Cómo integrar el software de contabilidad con el de nómina

Cada vez son más las empresas que están trabajando en formalizar su estrategia de nómina y están invirtiendo en la integración entre la gestión de nómina y contabilidad, de acuerdo con un estudio de EY. Esto da cuenta de la importancia de tener operaciones efectivas, para lo cual es necesaria la coordinación entre ambos departamentos.

Por ejemplo, si utilizas estas herramientas de nómina y contabilidad por separado, puedes encontrarte con datos duplicados. También, es frecuente que haya errores y discrepancias que se traducen en inexactitudes en tus informes, y obstáculos para tener una visión global, actualizada y unificada de la situación financiera de la empresa. ¿Es este tu caso? Aquí te compartimos claves sobre cómo integrarlos.

Qué es y cómo funciona un software de nómina

Un software de nómina es una herramienta digital especializada que te permite gestionar los procesos relacionados con la remuneración de tus empleados de forma eficiente y automatizada, como el pago de nómina, el cálculo de impuestos, obtener los comprobantes y recibos de nómina y tener una base de datos actualizada, entre otros puntos. Su función principal es facilitar el cálculo preciso de salarios, deducciones y beneficios, así como la gestión de aspectos fiscales y legales asociados. 

A continuación, te compartimos cuáles son los principales motivos por los que debes tener uno:

• ¿Te preocupa lo fiscal y legal? Este software garantiza el compliance, ya que las leyes y normativas vigentes son diferentes de un país a otro y cambian constantemente, por lo cual es importante estar al día con las modificaciones en la legislación. Esto reduce el riesgo de sanciones y conflictos legales, asegurando una operación empresarial conforme a las normativas.
• ¿Buscas facilitar la participación de tus empleados en la administración de tu nómina? Muchos softwares tienen funciones de autogestión para que los empleados accedan y gestionen su propia información de nómina, para mayor autonomía y transparencia entre las partes.
• ¿Hay obstáculos en el seguimiento del tiempo libre? Un software de nómina te facilitará el seguimiento y la gestión de las vacaciones y días libres de tus empleados, así como la compensación y cálculos financieros correspondientes. Los beneficios del software de nómina son numerosos y pueden contribuir significativamente a la eficiencia y la gestión adecuada de los Recursos Humanos y gestión de equipos financieros no solo de grandes empresas, sino también de pequeñas y medianas empresas (PyMEs). 

Ahora bien, quizás te preguntes si es necesario tener un software propio. La respuesta es no. De hecho, puedes tercerizar el servicio con un aliado como Deel, que te ofrece gestionar la nómina por ti, con expertos en legislación laboral en diferentes países y acompañamiento en la gestión desde el compliance hasta el uso de la plataforma. Incluso puedes ahorrar dinero. Literalmente, cuesta menos que crear un departamento in-house para su gestión. Además, tendrás más tranquilidad por confiarle las tareas a un profesional en la materia y, por lo tanto, cometerás menos errores humanos en el procesamiento de payroll.

Funcionalidades específicas del software de nómina

• Cálculo de salarios y administración de beneficios: permite el cálculo de salarios con variables como horas trabajadas, bonificaciones y deducciones. También, permite administrar seguros médicos y planes de jubilación.
• Gestión de impuestos: facilita la retención de impuestos, el cálculo y pago de los mismos con las tasas fiscales, y permite generar informes para el cumplimiento de obligaciones tributarias. Además, Deel brinda soluciones como Deel Bookkeeping que provee ayuda con la declaración de impuestos o ante una consulta sobre equity. En Deel, te conectamos con asesores fiscales locales de confianza que pueden asesorarte y explicarte cuáles son tus obligaciones como empleador.
• Generación de informes de payroll: ofrece la capacidad de generar informes detallados y personalizables sobre aspectos como costos laborales, contribuciones a la seguridad social y otros datos clave para la toma de decisiones estratégicas. Conoce aquí cómo puedes reunir todos los datos de tu nómina en un informe realmente global, incluyendo todas tus entidades.

Beneficios al usar un software de nómina

• Automatización de procesos: el software de nómina te permite agilizar tareas repetitivas. Por ejemplo, la automatización es una gran ayuda para tener la información de las políticas internas de tu empresa actualizadas. De esta forma, no omitir cambios importantes que puedan derivar en sanciones o incumplimientos.
• Cumplimiento normativo: te asegura el cumplimiento de las leyes laborales y fiscales vigentes, para evitar conflictos legales. Con las actualizaciones continuas en compliance, puedes estar tranquilo en la aplicación de los cambios en las normativas laborales, con menos riesgos de multas.
• Precisión en los cálculos: al garantizar, disminuye el riesgo de los errores que podrían surgir en procesos manuales. Gracias al software de nómina evitarás hacer cálculos manuales de salarios y prestaciones. Por lo tanto, te asegurarás brindar una mejor calidad de la experiencia de tus empleados y habrá consistencias en los pagos.
• Eficiencia: mejora la eficiencia al centralizar datos, facilitar la generación de informes y proporcionar una visión clara de la situación financiera y de recursos humanos de tu empresa. Si utilizas una hoja de cálculo para manejar la nómina, esto puede ser un problema porque se ralentizará la expansión y limitará la agilidad a medida que tu equipo crece. Con la automatización de un software de nómina global, la historia es otra.

