Como medir e elevar a maturidade da sua folha de pagamento

À medida que seu negócio amadurece, é crucial que suas operações de folha de pagamento também cresçam. No entanto, este crescimento não é isento de desafios. Processos manuais que antes funcionavam bem podem hoje ser ineficientes e aumentar o risco de erros e de não conformidade legal.

Contudo, sabemos que dar o salto para uma gestão mais avançada não é tão simples como parece. Dependendo da fase de crescimento em que seu negócio se encontra, você precisará seguir alguns passos. Essa jornada, desde operações básicas de folha de pagamento até processos avançados e automatizados, garante que seus funcionários sejam pagos em dia, de acordo com as leis locais, e que seu negócio cresça sem limites.

Mas então, como você pode medir e melhorar a maturidade da sua folha de pagamento? Na Deel, acompanhamos mais de 25.000 clientes na atualização dos seus serviços de folha de pagamento internacional para o próximo nível. Por isso, queremos compartilhar com você este guia que serve como um autodiagnóstico, com detalhes sobre o nível de maturidade envolvido em cada etapa, juntamente com métodos de avaliação, melhores práticas e estratégias que você pode implementar.

Qual é o nível de maturidade da folha de pagamento?

O nível de maturidade da folha de pagamento responde ao grau de sofisticação e automação alcançado nos processos de folha de uma empresa. Não inclui apenas os sistemas tecnológicos utilizados, mas também os processos e pessoas envolvidas na administração da folha de pagamento.

Aqui é importante entender que um sistema de folha de pagamento maduro pode te ajudar a gerenciar cenários complexos, diferentes necessidades do seu capital humano e estar em conformidade com os regulamentos e leis de onde você atua. Assim, à medida que sua organização cresce em tamanho e complexidade, você pode contar com o suporte de um sistema que se adapta facilmente às novas demandas sem comprometer a precisão do processamento da folha de pagamento.

Por que é relevante identificar o nível de maturidade da folha de pagamento na sua empresa?

Se você identifica onde sua empresa está na escala de maturidade, pode entender se seus sistemas são realmente eficientes dependendo do estágio do negócio e se há áreas para melhorias. Por exemplo, uma pequena empresa com uma pontuação baixa de maturidade da folha de pagamento enfrentará desafios diferentes de uma empresa maior com uma pontuação semelhante.

Da mesma forma, ter um sistema de folha de pagamento maduro, que seja robusto e escalável, é necessário pelos seguintes motivos:

• Você paga seus talentos em dia, o que contribui para a satisfação no trabalho e a retenção.
• Você reduz os esforços da sua equipe de RH e folha de pagamento ao automatizar tarefas, para manter o foco em atividades estratégicas que permitem o crescimento da empresa.
• Você cumpre as leis legais e tributárias, o que mantém a reputação da sua empresa perante clientes e parceiros, além de manter suas operações ativas por estar tudo em ordem.

Avalie o nível de maturidade da sua folha de pagamento

Com esse diagnóstico de nível de maturidade da folha de pagamento, você poderá conhecer o nível da sua gestão atual. Para fazer isso, você deve responder às perguntas que compartilhamos a seguir.

• Escolha uma resposta para cada característica ou função. Considere aquele que melhor descreve seu sistema de folha de pagamento.
• Conte as afirmações selecionadas em cada caso para saber o nível de maturidade que você possui: baixo (A), médio (B) ou alto (C).

Aqui você pode visualizar a soma da sua seleção para ver com qual nível de maturidade – Baixo (A), Médio (B) ou Alto (C) – a maioria das suas respostas se alinha. Isso te dá uma visão sobre a maturidade atual do seu sistema de folha de pagamento e o vai te guiar para áreas que precisam ser melhoradas.

Os 3 níveis de maturidade da folha de pagamento

Existem três níveis diferentes de maturidade da folha de pagamento: baixo, médio e alto. Cada um tem características particulares e acarreta resultados ou consequências diferentes. A maioria das grandes empresas passa naturalmente por todos eles. No entanto, o ritmo e a experiência dependem do status atual de cada empresa, da tomada de decisões da equipe de gestão, do tamanho, das ambições de expansão de longo prazo e das capacidades financeiras. Conheça:

Nível 1: Baixa maturidade da folha de pagamento

Você pode pensar no nível 1 de maturidade da folha de pagamento como a primeira infância. Muitas empresas têm uma força de trabalho pequena e as operações de folha de pagamento são básicas ou elementares. Por exemplo, eles usam planilhas do Excel ou do Google Drive para gerenciar dados de funcionários, não possuem protocolos para processamento de folha de pagamento e carregam os mesmos dados mais de uma vez em arquivos diferentes.

