13 claves para trabajar con equipos virtuales distribuidos

La necesidad de mantener a las empresas funcionando, junto con las nuevas preferencias de los trabajadores —sobre todo los más jóvenes— configuraron un nuevo paradigma de trabajo. Este modelo implica que el talento que forma parte de la empresa esté disperso en distintas ubicaciones geográficas. En eso consiste trabajar con equipos virtuales.

Por supuesto que crear y gestionar equipos virtuales no es una tarea que esté libre de desafíos. Sin embargo, sus ventajas son superiores. Por ello, en esta guía te contamos cómo trabajar con colaboradores dispersos en diferentes países.

¿Qué son los equipos virtuales?

Los equipos virtuales están compuestos por colaboradores que trabajan desde diferentes ubicaciones. Hasta aquí podríamos verlo como un sinónimo de trabajo remoto. Sin embargo, lo que caracteriza a un equipo virtual es que las personas que lo conforman trabajan de manera colaborativa sin compartir su ubicación geográfica ni tampoco un espacio físico. 

Aunque podemos encontrar equipos remotos con una sede central y gran parte de los trabajadores dispersos por todo el mundo, por lo general, los equipos virtuales no tienen una sede física u oficina, es decir que su modelo es el teletrabajo.

Así, un trabajo en equipo a distancia en al área de recursos humanos de una empresa podría estar formado por un Director de RRHH que trabaja en un espacio de coworking en Buenos Aires; un Analista de Sueldos que trabaja desde su casa en Santiago; un Asistente que trabaja en un café de Bogotá; y un Analista de RRHH que trabaja desde su casa en Lima. Todos son parte del equipo, comparten proyectos y persiguen los mismos objetivos, aún cuando no son capaces de mantener reuniones presenciales como lo suelen hacer los equipos tradicionales.

Equipos virtuales y equipos híbridos ¿son lo mismo?

Otra de las confusiones que se da con frecuencia es entre equipos distribuidos y equipos híbridos. Pero se trata de dos modelos diferentes. 

Los equipos híbridos están cobrando protagonismo a medida que transitamos la postpandemia. Muchas empresas están volviendo a abrir sus instalaciones y permiten que una parte de sus trabajadores hagan tareas en las oficinas de la compañía, mientras que otros siguen trabajando de forma remota. 

No hay un único sistema, sino que depende de cada empresa. Pero la esencia de un equipo híbrido es que se combina trabajo dentro de la compañía con trabajo remoto.

Como vimos antes, en el caso de los equipos virtuales la mayoría no cuentan con una oficina central donde todos los miembros del equipo puedan compartir el mismo espacio de trabajo. Su entorno laboral es virtual y, por lo general, los colaboradores que forman parte de estos equipos están en distintas ciudades y países, e incluso en diferentes zonas horarias.

¿Cómo crear y gestionar un equipo virtual? 13 claves

La gestión de equipos es de por sí un desafío para cualquier empresa. Tratándose de equipos virtuales, no es más sencillo. 

Para poder gestionar con éxito al talento distribuido en distintas ubicaciones, las compañías deben redoblar sus esfuerzos en los siguientes puntos:

• Establecer objetivos claros.
• Mejorar la comunicación.
• Aprovechar las fortalezas individuales y colectivas de cada colaborador. 
• Consolidar el espíritu de cooperación. 
• Crear procesos de trabajo transparentes.
• Brindar recomendaciones para contar con el mejor entorno de trabajo, aunque no sea compartido

1. Establecer objetivos claros

Al establecer objetivos claros, cada persona dentro de tu empresa puede saber qué se espera de su trabajo. Esto permite que el talento esté más orientado a los resultados, que es, en esencia, una de las principales razones para crear equipos virtuales. 

Lo interesante de los objetivos es que ayudan a trazar el mapa del trabajo en una empresa. Piénsalo así: con las metas se establecen las tareas a realizar y los plazos. Todos pueden saber en qué están trabajando, cómo deberían hacerlo y cuándo deberían mostrar resultados.

