Artículo
16 min read
Cambio de EOR: 7 claves para una transición exitosa
Employer of record
Autor
Mayteck Arenas
Última actualización
31 marzo, 2025
Publicado
18 febrero, 2025
Tabla de contenidos
Consejo #1: define los roles y responsabilidades de los stakeholders clave
Consejo #2: planifica tu calendario de transición
Consejo #3: desarrolla un sistema para recopilar toda la información necesaria
Consejo #4: comunica los posibles cambios en los beneficios con anticipación
Consejo #5: gestiona las vacaciones (PTO) pendientes durante la transición
Tip #7: prepárate para la transferencia del nuevo EOR con una reunión inicial de kick-off
Simplifica el proceso de transferencia de EOR con Deel
Lo que debes saber
- Cambiar o consolidar tus proveedores de EOR puede ser estratégico y hacer que la expansión global sea más sencilla. Pero, aunque cuentes con un buen proveedor, el proceso de transición sigue siendo complicado y requiere dedicación.
- Seguir las mejores prácticas puede ayudar a los equipos de RRHH a minimizar retrasos, evitar errores costosos y garantizar el cumplimiento legal.
- Las transferencias de EOR pueden afectar los beneficios de los empleados. Entender estos cambios te permitirá prepararte mejor y asegurar una transición fluida para tu equipo.
Cambiar de proveedor de Employer of Record (EOR) puede parecer un reto enorme, especialmente cuando gestionas una fuerza laboral global.
Muchas empresas comienzan con varios proveedores de EOR para facilitar la contratación internacional, pero con el tiempo este enfoque puede volverse costoso, desorganizado e ineficaz.
En Deel, conocemos bien estos retos. Con años de experiencia ayudando a empresas en más de 150 países, hemos visto de primera mano cómo la consolidación estratégica puede optimizar operaciones, reducir riesgos de cumplimiento legal y mejorar la experiencia de los empleados.
En este artículo, te compartimos siete consejos clave para planificar y llevar a cabo una transición de EOR sin problemas. Desde la preparación de los equipos hasta la alineación de procesos y el cumplimiento legal, cubrimos todo lo que necesitas saber.
Con una planificación adecuada y el respaldo experto de Deel, la transición puede optimizar tu sistema de contratación global, reduciendo costos y reduciendo costos y garantizando que tu equipo siga funcionando sin interrupciones.
Obtén nuestra guía completa de transferencia de EOR
Cómo prepararse para una transferencia exitosa de Employer of Record. En esta encontrarás todos los pasos para prepararte para un proceso de transición de EOR exitoso, incluyendo las mejores prácticas, tus derechos y responsabilidades, y qué aspectos debe gestionar tu proveedor, (está en inglés).
Consejo #1: define los roles y responsabilidades de los stakeholders clave
El proceso de transferencia de EOR suele involucrar a mucha gente, como los proveedores actuales, el nuevo proveedor y personas de distintos departamentos de tu empresa.
Identificar a todos los stakeholders clave y asignarles roles y responsabilidades claras facilita la coordinación entre los equipos. Aquí te dejamos un resumen de las responsabilidades típicas de cada departamento:
| Departamento | Rol en la transición de EOR |
|---|---|
| RRHH | - Investiga y contacta a proveedores potenciales - Actúa como punto de contacto - Coordina los diferentes equipos - Supervisa el progreso - Toma la decisión final |
| Finanzas | - Confirma la viabilidad financiera del proveedor de EOR - Ayuda a negociar contratos y precios - Se informa sobre el procesamiento de nómina y la administración de beneficios del proveedor de EOR - Consulta sobre los beneficios que ofrecen los proveedores potenciales - Aconseja sobre el presupuesto del proyecto |
| Compras | - Evalúa los proveedores de EOR potenciales - Se asegura de que las tarifas se ajusten al presupuesto - Revisa los términos del contrato - Ayuda a tomar la decisión final |
| Seguridad de la información | - Revisa la certificación de seguridad del proveedor y analiza sus políticas - Realiza evaluaciones de riesgos - Verifica que las herramientas tecnológicas cumplan con los estándares requeridos - Trabaja con el proveedor para implementar la plataforma |
| TI | - Evalúa las capacidades y compatibilidad del sistema del proveedor de EOR - Verifica si el nuevo software permite escalar - Revisa el código, los procesos y la documentación técnica - Ayuda a implementar el sistema junto con el departamento de Seguridad de la Información |
| Legal | - Verifica que el proveedor de EOR tenga un estatus legal válido y la licencia correspondiente - Revisa los contratos - Aclara tus derechos y responsabilidades como cliente - Aclara los derechos y responsabilidades del EOR durante la transferencia |
Asegúrate de que cada tarea tenga un objetivo definido y un resultado medible para saber cuándo se ha completado con éxito. Por ejemplo, podrías fijar la meta de capacitar a todo el equipo de RRHH en el uso del nuevo sistema y asegurar que al menos el 90% del personal haya tomado el curso antes de una fecha determinada.
