Cambio de freelancer a empleado con Global Payroll de Deel

Los empleadores convierten a freelancers en empleados por muchas razones, como fortalecer el cumplimiento legal, establecer una presencia permanente en una región específica con una entidad local o retener talento.

Con Deel, las empresas pueden hacer fácilmente la transición de trabajadores independientes a empleados directos y usar Deel Global Payroll para gestionar pagos y deducciones fiscales, entre otros. Sigue leyendo para obtener más información sobre el proceso.

Registra tu entidad comercial

Antes de convertir freelancers en empleados, debes registrar tu entidad comercial ante las autoridades locales. El proceso de registro de una entidad (o subsidiaria) extranjera es diferente en cada país. Para registrarte legalmente, debes seguir el protocolo adecuado y entregar completos los documentos requeridos por la jurisdicción en la que te estés registrando.

🌎Para obtener más información, lee nuestra guía para crear una entidad local.

Configura tu entidad de Global Payroll en Deel

Una vez que hayas registrado tu entidad, puedes agregarla a tu dashboard de Global Payroll de Deel.

1. En 'Organization Settings' (configuración de la empresa), haz clic en 'View Entities' (ver entidades) y luego en 'Create Entity' (crear entidad).

2. Completa los detalles requeridos de la entidad y completa las tareas de onboarding. En ese momento tu entidad será visible en la página 'Entities' (entidades).

3. Puedes continuar agregando un nuevo grupo de Global Payroll para organizar a todos tus empleados de nómina para esa entidad. Simplemente haz clic en el 'Group Menu' (menú de grupo) y selecciona 'Add a New Group' (agregar un nuevo grupo).

Confirma la clasificación de los trabajadores y planifica su integración

Convertir a un freelancer en empleado implica varias cosas importantes que los empleadores deben evaluar cuidadosamente para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y la integración efectiva en la empresa. Aquí hay algunos factores esenciales a considerar:

• Implicaciones legales y fiscales: asegúrate de tener claridad sobre las distinciones legales locales entre un trabajador independiente y un empleado y confirma su clasificación. Este cambio trae consigo obligaciones como retenciones y aportes del impuesto sobre la renta, salario mínimo, horas extras, seguro de desempleo y más.
• Beneficios laborales: determina qué beneficios le ofrecerás al nuevo empleado, incluyendo los obligatorios como seguro médico, plan de jubilación y licencias remuneradas, y otros perks a los que normalmente no tienen derecho los contratistas. Alinea estos beneficios con los paquetes existentes para empleados y considera las implicaciones en términos de costos para la empresa.
  🍕Tip: utiliza la Benefits Tool de Deel para identificar los beneficios legales, comunes y competitivos para empleados.
• Integración al lugar de trabajo: planifica el proceso de integración para la transición del contratista a un rol de empleado de tiempo completo. Esto incluye onboarding, capacitación y ajustes en la dinámica y los flujos de trabajo del equipo.
• Fit cultural y operativo: ayuda al nuevo empleado a adaptarse a las normas culturales y operativas de la empresa. Esto podría implicar diferentes expectativas con respecto a las horas de trabajo, los reportes, la colaboración, etc.
• Comunicación: comunica claramente el cambio de estatus al freelancer, explicando los motivos, las expectativas y cualquier nuevo rol o responsabilidad. También es importante hablar con el equipo actual para garantizar una transición fluida y una comprensión clara de las nuevas dinámicas.
• Cumplimiento de las leyes contra la discriminación: garantiza que la decisión de convertir a un freelancer en empleado sea consistente con prácticas laborales justas y cumple con todas las leyes contra la discriminación relevantes para evitar cualquier sesgo en los procesos de contratación.

👩‍💻👨‍💻Ver también: Cómo incorporar trabajadores remotos

Cancela el acuerdo de trabajador independiente

Antes de registrar al trabajador como empleado en Global Payroll, deberás cancelar su acuerdo de trabajador independiente actual.

1. Ve a la pestaña 'People' (personal) en la página de inicio de Deel y selecciona el trabajador independiente. Luego, haz clic en 'View Contract' (ver contrato) para abrir el acuerdo correspondiente.

2. Selecciona 'Set End Date' (establecer fecha de finalización) para iniciar la cancelación del contrato. Luego, establece el tipo, la fecha y el motivo de la finalización de dicho acuerdo.

3. Ajusta el pago final requerido para cumplir con el contrato. Si al empleado se le ha entregado equipo de trabajo propio de la empresa o alquilado por esta, se agregará un paso adicional de administración de equipo para ayudarte a iniciar la devolución del equipo.

4. Revisa la fecha de finalización del contrato, los detalles de pago y envía la actualización. Se le mandará un e-mail con los cambios al trabajador independiente.

📝Más información: Cómo cancelar un contrato con un freelancer

Configura el contrato de empleado de Global Payroll en Deel

Una vez que se cancela el acuerdo de trabajador independiente, tu onboarding manager te ayudará a configurar al trabajador como empleado en Global Payroll. Veamos el proceso:

Nota: este proceso se verá diferente si migras datos de trabajadores existentes desde una plataforma como Workday, BambooHR, HiBob o UKG.

1. En la página de inicio de Deel, haz clic en 'Add People' (agregar personas) y selecciona 'Employee' (empleado) como tipo de trabajador.

2. Luego, selecciona Deel como proveedor de nómina.

3. Ingresa los detalles del empleado, incluida la información del equipo, datos personales, ubicación del contrato, detalles del rol, compensación y fecha de inicio.

4. Establece el contrato de trabajo. Puedes elegir entre plantillas personalizadas y cargar tu propio acuerdo o agregar uno más adelante. También tendrás la opción de agregar elementos opcionales a tu contrato, incluidos beneficios, equipos de trabajo arrendados, equity grants, entre otros.

5. Revisa y firma el contrato para crear el documento. Una vez creado, el acuerdo se enviará al empleado por e-mail para su revisión y firma.

📎Más información: Cómo crear un contrato de Global Payroll en Deel

Prepara la nómina

Una vez que se hayan completado los perfiles de los empleados para los antiguos freelancers, tu onboarding manager trabajará contigo para recopilar documentos de nómina adicional, personalizar la configuración de tus reportes y preparar la nómina de tu equipo.

Empieza con Global Payroll de Deel

Con Global Payroll, obtienes una visión consolidada de tu nómina internacional desde un único dashboard. Nosotros nos encargamos del cumplimiento legal, las deducciones fiscales y las presentaciones de impuestos dondequiera que tengas entidades, todo esto con el respaldo de nuestro equipo interno de expertos en nómina:

• Beneficios y deducciones para empleados.
• Presentación de impuestos ante las autoridades locales correspondientes.
• Pagos de salarios e impuestos.
• Creación y entrega de nómina.
• Contratos y documentos localizados.
• Onboarding y offboarding cumpliendo con los requisitos legales.

Como Deel es personalizable según tu fuerza laboral y las necesidades de tu empresa, puedes convertir algunos o todos tus freelancers, usar Deel EOR para contratar empleados sin tener que crear una entidad, o una combinación de ambas. También puedes llevar a cabo la transición de empleados entre diferentes entidades según sea necesario, lo que te permitirá evolucionar y escalar tu fuerza laboral como quieras.

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