Cómo crear la política de PTO perfecta en 2024

El tiempo libre remunerado es un beneficio esencial y no negociable para los mejores talentos del mundo. Es parte de una narrativa más amplia que fomenta el equilibrio entre la vida personal y laboral y culturas empresariales saludables que fomentan la productividad y el compromiso, sin caer en el burnout.

Las consecuencias de no contar con un programa de PTO adecuado se hicieron más obvias cuando durante la pandemia la gente empezó a enfermarse con más frecuencia o cuando necesitaron cuidar de familiares que contraían el virus. Las empresas que no ofrecían una cantidad decente de PTO corrían el riesgo de perder a sus colaboradores clave y disminuir la satisfacción de su gente.

Si estás considerando establecer una política de PTO para tu equipo o actualizar la existente para que se ajuste mejor a las necesidades de tu equipo, aquí tienes todo lo que necesitas saber.

¿Qué es el tiempo libre remunerado (PTO) y cómo funciona?

El tiempo libre remunerado, también llamado licencia remunerada, es el tiempo libre del trabajo que un empleado a tiempo completo o parcial puede utilizar para diferentes propósitos, incluyendo recuperarse de una enfermedad, celebrar días festivos, irse de vacaciones, atender algún tema personal, mudarse, casarse o tener un hijo, entre otros, manteniendo su salario (o un porcentaje específico del mismo).

El PTO también puede ser simplemente una licencia personal, que puede incluir otros fines que los empleados no necesariamente necesitan o no quieren compartir con su empleador.

Existen numerosos tipos de PTO y el tiempo de cada uno varía. Aquí hay unos ejemplos:

• Licencia militar
• Licencia por enfermedad
• Licencia parental
• Vacaciones
• Feriados
• Servicio de jurado
• Licencia por duelo
• Licencia por enfermedad de un familiar

No todos estos tipos de licencias siempre son remuneradas. Por ejemplo, los empleadores en EE.UU. no están obligados por ley a dar tiempo libre remunerado a sus empleados, pero por lo general en la práctica esto es diferente. En la mayoría de las empresas, los empleados pueden disfrutar de un par de semanas de licencia remunerada.

Además, incluso en países donde el PTO no es obligatorio por ley, como en EE.UU., los empleadores de todas formas están obligados legalmente a ofrecer licencia médica no remunerada con protección laboral para los empleados que se enferman o tienen un bebé, según la FMLA (Family and Medical Ley de salida).

La forma en que un empleado puede utilizar su licencia remunerada depende de su contrato, es decir, lo que haya acordado con el empleador. Hay dos casos típicos:

• Un empleado recibe un número específico de días libres durante un año cuando empieza a trabajar.
• Un empleado necesita acumular días libres remunerados dedicando una cantidad específica de horas.

Según el propósito de la licencia, los empleados pueden obtener una suma total de días libres remunerados que pueden utilizar para cubrir alguna enfermedad o para irse de vacaciones, aunque algunos empleadores optan por separar estas categorías.

5 beneficios de una política de PTO

Ofrecer tiempo libre remunerado puede ayudarte a formar un equipo feliz y productivo. Aquí te damos algunas razones por las cuales deberías contar con una política de PTO.

1. Claridad para todo el equipo

Una política clara de PTO garantiza que los empleados de toda la empresa estén familiarizados con las reglas: a cuántos días libres tienen derecho, cómo se deben hacer las solicitudes, cuándo se tiene que avisar con antelación, entre otras.

Dado que todo el proceso se establece en una política disponible para todo el equipo, no hay lugar para malentendidos.

2. Discreción para tus empleados

Es posible que a veces tus empleados tengan motivos personales para tomarse un tiempo libre y no siempre se sentirán cómodos compartiéndolos contigo o el resto del equipo.

Con una política de PTO y las herramientas adecuadas, le estás garantizando a tu gente cierta discreción, por lo que no necesitan explicar nada siempre que sigan el procedimiento y presenten su solicitud de PTO a tiempo.

3. Sin interrupciones en el flujo de trabajo

Una política clara permite una mejor planificación y elimina las interrupciones en el flujo de trabajo que pueden ocurrir cuando un empleado está de licencia. Si tu personal sabe a quién informar sobre las licencias previstas, cuándo hacerlo y cómo organizar su trabajo para que todas las tareas estén cubiertas durante su ausencia, no habrá problema alguno.

Las licencias repentinas seguirán ocurriendo porque la vida es impredecible, pero incluso estas situaciones son más fáciles de resolver cuando hay reglas y procesos claros a seguir.