Si surgen problemas, es clave que haya un punto de contacto designado para todos los involucrados en la transferencia. Esta persona puede ayudar a resolver el inconveniente o, si es necesario, escalarlo para encontrar una solución.
Verifica que todos tengan los recursos adecuados para completar sus tareas. Como también deben seguir cumpliendo con sus responsabilidades diarias, es importante asegurarse de que las nuevas tareas no compitan con otras prioridades en su agenda.
Quería algo más simple, global y escalable, pero sobre todo, un mejor servicio al cliente... Al final, necesitábamos una solución más eficiente y fácil de gestionar a nivel mundial.
—Bec Donnelly,
Vice President of People at SiteMinder
Consejo #2: planifica tu calendario de transición
El cambio de sistema es una de las etapas más críticas del proceso. Si el calendario se retrasa, el equipo financiero podría no pagar a los empleados a tiempo, lo que generaría problemas de cumplimiento legal, además de estrés e incertidumbre para los trabajadores.
Al asociarte con un proveedor de EOR como Deel, no tendrás que preocuparte por crear un plan desde cero. Te asesoramos en la mejor estrategia y te ayudamos a definir un cronograma. Además, te asignamos un project manager dedicado, quien te guiará en cada etapa, asegurándose de que siempre tengas claridad sobre el proceso.
Este te ayudará a definir las fechas clave para la transición considerando los períodos de preaviso de tus trabajadores activos, coordinará cualquier cambio en los beneficios para que todos los stakeholders estén alineados y garantizará que que todos los contratos se actualicen correctamente.
A continuación, te mostramos un resumen de todas las etapas del proceso de transferencia a un nuevo EOR y las tareas clave que tu equipo deberá gestionar.
| Fases de la transición a un nuevo EOR | Responsabilidades |
|---|---|
| Evaluación de necesidades | - Identifica las razones por las cuales necesitas cambiar de proveedor de EOR - Establece los criterios clave para el nuevo proveedor - Determina el alcance y la escala de la transferencia |
| Coordinación del proyecto | - Comunica la decisión a los stakeholders clave - Forma un equipo multifuncional para gestionar la transferencia - Revisa los contratos existentes con los proveedores de EOR - Desarrolla un plan integral |
| Investigación de proveedores | - Investiga soluciones potenciales de EOR - Contacta con los proveedores potenciales para discutir opciones y solicitar demos de la plataforma - Toma una decisión final |
| Planificación financiera | - Haz un análisis de costo-beneficio de cada opción - Identifica áreas donde se pueda ahorrar o agregar valor - Asegúrate de que los costos se alineen con los objetivos financieros a largo plazo |
| Revisión legal y de compliance | - Revisa las leyes laborales y regulaciones locales relevantes - Compara planes de beneficios y desarrolla una estrategia para garantizar que los empleados reciban todos sus derechos - Verifica si el proveedor puede manejar la transferencia de visas, permisos de trabajo y patrocinios - Asegúrate de que el proveedor tenga toda la documentación necesaria - Redacta y revisa los contratos con el proveedor de EOR - Finaliza y firma el acuerdo |
| Kick-off con el nuevo proveedor | - Programa una reunión para presentar a los equipos - Establece canales de comunicación y puntos de contacto - Revisa el plan de transferencia - Define las fases, el orden y los tiempos de la transferencia - Asegúrate de que todos tengan las herramientas y recursos necesarios |
| Notificación a proveedores actuales | - Informa a los empleados sobre la transferencia de EOR y sus implicaciones para ellos - Aborda cualquier pregunta o preocupación - Comunica el timeline con todos los pasos a seguir - Recolecta cualquier detalle o documentación faltante del sistema |
| Elaboración de presupuestos | - Estima los costos para el proceso de transferencia, incluyendo honorarios legales, gastos de transición y costos administrativos - Ten en cuenta posibles contingencias y gastos inesperados - Asegúrate de que esté alineado con la estrategia financiera global y los objetivos a largo plazo |
| Comunicado para empleados | - Informa a los empleados sobre la transferencia de EOR y sus implicaciones para ellos - Aborda cualquier pregunta o preocupación - Comunica el timeline con todos los pasos a seguir - Recolecta cualquier detalle o documentación faltante del sistema |
| Transición operativa | - Establece nuevos sistemas y cronogramas de pago - Alinea los procesos con los del nuevo proveedor de EOR - Ofrece capacitación para todo el personal de RRHH y finanzas |
