las reuniones en persona pueden suponer todo lo contrario: gastos de viaje, refrescos, alquiler del espacio... Quizá no todas tus reuniones deban convertirse de repente en correos electrónicos, pero seguro que al menos algunas de ellas podrían haberse realizado en una llamada. Piénsalo.

Las reuniones virtuales también ahorran tiempo

Así que no solo gastarás menos dinero, sino que también reducirás tus otros recursos. Dado que solo se necesitan unos pocos clics, tus empleados no perderán tiempo en desplazarse, en buscar aparcamiento, en localizar la sala de conferencias o incluso en mantener conversaciones innecesarias. Todo ese tiempo puede utilizarse de forma eficaz, y todos los trabajadores remotos estarán de acuerdo. A su vez, esto mejorará su productividad y su felicidad general. Y eso es, sin duda, ayuda al negocio y a la calidad de vida.

Aunque podríamos enumerar aún más ventajas de las reuniones virtuales, sería justo mencionar también un par de inconvenientes. Veamos qué obstáculos puedes tener en el camino.

Desafíos de las reuniones virtuales

El compromiso de los participantes será más difícil de obtener

Mantener la atención y el interés de alguien a distancia es una tarea difícil. Los asistentes estarán distraídos por las redes sociales, las noticias, los e-mails, etc. Probablemente estarán haciendo varias cosas a la vez y querrán hacer algo más mientras te escuchan. La única manera de evitar esto es crear una reunión muy completa y versátil que definitivamente capte la atención de todos. Si quieres organizar reuniones virtuales eficaces, probablemente tendrás que desempeñar muchos papeles diferentes: jefe de equipo, facilitador, formador, orador, moderador... ¡y más!

Problemas tecnológicos

¿Has participado alguna vez en una reunión virtual que no haya empezado con alguna de estas frases?

• ¿Me oyen?
• Mi cámara no funciona, otra vez.
• Se escucha mal, como entrecortado
• Hola... ¿Hola? Aggg, parece que no me oyen. Voy a salir y a entrar nuevamente

La tecnología no es perfecta, de hecho, te fallará a menudo. Sin embargo, normalmente será un arreglo bastante pequeño, y podrás continuar donde lo dejaste en poco tiempo. Lo importante es que mantengas la calma, no transmitas tu frustración a los demás participantes y pidas siempre ayuda.

¿Cómo dirigir las reuniones virtuales?

Por muy contento que estés con tus reuniones virtuales hasta ahora, siempre se puede mejorar. Así que, tanto si es la primera vez como si llevas haciéndolo dos veces al día desde que estalló la pandemia, aquí tienes algunos consejos útiles para mejorar la calidad de sus reuniones en línea.

Asegúrate de que todo el mundo respeta la etiqueta de las reuniones virtuales

Este es uno de los aspectos más importantes, si no el más importante, de una reunión en línea. ¿Por qué? Porque antes de abordar la mejora, hay que ocuparse de lo básico. Una vez que falta ese elemento que compone verse en persona, muchos tienden a experimentar un comportamiento menos profesional, lo que crea una cultura de lassiez-faire (sin control) y repercute en otros colegas de forma negativa. Es tu papel, como responsable de la reunión, no solo prepararte a ti mismo y elaborar el orden del día de la reunión, sino también establecer las expectativas de los demás participantes. Es un esfuerzo colectivo.

Encuentra el equilibrio perfecto: duración, temas y participantes

Las reuniones en línea tienen un objetivo imposible: ser breves e informativas, lo suficientemente largas para charlar pero no para perder el tiempo, centrarse únicamente en el trabajo pero ayudar a conectar a los trabajadores... Sería más fácil decir que solo se puede elegir una, pero hay que conseguirlo todo. La clave está precisamente en el equilibrio. Caminar por esa delgada línea es lo que convierte tu reunión online en algo que se espera con ansia y no en algo que tus todos temen.