2. Enfocarse en la comunicación

Ten presente que una de las características principales de este modelo de trabajo es que dentro del equipo hay distintas zonas horarias, diferentes lugares e incluso diferentes idiomas. 

Por ello, es importante priorizar y saber manejar una buena comunicación asíncrona. Esto debido a que en el trabajo virtual no siempre es posible tener una reunión con todos los colaboradores. De ahí que las empresas tengan que encontrar otras formas de enviar información al talento, para que este la revise cuando pueda hacerlo. 

En este sentido, otra de las prácticas consiste en establecer con claridad reglas sobre disponibilidad en la comunicación y reuniones virtuales, además de los horarios en que se esperan las respuestas. 

Establecer reglas que determinen cuánto tiempo debería tomarle a alguien responder un email o un mensaje evita que los colaboradores crean que todas las comunicaciones son urgentes.

Prepárate para el modelo de trabajo del futuro

Guía co-creada con Crehana, con las mejores prácticas que usaron Cencosud, Aeroméxico, Hubspot, SmartDoctor y Navent para adaptarse al nuevo mundo laboral.

3. Invertir en las herramientas necesarias

Para poder establecer un sistema de comunicación efectivo dentro de los equipos de trabajo virtuales hay que invertir en las herramientas adecuadas y nuevas tecnologías. Claro que hay muchísimas, por ello te compartimos un listado de las imprescindibles.

• Gestión de proyectos: ideales para asignar responsabilidades, dividir los proyectos en tareas más pequeñas y mantener los plazos siempre visibles. Notion o Asana son dos ejemplos a considerar. 
• Creación y administración de documentos: estas permiten crear y organizar distintas clases de documentos. Google Suite y Microsoft 365 son dos de las alternativas más usadas.  
• Almacenamiento de archivos compartidos: son sistemas para almacenar y compartir archivos. Entre las opciones más populares encontramos Dropbox, Zoho y Cloud. 
• Comunicación y colaboración: aquí hay múltiples alternativas, pero una de las herramientas más completas es Slack. Es mensajería en tiempo real y ofrece múltiples integraciones, con ello puedes crear todo un ecosistema de trabajo en equipo online.   
• Plataformas de videoconferencia: fundamentales para facilitar las reuniones cara a cara. Opciones como Zoom, Google Meet o Skype son las más utilizadas.

Esta lista es solo un ejemplo de lo que se utiliza actualmente en muchos equipos distribuidos. Pero entendemos que cada empresa puede necesitar herramientas específicas para su sector. Por ello es importante revisar las necesidades concretas de tu compañía y con base en ello armar tu propia lista de herramientas. 

4. Darle una bienvenida adecuada a los nuevos colaboradores

Si eres quien se encarga de la gestión de equipos virtuales, debes esforzarte por recibir de la mejor manera a los nuevos colaboradores. 

Esto puede ser mediante una reunión de bienvenida a través de videoconferencia, donde el nuevo personal se presente y conozca a sus compañeros de trabajo. Otra opción es enviar paquetes de bienvenida con productos que puedan resultar útiles para el día a día en el trabajo. Estos también funcionan a modo de premio simbólico por haber obtenido el puesto. 

Busca aquí plantillas para un mensaje de bienvenida a la empresa que puedes enviar a los nuevos empleados.

5. Incentivar la creatividad

Aprovecha las herramientas tecnológicas de videollamadas para motivar la participación de tu equipo en capacitaciones, reuniones creativas de generación de ideas (brainstorming) y planeación de nuevas estrategias. 

Es importante que las ideas obtenidas, tengan un fin y puedan llevarse a cabo, para que no se asocie como una pérdida de tiempo.

6. Reconocer los logros

Otra manera de mantener la productividad y el compromiso de un equipo virtual es mediante el reconocimiento de los logros. De hecho, el 69% de los empleados dice que trabajaría más si sus empleadores reconocieran mejor sus esfuerzos. 

Esto cobra aún más relevancia en un equipo de colaboradores dispersos en distintas partes del mundo, donde hay menos posibilidades de interacción, porque simplemente no se trabaja todos los días en el mismo lugar.