| Onboarding con el nuevo EOR | - Organiza la transferencia de datos entre los proveedores antiguos y nuevos - Integra los sistemas con el nuevo proveedor de EOR - Haz una transferencia piloto con una pequeña parte de los datos - Transfiere el resto de los datos y verifica que el sistema funcione como se espera |
| Monitoreo y ajustes | - Añade empleados al nuevo sistema - Verifica que todos puedan acceder a todas las funciones necesarias - Ofrece capacitación para mostrar a los equipos cómo usar la plataforma y sus funciones - Desvincúlate de los proveedores anteriores de EOR |
| Revisión y controles finales | - Monitorea el desempeño del nuevo proveedor de EOR - Haz seguimiento de las métricas clave - Ajusta los procesos y estrategias según sea necesario |
| Revisión post-transferencia | - Pide feedback a empleados y stakeholders - Lleva a cabo una evaluación para medir el éxito - Identifica áreas de mejora |
"Actualmente, Deel nos apoya con alrededor de 52 empleados distribuidos en 11 países", afirmó Donelly. "Los beneficios del dashboard de Deel no solo nos permiten gestionar eficazmente a estas 52 personas desde una sola plataforma, sino también optimizar la eficiencia de nuestros equipos de nómina a nivel global."
—Bec Donnelly,
Vice President of People at SiteMinder
Consejo #3: desarrolla un sistema para recopilar toda la información necesaria
Aunque los proveedores de EOR pueden ayudar a reunir información, la mayor parte de esta responsabilidad recae sobre el cliente. Tienes acceso directo a los datos, por lo que es fácil para ti recopilarlos y verificarlos.
En muchos casos, las leyes de privacidad de datos impiden que los proveedores de EOR accedan directamente al sistema para obtener y transferir los registros de los empleados. Además, podrías tener una cláusula en tu contrato laboral que limite este acceso. Permitir que el proveedor acceda directamente podría generar problemas de cumplimiento legal y multas.
Desarrollar un sistema para recopilar la información puede agilizar el proceso. Tener todos los documentos esenciales desde el inicio evita que se pase algo por alto. Así, puedes evitar perder tiempo yendo de un equipo a otro para pedir documentos o verificar detalles.
Algunas recomendaciones para sistematizar la recopilación de datos:
- Solicita al nuevo proveedor de EOR una checklist detallada
- Establece plazos claros para cada documento
- Especifica cómo se debe enviar la información (incluyendo ejemplos e imágenes)
- Usa una plataforma segura y centralizada para almacenar todos los datos
- Envía recordatorios antes de que venzan los plazos
- Revisa todos los archivos antes de enviarlos
Los principales proveedores de EOR pueden orientarte y apoyarte en esta etapa, aunque no puedan intervenir directamente. Por ejemplo, Deel le entrega a todos sus nuevos clientes un formulario para recopilar datos de empleados, que luego se usa para generar los contratos laborales en su plataforma.
La transición a Deel nos ha ahorrado entre 2 y 3 días al mes en tiempo y costos administrativos. Antes, varias personas en distintos países debían coordinarse, resolver problemas y gestionar procesos manualmente. Ahora, hemos optimizado la gestión, reduciendo costos en múltiples salarios y ganando valiosas horas de productividad.
—Bec Donnelly,
Vice President of People en SiteMinder
Platform Tour
Consejo #4: comunica los posibles cambios en los beneficios con anticipación
Al cambiar de proveedor de EOR, básicamente estás transfiriendo a todo tu equipo a un nuevo empleador legal. Aunque el proveedor debe garantizar la continuidad, inevitablemente los empleados experimentarán cambios en sus planes de beneficios.
Es normal que los empleados se preocupen por estos cambios. Una encuesta reciente de SHRM reveló que la mayoría considera los beneficios como una parte esencial de su trabajo. Por eso, pueden tener dudas sobre la cobertura y preguntarse si los nuevos planes serán equivalentes o mejores. Algunos incluso podrían sentirse estresados al tener que elegir la opción más adecuada.
Si estás cambiando a un proveedor de EOR líder como Deel, lo más probable es que observes una mejora en la mayoría de los paquetes de beneficios. El reto es comunicar estos cambios de manera efectiva para garantizar una transición fluida.
Es posible que no puedas comunicar todos los detalles hasta que los nuevos contratos estén listos, pero sí puedes contarle a los empleados un poco sobre qué esperar y las ventajas del nuevo proveedor. A medida que se definan más detalles, puedes ir actualizándolos.
