Nómina: beneficios del autoservicio para empleados o ESS

El autoservicio para empleados ofrece a los equipos globales un enfoque simplificado para la gestión de la información, especialmente en lo que respecta a RR.HH y nómina.

A través de un software o portal online fácil de usar, los empleados pueden acceder y actualizar información personal, ver recibos de pago, enviar solicitudes de tiempo libre, entre otras interacciones relacionadas con RR.HH. sin la necesidad de asistencia directa del personal de este departamento.

El objetivo principal de la experiencia autónoma para el empleado, ESS (Employee Self Service, por sus siglas en inglés), es ahorrar tiempo tanto para los colaboradores como para los equipos de RR.HH al reducir la necesidad de comunicación directa y el papeleo. Sin embargo, los beneficios de ESS van mucho más allá:

Procesos optimizados de RR.HH y nómina

El ESS hace que la gestión de la nómina global sea más eficiente, especialmente para equipos numerosos y distribuidos.

Cuando los procesos internos dependen de que los equipos de nómina y RR.HH actualicen manualmente los datos y administren documentos, generalmente se pueden generar obstáculos importantes para los empleados, especialmente si trabajan en diferentes zonas horarias.

Por ejemplo, digamos que eres una empresa española con empleados que trabajan en Argentina. Uno de tus empleados necesita acceder a los recibos de pago de nómina de los últimos meses como prueba de ingresos para el alquiler de una casa. Incluso si se comunican contigo temprano en la mañana, es posible que no veas su solicitud hasta el siguiente día hábil debido a la diferencia horaria. Este retraso puede prolongar el proceso y afectar directamente al empleado.

Elegir una plataforma global consolidada de nómina y RR.HH con ESS significa que tus empleados pueden acceder a sus recibos de pago directamente, sin intermediarios. Lee nuestro artículo sobre nómina centralizada vs. descentralizada para descubrir más beneficios de tener una solución conectada.

Mayor productividad

Las funciones de autoservicio para empleados pueden ayudarte a ahorrar tiempo, ya que automatizan tareas que requieren mucho tiempo, como el onboarding de empleados. Esto puede darte más tiempo para centrarse en cosas más importantes, como perfeccionar las mejores prácticas de nómina y planificar iniciativas estratégicas.

Por ejemplo, cuando se vinculan nuevos empleados a la plataforma Deel, se les lleva a través de un proceso autoguiado que les solicita cargar documentos de compliance local, información, entre otras interacciones sin tener que involucrar a un miembro del departamento de RR.HH o nómina. (antes de la revisión o aprobaciones requeridas).

Normalmente, la tecnología de autoservicio aumenta la productividad al permitir que los empleados accedan o administren ellos mismos la siguiente información:

• Salarios, pagos por hora y bonificaciones
• Retención de impuestos
• Evaluaciones de desempeño
• Reclamaciones de gastos
• Solicitudes de tiempo libre
• Certificaciones de capacitación
• Información de beneficios
• Información del contacto

Más ahorros en costos

El uso de una plataforma de nómina con ESS aumenta la eficiencia y la productividad, lo que te permite operar un equipo de nómina y RR.HH más ágil. Al reducir tu carga administrativa, puedes gestionar la misma carga de trabajo con menos personas, lo que resulta en una menor necesidad de contrataciones, lo que a su vez conduce a ahorros de costos en salarios.

Por ejemplo, el salario promedio de un contador en EE.UU es de 82.000 dólares. Si solo tienes que contratar dos nuevos empleados para la nómina en lugar de tres, puedes reasignar el presupuesto que te ahorras a otra área del departamento. Además, no tienes que preocuparte por cumplir los requisitos mínimos para utilizar el software ESS porque Deel HR, un SIRH realmente global, está disponible de forma gratuita para empresas de hasta 200 personas.

También ahorrarás costos generales en materiales, ya que las plataformas con funciones ESS te permiten digitalizar documentos como formularios de impuestos y recibos de pago, y almacenarlos en un sistema online. Esto ayuda a minimizar la necesidad de costosos suministros de oficina, como impresoras y escáneres, ya que puedes acceder a todos tus documentos y administrarlos digitalmente.

Precisión y compliance mejorados

Los portales de autoservicio para empleados agilizan los procesos de RR.HH. y nómina sin sacrificar la precisión. El software te ayuda a mantener registros precisos, ya que los empleados pueden ingresar directamente sus datos y cargar los documentos necesarios.

Un mantenimiento de registros eficaz también facilita la gestión del compliance. Por ejemplo, si un empleado se casa, podría influir sobre su elegibilidad para ciertas deducciones y beneficios fiscales. Así que si puede editar su información rápidamente, se reducirá el riesgo de pagarle la cantidad incorrecta. Esto es esencial ya que las autoridades tributarias podrían multarte por retener impuestos incorrectamente. Normalmente, la multa es del 20% del monto pagado de menos.

Deel ayuda a las empresas a garantizar el compliance continuo de funciones como nuestro Compliance Monitor, que escanea, recopila y explica automáticamente los últimos cambios regulatorios relevantes a nivel mundial, cubriendo áreas como salarios, pensiones, seguros privados, cambios de licencias, obligaciones fiscales y más en 150 países. 