Qué es y cómo funciona un software de contabilidad

Un software de contabilidad es una herramienta diseñada para la gestión, organización y registro de las transacciones financieras de una empresa. Su función principal es automatizar y simplificar procesos contables. Incluye desde la facturación y el registro de ingresos y egresos, hasta la generación de informes contables en detalle y comprobantes. 

Pero, ¿por qué es importante que cuentes con un software de contabilidad? Estas preguntas te guiarán en la respuesta:

• Cada vez que quieres hacer el seguimiento de las transacciones financieras, ¿es todo un desafío? Este software permite automatizar el seguimiento de transacciones para un registro preciso y actualizado de ingresos, gastos y movimientos financieros. Evitarás pérdidas de información y facilitará la toma de decisiones informadas sobre la salud financiera de tu organización.
• ¿Experimentas dificultades para generar informes financieros? El sistema contable simplifica este proceso, ofreciéndote datos cruciales como balances, estados de resultados y análisis de costos de forma rápida y eficiente.
• ¿Son frecuentes los errores en la entrada de datos? La automatización reduce este riesgo al calcular automáticamente cifras y evitar posibles discrepancias que podrían surgir en procesos manuales.

Funcionalidades específicas de un software de contabilidad

• Registro de transacciones financieras y contables: registra de manera automatizada todas las transacciones financieras de la empresa, desde facturas y pagos hasta ingresos y gastos. Por ejemplo, al ingresar automáticamente las facturas de proveedores, se reduce el riesgo de errores manuales y se mantiene un registro detallado y preciso.
• Seguimiento de activos y pasivos: permite llevar un seguimiento detallado de los mismos. Por ejemplo, al registrar la depreciación automática de activos, el software actualiza automáticamente el valor contable de éstos, con una visión precisa de los recursos disponibles y las obligaciones financieras.
• Elaboración de informes financieros: facilita la generación de balances, estados de resultados y flujo de efectivo. Gracias al ingreso de datos sistemáticamente, este software puede producir informes en tiempo real.

Beneficios al usar un software de contabilidad

• Gestión eficiente de finanzas: permite una gestión precisa y organizada de las finanzas de tu empresa. Gracias a la automatización de la entrada de datos financieros, puedes hacer un seguimiento detallado de los ingresos, gastos, activos y pasivos.
• Análisis financiero en tiempo real: para un acceso inmediato a la información con datos actualizados. Esto te permitirá evaluar el rendimiento de la empresa y tomar decisiones a tiempo.
• Cumplimiento normativo: simplifica el proceso de auditoría al mantener registros detallados y coherentes. La capacidad de generar estados financieros y otros informes de auditoría de manera rápida y precisa agiliza la colaboración con auditores externos y minimiza el tiempo dedicado a estas revisiones.

Software de nómina vs. contabilidad: conoce las diferencias*

La importancia de integrar contabilidad y nóminas

¿Imaginas cómo podrías beneficiarte al combinar estas dos áreas críticas? Integrar el software de nómina y de contabilidad es clave para transformar la gestión financiera y de RR.HH. Así, podrías potenciar la eficiencia operativa y asegurar la precisión de los datos al mantener la información sincronizada entre ambos departamentos. 

Aquí te presentamos los beneficios más destacados:

• Ahorro de tiempo: puedes despedirte de las tareas duplicadas al no tener la necesidad de ingresar datos manualmente en sistemas separados. Por ejemplo, los datos de salarios calculados en el software de nómina internacional se transfieren automáticamente al software de contabilidad.
• Reducción de errores manuales: como la transferencia de datos es automática, se minimiza el riesgo de que haya equivocaciones. Por ejemplo, al transferir datos sobre beneficios y deducciones automáticamente.
• Mejora en la toma de decisiones financieras: te proporciona una visión unificada y actualizada de la situación financiera y de recursos humanos de tu empresa. Entonces, puedes realizar un seguimiento detallado de los costos laborales en tiempo real con una visión inmediata de cómo las decisiones sobre salarios, beneficios y horas extras afectan directamente los gastos operativos. Si necesitas realizar recortes presupuestarios, puedes identificar áreas de optimización dentro de los costos para mantener la salud financiera de la empresa.

¿Cómo lo hacemos en Deel?

Con Deel, puedes llevar la gestión de Recursos Humanos y la gestión de nóminas al siguiente nivel mediante la integración con soluciones de contabilidad líderes como NetSuite, Quickbooks y Xero. Estas integraciones con Global Payroll te permiten sincronizar automáticamente datos de costos de equipos con el libro mayor general, agilizando procesos contables y facilitando la gestión financiera de tu empresa.

