Guía para pagar a los trabajadores independientes en Norteamérica

Lidiar con las complejidades de los sistemas de procesamiento de nóminas y pagos a trabajadores independientes en América del Norte puede ser un gran reto para muchas empresas. Con una fuerza laboral diversa que incluye empleados de tiempo completo, colaboradores a tiempo parcial y freelancers, es fundamental entender las diferencias en los pagos, las obligaciones fiscales y las leyes laborales.

Además, con el nomadismo digital y el auge de modelos de trabajo no convencionales, garantizar el cumplimiento legal y relaciones laborales que sean adaptables y fáciles de administrar es una forma de sentar las bases para el éxito de tu empresa. No todos los métodos de pago son globales, por ejemplo, es posible que algunos que funcionan perfectamente en Canadá no estén disponibles en Francia, por lo que es esencial comprender el panorama de las opciones de pago internacionales.

En esta guía profundizamos en los mecanismos para pagar a los trabajadores independientes de manera eficiente y de acuerdo a los requisitos legales. Analizamos a nivel general las opciones que existen para pagar a una fuerza laboral independiente con sede en Norteamérica.

Plataformas de pagos online

Una plataforma de pago online es un sistema electrónico que facilita transferencias de dinero entre personas, empresas o entidades a través de canales digitales.

Estas plataformas aprovechan la tecnología para permitir transacciones financieras seguras y convenientes, reemplazando las formas tradicionales de pago como efectivo o cheques. Los usuarios pueden realizar pagos, recibir fondos y gestionar sus transacciones financieras electrónicamente, contribuyendo a la eficiencia y conveniencia de las interacciones financieras modernas.

A continuación veremos más de cerca algunas de las más populares, disponibles en América del Norte.

PayPal

PayPal, una de las plataformas de pagos online más reconocidas. Ofrece soluciones transfronterizas y fáciles de usar, admite múltiples monedas y tiene opciones de depósito directo, lo que la convierte en una excelente opción para empresas y freelancers.

Pros:

• Aceptado en muchas partes
• Transacciones seguras
• Soporte para pagos internacionales

Contras:

• Las tarifas por transacción pueden ser altas, especialmente para la conversión de moneda y los pagos transfronterizos.

Venmo

Muy popular en Estados Unidos por sus funciones de pago social, Venmo es una app que permite transacciones rápidas e informales entre personas. Su integración con PayPal es muy útil para las pequeñas empresas que buscan un método de pago conveniente.

Pros:

• Fácil de usar
• Funciones sociales
• Transferencias rápidas

Contras:

• Ideal para pequeñas transacciones
• Limitado a EE.UU.

Cash App

Desarrollada por Square, Cash App ofrece una plataforma sólida para enviar y recibir fondos, invertir en acciones y comprar criptomonedas. Es conocido por su simplicidad y eficiencia.

Pros:

• Opciones de depósito directo
• Permite transacciones de acciones y criptomonedas
• Pagos instantáneos

Contras:

• Limitado a residentes de EE.UU.
• Algunas preocupaciones sobre la privacidad

Stripe

Stripe es una plataforma avanzada de pago diseñada para negocios digitales que ofrece un conjunto de herramientas para administrar transacciones online, incluidos servicios de facturación y suscripción. Es conocida por tener un enfoque amigable para desarrolladores y por su alcance global.

Pros:

• Gran capacidad de integración con API y con e-commerce
• Admite pagos internacionales
• Confiable y seguro
• Ideal para empresas más que para freelancers individuales

Contras:

• Complejo de configurar

Square

Más allá de su reputación en soluciones de punto de venta, Square ofrece servicios de facturación y pago, ideales para pequeñas empresas y freelancers individuales. Destaca por el enfoque integral de sus servicios financieros empresariales.

Pros:

• Soluciones integradas de facturación y pago
• Interfaz amigable
• Acepta pagos con tarjeta de crédito

Contras:

• Tarifas por transacciones con tarjeta de crédito
• Es más para pequeñas empresas que para grandes multinacionales

Wise (antes TransferWise)

Wise, que se especializa en transferencias internacionales de dinero con tarifas transparentes, es ideal para empresas y freelancers que trabajan en todo el mundo. Admite cuentas multidivisa, lo que facilita la recepción y gestión de pagos en diferentes monedas.