Tu nuevo proveedor de EOR debería ayudarte con esto. Deel ofrece recursos detallados sobre los beneficios obligatorios en cada país y los planes disponibles. Una vez que los empleados se unan a la plataforma, podrán explorar sus opciones a través del portal de autoservicio, donde encontrarán información sobre los planes y podrán inscribirse directamente.
Bonus: mantener a tu equipo informado sobre los cambios no solo les dará tranquilidad durante la transición. La investigación muestra que el 76% de los trabajadores que comprenden sus beneficios están satisfechos con su trabajo vs. el 47% que no los entienden.
Consejo #5: gestiona las vacaciones (PTO) pendientes durante la transición
Cuando cambias de proveedor EOR, no puedes transferir automáticamente los días de vacaciones (PTO) acumulados en el contrato anterior. Esto significa que los empleados deben usar sus días pendientes antes de que finalice su contrato actual. Para evitar inconvenientes tanto para ellos como para la empresa, es clave planificar con anticipación.
Si es posible, ofrece a los empleados un período de gracia amplio para usar sus días de vacaciones pendientes. Así podrán organizar sus planes con calma sin sentirse presionados por la empresa y no correrán el riesgo de perder este beneficio.
Así, nadie sentirá que pierde un beneficio y la empresa tampoco tendrá que asumir costos adicionales, como pagar los días no usados o sumarlos al nuevo contrato.
Si no hay margen para una transición larga, considera estas opciones para mantener un equilibrio entre flexibilidad y costos:
- Dar a los empleados la opción de tomar sus días antes del cambio o recibir una compensación.
- Agregar los días acumulados al saldo del nuevo contrato.
- Convertir los días pendientes en un pago adicional.
- Incentivar que los empleados tomen sus vacaciones antes de que termine el contrato actual.
- Acelerar la acumulación de PTO con el nuevo proveedor EOR.
La mejor solución dependerá de cada caso. Por ejemplo, si operas principalmente en Europa y el cambio de EOR ocurre en mayo, es probable que muchos empleados aún no hayan tomado vacaciones, ya que la mayoría las toman en verano.
La plataforma de Deel es innovadora y fácil de usar. Simplificó nuestro proceso de contratación y redujo el tiempo de onboarding, pasando de una semana a solo un día.
—Pascal Erlach,
Senior Talent Acquisition Manager en Outfittery
Tip #6: anuncia el cambio de EOR a toda la empresa
Mantener a tu equipo informado y apoyarlo durante la transición aumentará la probabilidad de que se adapten bien al nuevo proveedor EOR.
Empieza anunciando el cambio a través de un e-mail corporativo para que todos se enteren al mismo tiempo. Explica qué implica la transición y destaca los beneficios. Indica cuáles serán los canales oficiales para resolver dudas, por ejemplo, un e-mail específico o un chat en Slack donde los empleados puedan plantear sus inquietudes.
A lo largo del proceso, mantén estos canales abiertos y fomenta la retroalimentación. Esto te permitirá medir cómo se siente el equipo con el nuevo proveedor, ajustar la estrategia si es necesario y descubrir problemas que antes no habías notado. Para obtener opiniones más sinceras, ofrece la opción de enviar comentarios anónimos.
El proveedor EOR puede ayudarte a comunicar los cambios y familiarizar a los empleados con la nueva plataforma. Por ejemplo, Deel ofrece:
- Llamadas con gerentes de recursos humanos y nómina de cada región
- Reuniones con asesores legales para resolver dudas sobre la transición y cómo los afectará
- Recursos personalizados según el país y las necesidades de los empleados
- Demos en vivo
- Sesiones de capacitación
- Guías de ayuda
- Videotutoriales
- Webinars
- Herramientas para hacer encuestas
Los proveedores líderes, como Deel, también atienden consultas directas de los empleados. Si alguien tiene una situación laboral compleja, puede necesitar asesoramiento legal, contable o migratorio específico. Deel cuenta con expertos jurídicos, contables y de inmigración en más de 150 países y un chat en vivo 24/7 para responder a cualquier consulta sin importar la zona horaria.
El proceso de onboarding es otro paso clave en la transición. Puedes reducir la incertidumbre mostrando a los empleados cómo usar la nueva plataforma y aprovechar sus funciones. Deel lo integra en su solución EOR con flujos de trabajo automatizados. Cada usuario recibe un e-mail de bienvenida con los pasos para crear su cuenta, revisar su información y reinscribirse en sus beneficios. Además, nuestros expertos están disponibles para brindar asistencia cuando sea necesario.
