Cómo hacer un presupuesto de recursos humanos + Checklist

¿Cómo planificar la capacitación y desarrollo del talento para el próximo año? ¿Cómo saber qué porcentaje del presupuesto destinado al departamento de Recursos Humanos se utilizará para la fase de reclutamiento y selección de personal? ¿Cuán previsible son las necesidades de futuras contrataciones y qué inversión suponen? Estas preguntas deben responderse con el presupuesto de Recursos Humanos. Su elaboración es crucial porque no es solo una hoja de cálculo con muchas cifras, sino mucho más que eso.

Se trata de uno de los tipos de presupuesto anual del área de Recursos Humanos, el cual consiste en un plan financiero que asigna recursos monetarios a las necesidades relacionadas con la gestión del talento. Incluso, puede considerarse una herramienta que ayuda a las empresas a determinar cuánto pueden permitirse gastar en empleados y cómo distribuirán esos recursos. Asimismo, implica la evaluación y proyección de costos asociados con la contratación, capacitación, compensación y retención del talento (como los costos de nómina). ¿Quieres saber cómo crear uno exitoso? Aquí te brindamos todas las pautas y pilares en los que puede apoyarte para hacerlo:

¿Por qué un presupuesto de recursos humanos?

Hay varias razones por las cuales implementar un presupuesto de RR.HH.:

• Optimización de los recursos financieros: gracias a la anticipación y planificación de costos asociados a las diferentes etapas del ciclo de vida de los empleados, se pueden evitar gastos innecesarios y, a su vez, se logra maximizar la eficiencia de cada inversión en el capital humano.
• Adaptabilidad ante cambios: el presupuesto no es estático, sino que puede sufrir modificaciones. Aún así, siempre es importante prever un monto de reserva para urgencias, para responder a las demandas cambiantes del mercado. Es esta flexibilidad la que permite que una empresa sea competitiva y esté un paso adelante, lista para enfrentar cualquier desafío.
• Alineación con objetivos: la elaboración del presupuesto y los gastos de personal previstos deben responder a los objetivos planteados del lugar de trabajo. Por lo tanto, esto debe reflejarse en el presupuesto de recursos humanos. Con esto realizado, es posible atraer, retener y desarrollar el mejor talento humano. Asimismo, esta conexión estratégica asegura que cada dinero invertido en el personal contribuya directamente al logro de los objetivos a largo plazo.
• Mejora de la eficiencia operativa: es posible obtener este beneficio al coordinar las actividades del personal de manera efectiva en relación con el presupuesto. Desde la contratación hasta la capacitación y retención, cada acción debe planificarse de manera cuidadosa para asegurar que la empresa funcione de manera más eficiente en su conjunto. Este enfoque metódico ayuda a optimizar los procesos internos y a garantizar un rendimiento general positivo.

Momentos clave para el presupuesto:

A la hora de pensar en el presupuesto de recursos humanos, hay dos instancias clave: el inicio del año y los momentos de revisión. Pero, ¿en qué consiste cada uno?

Inicio del año

Una de las funciones de Recursos Humanos es la consideración del presupuesto a principio de año. Este momento es crucial como ventana estratégica para dar forma al destino de una empresa sobre su talento, y para alcanzar los KPIs de RR.HH. establecidos (como en relación con la tasa de rotación y los resultados de la evaluación del desempeño). Para la planificación estratégica del personal, el presupuesto ofrece una oportunidad fundamental para alinear los objetivos del talento con las metas anuales de la empresa. Si tienes un presupuesto sólido desde el comienzo, puedes garantizar que cada una de las decisiones que tomes en lo que se refiere al desarrollo, incorporación o retención de los empleados esté vinculada directamente con la visión anual y las expectativas del negocio. Por lo tanto, este enfoque proactivo establece las bases para un año exitoso.

Momentos de revisión

A lo largo del tiempo, se deben considerar instancias de revisión del presupuesto de recursos humanos. Estos momentos pueden entenderse como segundas oportunidades críticas para la evaluación y ajuste del plan financiero. Pero, ¿se deben hacer por qué sí? El origen de estas revisiones pueden tener que ver con cambios en el mercado, evolución de metas corporativas o incluso ajustes internos. La capacidad de adaptarse y modificar estrategias en respuesta a nuevas realidades es la esencia misma de una gestión de recursos humanos efectiva.

