Preguntas frecuentes sobre la nómina en Colombia

Si estás planeando contratar talento en Colombia y te preocupa la gestión de la nómina local, es fundamental comprender las complejidades y los procesos de nómina en el país. Cada país cuenta con sus propias normativas, leyes y regulaciones, las cuales son radicalmente diferentes de otras regiones. Cada detalle legal y fiscal es crucial en la relación laboral, y cometer errores puede tener graves consecuencias.

En Deel, hemos identificado varios desafíos que enfrentan las empresas al gestionar la nómina en Colombia y otros países:

Demasiados proveedores

A medida que las empresas ingresan a más países, la lista de proveedores incrementa y se vuelve cada vez más difícil de gestionar. Tener múltiples proveedores en diferentes países resulta en una operación desintegrada y compleja de manejar que dificulta las operaciones y ralentiza la transformación digital.

Operaciones dispersas

Las empresas necesitan una plataforma única, un proveedor tecnológico que consolide todas las operaciones de nómina bajo un mismo paraguas. Sin una herramienta centralizada, es difícil mantener la coherencia y eficiencia en la gestión de nómina a nivel global. Reunir los datos de pago en una hoja de cálculo o Excel ya no será suficiente para garantizar el cumplimiento.

Exposición a riesgos

Los cálculos fiscales incorrectos y las declaraciones de impuestos mal gestionadas pueden exponer a la empresa a problemas legales y de cumplimiento normativo. Es crucial tener un control riguroso sobre estos procesos para evitar sanciones y otros riesgos.

Experiencia limitada

Muchas veces, el equipo de trabajo no se siente respaldado por los proveedores locales. La falta de conocimiento, atención al detalle y poca experiencia por parte del proveedor puede resultar en una atención insuficiente y en la falta de soluciones adecuadas para las necesidades específicas de la empresa.

En este blog, te compartimos los principales aspectos que debes tener en cuenta a la hora de gestionar la nómina en Colombia. Aclara tus dudas y descubre las mejores prácticas para hacerlo de forma eficiente y sin complicaciones.

¿Qué es la nómina?

La nómina es el proceso de administración y cálculo de los pagos que una empresa debe realizar a sus empleados por su trabajo. Incluye el salario base, las deducciones de ley, los beneficios sociales, compensaciones variables y/o cualquier otro tipo de pago o retención que se deba aplicar. La nómina es un componente esencial de la gestión de recursos humanos, ya que asegura que los empleados reciban sus compensaciones de manera correcta y oportuna. Además, el proceso de nómina debe cumplir con todas las regulaciones fiscales y laborales del país para evitar sanciones y problemas legales.

¿Qué es la nómina en Colombia y cuáles son sus componentes esenciales?

La nómina en Colombia es el registro y proceso administrativo mediante el cual las empresas calculan y pagan los salarios a sus empleados. Este proceso incluye el cálculo de salarios, retenciones, aportes a la seguridad social, y otros descuentos y beneficios aplicables. La nómina es crucial no solo para garantizar el pago justo y puntual a los empleados, sino también para asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales ante las autoridades colombianas, como la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

Componentes esenciales de la nómina en Colombia

1. Salario básico

• Definición: Es la remuneración mensual que se acuerda entre el empleador y el empleado por la prestación de servicios.
• Consideraciones: Debe cumplir con el salario mínimo legal vigente o superar este valor.

2. Prestaciones sociales

• Prima de servicios: Pago equivalente a un mes de salario por año, dividido en dos pagos semestrales (junio y diciembre).
• Cesantías: Aporte anual que se deposita en un fondo de cesantías y puede ser retirado en caso de terminación del contrato o para fines específicos como vivienda o educación.
• Intereses de cesantías: Pago anual del 12% sobre el valor de las cesantías.
• Vacaciones: Derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de trabajo.

3. Aportes a la Seguridad Social

• Salud: El empleador aporta el 8.5% y el empleado el 4% del salario base de cotización.
• Pensión: El empleador aporta el 12% y el empleado el 4% del salario base de cotización.
• Riesgos laborales: Aporte del empleador, calculado según la clase de riesgo de la actividad económica de la empresa, con porcentajes que varían.