El reconocimiento puede ser la iniciativa perfecta para motivar a los trabajadores, demostrando que sus contribuciones son valiosas para el negocio. 

7. Inculcar la independencia

Los integrantes de un equipo virtual necesitan comprender que tienen libertad para equilibrar su vida laboral con su vida personal. 

Es importante ayudarlos a descubrir, cultivar y mejorar el equilibrio trabajo-vida al inculcarles un sentido de independencia.

8. Practicar la paciencia y la empatía

Algunas personas se adaptan mejor al trabajo remoto que otras y es importante escuchar activamente a cada colaborador sobre cómo se siente al respecto.

9. Confiar, como base del trabajo remoto en equipo

Cuando hay un lazo de confianza entre líderes de equipo y colaboradores, las personas dan un paso adelante de manera voluntaria y trabajan de forma óptima, conjunta y eficiente, aún cuando se manejan en un entorno virtual.

Adoptan un propósito común, asumen riesgos, piensan de forma creativa, se ayudan mutuamente y se comunican de manera abierta y sincera.

10. Liderar con el ejemplo

Si lideras un equipo virtual, estas premisas te ayudarán a transformarte en el líder que todas las personas quisieran tener:

• Transmite confianza a tus colaboradores
• Organiza el trabajo de manera realista
• Brinda desafíos a largo plazo
• Sé puntual
• Interésate por las personas y por cómo se sienten
• Conserva la calma para transmitir seguridad
• Sé protagonista de tu propio aprendizaje en esta situación

11. Programar reuniones de equipo completo

Es fundamental reunir a todo el equipo semanalmente o cada 15 días. Estas reuniones deben ser profesionales y productivas, pero también dejar espacio para el humor y la empatía. Dicho de otro modo, deben simular ciertas dinámicas correspondientes a compartir un lugar de trabajo presencial, mediante medios digitales.

En este sentido, es necesario humanizar y establecer un tono propicio, e involucrar a todos. Debemos romper el hielo para asegurarse de que cada integrante tenga voz y sea escuchado.

12. Realizar reuniones individuales

Destinar un momento para reuniones cara a cara virtuales con cada colaborador, o en pequeños grupos, para conocer en primera persona su desempeño y cómo se siente al respecto.

También, fomentar la comunicación a través de canales escritos para discutir temas más simples que no requieren una reunión.

13. Establecer expectativas claras desde el primer día

Una de las funciones de un líder de un equipo virtual es consensuar con todo el equipo los objetivos y cómo se los medirá.

Es básico aumentar el feedback para que todos conozcan las expectativas y los resultados que se esperan de ellos.

Beneficios de trabajar con equipos distribuidos

Si tuviésemos que elegir el principal beneficio de los equipos virtuales posiblemente diríamos flexibilidad. Pero, por suerte, no tenemos que elegir solo uno. Puedes disfrutar de todas las ventajas de este modelo de trabajo. Algunas de ellas son:

1. Libertad de horarios

Esto es lo primero que solemos asociar al hecho de trabajar con equipos virtuales. Lo que sucede es que quienes integran esta clase de equipo pueden elegir en qué horario trabajar y desde dónde hacerlo. 

Esta libertad les permite adaptar mejor el trabajo a su vida personal, lo que les quita una preocupación de encima. 

Entonces, en los equipos remotos, los colaboradores pueden trabajar en los momentos en los que son más productivos. Por un lado, esto significa que pueden rendir mejor en menos tiempo. Por el otro, quiere decir que los empleados estarán más felices en el trabajo.

2. Mayor productividad

De lo anterior podemos inferir que un equipo virtual permite aumentar la productividad de la empresa. Esto se refleja del siguiente modo:

• Los trabajadores evitan los traslados, con lo cual dedican todo su tiempo de trabajo precisamente a trabajar. 
• No hay interrupciones, dado que ningún compañero entrará a la oficina para hablar sobre el partido del fin de semana o la serie que está viendo. 
• Cada colaborador puede diseñar su horario de trabajo como prefiere y esto aumenta su productividad.

