Centralizar la administración de RRHH en equipos globales

¿Tienes un equipo internacional y cada vez te cuesta más que haya eficiencia operativa? ¿Presentas dificultades para gestionar el onboarding, la documentación y los informes de nómina porque todo está disperso? La fragmentación en la administración de RR. HH. es uno de los obstáculos más frecuentes. Y esto adquiere una relevancia aún mayor con la tendencia global de formación de equipos internacionales. Como las posibilidades de crecer a nivel competitivo se intensifican, debido al aprovechamiento de un pool más diverso de talento y experiencias que enriquecen el funcionamiento interno, es común que cada vez más empresas se sumen a esta ola. Sin embargo, esta expansión plantea nuevos desafíos para Recursos Humanos, como la centralización de la administración para optimizar los recursos y hacerlo mejor. Por eso, aquí te compartimos consejos relevantes que te ayudarán a lograrlo.

¿Qué es la administración de recursos humanos?

El concepto de administración de RR.HH. implica un conjunto de prácticas y procesos a partir de los cuales se gestiona y optimiza el capital humano. Esto abarca la selección de personal para un determinado puesto de trabajo, el proceso de selección, la contratación, la compensación, los beneficios de seguridad social, la retroalimentación y la gestión del clima laboral en el lugar de trabajo, por ejemplo. Por lo tanto, el objetivo fundamental es que las motivaciones y el desarrollo profesional de los empleados estén alineadas con los objetivos de la empresa. Ya sean pequeñas, medianas o grandes empresas. A partir de este escenario, es posible crear un entorno propicio para el desarrollo y crecimiento. Todo esto se lleva a cabo desde el departamento de RR.HH.

Ahora bien, con la construcción de equipos internacionales que se potenció a raíz de la pandemia de covid-19, la dirección de Recursos Humanos se enfrenta a desafíos y oportunidades diferentes a un equipo de trabajo local. Porque la dinámica de gestionar talento que está disperso geográficamente implica consideraciones adicionales, como la diversidad cultural y lingüística, especialmente en equipos multinacionales donde el inglés puede ser el idioma principal de comunicación, plantea desafíos en la comunicación efectiva y la integración del personal. También, los procesos de onboarding demandan más dedicación. 

La importancia de centralizar los procesos de RR. HH

¿Quieres saber cuáles son los beneficios que puedes obtener gracias a la centralización de tus procesos de Recursos Humanos? Aquí también te compartimos los desafíos específicos que surgen al gestionar personal en un entorno geográficamente disperso:

Principales beneficios de la unificación en la gestión

A continuación, los más destacados gracias a un Sistema de Información de RR.HH. (SIRH):

• Menos errores humanos: es la manera más idónea de minimizar la duplicación de esfuerzos, sin redundancias y con el menor margen de error posible. Esto reduce en gran medida la posibilidad de que tu equipo cometa errores derivados de la gestión manual y descentralizada. Al gestionar tiempo libre remunerado, gastos y cambios en la compensación desde un solo lugar, puedes mitigar riesgos asociados. 
• Coherencia en tus políticas y procedimientos: garantiza que tu equipo de Recursos Humanos aplique las políticas y procedimientos de manera uniforme, sin diferencias, en todas las ubicaciones, ya sea España, Rusia, Argentina o cualquier otro país. Con esto, evitarás confusiones y estarás promoviendo una cultura organizativa coherente.
• Tomas mejores decisiones: porque puedes hacer seguimiento sobre los cambios, comprender los costos globales y mucho más, incluso anticipar aumentos con informes en tiempo real como lo permite Deel HR. De esta forma, adoptas una dirección estratégica basada en decisiones fundamentadas. En cambio, con softwares y programas descentralizados, este tipo de solicitudes demandaría demasiados días y dedicación por parte de tu equipo. La toma de decisiones resultaría perjudicada.