Pros:

• Precios transparentes en cuanto a tipos de cambio de divisas
• Admite cuentas multidivisa
• Comisiones más bajas que los bancos tradicionales

Contras:

• No es una plataforma de procesamiento de pagos directos
• La configuración puede ser compleja para algunos usuarios

CoDi®

Son las siglas de Cobro Digital (Cargo Digital), una iniciativa del Banco de México (Banco Central de México) destinada a promover la inclusión financiera y los pagos electrónicos. Utiliza códigos QR y NFC para facilitar transferencias y pagos entre particulares y empresas.

Pros:

• Sin tarifas para usuarios o empresas
• Transferencias instantáneas
• Respaldado por el gobierno

Contras:

• La adopción está en etapa de crecimiento, por lo que no todas las empresas la acepta aún
• Se requiere de una cuenta bancaria en México

Transferencias bancarias

La transferencia bancaria directa es un método básico para procesar pagos de freelancers en toda América del Norte, apreciado por su confiabilidad y facilidad. Dentro de esta región, cada país tiene sus propios sistemas para facilitar estas transacciones, que pueden variar en términos de velocidad, costo y accesibilidad.

Cámara de compensación automatizada (ACH) - Estados Unidos

ACH es una red electrónica utilizada en los Estados Unidos para realizar transacciones financieras, incluidos depósitos y pagos directos.

Pros:

• Económico
• Ideal para pagos regulares y no urgentes
• Ampliamente aceptado en todo el país

Contras:

• Las transacciones suelen tardar entre 1 y 3 días hábiles en procesarse
• No apto para transferencias urgentes

Transferencia electrónica de fondos (EFT) - Canadá

EFT es el equivalente canadiense del sistema ACH de EE.UU., que permite transferencias bancarias nacionales dentro del país.

Pros:

• Seguro y eficiente para manejar varias transacciones
• Costo relativamente bajo

Contras:

• Puede ser lento y las transferencias a veces tardan algunos días hábiles en completarse.

SPEI - México

El Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios es un sistema diseñado por el Banco de México (Banco Central de México) para facilitar las transferencias electrónicas de dinero en tiempo real.

Pros:

• Transferencias en tiempo real; opera 24/7
• Seguro y ampliamente aceptado dentro de México

Contras:

• Requiere una cuenta bancaria mexicana
• No apto para transferencias internacionales directamente a través del SPEI sin servicios intermediarios

Transferencias bancarias - (EE.UU., Canadá, México)

Las transferencias bancarias ofrecen una solución en tiempo real para transacciones nacionales e internacionales en América del Norte.

Pros:

• Rápido y confiable, generalmente procesada el mismo día
• Ideal para transacciones grandes y urgentes

Contras:

• Tarifas más altas en comparación con ACH, EFT y SPEI
• Los bancos receptores también pueden cobrar una tarifa por transferencia bancaria entrante

Interac e-Transfer - Canadá

Esta es una popular red canadiense utilizada para enviar dinero entre cuentas bancarias nacionales.

Pros:

• Transacciones rápidas, generalmente instantáneas
• Amplia aceptación entre los bancos y cooperativas de crédito canadienses
• Notificaciones de seguridad a través de e-mail o celular

Contras:

• Disponible principalmente solo en Canadá
• Límites en los montos de las transferencias

Zelle - Estados Unidos

Una red de pagos digitales que permite a los clientes de bancos adheridos y cooperativas de crédito en EE.UU. enviarse dinero entre sí.

Pros:

• Transferencias instantáneas entre cuentas bancarias
• Fácil de usar a través de apps bancarias
• Sin cargos por enviar o recibir dinero a través de Zelle

Contras:

• Requiere que tanto el remitente como el destinatario tengan cuentas en los bancos adheridos
• Pueden aplicarse límites a las transferencias

Otros métodos de pago disponibles en Norteamérica

Además de las opciones mencionadas anteriormente, los métodos más tradicionales como efectivo, pagos con tarjeta de crédito y cheques siguen estando presentes en el panorama de pagos a trabajadores independientes en América del Norte. Sin embargo, es clave analizar su viabilidad en el contexto de las transacciones comerciales modernas.