4. Aportes parafiscales

• Caja de compensación familiar: 4% del salario base de cotización.
• SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): 2% del salario base de cotización. Este aporte únicamente se realiza si el empleado percibe una asignación mensual igual o superior a 10 salarios mínimos.
• ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): 3% del salario base de cotización.Este aporte únicamente se realiza si el empleado percibe una asignación mensual igual o superior a 10 salarios mínimos.

5. Retenciones y deducciones

• Retención en la Fuente: Deducción fiscal aplicada sobre el salario dependiendo del nivel de ingresos y las tablas de retención vigentes.
• Préstamos y anticipos: Cualquier descuento por préstamos otorgados por la empresa o anticipos de salario.
• Embargos: Descuentos ordenados por autoridades judiciales.

6. Bonificaciones y comisiones

• Pagos adicionales al salario básico, que pueden ser otorgados por desempeño, antigüedad, o cumplimiento de metas. Como por ejemplo las comisiones, que son pagos variables basados en el desempeño comercial o ventas del empleado. 

Lo importante aquí es entender si la bonificación será salarial o no, lo que se define de acuerdo a si el pago se deriva del trabajo realizado. En el caso de un vendedor, la comisión será salarial ya que hace de su pago por “vender”. Otros casos como bonos de agradecimientos, fechas especiales, etc no son salariales y deben incluirse dentro de un pacto de desalarización el cual se realiza en documento a parte del contrato de trabajo.

7. Beneficios adicionales

• Auxilio de Transporte: Para empleados que ganan hasta dos salarios mínimos, es un monto fijo definido por el gobierno anualmente.
• Otros Beneficios: Beneficios no salariales como bonos desalarizados no asociados a la prestación del servicio del empleado, vales de alimentación, seguros de vida, entre otros, que no son considerados salario pero se registran en la nómina.

8. Incapacidades

• Las incapacidades son períodos durante los cuales un empleado no puede trabajar debido a una enfermedad o accidente, debidamente certificados por un profesional de salud.

Tipos de incapacidades:

• • Enfermedad general: Enfermedades comunes no relacionadas con el trabajo.
  • Accidente de trabajo o enfermedad profesional: Lesiones o enfermedades directamente relacionadas con el trabajo.
• El empleador registra la incapacidad en el sistema de nómina, especificando el tipo y la duración de la incapacidad o licencia médica.
• Se calculan los pagos correspondientes según el tipo de incapacidad y la normativa vigente, y se reflejan en el comprobante de pago del empleado.

La correcta gestión de las incapacidades asegura que los empleados reciban la compensación económica adecuada durante su periodo de incapacidad, cumpliendo con las normativas laborales y fiscales vigentes.

9. Licencias remuneradas y no remuneradas

Licencias remuneradas

Las licencias remuneradas son períodos de tiempo durante los cuales el empleado tiene derecho a ausentarse de su trabajo sin perder su salario. Algunos ejemplos de licencias remuneradas en Colombia incluyen:

1. Licencia de maternidad: Las trabajadoras tienen derecho a una licencia de 18 semanas pagadas durante el período de embarazo y postparto. Durante este tiempo, reciben el 100% de su salario a cargo de la entidad de seguridad social.
2. Licencia de paternidad: Los trabajadores tienen derecho a una licencia de paternidad remunerada de dos semanas, pagadas por la entidad de seguridad social.
3. Licencia por luto: Los empleados tienen derecho a cinco días hábiles de licencia remunerada en caso de fallecimiento de un familiar cercano.
4. Licencia por enfermedad: En caso de una enfermedad no relacionada con el trabajo, los primeros dos días de incapacidad son pagados por el empleador y, a partir del tercer día, por la entidad de seguridad social, según las normativas vigentes. Esta última es ilimitada y su duración dependerá del criterio médico. 

Licencias no remuneradas

Las licencias no remuneradas son períodos durante los cuales el empleado tiene derecho a ausentarse de su trabajo sin recibir salario. Algunos ejemplos incluyen:

1. Licencia no remunerada por motivos personales: El empleado puede solicitar tiempo libre por razones personales sin recibir pago durante este período. Esta licencia debe ser acordada con el empleador.
2. Licencia por estudio: Los empleados pueden solicitar una licencia no remunerada para continuar con sus estudios o capacitación profesional. Esta licencia debe ser aprobada por el empleador.