Los clientes de Deel pueden acceder fácilmente a esta información ellos mismos en su dashboard sin tener que pasar horas investigando o subcontratando costosos servicios legales.

Seguridad de datos avanzada

Las empresas almacenan mucha información confidencial sobre sus empleados, incluidos datos personales como domicilio e información de contacto, así como temas de salud.

Afortunadamente, las plataformas de nómina y RR.HH que tienen autoservicio para empleados a menudo vienen con funciones avanzadas de seguridad y protección que ayudan a proteger estos datos confidenciales de los empleados:

• Control de acceso: puede establecer permisos para que los miembros del equipo solo vean la información que se supone que deben ver.
• Registro de cambios: se lleva a cabo un seguimiento de todos los cambios de información, ya sea que los haga un empleado o un administrador.
• Verificación de identidad: la autenticación multifactor solicita a los usuarios una prueba adicional de su identidad antes de iniciar sesión.
• Inicio de sesión único (SSO): permitir que los empleados accedan a tus servicios con los mismos detalles significa que no tienen que recordar varias contraseñas. Será menos probable que escriban esta información y accidentalmente permitan que otras personas la vean.
• Cifrado: los principales proveedores de nómina suelen utilizar un alto estándar de cifrado para ocultar datos durante las transferencias, como SSL/HTTPS.
• Almacenamiento seguro de datos: de manera similar, las mejores soluciones utilizan cifrado AES-256 de grado militar para proteger cualquier registro que almacenes en tu sistema.
• Políticas de retención de datos: el software global de RR.HH y nómina debe cumplir con la Ley General de Protección de Datos (GDPR), que regula el almacenamiento de registros en sus sistemas.

Mayor compromiso de los empleados

Dar a los empleados más control y supervisión puede hacer que se sientan más involucrados en sus trabajos aumentando así su satisfacción.

Un estudio reciente encontró que brindar a las personas una mayor autonomía resultó en una mayor responsabilidad y compromiso. Al darle más control a tu equipo, también puedes influir positivamente en su bienestar: el 79% de los empleados que se sintieron satisfechos con su nivel de autonomía informaron tener una buena salud mental en general.

Las plataformas de ESS a menudo sirven como un hub para que los empleados reciban actualizaciones oportunas y accedan a información. Al implementar funciones de autoservicio, puedes ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración internas, lo cual según investigaciones está relacionado con niveles más altos de compromiso.

Mejores prácticas para implementar ESS

La introducción de un sistema de autoservicio del empleado o ESS no es sólo una actualización tecnológica sino un cambio en la experiencia de los empleados. Al priorizar la educación, la comunicación y la experiencia del usuario, abres el camino para una integración exitosa que beneficie tanto a la empresa como a tu fuerza laboral.

• Prioriza el uso de un software intuitivo: opta por un software fácil de usar para minimizar la frustración de los empleados. Una interfaz fluida e intuitiva garantiza una navegación sencilla y contribuye a una experiencia de usuario positiva.
• Considera las necesidades futuras: planifica con anticipación y elige una solución que pueda evolucionar al ritmo de tu empresa. Busca plataformas que ofrezcan escalabilidad y se adapten a los cambios en el tamaño, el tipo y la ubicación de la fuerza laboral.
• Educa y comunica: comunica claramente los beneficios de ESS a los empleados. Resalta el ahorro de tiempo, las mejoras en la precisión y la conveniencia de acceder a la información de nómina sin necesidad de intermediarios.
• Programa una implementación gradual: si es posible, introduce las funciones de ESS gradualmente, empezando con lo esencial. Este enfoque por etapas le da a los empleados suficiente tiempo para adaptarse, reduciendo la resistencia al cambio y garantizando una transición más fluida.
• Ofrece capacitación a los empleados: implementa un programa integral de onboarding para familiarizar a los empleados con el portal ESS. Las sesiones de capacitación garantizan que los colaboradores estén listos para utilizar la plataforma de manera efectiva, promoviendo una alta adopción por parte de los usuarios.
• Brinda soporte continuo: establece canales de soporte, como mesas de ayuda, preguntas frecuentes y canales de mensajería dedicados. Ofrecer soporte continuo garantiza que los empleados tengan acceso a asistencia mientras navegan por la plataforma ESS.
• Haz revisiones y mejoras continuamente: evalúa periódicamente la alineación del software con tus necesidades. Asegúrate de estar atento a las actualizaciones y funciones adicionales que podrían mejorar las operaciones: la mejora continua garantiza que el sistema ESS siga siendo eficaz y vigente.

Potencia a tu equipo con Deel

Los sistemas de autoservicio para empleados pueden tener un impacto significativo en el desempeño de una empresa. Estos ofrecen muchos beneficios más allá de simplemente mejorar la eficiencia de los equipos de nómina y RR.HH; además pueden empoderar a los empleados y crear un ambiente de trabajo positivo.

Deel es una solución global de RR.HH todo en uno que proporciona varias funciones de autoservicio para empleados, incluidos procesos de onboarding optimizados, gestión de tiempo libre, manejo de nóminas y más. ¿Listo para descubrir más? Reserva un demo de producto de 30 minutos con uno de nuestros expertos.