Cómo lograr una integración exitosa entre tu software de contabilidad y el de nómina

Sigue estos pasos para asegurar una transición suave y mantener el sistema integrado con el paso del tiempo:

1. Evalúa necesidades

Antes de iniciar el proceso de integración, identifica claramente qué datos necesitas transferir entre la nómina y la contabilidad electrónica para cumplir con todos tus objetivos: monitoreo, auditoría, cumplimiento legal y comercial. Por ejemplo, si quieres una visión completa sobre los costos laborales internos, podrías necesitar transferir datos detallados de salarios, beneficios y deducciones, así como cualquier otro cálculo de nómina. Asimismo, priorizar la seguridad de datos para que la integración cumpla con los estándares de seguridad y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

2. Selecciona un software compatible

No todos los softwares son compatibles entre sí. Por eso, debes asegurarte que el sistema de nómina y contabilidad que finalmente elijas ofrezcan integraciones sencillas. O, al menos, que tengan APIs abiertas que faciliten la transferencia de datos. Por ejemplo, Deel permite integrar las facturas con tus herramientas contables favoritas y, a su vez, te permite crear integraciones personalizadas a través de la API para automatizar y sincronizar los datos en toda tu pila tecnológica de RR.HH.

También, verifica que ambos proveedores tengan un historial sólido de actualizaciones y soporte técnico para mantener la relevancia y funcionalidad a lo largo del tiempo.

3. Planifica la integración

¿Cómo se llevará a cabo la integración? ¿Qué datos específicos deben trasladarse entre los sistemas? Con estas respuestas, podrás elaborar un plan eficiente. No olvides definir parámetros específicos. Por ejemplo, podrías crear un protocolo para la transferencia de detalles salariales y asegurarte de que la estructura de códigos sea uniforme en ambos sistemas. Recuerda establecer reglas claras sobre cómo se mapearán los datos, considera la escalabilidad e involucra a equipos técnicos y funcionales para la planificación.

4. Realiza pruebas piloto

Esto es importante para verificar que todo funcione correctamente. Por lo tanto, antes de llevar a cabo la implementación completa, haz pruebas piloto para identificar y abordar posibles problemas. Así, no habrá contratiempos. Podrías simular el procesamiento de nómina de un grupo reducido de empleados para evaluar la precisión y eficacia de la integración. La documentación de problemas y soluciones te servirá como registro durante esta fase para una referencia futura.

5. Implementa y capacita al personal

Una vez superadas las pruebas, implementa la integración y capacita a tu equipo en su uso para una transición sin inconvenientes. Para eso, puedes ofrecer sesiones de formación específicas para el equipo de recursos humanos y contabilidad sobre cómo utilizar las herramientas de forma adecuada. Con materiales de capacitación detallados y sesiones prácticas, comprenderán el nuevo proceso.

6. Haz un mantenimiento regular

Que ambos sistemas estén actualizados es fundamental y esto sólo es posible con un programa de mantenimiento regular. Realiza chequeos periódicos de integración y activa las actualizaciones automáticas en períodos de baja actividad laboral para minimizar interrupciones.

7. Evalúa y ajusta lo necesario

Ante cualquier cambio en los requisitos comerciales o tecnológicos, realiza evaluaciones periódicas de la integración y ajusta la configuración para abordarlos. Por ejemplo, después de implementar nuevas políticas salariales, ajusta la integración para reflejar estos cambios. Asimismo, siempre es bueno solicitar retroalimentación de los usuarios para saber sobre su experiencia con la integración y considerar mejoras que quizás se hayan omitido.

Consejos para elegir proveedores de nómina

Según varios estudios, el número de empresas que subcontratan los servicios de payroll seguirá creciendo. Ya hay cambios significativos en comparación con las condiciones de hace cinco años y con el aumento en el interés por este tipo de servicio. Por lo tanto, se espera que incrementen la cantidad de soluciones de payroll que tienen las empresas. 

Aquí te compartimos consejos para que puedas elegir tu proveedor:

• Compatibilidad: busca un software que ofrezca integraciones nativas o la posibilidad de personalizar la integración.
• Escalabilidad: selecciona proveedores que puedan crecer con tu negocio.
• Soporte y capacitación: considera el nivel de soporte y recursos de capacitación disponibles.
• Conocimiento: evalúa la existencia de un equipo interno de expertos en nóminas que tenga cobertura a nivel global.
• Seguridad y cumplimiento: asegúrate que el software cumpla con las regulaciones y ofrezca soluciones seguras para proteger los datos personales y toda información sensible.

Integra Deel con tu plataforma de contabilidad

Conecta Deel con el software contable que utilices para reducir tareas manuales y evitar errores humanos con la contabilidad automatizada. Ahorra horas cada mes sincronizando automáticamente las facturas de los trabajadores y los detalles de los pagos con tu software de contabilidad preferido.

Además, puedes controlar lo que gastas y dónde lo gastas, personalizando los campos predeterminados para supervisar cómo se organizan las transacciones en tus libros y así obtener una imagen más completa de los gastos de tu negocio. Como si fuera poco, puedes sincronizar los gastos en Deel con tus libros en Netsuite. ¡Conoce más sobre las integraciones de