Incluir una sección sobre licencias remuneradas y no remuneradas en la nómina es fundamental para garantizar la correcta gestión del tiempo libre de los empleados, cumpliendo con las normativas legales y asegurando un manejo transparente y justo de la nómina.

¿Cómo se calcula el salario mínimo en Colombia y cómo afecta a la nómina?

El salario mínimo en Colombia es determinado anualmente por el gobierno, específicamente por el Ministerio de Trabajo, en conjunto con representantes de los empleadores y los trabajadores a través de la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales. El proceso de fijación del salario mínimo considera varios factores:

1. Inflación proyectada: La tasa de inflación esperada para el año siguiente.
2. Productividad laboral: El aumento en la productividad de los trabajadores.
3. Crecimiento económico: El crecimiento del Producto Interno Bruto (PIB) del país.
4. Costo de vida: Las variaciones en los precios de la canasta básica familiar.
5. Capacidad de pago de las empresas: La situación financiera de los empleadores.

El resultado de estas negociaciones es un decreto presidencial que establece el nuevo salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) para el año siguiente.

El salario mínimo en Colombia tiene un impacto significativo en la estructura de costos laborales de las empresas. Afecta directamente los salarios, las prestaciones sociales, los aportes a la seguridad social y parafiscales, así como las retenciones y deducciones aplicables en la nómina. Es esencial que las empresas estén al tanto de los cambios anuales en el salario mínimo para asegurar el cumplimiento legal y mantener una administración eficiente de la nómina.

¿Cuáles son las obligaciones fiscales y retenciones de la nómina en Colombia?

En Colombia, la nómina y la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) están estrechamente relacionadas debido a la obligación de las empresas de cumplir con las regulaciones fiscales y tributarias impuestas por el gobierno. Aquí te explico la relación principal entre la nómina y la DIAN:

Obligaciones fiscales y retenciones

Retención en la fuente: Las empresas deben retener un porcentaje del salario de sus empleados para el pago del impuesto sobre la renta y remitir estos fondos a la DIAN. La retención en la fuente se calcula según la tabla de retenciones vigente y se descuenta directamente del salario del empleado. Este proceso asegura que los empleados cumplan con sus obligaciones tributarias de manera continua y oportuna.

Aportes parafiscales**:** Además de las retenciones de impuestos, las empresas deben realizar aportes a la seguridad social y parafiscales (salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF). Aunque estos aportes se realizan a través de entidades específicas, la DIAN supervisa y regula el cumplimiento de estas obligaciones.

Reportes y declaraciones: Las empresas deben presentar periódicamente declaraciones de impuestos sobre la nómina a la DIAN, como la declaración de retenciones en la fuente. Estas declaraciones deben incluir detalles de los salarios pagados, las retenciones efectuadas y los aportes realizados. El incumplimiento de estas obligaciones puede resultar en sanciones y multas por parte de la DIAN.

Implicaciones de cumplimiento

Control y fiscalización: La DIAN tiene la autoridad para auditar a las empresas y verificar que las retenciones y los aportes se están realizando correctamente. Las empresas deben mantener registros detallados y actualizados de sus nóminas para demostrar el cumplimiento durante las auditorías.

Evitar sanciones: Cumplir con las normativas fiscales y tributarias es crucial para evitar sanciones por parte de la DIAN. Las multas pueden ser sustanciales y afectar la salud financiera de la empresa. Además, el incumplimiento puede dañar la reputación de la empresa.

Herramientas y soluciones para el cumplimiento

Software de nómina: Utilizar software de nómina especializado que automatice los cálculos de retenciones y aportes puede ayudar a las empresas a asegurar el cumplimiento con la DIAN. Estas herramientas pueden generar reportes precisos y facilitar la presentación de declaraciones fiscales.

Asesoría fiscal: Contar con el apoyo de asesores fiscales y expertos en nómina puede ser fundamental para navegar las complejidades de las regulaciones colombianas y asegurarse de que la empresa esté en cumplimiento con todas las obligaciones ante la DIAN.

