Más allá de los chatbots: el futuro de la AI en nómina

Todo el mundo habla sobre la inteligencia artificial y su impacto en recursos humanos y nómina. Según una encuesta reciente de YouGov y Deel, más del 60% de los líderes de RRHH creen que la inteligencia artificial transformará sus prácticas en los próximos cinco años. Pero aquí está el problema: solo el 35% la está usando actualmente en nómina o flujos de trabajo de RR.HH.

Mientras los ejecutivos impulsan la integración de chatbots en productos y servicios, los usos más profundos y disruptivos de la inteligencia artificial en nómina siguen sin explorarse.

Es hora de ir más allá de chatbots que responden preguntas y empezar a aprovechar la inteligencia artificial para resolver desafíos clave, como gestionar el cumplimiento legal en distintos países o detectar errores en la nómina antes de que ocurran.

Hoy en día, la mayoría de los softwares de nómina no están explotando todo el potencial que tiene AI, pero podrían—y deberían.

¿Por qué la inteligencia artificial es ideal para gestionar la nómina?

AI funciona mejor con grandes volúmenes de datos, y la nómina está llena de ellos. Con normativas en constante cambio y regulaciones locales diversas, gestionar la nómina puede ser complejo y consumir mucho tiempo.

La inteligencia artificial permite automatizar el análisis de datos, ayudar a los equipos de nómina a mantenerse actualizados con las leyes de cada país y adaptar dinámicamente los procesos de RRHH, reduciendo errores y simplificando el cumplimiento legal.

Estas son las áreas donde la AI puede realmente transformar los sistemas de nómina y mejorar la experiencia tanto para los equipos de nómina como para los empleados:

Resolviendo las variaciones en el pago neto (G2N)

Uno de los mayores retos en la automatización de nómina es explicar por qué el salario neto de un empleado varía de un ciclo a otro.

Estas diferencias pueden deberse a reembolsos de gastos, bonificaciones, comisiones, ajustes en beneficios o fluctuaciones en el tipo de cambio.

También pueden ser el resultado de normativas específicas de cada país, como por ejemplo el pago del treceavo mes en Filipinas o los cambios fiscales en beneficios no monetarios en la República Checa.

Antes, los equipos de nómina tenían que explicar estas diferencias manualmente, un proceso tedioso y propenso a errores. Ahora, los modelos avanzados de AI pueden automatizarlo.

Las herramientas impulsadas por AI analizan datos en tiempo real, identifican las razones detrás de cada variación en el salario neto y generan explicaciones claras para empleadores y empleados. Esto mejora la transparencia, reduce la confusión y garantiza reportes de nómina precisos.

Simplificando la gestión de gastos

La gestión de gastos es un reto constante para las empresas globales, ya que las leyes y requisitos varían entre países. La inteligencia artificial puede automatizar estos procesos, reduciendo errores y riesgos de cumplimiento legal.

Por ejemplo, AI puede verificar recibos y facturas según normativas locales, detectar duplicados y comparar solicitudes con bases de datos externas para identificar fraudes.

Para los empleados, las herramientas de AI pueden ofrecer retroalimentación instantánea al presentar gastos. Si una solicitud supera el límite de viáticos en un país o no cumple con las leyes fiscales locales, el sistema puede enviar una alerta en tiempo real y explicar cómo corregirlo. Esto ahorra tiempo y evita frustraciones, haciendo que el proceso sea más eficiente para todos.

Automatizando procesos y conectando sistemas

El procesamiento de nóminas generalmente implica tareas repetitivas y manuales, como la personalización de informes o la transferencia de datos entre sistemas. La inteligencia artificial puede automatizar estos flujos de trabajo, ayudando a los equipos de nómina a ahorrar tiempo y reducir errores humanos.

Un ejemplo es esto es PaySpace, que está probando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) basado en AI para interpretar documentos fiscales de las autoridades tributarias. Al automatizar la entrada de datos, el sistema de AI asigna los campos requeridos directamente en los sistemas de nómina, generando informes precisos sin intervención manual.

Con el tiempo, esto evita que los desarrolladores tengan que configurar plantillas, agilizando los procesos de nómina y mejorando los informes localizados, haciéndolos más rápidos y eficientes.

La inteligencia artificial también puede transformar la interacción con el software de nómina. Imagina a un gerente de nómina consultando directamente en el sistema: “¿Cuál es la norma de retención fiscal en Francia para 2024?” o “¿Cuántos contratistas hay en nómina en Europa este año?”

Los empleados podrían hacer lo mismo, obteniendo respuestas claras en tiempo real sobre deducciones salariales o beneficios sin necesidad de recurrir a un chatbot externo.

Por qué esto es tan importante

La nómina es uno de los mayores gastos mensuales para cualquier empresa. Mejorar los sistemas, garantizar el cumplimiento legal global y ofrecer acceso rápido a datos críticos no son solo mejoras operativas, sino necesidades estratégicas.

AI en el procesamiento de nóminas tiene el potencial de ser la mejor aliada de las empresas. Su capacidad para automatizar tareas, garantizar el cumplimiento legal y adaptarse a nuevas regulaciones la convierte en un punto de inflexión para los profesionales de nómina y sus equipos.

Sin embargo, para que AI cumpla realmente con esta promesa, debe ir más allá de las aplicaciones superficiales y abordar los desafíos reales que enfrentan los equipos de nómina.

Al integrar capacidades de AI en el núcleo del software de nómina, las empresas pueden revolucionar la gestión de nóminas y RR.HH, ahorrar tiempo y ofrecer una experiencia más fluida y transparente tanto para empleados como para empleadores.

Esto no es el futuro de la nómina; ya es una realidad. La inteligencia artificial está revolucionando la forma en que trabajamos, optimizando cada proceso de nómina.

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