3. Acceso al talento global

La persona más calificada para un puesto de trabajo no necesariamente se encuentra a unas calles de la empresa. Puede que incluso viva a miles de kilómetros de allí. ¿Por qué conformarse cuando puedes tener acceso al talento global? 

Este es otro de los beneficios de un equipo virtual, puedes sumar a tu compañía a los mejores trabajadores sin importar el lugar del mundo en el que se encuentren. 

4. Aumento en la retención de talento

Cuando un colaborador está feliz dentro de un equipo, hay más posibilidades de que decida quedarse. Teniendo en cuenta que la retención de empleados es uno de los grandes desafíos para las empresas de la época, la creación de equipos remotos puede ser la solución para conseguir que los trabajadores estén más tiempo en la compañía.

5. Equipos más diversos

Los equipos virtuales son más diversos y esto se da de forma natural, al incorporar talento de distintas partes del mundo, con diferentes culturas y costumbres.

Para la empresa esto representa una ventaja competitiva, dado que tener empleados con distintas visiones y experiencias genera ambientes de trabajo más innovadores, flexibles y con mayor potencial creativo. Así, los equipos diversos contribuyen a un mejor desempeño y mejores resultados para la compañía. 

6. Un negocio funcionando 24/7

El hecho de contar con integrantes del equipo en distintas zonas horarias hace posible que la empresa esté operativa las 24 horas del día. Esto puede ser una gran ventaja para el área de atención al cliente y ventas, dado que pueden dar una mayor cobertura a los clientes. 

Desafíos de trabajar con equipos distribuidos

Por supuesto que cuando hablamos de equipos virtuales no todo es color de rosa. Hay ciertos desafíos que debes conocer antes de lanzarte a este modelo de trabajo.

1. La falta de interacciones en persona

Este es uno de los rasgos característicos de los equipos virtuales. Cuando las personas no pueden comunicarse de esta forma, pueden producirse errores de interpretación o incluso desacuerdos.

Sin embargo, esto es algo que la tecnología ayuda a resolver fácilmente. Las herramientas de videoconferencia permiten que los equipos distribuidos se comuniquen cara a cara, prácticamente como si estuvieran hablando en persona.

2. La cultura empresarial

Mantener una cultura empresarial unificada en equipos virtuales en distintas ubicaciones es uno de los mayores desafíos para las empresas. Lo que ocurre es que lograr ese sentido de pertenencia cuando no se comparte un mismo espacio es difícil. 

La solución para ello es fomentar la vinculación de los colaboradores mediante distintas iniciativas. Además de las reuniones grupales para hablar de trabajo, se pueden organizar actividades como celebraciones o incluso los famosos happy hours. 

Hay un sinfín de opciones que puedes aplicar. En este artículo te compartimos 40 actividades de Team Building para tus colaboradores. 

3. Diferentes zonas horarias

Como vimos antes, este puede ser uno de los beneficios, pero también es un gran desafío. Trabajar en distintas zonas horarias implica que muchos trabajadores no estén disponibles en simultáneo. Es decir que pueden no estar presentes en reuniones y, por lo tanto, perderse novedades importantes.

¿Cómo resolver esto? La mejor manera de hacerlo es mediante la comunicación asincrónica. Quitarle el protagonismo a los mensajes o reuniones en vivo y establecer canales de contacto con los que todos los miembros del equipo puedan acceder a la información para estar en la misma página.

Crea equipos distribuidos que funcionan con Deel

Podríamos pensar que otro de los desafíos de crear y gestionar equipos distribuidos son las diferentes legislaciones de cada lugar. Es que contratar trabajadores en otras partes del mundo implica cumplir con leyes laborales y obligaciones tributarias específicas en cada región. 

Precisamente para ello Deel ofrece un proceso de contratación acorde a las regulaciones de cada país. 

Gracias a esto podrás contratar colaboradores en cualquier parte del mundo, cumplir con la legislación local, mantener las obligaciones fiscales al día y todo ello en cuestión de minutos.

Lee más sobre cómo lo hacemos en nuestro blog:

• 8 estilos de liderazgo en equipos remotos
• ¿Qué es el pago por desempeño? Características que debes saber