México: Guía de verificación de antecedentes para empleados

La verificación de antecedentes de empleados debe ser una parte integral de tu proceso de contratación en México. Aunque no son obligatorias, son una práctica común, especialmente en finanzas, salud, educación, tecnología, gobierno y en el sector público.

México presenta una buena oportunidad para las empresas que buscan una fuerza laboral calificada y rentable. Al estar tan cerca de EE.UU. las zonas horarias en muchos casos se superponen, lo que facilita la colaboración. Además, los fuertes vínculos culturales entre ambos países promueven el entendimiento y la adaptabilidad, creando transiciones más fluidas para las empresas internacionales que establecen operaciones o contratan equipos remotos.

Para las empresas que buscan acceder a ese atractivo pool de talentos, llevar a cabo verificaciones de antecedentes es importante para mitigar los riesgos y tomar decisiones de contratación informadas. Esto ayuda a confirmar la información indicada por los candidatos, asegurando que si cuenten con las calificaciones y cumplan con los criterios necesarios para el puesto.

En este artículo descubrirás:

• Cómo hacer un screening laboral efectivo y legal en México.
• Cuáles son los tipos comunes de verificaciones laborales en México.
• Paso a paso del exhaustivo proceso de screening de empleados.
• Qué errores evitar al llevar a cabo una verificación de antecedentes en México.

Información esencial para una verificación de antecedentes en México

Una verificación de antecedentes es el proceso de corroborar información como el historial laboral, la educación, las calificaciones profesionales y los antecedentes penales que se pueda tener de un posible empleado. Lo ideal es hacer esto antes de finalizar una oferta de empleo o firmar un contrato, para asegurar que el candidato cumple con los estándares y requisitos de la empresa.

En México, el tratamiento de datos personales se rige por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y el Instituto Nacional para la Transparencia, el Acceso a la Información y la Protección de Datos Personales (INAI).

• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares: esta es la ley general que da el marco sobre cómo las empresas y organizaciones privadas deben recopilar, almacenar y usar datos personales durante las verificaciones de antecedentes y otros procesos de contratación. Describe los derechos de las personas y las obligaciones de quienes manejan los datos.
• Instituto Nacional Para la Transparencia, el Acceso a la Información y la Protección de Datos Personales: es el organismo independiente del gobierno encargado de hacer cumplir las normas de protección de datos. El INAI investiga denuncias, emite lineamientos y puede imponer sanciones por el incumplimiento de esta ley.

¿Las verificaciones de antecedentes son legales en México?

En México, las verificaciones de antecedentes son legales, siempre que cumplan con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Sin embargo, existen regulaciones y restricciones específicas que los reclutadores deben tener en cuenta al realizar verificaciones de antecedentes. Por ejemplo, obtener el consentimiento del candidato antes de iniciar el proceso es un requisito fundamental. Se recomienda dejarlo por escrito para fines de documentación y cumplimiento legal.

¿Qué tipos de verificación de antecedentes son ilegales en México?

En México, las verificaciones de antecedentes que infrinjan la privacidad de un individuo o impliquen la recopilación no autorizada de datos personales se consideran ilegales.

Las empresas globales deben mantenerse alejadas de las siguientes prácticas prohibidas:

• Llevar a cabo verificaciones sin consentimiento: es obligatorio obtener el consentimiento informado y por escrito del candidato antes de iniciar cualquier verificación de antecedentes. Esto incluye delinear claramente el propósito, alcance del control y obtener su aprobación explícita.
• Ignorar información confidencial: las verificaciones de antecedentes que involucren registros médicos, membresía sindical u opiniones políticas generalmente están prohibidas debido a preocupaciones de privacidad.
• Pasar por alto los controles financieros: si bien no son recomendadas, las verificaciones a nivel financiero o de historial crediticio pueden estar permitidas en ciertos casos. Sin embargo, debes tener mucha precaución y garantizar el cumplimiento legal de normas estrictas:
• Demostrablemente necesario: la verificación debe ser esencial y directamente relevante para los requisitos específicos del puesto.
• Conocimiento del candidato: el candidato debe ser informado explícitamente sobre la naturaleza de la verificación y su derecho al rechazo u objeción.
• Justificación legal: la empresa debe tener una base legal legítima, como manejar transacciones financieras o protegerse contra el fraude.
• Seguridad y transparencia de los datos: asegúrate de que todos los datos recopilados sean almacenados de forma segura y utilizados únicamente para el propósito indicado. Mantén la transparencia permitiendo a los candidatos el derecho de acceder, rectificar u oponerse al procesamiento de sus datos personales.