Por consiguiente, la clave de todo presupuesto de RR.HH. es la flexibilidad. Sólo así las organizaciones pueden estar seguras de que su presupuesto de personal estará alineado con las necesidades actuales y futuras del negocio.

¿Cómo hacer un presupuesto de recursos humanos?

Estos son los pasos que debes seguir:

1. Análisis de la plantilla actual

El punto de partida es la evaluación de la fuerza laboral existente y la realización de proyecciones para el futuro para saber cuál es el número de empleados que se requerirá. Este proceso implica una evaluación detallada de la composición del equipo, considerando cuidadosamente las habilidades, la experiencia y las responsabilidades individuales de cada miembro. Con esta radiografía de la fuerza laboral actual, puedes tomar dimensión de los recursos disponibles y cómo están distribuidos.

A su vez, debes trazar conexiones entre lo que has observado en el presente y las oportunidades del futuro. La anticipación de necesidades futuras, la consideración de factores cruciales como el crecimiento, los posibles cambios en la estrategia comercial y la incorporación de nuevas tecnologías avanzadas (como software de recursos humanos dedicados) es clave para tener una idea clara sobre la plantilla actual. Puede ser que responda de forma correcta a esas demandas o, por el contrario, deberás hacer modificaciones.

Una buena práctica es la recopilación de datos históricos y la observación de las tendencias del mercado, además de la revisión del éxito de presupuestos anteriores. Por un lado, el hecho de “mirar hacia atrás” proporciona información valiosa acerca del rendimiento en el pasado y, a su vez, permite identificar patrones en el comportamiento del personal (como puede ser el caso de la rotación). Al comprender estas dinámicas anteriores, puedes ajustar las estrategias para el futuro. Por otro lado, estar al día con las tendencias asegura que el presupuesto esté alineado con las condiciones y expectativas actuales del entorno empresarial.

2. Identificación de necesidades de contratación

El próximo paso contempla la anticipación y planificación de nuevas contrataciones desde un abordaje estratégico. La identificación de necesidades de contratación establece una relación directa con el crecimiento empresarial al integrarse en la estructura colaborativa de la organización, la cual asegura que cada contratación sea una respuesta calculada a las demandas emergentes y a las oportunidades de desarrollo del negocio.

Para eso, es necesario mantener conversaciones proactivas con líderes de otros departamentos. Al colaborar estrechamente con los responsables de cada área, el departamento de recursos humanos puede obtener información precisa acerca de proyecciones de crecimiento.

3. Gestión de beneficios y compensaciones

Por último, la inclusión de beneficios y salarios en el presupuesto. Esto supone tanto la asignación de recursos, como el hecho de asegurarse de que estos beneficios sean verdaderamente atractivos y competitivos en el mercado laboral actual. Frente a esto, es importante:

• Evaluar las expectativas y tendencias: ¿qué factores motivan y retienen a los empleados? Puedes investigar las tendencias salariales del sector, considerar beneficios flexibles que se adapten a diversas necesidades y evaluar las expectativas cambiantes del talento en términos de compensación.
• Asegurar que los beneficios sean atractivos: procura llevar a la práctica la escucha activa de forma constante, ya sea por medio de encuestas internas, sesiones de retroalimentación y análisis de la competencia como herramientas esenciales. Así podrás conocer las preferencias y necesidades de los empleados y te permitirá adaptar los beneficios de manera personalizada, más allá de los beneficios previstos como los seguros médicos y el pago de horas extras.

Aquí algunas estrategias para mantener la competitividad y evitar errores comunes relacionados con este tema:

• Análisis continuo del mercado: puedes hacer análisis periódicos del mercado laboral para ajustar los salarios y beneficios según las tendencias y las expectativas cambiantes. Por ejemplo, podrías identificar beneficios que están modelando las expectativas de los profesionales de la industria IT, como iniciativas de bienestar de los empleados en el plano emocional y físico, que incluyen acceso a servicios de salud mental, clases de bienestar, y opciones de trabajo flexible para promover el equilibrio entre trabajo y vida personal.
• Beneficios flexibles: investiga cuáles son los beneficios flexibles que están en línea con las necesidades e intereses de tus empleados. Por ejemplo, podrías permitir la libre elección de la modalidad de trabajo (teletrabajo, presencial o híbrido).
• Programas de reconocimiento y entrenamiento: implementa programas de este calibre como parte integral de la compensación. Después de todo, el reconocimiento y las oportunidades de crecimiento a menudo son tan valiosos como el salario.

