Gestión de tipos de cambio de divisas al procesar la nómina

La capacidad de prever y gestionar la nómina de manera eficiente no solo fomenta un entorno financiero estable para las empresas, sino que también contribuye significativamente a la satisfacción de los empleados. Sin embargo, a diferencia de los equipos locales, donde la previsibilidad de la nómina puede parecer sencilla, la nómina global incluye el tema de los tipos de cambio de divisas, añadiendo una capa de complejidad que requiere un manejo cuidadoso.

Esto es lo que necesitas saber sobre la gestión de tasas fluctuantes y cómo el servicio de Global Payroll de Deel puede ayudarte.

Comprender los tipos de cambio de divisas

Un tipo de cambio de moneda describe la tasa a la que se puede cambiar la moneda de una nación por otra, y también indica la solidez de las condiciones económicas del país. Los tipos de cambio están influenciados por las tasas de interés, la inflación y el sentimiento del mercado, lo que impacta aún más el comercio, las finanzas internacionales, y el procesamiento global de nóminas.

Desafíos de la gestión de los tipos de cambio de divisas en la nómina

Cuando una empresa es nueva en la contratación y el pago de empleados globales, es posible que no anticipe algunos de los principales retos que esto conlleva, lo que resulta en retrasos en los pagos, obstáculos de compliance y problemas presupuestarios. Esto es lo que necesitas saber.

Volatilidad de la moneda

Las fluctuaciones monetarias repentinas pueden provocar imprecisiones en el cálculo de la nómina al convertir moneda extranjera a la moneda local de la empresa, o viceversa. Esto puede resultar en pérdidas financieras para tu empresa, ya que puedes terminar pagando más o menos de lo previsto a los empleados internacionales. La imprevisibilidad de la volatilidad de las divisas también puede tener un impacto negativo en la satisfacción de los empleados, así como en los resultados generales de la empresa.

Previsión financiera inexacta

Dado que la nómina constituye una parte sustancial de los gastos de una empresa, realizar pronósticos financieros precisos se vuelve fundamental, especialmente con una fuerza laboral global. Cuando los equipos de nómina tienen lagunas de información (como tipos de cambio obsoletos o inexactos) pueden generar proyecciones erróneas, inversión insuficiente y asignación de recursos ineficiente. Una preocupación específica dentro de la gestión de la nómina global es el mayor riesgo de pagar de más al personal, gastando más del presupuesto preestablecido.

Retrasos operativos

Las empresas que contratan empleados o trabajadores independientes en diferentes países generalmente tienen que convertir las monedas para cada persona, lo que trae consigo varios desafíos que pueden afectar la eficiencia operativa.

El proceso implica tareas administrativas meticulosas, cálculo de tipos de cambio y mitigación del riesgo de errores de conversión. Todos estos factores juntos, contribuyen a los retrasos operativos, lo que afecta la puntualidad y la eficiencia del procesamiento de nóminas.

Para los equipos que dependen del registro de datos y los cálculos manuales, hay mucho más en juego. La naturaleza manual de estos procesos no sólo extiende el tiempo requerido para su finalización sino que también aumenta la probabilidad de errores. Esto supone un riesgo sustancial para la precisión del procesamiento de nóminas, afectando la eficiencia operativa general de los departamentos de RR.HH y finanzas.

💵 Ver también: Pago automatizado: 10 ventajas para empresas y colaboradores

Mejores prácticas para la gestión de divisas en nómina

Puedes ayudar a tu equipo a superar los desafíos de las fluctuaciones del tipo de cambio adoptando las mejores prácticas para la gestión de divisas en nómina. Considera lo siguiente:

Monitoreo y actualizaciones en tiempo real

Al realizar un seguimiento continuo de los tipos de cambio y los datos financieros, puedes hacer ajustes oportunos en los cálculos de nómina, reducir el riesgo de errores y garantizar que los empleados reciban un pago preciso, incluso en mercados de divisas volátiles.

Adoptar este enfoque proactivo también ayuda a mantener la confianza de los empleados. Cuando estos ven que sus empleadores hacen todo lo que pueden para garantizar pagos precisos y puntuales, esto les da una sensación de confianza y seriedad. Esta postura proactiva demuestra un compromiso con una compensación justa y contribuye a una percepción positiva de las prácticas financieras de la empresa.

Utilizar soluciones globales de software de nómina

Al usar un proveedor de servicios de nómina internacional, puedes automatizar las conversiones de moneda, optimizar los cálculos, reducir la posibilidad de errores y garantizar un procesamiento de nómina eficiente a nivel internacional.

La subcontratación a un sistema de nómina global también puede ayudar a fortalecer el compliance de las regulaciones fiscales locales, así como de las leyes de seguridad y protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa.

