6 razones para subcontratar o tercerizar la nómina este 2024

Pagar a tus colaboradores, sean nacionales o extranjeros, no implica solo entregarles su sueldo a final de mes. Los procesos de nómina actuales pueden llevar mucho tiempo y ser estresantes, por esto el 73% de las empresas han recurrido a la subcontratación de nómina.

La tercerización puede hacer que la presentación de impuestos, el cálculo de la nómina y otros asuntos relacionados sean más fáciles y eficientes, ya seas el dueño de una pequeña empresa o especialista en nómina en una multinacional.

A través de Deel, puedes unificar los pagos de freelancers, los servicios de employer of record (EOR) y la gestión de nómina en una sola plataforma.

En este artículo, exploramos los beneficios de la subcontratación de nómina y explicamos cómo elegir el proveedor adecuado, para que puedas hacer que el procesamiento sea más rentable y sencillo para tu equipo.

¿Qué es la subcontratación o tercerización de nómina?

Subcontratación o tercerización de nómina se refiere a la contratación de un proveedor de servicios externo para que se encargue de las funciones de nómina de tu empresa. Este debería garantizar que:

• Todos los fondos de nómina se distribuyen a tiempo y de acuerdo a los contratos o acuerdos laborales vigentes.
• Los pagos se hacen de manera precisa, oportuna y cumpliendo con todas las leyes locales.
• Los documentos de nómina y la información de los empleados se gestionan de forma segura.

Los proveedores de servicios de nómina solo se encargan de hacer los pagos a tus empleados. Algunos creen erróneamente que la subcontratación de la nómina incluye servicios de RR.HH que ayudan a contratar gente nueva, sin embargo estos son servicios diferentes. Se puede tercerizar la gestión de RR.HH por aparte y, aunque algunas empresas ofrecen ambos servicios (como Deel), un proveedor de nómina solo se encarga de los pagos.

Principales beneficios de subcontratar o tercerizar servicios de nómina

¿Por qué subcontratar o externalizar la nómina? Transferir algunas o todas tus tareas de nómina a un tercero puede ayudar a agilizar los procesos, reducir el riesgo de incumplimiento y garantizar que se paguen los impuestos y se entreguen los recibos de pago correctamente. Analicemos con más en detalle las ventajas.

Reducción del riesgo de incumplimiento legal

Ya sea que estés manejando la nómina a nivel nacional o internacional, debes asegurarte de operar de acuerdo con las leyes de nómina de los empleados.

Las leyes sobre nómina varían según el país y, a veces, según la ciudad o región. Estas leyes determinan cómo los empleados pueden recibir su compensación, cuándo hay que pagarles y cuales son sus deducciones de nómina, como el seguro médico y la seguridad social.

Si tu equipo no está familiarizado con las leyes locales de clasificación laboral, puedes correr un mayor riesgo de sufrir una clasificación errónea. Trabajar con un proveedor de nómina global que tenga experiencia con las leyes internacionales de nómina puede reducir ese riesgo, el cuál podría generar multas y sanciones que cuestan mucho dinero.

Mantenerse al día con las leyes de compliance en una determinada región requiere de mucho tiempo y experiencia. Si tu empresa se expande a nivel internacional, esa carga de trabajo aumenta. Al subcontratar estas responsabilidades de nómina con un proveedor de servicios de especialistas locales, tu equipo estará más tranquilo y seguro de que se está cumpliendo con las leyes laborales y de nómina internacionales.

Ahorro de costos

Normalmente, subcontratar servicios de nómina cuesta menos que crear un departamento de nómina interno. Estos ahorros de costos son mayores para las empresas en regiones con un alto costo de vida, donde reclutar, contratar, vincular y capacitar a todo un departamento de nómina significa hacer una gran inversión (a menos que contraten colaboradores remotos).