Si bien las pequeñas empresas o los freelancers individuales que prefieren relaciones bancarias tradicionales y transacciones sencillas pueden encontrar que estos métodos se alinean con su estilo operativo, es posible que estos no combinen bien con los requisitos de cumplimiento legal modernos, lo que aumenta el riesgo al que tu empresa puede estar expuesta.

Además, la evolución de la economía digital y el impulso hacia los pagos electrónicos sugieren que la relevancia del efectivo y los cheques puede seguir disminuyendo en favor de soluciones de pago más seguras, eficientes y rastreables.

Las complejidades de las relaciones con trabajadores independientes: el ejemplo de Estados Unidos

A diferencia de los empleados, cuyos impuestos generalmente son manejados por su empleador a través de servicios de nómina, los freelancers se consideran no empleados. Por lo tanto, deben administrar y pagar estos por su cuenta al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Esta distinción saca a la luz varios aspectos clave a tener en cuenta:

• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: los trabajadores independientes deben pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que cubre el la seguridad social y la atención médica. Este impuesto es una responsabilidad básica para los trabajadores independientes.
• Formulario 1099-NEC: las empresas estadounidenses que trabajan con freelancers deben emitir el Formulario 1099-NEC (Compensación para no empleados) para cualquier individuo o entidad a la que hayan pagado $600 o más durante el año fiscal. Este formulario sirve como un registro oficial de los ingresos obtenidos por el trabajador independiente, reemplazando el Formulario 1099-MISC que se usaba anteriormente para informar la compensación de no empleados. Los contratistas usan este formulario para declarar los ingresos obtenidos por la prestación de servicios al presentar sus impuestos.
• Número de identificación del contribuyente y formulario W-9: al comienzo de una relación entre un freelancer y una empresa de EE.UU, este generalmente debe presentar el formulario W-9 completo, el cual contiene su número de identificación del contribuyente (TIN). Esta información es crucial para que la empresa pueda preparar y presentar con precisión los formularios 1099 requeridos por el IRS.
• Formulario del IRS y obligaciones de presentación de informes: si bien los trabajadores independientes son responsables de pagar sus impuestos, incluido el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto federal sobre la renta, es responsabilidad de la empresa garantizar la presentación adecuada de informes al IRS de los pagos realizados a estos contratistas. No informar con precisión estos pagos a través de los formularios correctos del IRS puede generar sanciones para la empresa.
• Formulario W-8BEN: para los trabajadores independientes extranjeros, una empresa estadounidense puede exigir que se complete el formulario W-8BEN e informar con precisión los pagos a personas no estadounidenses. Este formulario suministra la información necesaria para la retención de impuestos según lo dictan los tratados y regulaciones fiscales aplicables.

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Preguntas frecuentes relacionadas con trabajadores independientes

¿Qué es un acuerdo de trabajador independiente?

Un acuerdo de trabajador independiente es un contrato escrito que describe la relación laboral entre el contratista y el cliente o empleador. Un acuerdo integral de trabajador independiente debe incluir la siguiente información.

• Alcance: descripción detallada del proyecto o servicios a prestar.
• Detalles de pago: montos, cronograma y método (por ejemplo, depósito directo o cheque).
• Duración: fechas de inicio y finalización del contrato o hitos del proyecto.
• Normas de confidencialidad y propiedad intelectual: términos sobre el uso de información confidencial y propiedad sobre el trabajo producido.
• Cláusula de finalización: condiciones bajo las cuales se puede cancelar el acuerdo laboral.

¿Por qué es importante un acuerdo de trabajador independiente al contratar a un freelancer?

Crear un acuerdo de trabajador independiente es crucial por varias razones.

• Claridad: garantiza que ambas partes tengan claras las expectativas y responsabilidades, minimizando los malentendidos.
• Protección legal: le da protección legal tanto para el freelancer como para el empleador, detallando los términos y condiciones acordados.
• Cumplimiento legal: al establecerse por escrito que la persona es un trabajador independiente, ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales y laborales.