La relación entre la nómina en Colombia y la DIAN se centra en la obligación de las empresas de retener impuestos, realizar aportes parafiscales, y presentar reportes y declaraciones fiscales de manera precisa y oportuna. Cumplir con estas obligaciones es esencial para evitar sanciones y mantener la operación legal y financiera de la empresa en buen estado.

¿Cuál es la frecuencia de pago obligatoria en Colombia?

En Colombia, la legislación laboral establece que los empleadores deben pagar los salarios a sus empleados de manera oportuna y periódica. La frecuencia de pago puede variar según el tipo de contrato y la naturaleza del trabajo, pero en general, existen dos principales frecuencias de pago obligatorias:

1. Pago mensual

• La mayoría de los trabajadores asalariados reciben su salario de manera mensual.
• Plazo: El pago debe efectuarse al final de cada mes calendario, por ejemplo, el 30 de junio. 

3. Pago quincenal

• Es común para ciertos sectores y tipos de trabajo, especialmente en empresas donde los empleados reciben comisiones, trabajos de naturaleza operativa o manual.
• Plazo: El salario se divide en dos partes y se paga cada 15 días. La primera quincena se paga alrededor del día 15 del mes, y la segunda quincena al final del mes.

Normativa relacionada

Código Sustantivo del Trabajo:

• Artículo 134 Aclara que el salario se debe pagar por períodos no mayores a un mes, siendo posible pactarlos de manera semanal, quincenal o mensual.
• Artículo 144: Estipula que los empleadores deben pagar los salarios de manera puntual y completa en las fechas acordadas en el contrato de trabajo, sin embargo, en caso de no especificarse en el contrato la frecuencia del mismo, el pago debe realizarse de acuerdo a las costumbres del lugar de trabajo sin que supere el mes en el que fue causado .

¿Existe en Colombia la nómina electrónica ?

Sí, en Colombia existe la nómina electrónica. La nómina electrónica es una herramienta implementada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para mejorar el control y la eficiencia en la gestión de las obligaciones tributarias y laborales de las empresas.

La nómina electrónica es un sistema que permite a las empresas generar, presentar y validar de manera electrónica los documentos relacionados con los pagos realizados a sus empleados. Este sistema asegura que la información de las nóminas sea reportada de forma precisa y oportuna a la DIAN.

Tanto la nómina electrónica y la facturación electrónica comparten el objetivo de mejorar la eficiencia y el control fiscal, facilitando la transparencia. En ambos casos, te invitamos a consultar con un experto que pueda guiar cada proceso y garantizar el compliance en tu empresa.

¿Cómo se gestionan las novedades y deducciones en la nómina?

Las novedades pueden incluir comisiones, horas extras, bonificaciones, licencias, vacaciones, entre otros. Es esencial tener soportes documentales para estas novedades. Las deducciones fiscales se determinan y aplican según la ley colombiana y pueden incluir aportes a seguridad social, fondos de pensiones voluntarios y embargos judiciales.

La correcta administración de la nómina es vital para garantizar la satisfacción y retención del talento humano, así como para asegurar el cumplimiento con la normativa laboral y fiscal en Colombia. Un sistema de nómina bien gestionado ayuda a evitar sanciones y conflictos laborales, facilitando un ambiente de trabajo justo y transparente.

Descubre aquí cómo gestionar las incidencias de nómina de forma eficiente y efectiva con las estrategias y recomendaciones prácticas que te compartimos.

¿Cómo se manejan los diferentes tipos de empleados y salarios en Colombia?

En Colombia existen tipos de salarios ordinarios e integrales. Los salarios ordinarios son aquellos por debajo de los 13 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), mientras que los salarios integrales son superiores a esta cantidad. Los empleados pueden ser categorizados como aprendices SENA, expatriados, empleados normales y cotizantes extranjeros, entre otros.

Tipos de empleados en Colombia

En Colombia, la clasificación de los empleados puede variar según varios criterios, como la modalidad de contratación, el tipo de contrato, el nivel de salario, y el estatus migratorio. A continuación, se describen los principales tipos de empleados:

1. Empleados ordinarios

Contrato a término indefinido

• Descripción: No tiene una fecha de finalización específica. 
• Beneficios: Estabilidad laboral, prestaciones sociales, y todos los beneficios de ley.