La subcontratación de nómina también permite a las empresas remotas globales ahorrar dinero si utilizan un proveedor de nómina global. Contratar y pagar a empleados en varios países requiere más administradores de nómina y asesores legales.

Utilizar una solución de servicio completo que combine nómina, RR.HH y más en una sola plataforma, como lo hace Deel, te dará insights aún más valiosos.

Mejores experiencias para equipos en expansión

Procesar la nómina y mantener los estándares de compliance es difícil para los departamentos de nómina que están saturados de responsabilidades, especialmente si tu empresa está creciendo rápidamente. Esta abrumadora situación muchas veces puede provocar retrasos y errores en la nómina.

Si tu empresa está creciendo, necesitas un proveedor de nómina que pueda seguirte el ritmo. Al subcontratar tareas, puedes asegurarte de que tu nómina reciba la atención al detalle que necesita para funcionar sin problemas, y por otro lado, tu equipo de contabilidad interno puede centrarse en tareas principales para apoyar a tu equipo a medida que te expandes.

Mayor seguridad de los datos

La externalización de la nómina puede garantizar la máxima seguridad de los datos e incluso prevenir la malversación de fondos, el robo de identidad y otros riesgos asociados.

Si un proveedor maneja datos de nómina de empleados en la Unión Europea (UE), debe cumplir con los estándares del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Este también debe tener un acuerdo de procesamiento de datos (DPA), que describa cómo las partes procesarán y almacenarán tus datos de conformidad con el GDPR. Esto incluye políticas de seguridad adecuadas, cifrado, medidas físicas de protección de datos y evaluaciones de riesgos.

Menos errores de nómina

Para las empresas, los datos inexactos son el principal obstáculo para llevar a cabo operaciones de nómina efectivas. La única responsabilidad de un proveedor de nómina es garantizar que los pagos se hagan correctamente y se cumplan las leyes fiscales. Como resultado, las posibilidades de cometer un error son menores que con un equipo de contabilidad interno.

Los errores de nómina pueden afectar a tus colaboradores, alterando sus presupuestos y sus vidas personales, provocando así un estrés innecesario. Los errores y retrasos en la nómina también pueden generar desconfianza y una percepción negativa de tu empresa, lo que podría llevarlos a cuestionar tu estabilidad, situación financiera y capacidades de gestión.

A veces, las consecuencias de un error de nómina son más graves y van más allá de tener un empleado quejándose porque su pago llegó incompleto. Los impuestos sobre la nómina presentados de forma incorrecta pueden dar lugar a sanciones y problemas legales con las agencias gubernamentales locales.

Procesos más eficientes

La mayoría de los proveedores de nómina se mantienen actualizados con la última tecnología porque les permite llevar su servicio al siguiente nivel y brindar lo mejor a sus clientes. Esto incluye capacidades de automatización e inteligencia artificial, que permiten a los profesionales de nómina concentrarse en optimizar su sistema de nómina y, por ende, hacerlo más eficiente y reducir el error humano.

Para aumentar aún más la eficiencia, busca un proveedor de nómina centralizado, como Deel.

¿Cómo funciona la subcontratación o tercerización de nómina?

Contratar a un proveedor de servicios externo significa que deberás compartir la información de tus trabajadores. Antes de contratar a uno, asegúrate de contar con un DPA adecuado, si es necesario, para evitar posibles problemas legales en caso de que el proveedor maneje mal los datos de nómina.

La empresa de nómina puede necesitar los siguientes datos de los empleados:

• Información de contacto
• Salario o tarifa
• Cargo
• Fecha de contratación
• Tipo de contrato

¿Tus empleados utilizan time cards o algún software de seguimiento del tiempo? Es probable que el proveedor de nómina necesite acceso a esa información para calcular y entregar pagos mediante cheques de nómina o depósito directo.