4. Apoyo a tus esfuerzos de marca de empleador

Para posicionarte como una de las empresas más valoradas en cuanto a excelentes condiciones laborales y beneficios para colaboradores, debes considerar contar con una política de PTO.

Las licencias no remuneradas son comunes en muchas empresas, pero pueden tener muchas consecuencias negativas tanto para los empleadores como para los empleados. Por otro lado, un pago adecuado de vacaciones lo convertirá en un empleador deseable y facilitará sus esfuerzos de contratación.

Nota: Si diriges una pequeña empresa con un presupuesto limitado, el PTO puede resultarte útil para reemplazar otros beneficios que quizás no puedas ofrecer.

5. Un equipo más feliz y comprometido

Un plan de PTO claro y flexible puede ser de gran ayuda para retener a tus mejores colaboradores, ya que esto les permitirá lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Si animas a tu gente a tomarse días libres con regularidad, para que no se queden con días de vacaciones no utilizados, serán más felices en el trabajo y su productividad aumentará, lo que influirá positivamente en tus tasas de retención y el negocio en general.

Cómo crear una política de tiempo libre remunerado (PTO)

La versión final de tu política de tiempo libre remunerado (PTO) siempre debe estar alineada con la política general de tu empresa, tus necesidades y objetivos comerciales, y ser producto de una investigación y un análisis exhaustivos. Aquí te damos pautas para ayudarte a poner por escrito tu política de PTO: responder estas preguntas te ayudará a cubrir todos los aspectos importantes de esta.

• ¿Cuántos días libres remunerados tendrán tus empleados en total?
• ¿Ofrecerás tiempo libre remunerado a freelancers o únicamente a empleados?

Ten en cuenta que la cantidad promedio de días libres remunerados varía en todo el mundo. Puede ser entre 10 y más de 30 días por año, de acuerdo a las diferentes regulaciones con respecto a la acumulación de PTO.

• ¿Le darás a tus empleados la suma total de días libres o los dividirás en categorías separadas, como licencias por enfermedad y vacaciones?
• ¿Tendrán los nuevos empleados menos días libres remunerados que aquellos con más antigüedad en la empresa?
• ¿Recompensarás a los empleados de alto rendimiento con una política de PTO ilimitada?
• ¿Pueden tus empleados elegir vacaciones flotantes?
• ¿Cómo vas a contar los días festivos federales?

Supongamos que no vas a trabajar en días festivos, como Navidad, Semana Santa o Nochevieja. Debes decidir si estos contarán como parte del PTO de tus empleados o no.

• ¿Ofrecerás también a tus empleados días libres para temas personales?
• ¿Necesitarán tus empleados utilizar una cantidad específica de días libres durante un ciclo de pago?

Asegúrate de organizar las licencias de tus empleados a lo largo del año para evitar el ausentismo en momentos críticos. Muchos empleados querrán días libres durante los días festivos, por lo que tu política de vacaciones debería evitar que tu empresa termine sin personal cuando más se necesita.

• ¿Cuál es la cantidad mínima y máxima de días de PTO que tus empleados pueden tomar en cada solicitud?
• ¿Cómo manejarás los días acumulados o el PTO no utilizado?

Piensa en cómo permitirás que tus empleados utilicen los días libres acumulados. Pueden transferirlos al siguiente año o pueden obtener un pago por PTO. No olvides la trampa del traspaso: asegúrate de establecer límites a la cantidad de días que se pueden traspasar.

• ¿Cómo manejarás los días acumulados cuando un empleado renuncie o sea despedido (habrá opción de liquidarlas)?
• ¿Con cuántos días de antelación deben programar las vacaciones tus empleados?
• ¿Cómo será este procedimiento? ¿A quién deben informar? ¿Deben presentar una solicitud formal por escrito?
• ¿Los nuevos empleados tendrán derecho a días PTO inmediatamente o después de un período de tiempo específico? (¿Cómo se es elegible para días libres remunerados en tu empresa?)
• ¿Tus empleados a tiempo parcial obtienen una cantidad específica de horas de PTO?
• ¿Permitirás que se puedan pedir días al banco de PTO (tomar días libres por adelantado, antes de tener derecho a ellos?)
• ¿El número de días libres cambia según los años de servicio?
• ¿Cómo se le pagará a tus empleados cuando estén de licencia?

Puedes optar por pagarles su salario o tarifa completa mientras no estén trabajando, o tu política puede indicar que tienen derecho a un porcentaje específico de la misma.

• ¿Cómo vas a realizar un seguimiento del tiempo libre de tus empleados?