¿Qué es una clasificación errónea?

La clasificación errónea ocurre cuando una empresa clasifica incorrectamente a un empleado como trabajador independiente. Esta distinción es crucial porque afecta las obligaciones tributarias, el derecho a beneficios legales y el cumplimiento de la legislación laboral.

¿Por qué es importante evitar clasificaciones erróneas?

• Consecuencias legales y financieras: la clasificación errónea puede dar lugar a sanciones, impuestos atrasados y repercusiones en materia legal.
• Cumplimiento de las leyes laborales: la clasificación correcta garantiza el cumplimiento de las leyes laborales aplicables, incluido el salario mínimo, las horas extras y los beneficios obligatorios.
• Reputación: las prácticas de clasificación adecuadas mantienen la reputación y la integridad de una empresa en sus relaciones profesionales y con los entes reguladores.

¿Qué funciones debo buscar en una solución de software de nómina?

Si bien la herramienta ideal variará según las necesidades de cada empresa, es clave considerar algunos factores a nivel general al seleccionar las opciones de pago:

• Cumplimiento tributario: debe ofrecer cálculos y presentaciones automatizadas de diversos impuestos para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de las autoridades tributarias: IRS (EE. UU.), CRA (Canadá) o SAT (México).
• Depósito directo y opciones de pago: debe tener la capacidad de procesar pagos mediante depósito directo, cheques o plataformas digitales.
• Informes: debe ofrecer funciones de informes detallados para el historial de nómina, declaraciones de impuestos y pagos de freelancers.
• Integración: debe ser compatible con los sistemas de contabilidad o gestión de RR.HH existentes.

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¿Puede una empresa con sede en Norteamérica contratar freelancers en el extranjero?

Sí, los empleadores en Norteamérica pueden contratar trabajadores independientes de otros países. Esto es cada vez más común con el aumento del trabajo remoto y la colaboración global. Sin embargo, es importante tener en cuenta las implicaciones legales, fiscales y de pago que implica la contratación internacional.

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¿Qué debo considerar al contratar un freelancer en el extranjero?

Contratar a un trabajador independiente en el extranjero puede resultar muy beneficioso, pero hay que tener mucho cuidado. Al contratar a un freelancer internacional, ten en cuenta lo siguiente.

• Implicaciones legales y fiscales: ten claridad sobre los requisitos legales y fiscales tanto en tu país como en el país del contratista. Esto incluye impuestos sobre la renta, retenciones fiscales y cualquier tratado entre ambos países.
• Métodos de pago: elige un método de pago que admita la conversión de moneda y que sea accesible para el freelancer. Las opciones pueden incluir transferencias bancarias, sistemas bancarios internacionales o plataformas de pago online globales como PayPal o Wise.
• Términos del acuerdo: define claramente el alcance del trabajo, las condiciones de pago, las cláusulas de confidencialidad y los mecanismos de resolución de disputas, teniendo en cuenta cualquier diferencia legal transfronteriza.
• Comunicación: establece canales de comunicación efectivos teniendo en cuenta las diferencias de zonas horarias e idiomas para garantizar una colaboración y comprensión fluidas.

Potencia tu gestión de freelancers con ayuda de Deel

En el panorama actual de las relaciones comerciales, el cumplimiento de las leyes laborales, la claridad de los acuerdos de trabajadores independientes y la gestión eficaz de los pagos a freelancers afectan significativamente el éxito operativo de las empresas en América del Norte. Ya sea que se trate de métodos de depósito directo, de lidiar con las complejidades de los impuestos sobre la nómina o de entender las funciones de las plataformas de pagos online, el objetivo sigue siendo el mismo: fomentar relaciones fluidas, que cumplan con todos los requisitos legales y que sean beneficiosas tanto para la empresa como para tu fuerza laboral.

Al entender bien los formularios tributarios, los requisitos regulatorios y los matices de las leyes laborales en sus sistemas de nómina, las empresas pueden evitar problemas comunes como una fuerza laboral mal clasificada, asegurando el cumplimiento legal y fomentando un ambiente de trabajo productivo, eficiente y que cumpla con las regulaciones correspondientes.

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