Checklist para un presupuesto RRHH exitoso

❏ Mantén conversaciones con líderes de equipos y recopila información clave sobre proyecciones futuras y cambios esperados en la plantilla.

❏ Evalúa detalladamente las habilidades, experiencias y responsabilidades de cada empleado.

❏ Colabora estrechamente con equipos de diferentes proyectos para planificar contrataciones alineadas con nuevas iniciativas.

❏ Investiga tendencias del mercado laboral para asegurar que los beneficios que tu empresa entregue sean competitivos.

❏ Utiliza encuestas internas y análisis de la competencia para garantizar que los beneficios sean atractivos.

❏ Realiza revisiones periódicas de habilidades y competencias del equipo.

❏ Planifica actividades de desarrollo basadas en las necesidades identificadas durante la evaluación.

❏ Al inicio del año, pon los objetivos de la empresa anuales en sintonía con tu presupuesto para la gestión de personas y anticipa cambios estacionales.

❏ En instancias de revisión, ajusta el presupuesto según cambios en el mercado o metas corporativas.

❏ Emplea un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) para facilitar el seguimiento y cruce de datos.

❏ Emplea encuestas y plataformas de retroalimentación de empleados para recopilar datos clave.

❏ Accede a análisis de mercado laboral para comprender las tendencias salariales y de beneficios.

❏ Estudia e identifica patrones en el comportamiento de tu talento.

❏ Contempla una reserva financiera para ajustes inesperados o emergencias. Puedes asignar un determinado porcentaje del total a la reserva.

❏ Mantén una flexibilidad presupuestaria para adaptarte a cambios repentinos en las condiciones del mercado.

❏ Establece canales de comunicación abiertos para anticipar cambios en la estrategia de otros departamentos.

❏ Identifica factores clave de retención y diseña estrategias para fortalecer la lealtad del personal.

❏ Implementa programas de reconocimiento y desarrollo profesional para aumentar la satisfacción y el compromiso.

❏Programa revisiones regulares para ajustar el presupuesto en respuesta a cambios internos o externos.

A propósito, aquí te facilitamos una guía para elegir el mejor SIRH para empresa con la que aprenderás sobre los beneficios de su implementación, las características esenciales al evaluar este tipo de soluciones para startups y el paso a paso definitivo para la elección final.

¿Cómo Palm NTF Studio ahorra más de 80 horas al mes en administración de recursos humanos y ThirstySprout ahorra 10 horas por contratación con Deel HR?

Deel HR ha sido fundamental para ayudar a Anita Smith, directora de personal de Palm NFT Studio, a gestionar todo el ciclo de vida de los empleados desde un solo lugar y a abordar los desafíos de gestionar un equipo internacional remoto. Las capacidades de automatización de Deel HR son una ventaja significativa, ya que eliminan los procesos manuales, haciendo más eficiente el trabajo del equipo de Personas y Talento. El equipo se ha beneficiado de una serie de funciones, desde la incorporación hasta el PTO, desde la nómina hasta el cumplimiento y las modificaciones de contratos.

Por otra parte, ThirstySprout se actualizó a Deel HR para administrar completamente a sus contratistas, realizar pagos, cargar documentos, políticas, contratos y más. Además de utilizar Deel HR, ThirstySprout también utiliza Deel Engage para optimizar el PTO, aumentar las referencias y automatizar la incorporación, sin tener que salir de Slack.

De esta forma, la eficiencia en la administración de recursos humanos es esencial para empresas innovadoras como Palm NFT Studio y ThirstySprout. Deel HR es una herramienta fundamental que va más allá de simplificar procesos; ha transformado la gestión del ciclo de vida de los empleados y la administración de contratistas, generando ahorros notables de tiempo y recursos. 

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