La mayoría de las empresas modernas han empezado a utilizar soluciones de software para muchas de sus tareas diarias que pueden automatizarse.

Puedes intentar lo mismo con el seguimiento del tiempo libre de tus empleados y asignar un supervisor dentro de tu equipo de RR.HH que se asegure de que los datos se actualicen periódicamente y sean precisos. Si no planeas invertir en esto, puedes designar un empleado (generalmente del departamento de RR.HH. o del área administrativa) para hacer un seguimiento de las ausencias.

• ¿Existe algún caso o situación única que debas incluir en la póliza?
• Si tienes empleados extranjeros, ¿la política cumple con la ley de sus países?

Unas respuestas bien articuladas a estas preguntas le dan forma a una política de PTO clara y completa. Puedes usarlas como plantilla para hacer que esta política forme parte de tu manual de empleado, con el que pueden familiarizarse durante su proceso de onboarding. Esto también facilitará el trabajo de los empleados del departamento de RR.HH.

Por ejemplo, una norma en tu política de PTO puede ser la siguiente:

En lugar de ofrecer una suma total de días libres, que podrías haber tenido con empleadores anteriores, te brindamos x número de días de licencia por enfermedad y x número de días de vacaciones remunerados por año calendario. Esta clasificación posiblemente te ayudará a tomar la decisión de quedarte en casa cuando estés enfermo sin sentir que estás sacrificando tu tiempo de vacaciones.

Consideraciones al crear una política de PTO

Para evitar cualquier confusión con respecto a tu política de PTO, aquí hay algunos puntos que debes tener en cuenta y abordar antes de publicarla.

Mal uso de la política

Si decides darle a tus empleados una suma global de días que pueden usar para tomar vacaciones o recuperarse de una enfermedad, se pueden generar confusiones y malentendidos.

Cuando una política de PTO no define claramente la cantidad de tiempo que un empleado puede tomar como días de enfermedad y cuántos puede usar para vacaciones, pueden suceder tres cosas:

• Los empleados van a trabajar aún estando enfermos porque quieren ahorrar sus días libres para las vacaciones.
• Los empleados van a utilizar todos los días libres para vacaciones, por lo que acabarán con tiempo libre no remunerado.
• Los empleados van a tomar todo su tiempo libre remunerado antes de fin de año, por lo que no les quedarán días para emergencias.

Para evitar esto, debes dejar ser muy claro en tu política de PTO y dividir los días libres en categorías por propósito y dar ejemplo: es vital que los directivos y los líderes de la empresa utilicen su tiempo libre de manera adecuada para que los empleados puedan seguir sus pasos.

Contratar a un coach también puede ayudar a tus empleados a entender bien por qué es fundamental cuidar su salud física y mental. Si trabajan por demasiado tiempo sin tomar un descanso, pueden verse obligados a pedir una licencia por enfermedad debido al burnout que esto puede generar. Además, la pandemia nos ha demostrado a todos que debemos estar preparados para acontecimientos inesperados.

Demasiado tiempo acumulado

Cuando los empleados no utilizan su tiempo libre durante el año, pueden terminar con demasiado tiempo acumulado. Esto podría interrumpir tu flujo de trabajo o costarte más de lo previsto.

Considera el problema de ser demasiado laxo al crear tu política de PTO. Muchos empleadores deciden limitar la cantidad de días que un empleado puede transferir al año siguiente o poner una fecha límite para utilizar los días acumulados del año anterior.

Discrepancias entre la política de la empresa y las leyes locales

Si trabajas con empleados extranjeros, puede que a estos les resulte difícil adaptarse a una nueva política de PTO. Independientemente de que sean remuneradas o no, las vacaciones anuales varían según el país, por eso es fundamental mantener una política clara y accesible para todos los empleados.

En caso de que ofrezcas más días libres remunerados de los que exige la ley federal en un país determinado, es justo dar derecho a todos los empleados a una mayor cantidad de tiempo libre remunerado. Si ofreces menos, debes garantizar a tus empleados la cantidad de tiempo libre remunerado requerido por las leyes locales correspondientes para evitar costosos errores de compliance.

Si tus empleados provienen de diferentes partes, es posible que se apliquen diferentes leyes. Por eso es fundamental hacer una investigación adecuada antes de poner en práctica tu política de licencias.

No olvides que muchos países tienen un salario mínimo que pagar a tus empleados. Asegúrate de seguir las pautas si existen requisitos especiales para las licencias remuneradas de los empleados.

Ten en cuenta que, si contratas a través de Deel, estas regulaciones obligatorias de licencia remunerada se incorporan automáticamente a tus contratos laborales según corresponda.

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