Haz la tarea, prepárate

En el mundo de la transformación digital, no se puede perder tiempo. Eso no significa que las reuniones virtuales tengan que ser extremadamente breves, pero sí que deben asegurarse de que ninguna persona, ningún tema y ninguna actividad estén fuera de lugar y de que estás maximizando los recursos. La mejor manera de conseguirlo es estar preparado. Aprende todo lo que puedas sobre los participantes, crea un orden del día de antemano, idea un sistema de recompensa y reconocimiento; empieza a construir poco a poco la cultura de sus reuniones virtuales. Y no olvides que no hay nada como un rompehielos virtual para aliviar la presión. Puede que te lleve algún tiempo establecer el flujo, pero una vez que lo hagas, todo irá sobre ruedas.

Consejo adicional: ¡haz siempre un seguimiento después de la reunión!

Nada más terminar la reunión, es posible que desees cerrar la tapa de tu portátil e ir por el vino que tienes guardado. Sin embargo, si después de la reunión dedicas algo de tiempo a mejorarla, puedes estar haciendo maravillas con el nivel de satisfacción de tus colaboradores. Asegúrate de que has hecho un seguimiento de todo lo que se discutió, envía las actas de la reunión a todos los participantes y anota un breve feedback, para saber qué puedes hacer mejor la próxima vez.

¿Cuáles son las mejores plataformas para las reuniones en línea?

El repentino aumento del número de reuniones digitales también ha provocado un efecto dominó en la industria del software, por lo que ahora hay muchas opciones. Probablemente conozcas un par de plataformas de reuniones virtuales: Zoom, Skype, Google Hangouts, FaceTime, videollamadas... También es probable que hayas oído hablar de RingCentral y Microsoft Teams, y sin duda hay que mencionar Join.Me y GoToMeeting.

Ninguna herramienta de colaboración es perfecta, y todas las que hemos mencionado anteriormente pueden ayudarte a tener una reunión virtual exitosa. Debes decidir qué software de reuniones virtuales quieres utilizar en función de algunos criterios: el número de participantes, cómo es tu agenda, qué grado de participación esperas (¿quieres que sea interactiva, que se comparta la pantalla, que haya más presentadores, que se den tareas...?) Revisa cuidadosamente las opciones de precios y decide qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades. 

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas?

Esta forma de trabajo nueva, en la que el trabajo a distancia se ha convertido en la nueva normalidad y es probable que esté aquí para quedarse, todos nosotros nos estamos ajustando lentamente, adaptándonos e ideando mejores métodos, técnicas y estilos. Sin embargo, aprender de los errores de los demás sigue siendo una forma válida. Mientras que estás ideando tu propio estilo de liderazgo y gestionando tus equipos remotos, pregunta sobre las mejores prácticas de otras personas y decide lo que puedes implementar en tu trabajo diario.

Utiliza cada reunión para fortalecer tu equipo virtual

En lugar de estresarte por cada reunión y obsesionarte con los posibles problemas, céntrate en crear un orden del día, una cultura / ambiente de reunión que fomenten la colaboración, en aprovecharla para conocer como está todo el equipo y construyan relaciones sólidas. No puedes llevar a tu equipo a diferentes lugares pero el espíritu de quipo se debe formar desde la comodidad de sus propias casas, cafeterías favoritas o cabañas en el bosque.

Piensa en algo diferente, online u offline

En lugar de quejarte del ruido de fondo, organiza una parte de la reunión en la que todos compartan su música favorita para trabajar. Introduce una hora feliz (o ahora llamada 5 minutos felices), en la que tus participantes puedan compartir algo que les haya ocurrido y que crean que al grupo le puede gustar escuchar. Pide a tus participantes que te cuenten sus propias sugerencias e ideas de mejora. Trata cada reunión online como una reunión de equipo, y con ello tus participantes conseguirán hacer mucho más.

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