Industrias comunes en las que se hacen verificación de antecedentes en México

En México, las verificaciones de antecedentes son comunes en varias industrias, particularmente aquellas que priorizan la seguridad, la integridad financiera y el cumplimiento legal. Las siguientes industrias suelen realizar verificaciones de antecedentes exhaustivas como parte de sus procesos de contratación:

• Servicios financieros: debido a la delicada naturaleza de los roles financieras y los requisitos regulatorios dentro del sector, las instituciones financieras y la banca con frecuencia realizan verificaciones de antecedentes exhaustivas para evaluar el historial financiero, la solvencia y el cumplimiento legal de los candidatos.
• Sector salud: dado el énfasis en la seguridad del paciente y el cumplimiento legal dentro de las industrias farmacéuticas y de atención médica, las verificaciones de antecedentes son esenciales para corroborar las calificaciones, credenciales y conducta profesional de los profesionales de la salud, incluidos médicos, enfermeras y farmacéuticos.
• Educación: las verificaciones de antecedentes son cruciales en los sectores de educación y cuidado infantil para corroborar las calificaciones, los antecedentes penales y la idoneidad de las personas que trabajan con niños y jóvenes estudiantes, incluidos maestros, proveedores de cuidado infantil y personal educativo.
• Tecnología de la información (TI): en el vertiginoso sector de TI, las empresas generalmente realizan verificaciones de antecedentes para evaluar las habilidades técnicas, la experiencia profesional y la conducta ética de los candidatos, especialmente para roles que implican acceso a datos confidenciales o propiedad intelectual.
• Gobierno y sector público: las agencias gubernamentales y las organizaciones del sector público en México priorizan las verificaciones de antecedentes para garantizar la integridad, la confiabilidad y el cumplimiento legal de las personas en puestos de confianza, como funcionarios públicos, personal encargado de hacer cumplir la ley y entes reguladores.

Tipos de verificación de antecedentes de empleados en México

En México, un screening laboral cubre aspectos esenciales para evaluar las habilidades de un candidato de manera efectiva. Conocer esto ayuda a los empleadores a adaptar los procesos de selección para cumplir con los estándares laborales y los requisitos legales.

Errores de verificación de antecedentes que se deben evitar en México

Ya sea que estés contratando empleados o freelancers en México, hay algunas cosas que no debes hacer como empleador cuando se trata de verificaciones de antecedentes:

• No obtener el consentimiento: realizar verificaciones de antecedentes sin el consentimiento explícito del candidato viola las leyes de protección de datos en México y puede tener consecuencias legales para el empleador.
• Prácticas discriminatorias: solicitar información personal irrelevante o caer en prácticas discriminatorias durante la verificación de antecedentes puede resultar en acusaciones de violaciones de privacidad y discriminación.
• Falta de transparencia: no comunicar el propósito, el alcance y los métodos de la verificación de antecedentes al candidato puede despertar desconfianza y afectar la transparencia en el proceso de contratación.
• Mal manejo de datos personales: las medidas inadecuadas para proteger y administrar los datos personales obtenidos durante las verificaciones de antecedentes pueden exponer al empleador a violaciones de datos y de privacidad.
• Dependencia excesiva de información no verificada: confiar únicamente en fuentes de información no verificadas o no autenticadas durante el proceso puede llevar a evaluaciones inexactas y a malas decisiones de contratación.

Guía paso a paso para la verificación de antecedentes de empleados en México

Los empleadores que buscan contratar en México deben seguir estos pasos para garantizar verificaciones de antecedentes legales, efectivas y exhaustivas de los empleados.

1. Obtener el consentimiento del candidato: antes de iniciar una verificación de antecedentes, obtén el consentimiento explícito del candidato y comunica claramente el propósito, el alcance y los métodos de esta.
2. Identificar verificaciones relevantes: determina los tipos específicos de verificaciones de antecedentes requeridos para el puesto, como penales, laborales y académicas.
3. Verificar identidad: valida la identidad del candidato a través de documentos oficiales, como cédulas o pasaportes emitidos por el gobierno, para garantizar la exactitud de la información.
4. Verificar los antecedentes penales: comprueba los antecedentes penales del candidato a través de la Base de Datos Nacional Penal que mantiene la Secretaría de Seguridad Pública de México.
5. Verificar el historial laboral: comunícate con empleadores anteriores para validar la experiencia laboral del candidato, sus responsabilidades y funciones y los motivos por los que se han ido de la empresa.
6. Verificar las credenciales académicas: confirma la autenticidad de las calificaciones académicas del candidato comunicándote con instituciones educativas o utilizando servicios de verificación acreditados.
7. Verificar historial financiero: si el puesto requiere responsabilidad financiera, haz una evaluación legal del historial crediticio y los antecedentes financieros del candidato asegurándote de obtener su consentimiento explícito.
8. Respetar los principios de protección de datos: garantiza que todos los datos personales recopilados durante la verificación de antecedentes se manejen de acuerdo con los principios de necesidad, consentimiento y transparencia.
9. Informar al candidato sobre los resultados: una vez completada la verificación de antecedentes, comunica los hallazgos al candidato de manera transparente y respetuosa, dándole la oportunidad de abordar cualquier discrepancia.
10. Gestionar datos de forma segura: guarda los datos personales obtenidos durante la verificación de antecedentes y establece protocolos para el almacenamiento y gestión de forma segura cumpliendo con las leyes de protección de datos.

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