Los proveedores de nómina también pueden manejar los impuestos sobre la nómina y garantizar que cumplas con las regulaciones fiscales locales, independientemente de la procedencia de los empleados. Es posible que debas entregar formularios de impuestos específicos y otra información necesaria sobre los colaboradores, como los números de seguro social o los números de identificación fiscal.

El procesamiento de nómina por parte de un proveedor externo puede incluir los siguientes pasos:

1. El período de preparación: entregarle a la empresa de nómina elegida toda la información necesaria. Deberás confirmar el salario o tarifa y las horas de trabajo de cada empleado.
2. Durante el período de pago, el proveedor de nómina necesitará la cantidad de horas trabajadas por cada empleado para poder ingresar los datos en su software y calcular los sueldos y pagos. Es posible que tengas que confirmar la información para evitar errores.
3. Cuando se calcula el salario bruto, el proveedor de nómina realizará las deducciones antes y después de impuestos, si corresponde. Estos pueden incluir impuestos, manutención de los hijos, compensación laboral y beneficios para empleados.
4. Cuando se calcula el salario neto, tu proveedor realizará depósitos o entregará cheques a tus colaboradores y hará otros pagos necesarios, incluidos los impuestos.
5. Como propietario de la empresa, recibirás informes de nómina para cada ciclo de pago.

¿Cuáles son tus opciones de subcontratación o tercerización de nómina?

Al seleccionar un proveedor de nómina subcontratado o tercerizado, considera tu presupuesto, tus objetivos de expansión y la capacidad del equipo de nómina.

Empresa de nómina de servicio completo

Las empresas de nómina de servicio completo tienen mucha experiencia en la gestión de nóminas y capacidad para garantizar el compliance fiscal de las empresas. Si estás contratando a nivel internacional, busca un proveedor de nómina global como Deel que pueda asumir la responsabilidad de lidiar por ti con leyes de nómina desconocidas y mejores prácticas.

Deel es una plataforma de RR.HH todo en uno para equipos globales. En comparación con la competencia, Deel ofrece:

• Más cobertura con nómina disponible en todo el mundo, contratación de freelancers en 160 países y contratación de empleados a través de infraestructura propia.
• Soporte más rápido y confiable 24/7, además de un ejecutivo de cuentas dedicado para cada equipo.
• Menos trabajo manual con más de 11 automatizaciones, pagos y facturación automáticos y modificaciones de contratos en la plataforma.
• Más control y flexibilidad en los pagos con opciones avanzadas de financiamiento de nómina, pagos fuera de ciclo, más de 8 opciones de retiro, Deel Card y más.

Organización profesional de empleadores (PEO)

Al contratar una PEO también podrás acceder a servicios de RR.HH, como beneficios, compliance y gestión de riesgos, además de manejar el procesamiento de nóminas, deducciones y presentación de informes. Las PEO son ideales para empresas de todos los tamaños, ya que tienen la flexibilidad y la experiencia para manejar las diferentes jurisdicciones legales y leyes fiscales.

Una PEO puede tener un precio más alto que las opciones básicas de subcontratación de nómina. Sin embargo, este costo refleja la amplia gama de servicios de RR.HH que ofrece. Si bien un proveedor de nómina estándar solo maneja pagos de nómina e impuestos, una PEO también negocia tarifas favorables en beneficios de salud, maneja el procesamiento de reclamos y administra muchas tareas adicionales de RR.HH que pueden consumir mucho tiempo y recursos.

Busca una PEO con amplia experiencia internacional e integraciones sólidas con tu software existente. Esta escalabilidad elimina la necesidad de hacer inversiones adicionales en infraestructura de RR.HH, lo que le permite a tu equipo centrarse en sus operaciones principales.

Software de nómina

El uso de un software de nómina no suele considerarse como un servicio subcontratado sino más bien como una herramienta, ya que aún requiere trabajo de tu parte. Pero si tu equipo actualmente utiliza hojas de cálculo para administrar manualmente la nómina, invertir en un software especializado es un buen primer paso para mejorar tus procesos.