Desafíos de administrar RR.HH. a nivel internacional

Entre los principales retos de administrar Recursos Humanos a nivel mundial se encuentran:

1. Onboarding y offboarding global

Tanto la fase inicial del ciclo de vida del empleado como la última supone desafíos cuando se trata de hacerlo a escala internacional. Así, por ejemplo, la incorporación de un freelancer en México es totalmente diferente de un empleado en un país de Europa. Por eso, es importante localizar toda la información necesaria para la gestión de los recursos humanos, incluyendo los documentos específicos por país de origen. La necesidad de adaptarse rápidamente a cambios en el corto plazo, tanto en términos de demanda del mercado como de regulaciones laborales, requiere una estrategia ágil y flexible. Por otro lado, en cuanto al offboarding, la finalización del contrato de cualquier colaborador puede correr riesgos si no se hace de manera centralizada, con el apoyo de funciones automáticas y los conocimientos de las leyes laborales de cada país.

2. Consolidación de los informes de nómina y costos globales

La comprensión sobre los costos globales que tienes en la empresa es una de las claves para una gestión efectiva de tu equipo de Recursos Humanos a corto y largo plazo. Ahora bien, las posibilidades de entendimiento y anticipo de dichos costes se enfrentan con la complejidad de una diversidad de estructuras salariales, regulaciones fiscales y prácticas contables entre los distintos países que entran en juego. Es así cómo la consolidación de informes de nómina es un desafío que demanda enfoque estratégico y soluciones tecnológicas eficientes.

3. Gestión de tiempo libre y gastos

Las hojas de cálculo rudimentarias para hacer el seguimiento de feriados, time off o gastos impiden que tu equipo ahorre tiempo en la aprobación y análisis del tiempo libre. Porque estas herramientas no te brindan la estructura necesaria para una gestión detallada y eficaz, así como tampoco incluyen funciones de automatización para el seguimiento individual. Al nivel de alta dirección o coordinación, la evaluación del desempeño se vuelve más compleja al tener en cuenta múltiples ubicaciones y culturas laborales. 

El tiempo libre en el trabajo es clave para fomentar un equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que contribuye significativamente a mejorar la calidad de vida de los empleados. La necesidad de que revises y apruebes manualmente todas las solicitudes de tiempo libre genera una duplicación de esfuerzos que podrías evitar con un sistema de gestión centralizado. Por último, la creciente preocupación por el medio ambiente y la sostenibilidad exige que los profesionales de RR. HH. consideren cómo incorporar prácticas responsables en todas las operaciones globales de la empresa.

Consejos de Deel para administrar recursos humanos fácilmente

Aquí, te compartimos las principales estrategias para lograrlo:

1. Apóyate en la tecnología para simplificar la gestión de Recursos Humanos y la comunicación

¿Cuánto tiempo dedicas al trabajo duplicado? Sabemos que administrar talento internacional no es un asunto fácil, pero podemos ayudarte con Deel HR para que dediques menos tiempo a armar tus plataformas de RR.HH. Es la primera herramienta todo en uno que combina EOR, freelancers, nómina global, inmigración y mucho más. Ahora, la información crucial está al alcance de tu mano, eliminando la necesidad de consultar a otros empleados o profesionales del mismo equipo para obtener datos esenciales.

Lee aquí cómo cómo usar la Inteligencia Artificial en RR.HH.

2. Adapta las políticas de RR.HH.

La diversidad geográfica y cultural exige una cuota de flexibilidad considerable en las políticas que toma la dirección de Recursos Humanos. Por eso, es importante que reconozcas y hagas las adaptaciones necesarias según las necesidades específicas de cada región es fundamental, ya sea por el idioma o diferente punto de vista ligado a la cultura y creencias del personal. De otra forma, no podrías garantizar una gestión efectiva de estos asuntos. Por ejemplo, en Deel HR, tus equipos pueden enviar solicitudes y recibir aprobaciones en tan solo dos clics. Al mismo tiempo, te aseguras el cumplimiento de las políticas correspondientes a la ubicación de cada colaborador.

3. Utiliza una solución todo-en-uno

No es un sueño. Con Deel HR puedes gestionar aspectos del onboarding como la verificación de antecedentes, equipos y espacios de trabajo, contratos localizados, aprovisionamiento de apps y el acuerdo de procesamiento de datos (DPA) en un solo lugar. Lo mismo en cuanto a la gestión del personal sobre vacaciones pagas, gastos, directorio de personas, documentos y creador de automatización.