Contrato a término fijo

• Descripción: Tiene una duración determinada y puede ser renovado. La duración del contrato es de máximo 3 años, pero podrá renovarse en sucesivas ocasiones. En caso de que su plazo sea inferior a un año, solo puede renovarse por el mismo plazo en 3 oportunidades, posteriormente pasará a ser como mínimo de 1 año. 
• Beneficios: Prestaciones sociales y todos los beneficios de ley durante la vigencia del contrato.

Contrato de Obra o Labor

• Descripción: Se establece para realizar una tarea específica y finaliza cuando se completa la obra o labor.
• Beneficios: Prestaciones sociales y beneficios de ley durante el período de ejecución de la obra o labor.

2. Empleados temporales

• Descripción: Contratados por un tiempo limitado para cubrir necesidades específicas de la empresa, como reemplazos temporales o proyectos especiales; tienen un plazo de máximo de 6 meses renovables por otros 6 meses máximo..
• Beneficios: Prestaciones sociales y beneficios de ley durante el tiempo que dure la contratación.

3. Aprendices SENA

El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es una entidad pública colombiana que ofrece formación técnica y tecnológica gratuita, dirigida a mejorar las competencias laborales de la población y a impulsar el desarrollo económico y social del país.

• Descripción: Estudiantes en formación del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) que realizan prácticas en empresas como parte de su formación académica.
• Beneficios: No tienen derecho a prestaciones sociales, pero reciben un auxilio de sostenimiento mensual que varía según la etapa de formación (etapa lectiva o productiva); pagan seguridad social únicamente en salud y riesgos laborales. 

4. Empleados con salario integral

• Descripción: Empleados cuyo salario incluye todas las prestaciones sociales, beneficios y pagos adicionales. Este salario debe ser al menos 13 veces el salario mínimo mensual vigente.
• Beneficios: Incluye todas las prestaciones y beneficios en una sola suma global.

5. Empleados de alto nivel ejecutivo o de confianza

• Descripción: Ejecutivos de alto nivel como directores, gerentes y otros cargos superiores. Pueden tener contratos específicos que incluyen cláusulas especiales.
• Beneficios: Pueden recibir beneficios adicionales como bonos, acciones de la empresa, y otros incentivos, pero no son beneficiarios de horas extras

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Dejando a un lado los tipos de empleados en Colombia, en otra categoría de relación laboral se encuentran los contratistas independientes. Son profesionales o trabajadores que prestan servicios a una empresa sin ser considerados empleados directos. Generalmente, se contratan mediante contratos de prestación de servicios. No reciben prestaciones sociales ni beneficios laborales, pero deben estar afiliados a la seguridad social por cuenta propia.

¿Cómo se gestionan las vacaciones y otros beneficios laborales?

Los empleados en Colombia tienen derecho a 15 días de vacaciones remuneradas por cada año trabajado. Estas vacaciones se registran y aprueban en el sistema de nómina. Otros beneficios, como el auxilio de transporte, prima de servicios y bonos de alimentación, se gestionan según las regulaciones específicas y las políticas de la empresa.

Lee aquí los días de vacaciones por países y por año en Latinoamérica.

**¿Cuáles son los procedimientos para registrar y desvincular empleados?

Para registrar empleados:

1. Contrato laboral: Firmado por ambas partes.
2. Afiliación a seguridad social: Registrar al empleado en la EPS, ARL, caja de compensación y fondo de pensiones.

Para desvincular empleados:

1. Notificación de retiro: Se reporta la desvinculación en seguridad social.
2. Liquidación final: Incluir el pago de prestaciones sociales, vacaciones y cualquier indemnización correspondiente.

Integración con otras herramientas y gestión de comisiones

Deel permite la integración con sistemas de contabilidad y gestión de recursos humanos como QuickBooks, Xero y BambooHR. Las comisiones se pueden reportar y gestionar directamente en la plataforma, aplicando los respectivos impuestos y deducciones.

Lee aquí sobre las integraciones en la nómina que todas las empresas deben tener.

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