Buscábamos una solución de onboarding ágil y sencilla, porque nuestro proceso anterior era demasiado lento. Con Deel, la encontramos.
—Estefania Tejo,
VP of People en dLocal
Platform Tour
Tip #7: prepárate para la transferencia del nuevo EOR con una reunión inicial de kick-off
Saber qué esperar en el proceso de transferencia facilita la planificación y te ayuda a prepararte mejor. Podrás conocer los recursos disponibles, la asistencia que recibirás y las responsabilidades que te corresponden.
Durante el kick-off, tu proveedor de EOR debería explicarte en detalle el proceso de transferencia. Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que podrían surgir temas no previstos. Asegúrate de preguntar si pueden adaptar la solución a tu empresa y brindar apoyo ante cualquier inconveniente.
Un buen proveedor de EOR está abierto a solicitudes y feedback en cualquier etapa del proceso. En Deel, animamos a nuestros clientes a compartir sus experiencias para seguir mejorando nuestros servicios.
Obtener esta información de una fuente imparcial también puede darte más confianza en tu nuevo proveedor. Busca testimonios y casos de éxito de otros clientes. Para una visión aún más objetiva, revisa reseñas y puntuaciones online. Fíjate en datos concretos que demuestren que el proveedor ha gestionado bien otras transferencias y ha generado un impacto positivo en las empresas desde el primer momento.
Lo que más valoro de Deel es su soporte y nivel de cobertura. He evaluado otras soluciones, pero seguimos con Deel porque nos da la tranquilidad de que todo se gestiona correctamente, sin importar dónde estemos.
—Harry Rillstone,
Director of Legal and Compliance, Crimson Education
Simplifica el proceso de transferencia de EOR con Deel
Tu proveedor de EOR no debería ser solo un recurso, sino un aliado estratégico. Su función es entender tus objetivos y adaptar sus servicios para ayudarte a alcanzarlos.
Esta colaboración es especialmente importante en los primeros días. El proveedor de EOR debe establecer una base sólida para la futura colaboración y asegurarse de que todos sus esfuerzos estén alineados con tus objetivos desde el principio. Al construir sobre esa base, podrás lograr un crecimiento sostenido y enfrentar con éxito los retos de la expansión global.
Esto significa que un buen proveedor de EOR debe prepararte para el éxito y apoyarte durante todo el proceso de transferencia.
En Deel, entendemos lo importante que es establecer una buena relación desde el inicio. Nuestro equipo ha ayudado a cientos de empresas a hacer la transición a nuestros servicios y el onboarding de sus empleados.
Deel ofrece soporte local con procesos claros. Nuestra plataforma permite agilizar las operaciones de toda la empresa, asegurando que todos sepan cuándo y con quién deben interactuar.
—Bec Donnelly,
Vice President of People en SiteMinder
Con Deel EOR, obtienes soporte en más de 150 países con:
- Un project manager dedicado durante todo el proceso de transición
- Una reunión inicial para definir el timeline
- Seguimiento semanal y consultoría de recursos humanos
- Flujos de trabajo automatizados para incorporar empleados
- Un proceso de onboarding guiado y sin complicaciones
- Revisión y gestión de documentos específicos de cada país
- Un portal de autoservicio para que los equipos consulten sus beneficios
- Equipos de soporte localizados para empleados en todo el mundo
- Servicios integrados para visas y temas migratorios
- Chat en vivo 24/7 en 13 idiomas
- Asistencia de expertos en TI para transferencias y almacenamiento de datos
Programa una llamada con nuestro equipo para conocer más sobre nuestro servicio de EOR y resolver cualquier duda.
Más recursos
Disclaimer
Este artículo tiene como objetivo ofrecer una visión general del proceso para quienes están involucrados en la transición de empleados de un proveedor anterior de Employer of Record (EOR) a nuestros servicios. Aunque los pasos descritos aquí pueden servir como una guía útil en muchos países, es importante tener en cuenta que los requisitos legales, las regulaciones y los procedimientos pueden variar bastante de un país a otro.
Debido a estas diferencias, cada empleado debe ser tratado según las leyes y regulaciones específicas de su país para garantizar el cumplimiento legal total. La información de esta guía es solo orientativa y puede no ser aplicable o precisa en todos los países, por ende, no debe tomarse como asesoría legal ni sustituir la consulta con profesionales expertos.
No nos hacemos responsables por daños directos ni indirectos o que puedan surgir del uso de esta guía o de las acciones tomadas en base a la información presentada aquí. Te recomendamos consultar con nuestros expertos legales y de RRHH, quienes conocen a fondo los requisitos específicos de cada país. Esto asegurará una transición fluida y 100% legal.
Sobre el autor
Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.