🔒 Ver también: Protección de datos y privacidad: compliance legal a nivel global

Mira el vídeo a continuación para obtener más información sobre las soluciones globales de nómina.

Colaborar con expertos financieros

Los expertos financieros pueden ayudar a empresas como la tuya a desarrollar e implementar estrategias efectivas de mitigación del riesgo cambiario, lo que resultará en una nómina precisa, independientemente de donde residan los empleados. Al colaborar con expertos financieros, puedes mejorar la capacidad de tu empresa para lidiar con las complejas fluctuaciones monetarias y mantener la estabilidad financiera al pagarle a una fuerza laboral internacional.

También puedes asociarte con un employer of record (EOR), que ofrece una solución de contratación integral que incluye el compliance de las leyes laborales locales, pagos internacionales y RR.HH.

Pagar a los empleados en su moneda local

Pagar a los empleados en su moneda local es una práctica de nómina fundamental para garantizar estabilidad y justicia para los empleados y la empresa. Hacer pagos en moneda local minimiza el impacto de las fluctuaciones del tipo de cambio al reducir los costos de conversión de moneda, mejorar la estabilidad de los ingresos de los empleados y simplificar el proceso de nómina. También garantiza el compliance de las regulaciones locales, como el salario mínimo y otras leyes laborales.

Establecer un tipo de cambio garantizado

Un enfoque más cauteloso para gestionar las fluctuaciones cambiarias es establecer un tipo de cambio garantizado. El proceso implica predeterminar una tasa fija para convertir las ganancias extranjeras. Esto se puede aplicar de varias maneras, como contratos forward de divisas, futuros de divisas y opciones de divisas. Cada opción conlleva un riesgo que se debería analizar previamente.

Cómo ayuda Deel a las empresas a gestionar los tipos de cambio fluctuantes

Deel ofrece un sistema de gestión de nómina optimizado que ayuda a gestionar la nómina y el compliance de los equipos globales. Cuando se trata de tipos de cambio de divisas, Deel ofrece las siguientes soluciones.

Financiación de nómina

Como solución global de nómina, los clientes pueden financiar la nómina con Deel en su moneda preferida, y Deel hace los pagos a los colaboradores. Al admitir más de 120 monedas locales, los clientes pueden elegir su moneda preferida para reducir los riesgos de cambio de divisas, desde AUD, USD y GBP hasta CHF, NZD y TRY.

También pueden elegir entre una variedad de métodos de pago, que incluyen:

• Tarjeta de débito o crédito
• Débito directo
• Transferencia bancaria a una cuenta bancaria local
• Transferencias de cuentas de Wise
• Transferencias de cuentas de Mercury
• Transferencias de cuentas de Brex
• Transferencias de Coinbase

Simplemente financia la nómina unos días antes del día de pago y Deel se asegurará de que todos los empleados y freelancers reciban su pago correctamente y a tiempo; administrando, convirtiendo y desembolsando los fondos a los empleados en sus monedas locales.

Utiliza tasas forward

Foward en inglés hace referencia al acuerdo de dos agentes económicos de intercambiar un monto determinado en una fecha futura establecida. Deel determina los tipos de cambio de divisas utilizando tasas forward, acordado para una fecha específica, el cual se fija con base en los días 25 y 30 de cada mes.

El uso de tasas forward ayuda a los equipos de nómina a definir presupuestos, lo que garantiza que puedas proyectar con precisión los gastos futuros en una sola moneda. A veces, las tasas forward funcionan como estrategia de hedging (protección), compensando el impacto de las fluctuaciones del tipo de cambio.

Incorporar los costos a las facturas

Con Deel, la tasa forward y todos los demás costos relevantes están integrados en tu factura. Como práctica estratégica, esto garantiza que no te sorprendan costos inesperados, lo que le permite simplificar la planificación financiera. Este enfoque transparente garantiza un proceso presupuestario más predecible y manejable, al tiempo que mitiga el impacto de las fluctuaciones cambiarias.

🪙 Obtén más información sobre cómo Deel maneja los tipos de cambio y las comisiones. (En Inglés)

Optimiza la nómina transfronteriza con Deel

Los tipos de cambio fluctuantes pueden influir en la precisión de la remuneración de los empleados, la estabilidad financiera y la eficiencia operativa a nivel general de las empresas globales. Deel ofrece una solución eficaz que simplifica el proceso de nómina internacional en diferentes monedas, sin importar dónde se encuentren tus empleados.

Con los servicios de Global Payroll de Deel, puedes estar al tanto de la nómina y el compliance mientras mitigas los riesgos de fluctuación del tipo de cambio de divisas. Solicita un demo de la plataforma para obtener más información.