4. Elimina el trabajo manual con integraciones y API

Deel se integra a tu software de contabilidad, ATS, RR.HH. y gestión de usuarios para reducir las tareas manuales de tu equipo. Pero no solo eso, si necesitas una integración nueva o diferente, puedes utilizar la API de Deel para una solución personalizada que se adapte a tus necesidades. Asimismo, puedes sincronizar fácilmente los datos del personal desde Deel HR. Los procesos optimizados liberan a tu personal del trabajo manual y les permiten concentrarse en tareas estratégicas de gestión de RR.HH.

5. Mantén tus datos bajo llave

Cumplimos los más altos estándares de seguridad y protección de datos. Además, con nuestra configuración y personalización de permisos, garantizas que las personas tengan el acceso correcto a la información que precisan. ¿Qué implica esto?

• Cumples con normas como GDPR, SOC2 e ISO 27001.
• Puedes personalizar los accesos en función de los datos que las personas o equipos deban conocer.
• Puedes agilizar las aprobaciones configurando múltiples aprobadores para que ciertas personas puedan hacer cambios en el sistema.
• Revisa cualquier cambio de datos con el historial de Deel.

Lee más aquí sobre cómo en Deel garantizamos la seguridad de tus datos y los de tu talento.

6. Mejora la colaboración con Deel Engage

Nuestros plugins de recursos humanos le permiten a tu equipo completar tareas en Slack, eliminando el cambio de contexto y manteniendo la productividad con herramientas que estarán felices de usar. Conoce cuáles son:

• Referrals: reduce los costos de contratación y prioriza el proceso de talentos referidos.
• Conexiones: promueve las relaciones laborales con meetups y canales basados en grupos de interés.
• Pulse surveys: haz seguimiento de cómo está tu equipo con encuestas inteligentes e información accionable.
• 1-on-1s: mejora la comunicación entre managers y equipos con la optimización de sus reuniones 1 a 1.
• Onboardings: simplifica la incorporación con flujos de trabajo automatizados.
• PTO: haz seguimiento y gestión del tiempo libre sin salir de Slack.
• Org Charts: ofrece más visibilidad sobre las estructuras de informes, cambios de información, etc.
• Announcements: facilita el envío masivo de anuncios y mensajes directos dentro de Slack, también controla si los destinatarios los han leído o no.
• Kudos: registra los logros excepcionales para hacer un mejor seguimiento e informar sobre ellos a nivel individual o grupal.

Cómo Palm NFT Studio ahorra más de 80 horas al mes en recursos humanos

Deel HR ha sido fundamental para ayudar a Anita Smith, directora de personal de Palm NFT Studio, a gestionar todo el ciclo de vida de la fuerza de trabajo desde un solo lugar y a abordar los desafíos de gestionar un equipo internacional remoto. Las capacidades de automatización de Deel HR son una ventaja significativa, ya que eliminan los procesos manuales, haciendo más eficiente el trabajo del equipo de Personas y Talento. Es así cómo el equipo se ha beneficiado de una serie de funciones, desde la incorporación hasta el PTO, desde la nómina hasta el cumplimiento y las modificaciones de contratos.

¿Cómo empezar con Deel HR?

1. Recopila tus datos

Reúne todos los datos e información de tus empleados y colaboradores, y la fuerza laboral en general, para consolidarlos en un único documento. Luego, expórtalo como un archivo CSV para la migración de datos.

2. Sube los datos a Deel HR

Verifica y confirma la información del colaborador, y nuestro equipo de onboarding te ayuda a cargar los datos existentes en Deel HR.

3. Revisa tu People List

Luego de que la migración de la información a Deel HR se haya hecho con éxito, revisa tu People List. Esto te dará una vista completa de todos en un solo lugar, incluyendo la función, el equipo, el país, entre otros detalles.

4. Edita los perfiles de tus trabajadores

Los colaboradores o los administradores de tu empresa pueden editar la información del perfil del trabajador

5. Establece gerentes y reportes directos

Los controles de acceso dependerán del tipo de empleo y la información que requiere edición, lo cual puedes establecer en Deel HR para tu grupo de trabajo. Asimismo, puedes configurar gerentes y reportes directos para mostrar la estructura de informes de tu empresa.

6. Agrega nuevos colaboradores

Por último, puedes llevar a cabo el onboarding nuevos colaboradores en cualquier momento. Para agilizar el proceso, ellos mismos pueden cargar documentos y firmar acuerdos, de forma autogestionada.

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