Contador independiente

Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de trabajar con un freelancer, ya que es menos costoso. Si eliges esta opción, asegúrate de que tu contrato con este sea claro para evitar posibles problemas de clasificación errónea de los empleados.

Preguntas frecuentes sobre la subcontratación o tercerización de nómina

¿Cómo puedes encontrar los servicios de subcontratación o tercerización de nómina adecuados para tus necesidades?

Es vital llevar a cabo las tareas relacionadas con los impuestos con precisión y hacer los pagos a tiempo, ya sea al Estado o a tus empleados. Es por eso que lo primero que debes considerar al contratar un proveedor de subcontratación o tercerización de nómina es generar confianza.

Costos y tarifas: un proveedor de subcontratación o tercerización de nómina siempre debe presentar su oferta y costos de manera transparente. Cualquier costo oculto puede llevarte a terminar la relación comercial, así que examina minuciosamente tus opciones antes de decidirte por uno.

Compatibilidad: determina si el proveedor de nómina es compatible con la forma en que tu empresa maneja la nómina. Es posible que no sea una buena opción para ti si no te sientes cómodo con sus procesos o valores.

Soporte: pregúntale a tu potencial proveedor de servicios de nómina como te ayudará a gestionar embargos, licencias por enfermedad, administración de beneficios y otros factores.

Autoservicio: comprueba si el proveedor ofrece opciones de autoservicio específicas que puedan ayudarte a gestionar una gran fuerza laboral. Por ejemplo, hacer que los empleados inicien sesión en un programa y carguen sus formularios de impuestos puede ahorrar mucho tiempo.

Informes: pregunta al posible proveedor de nómina qué informes manejan; por ejemplo, si entregan informes de fin de año fiscal, pues querrás hacer un seguimiento de la eficiencia de tu sistema de nómina y comprobar si todo va según el plan.

¿Cuándo deberías gestionar la nómina internamente?

Esta puede ser una pregunta crítica para los CEO y otros directivos. ¿Deberías subcontratar los servicios de nómina? ¿Cómo sabes que es lo correcto?

Considera lo siguiente:

• ¿Cuántos empleados tienes?
• ¿Tiene empleados o freelancers extranjeros?
• ¿Tienes los medios para comprar un software de nómina o contabilidad y con todo y sus integraciones?
• ¿Puedes capacitar a tus empleados o contratar nuevos para gestionar la nómina?
• ¿Tus empleados trabajan en horarios diferentes cada semana/mes?

En general, la subcontratación de la nómina puede ser una solución rentable y que ahorra tiempo si:

• Tienes varios empleados cuyo horario de trabajo varía cada semana.
• No puedes justificar el gasto de comprar un software de nómina para utilizarlo internamente.
• A menudo contratas freelancers extranjeros.

¿Mis empleados también pueden utilizar el software de nómina?

Sí, pueden hacerlo, y es uno de los mayores beneficios de subcontratar tu nómina con un proveedor externo. Muchos programas de procesamiento de nómina permiten el autoservicio, lo que puede influir significativamente en la satisfacción de los empleados, ya que estos pueden hacer solicitudes de tiempo libre u obtener información personal de nómina de manera más libre y flexible.

Simplifica la nómina global con Deel

Tener un equipo internacional aumenta la innovación, la creatividad y la diversidad, pero también complica la gestión de la nómina. Tienes que lidiar con diferentes monedas, tipos de cambio, leyes bancarias y requisitos de compliance. Y a medida que tu equipo crece, también crecen tus necesidades en términos de gestión de la nómina.

Con la solución Global Payroll de Deel, todo ese trabajo y preocupaciones desaparecen de tu mente. Gestiona la nómina en todo el mundo desde una sola plataforma, agiliza las operaciones internacionales y elimina la administración continua de compliance, impuestos, beneficios y más a nivel local.

Descubre lo sencilla que puede ser la nómina global.