Esta falta de integração e automatização da informação não só aumenta a probabilidade de erros, como também limita a capacidade da empresa de se adaptar às mudanças nas regulamentações fiscais e laborais. Além disso, a imprecisão e a ineficiência são pontos fracos que podem resultar em pagamentos incorretos ou atrasados, o que impacta a experiência do funcionário.

Além disso, geralmente há apenas uma pessoa em um cargo que cuida de todas as funções de folha de pagamento, seja devido ao tamanho da organização ou a restrições orçamentárias. Porém, esta dependência representa um risco elevado porque, caso ocorra algum imprevisto por parte do gestor da folha de pagamento, todo o ciclo da empresa pode ser interrompido.

Outro indicador do grau de maturidade da folha de pagamento é o conhecimento legislativo ou a falta dele. Isso ocorre em empresas que operam nacionalmente e não possuem recursos para contratar especialistas jurídicos ou de compliance para assessoria. Também não possuem opções de autoatendimento para os funcionários, situação que aumenta a carga de trabalho do departamento de folha de pagamento.

Se você deseja reduzir erros e riscos, liberar tempo e recursos e ser transparente ao contratar internacionalmente, passar para o próximo nível é crucial.

Nível 2: Maturidade intermediária da folha de pagamento

No nível 2 de maturidade da folha de pagamento, a organização tomou algumas medidas para avançar, mas suas operações ainda não estão totalmente otimizadas. Seu comportamento pode ser reativo ou controlado. Mas o que isso significa? Uma abordagem reativa implica que, diante de um desafio na folha de pagamento, uma solução para superá-lo com sucesso vai ser buscada, mas não há atitude que implique tomar medidas preventivas para que outros problemas não surjam no futuro.

Em vez disso, uma abordagem controlada significa que a equipe de folha de pagamento usa um software dedicado com determinadas automações. Mesmo assim, ela possui uma quantidade significativa de trabalho manual e mantem o sistema atual. Além disso, as organizações (como as médias empresas) que se encontram nesta fase costumam utilizar diferentes sistemas de folha de pagamento para gerir os recursos humanos que estão distribuídos em diferentes países. Portanto, não há suporte abrangente de conformidade e não é possível criar um relatório de folha de pagamento como especialistas

Nível 3: Alta maturidade da folha de pagamento

No nível 3, foi atingido o vencimento integral da folha de pagamento. Isso significa que você pode automatizar toda a sua folha de pagamento, gerenciar a documentação em um só lugar, ter acesso a relatórios integrados, garantir a conformidade legal e ter a certeza de que a possibilidade de erros é limitada.

Além disso, um dos segredos é a implementação de tecnologia avançada de autoatendimento que permite aos funcionários acessarem e gerenciarem os dados da folha de pagamento por conta própria. Por exemplo, carregar documentos, baixar folhas de pagamento e acessar informações pessoais adicionais de forma rápida e segura.

Algumas empresas deste nível podem incorporar funções de inteligência artificial para agilizar ainda mais o processo de folha de pagamento e fornecer respostas imediatas às dúvidas dos funcionários.

Assim, ao atingir a maturidade ideal da folha de pagamento, você pode se beneficiar de automações aprimoradas, conformidade abrangente, segurança de dados, integrações com outros sistemas (como Business Intelligence, por exemplo) e aplicações diárias e análise de dados em tempo real.

Aumente o nível de sua gestão de folha de pagamento com a Deel

Todo crescimento e expansão envolve desafios. À medida que sua equipe internacional amadurece, você precisa avaliar se sua abordagem atual de gerenciamento de folha de pagamento atende às necessidades e demandas atuais e futuras. Com a Deel, você pode consolidar e otimizar suas operações internacionais de folha de pagamento. Cuidaremos do compliance, das deduções fiscais e dos procedimentos onde quer que você tenha entidades, tudo com o apoio de nossa equipe interna de especialistas em folha de pagamento.

E o melhor? Com a Deel, você não apenas consolidará diversas ferramentas de folha de pagamento. Você reunirá RH, administração de benefícios, integrações e muito mais, tudo em uma única plataforma fácil de usar. Saiba mais sobre como a folha de pagamento internacional da Deel pode te ajudar a crescer!