Agiliza la revisión de contratos: guía para startups

Hay muchos tipos de contratos en el mundo de los negocios: de venta, de alianzas, acuerdos de confidencialidad, etc. Sin embargo, los contratos más comunes que forman la base de tu startup son los que te permiten contratar personas.

Los acuerdos laborales de colaboradores y de freelancers son fundamentales para el éxito de tu startup, ya que describen los términos de la relación comercial y protegen a la empresa en caso de reclamos de responsabilidad, auditorías gubernamentales o disputas.

Un error en un contrato de trabajo podría dar lugar a juicios, daños a la reputación y multas por non-compliance, por lo que es extremadamente importante revisar tus acuerdos laborales (especialmente si los creas tú mismo).

El problema con el proceso de revisión de contratos es que suele llevar mucho tiempo y requiere la atención de equipos legales internos o externos. Según el tamaño y la eficiencia de estos equipos y la complejidad legal del país en el que estás contratando, la revisión de un solo contrato de trabajo puede demorar desde unos pocos días hasta varias semanas y costarte mucho dinero.

Ahora, si hay negociaciones de contrato de última hora, ajustes a la política de tu empresa o algunos cambios en el panorama legal y regulatorio, entonces podrías enfrentar costosas demoras que frenan el crecimiento de tu startup.

Entonces, ¿cómo revisar los contratos de manera efectiva?

Afortunadamente, las startups tienen algunas opciones para acelerar el proceso de revisión de contratos y evitar cuellos de botella. Antes de explorar estos, miremos algunas de las mejores prácticas rápidas cuando se trata de contratos:

Adelantar el trabajo durante la etapa de creación del contrato

La clave para agilizar el proceso de revisión de tu contrato es adelantar el trabajo durante la etapa de creación de este. Si tienes más confianza en tus contratos desde el principio, estos requerirán una revisión menos profunda al final.

Evita la creación manual de contratos y plantillas

Para maximizar la precisión de tus contratos, evita la redacción manual de contratos, ya que dejas demasiado espacio para el error humano. Las plantillas de contrato también son riesgosas ya que cada caso requerirá términos y condiciones únicos dependiendo de dónde y a quién contrates. Si lo haces mal una vez seguramente seguirás cometiendo los mismos errores en cada contrato que crees.

Opción uno: usar un software de revisión de contratos

El software de revisión de contratos utiliza inteligencia artificial para leer y revisar estos de acuerdo con las normas y restricciones legales de tu empresa. El software señala cualquier problema de compliance normativo y te da un flujo de trabajo de tareas relacionadas con el contrato para que puedas estar al tanto del proceso de aprobación a medida que avanza entre etapas y departamentos.  

Las desventajas del software de revisión de contratos es:

• Tu startup debe crear el contrato primero.
• El software se basa en tu input de términos de búsqueda y estándares y restricciones legales para realizar la revisión.
• Tu departamento legal interno o externo debe implementar manualmente cualquier problema de compliance señalado por el software.

Opción dos: usar un software de gestión de contratos

Un sistema de gestión de contratos ayuda a las empresas a supervisar el ciclo de vida del contrato desde la creación hasta la revisión, renovación y finalización. Puedes crear contratos en función de criterios específicos, como región, servicios o condiciones de precio, colaborar con los equipos legales durante el proceso de revisión para reducir los cuellos de botella, usar registros de auditoría para hacer un seguimiento de los escalamientos si alguien introduce una cláusula no aprobada y configurar puntajes de riesgo para detectar cuándo las condiciones cambiantes podrían desencadenar el non-compliance.

Las desventajas del proceso de gestión de contratos es:

• Se basa en bibliotecas de plantillas para crear los contratos.
• Si tú o tu equipo legal están desbordados con las solicitudes de contratos, esto afectará el proceso de revisión.
• No se especializa en contratos multipaís, por lo que puede no ser adecuado si quieres contratar a varias personas de diferentes países.
• No cumple con los estándares globales de seguridad de datos.

Opción tres: usar una plataforma de contratación global con un flujo de trabajo de generación de contratos incorporado

Las plataformas globales de contratación como Deel integran la generación y revisión de contratos en el proceso de contratación, erradicando la necesidad de departamentos legales internos o externos.

A diferencia del software de gestión de contratos, las plataformas de contratación global no se basan en plantillas ni en tu input de términos clave. Cuando creas un contrato en la plataforma de contratación global, el flujo de trabajo intuitivo del contrato te guía a través de cada aspecto del mismo, dando instrucciones específicas según los requisitos del país para que siempre lo hagas bien desde el principio.

Cada nuevo contrato que creas en la plataforma es examinado por expertos legales locales, se actualiza trimestralmente y se almacena de acuerdo con los más altos estándares de seguridad global para que cumplas con los requisitos dondequiera que contrates. La plataforma te enviará notificaciones si un contrato aún está pendiente de firmar, está a punto de renovarse o si el colaborador quiere renunciar o interrumpir el acuerdo laboral.

También puedes convertir freelancers en colaboradores y automatizar los onboardings y los offboardings. 

Usando la plataforma de contratación global, puedes:

• Crear acuerdos de colaboradores o freelancers para contrataciones directas:
• Crear contratos de colaboradores de EOR para contratar personas en países y jurisdicciones donde no tienes una entidad legal
• Clasificar a los freelancers con Deel Contractor Of Record para evitar errores de clasificación
• Revisar insights sobre salarios para diferentes roles laborales y mercados laborales
• Solicitar los documentos legales que los nuevos colaboradores pueden cargar a través de su dashboard de autoservicio
• Incluir acuerdos de confidencialidad para proteger la propiedad intelectual de tu startup
• Inscribir automáticamente a tus nuevos colaboradores en la nómina
• Solicitar ayuda con solicitud de visas y apoyo migratorio
• Otorgar equity a colaboradores y freelancers
• Administrar beneficios obligatorios según el país
• Entregar equipos de trabajo y dar membresías para espacios de coworking
• Invitar al nuevo colaborador a firmar digitalmente
• Hacer actualizaciones, ediciones y revisiones rápidas de los contratos
• Finalizar contratos de trabajo

Crea contratos legales en tiempo real con Deel

Ya sea que se trate de una startup en etapa inicial o de una gran empresa de 500 personas, el compliance es un factor crítico para el éxito continuo de tu negocio.

Cuando creas contratos de trabajo a través de Deel, el compliance está preconfigurado en nuestra intuitiva plataforma, lo que hace que la creación de contratos sea sencilla y eficiente. Con el apoyo de la automatización y los mejores expertos legales en todo el mundo, los fundadores de startups pueden estar seguros de que cada contrato es legítimo, está actualizado y cumple con las leyes y regulaciones locales para que puedan concentrarse en administrar su negocio.

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