Ciberseguridad: cómo proteger a tu personal y empresa

De acuerdo a un estudio de gestión de riesgos en Latinoamérica, uno de los riesgos más relevantes es el de ciberseguridad y protección de datos, en tanto 66,30 %. Este es un punto fundamental que hay que cuidar en toda empresa, sea startup, Pyme o una gran corporación, porque incorporar personal, diseñar procesos y manejar grandes volúmenes de información supone datos delicados que hay que resguardar. El departamento de Recursos Humanos no es ajeno a la seguridad digital, por eso, aquí te compartimos todo lo que debes saber al respecto.

¿Qué es la ciberseguridad?

La ciberseguridad se refiere a la protección y gestión responsable de la información almacenada en ordenadores y todo tipo de dispositivos, como así también en la nube, para no poner en peligro datos sensibles, es decir la propiedad intelectual. 

Para hacerlo, se adoptan un conjunto de medidas, estrategias y tecnologías diseñadas para proteger los sistemas informáticos, redes, dispositivos móviles y datos contra amenazas que atentan la seguridad informática y que supone el robo de información.

¿Por qué es importante cuidar la ciberseguridad en tu empresa?

Por lo tanto, la ciberseguridad permite garantizar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información, dado que el principal objetivo tiene que ver con prevenir y minimizar riesgos asociados con ciberataques. El acceso no autorizado, el phishing y el robo de datos son algunos ejemplos.Así como también otro tipo de actividades maliciosas (hackeo a información personal de los empleados, spyware y software malicioso) que pueden comprometer tanto la seguridad como la privacidad de tu organización.

Según Piranirisk, el ransomware es el principal ataque cibernético al que se enfrentan las organizaciones. ¿En qué consiste? Cifra los archivos y sistemas para que no puedan ingresar a los mismos; en otras palabras, los ciberdelincuentes secuestran los datos. A cambio, exigen un pago para su rescate. Pero ese no es el único ataque frecuente. El phishing, la suplantación de identidad y el fraude también son bastante frecuentes. 

Por eso mismo, es importante contar con una estrategia que esté actualizada en materia de ciberseguridad, para capacitar a los empleados, colaboradores externos (freelancers y trabajadores independientes) y los clientes, acerca de sus responsabilidades y de cómo actuar frente a una situación que les resulta extraña. Resulta imprescindible concientizar al talento sobre herramientas que permitan la protección y una adecuada gestión de la información de la empresa.

En adición, la ciberseguridad tiene una fuerte relación con la reputación de tu empresa:

• Confidencialidad: una violación de seguridad a la información de tu organización implica la filtración de datos confidencialidades sobre clientes y empleados que puede impactar significativamente en la reputación de tu organización, debido a la pérdida de confianza y contratos, y un daño a la imagen de marca.
• Cumplimiento legal y normativo: la mayoría de las industrias dispone de regulaciones específicas acerca de la protección de datos, como es el Reglamento General de Protección de Datos en la Unión Europea. Por consiguiente, el incumplimiento de estas normativas puede dar como resultado multas significativas y perjuicio a la reputación de la empresa, lo que indica una falta de compromiso con la seguridad y privacidad de los datos.

Recomendaciones del equipo Deel para proteger tu empresa y los datos de tu equipo de trabajo

Aquí te compartimos una serie de consejos y buenas prácticas por parte de nuestro equipo para robustecer la seguridad digital de tu compañía:

1. Políticas de acceso, confidencialidad y manejo de la información

Establecer sólidas políticas en materia de ciberseguridad es imprescindible para la protección de datos delicados y para salvaguardar la integridad de tu negocio. A continuación, te contamos sobre dos aspectos esenciales a considerar al implementarlas:

• Página de Términos y Condiciones: tiene que ser transparente y explicar claramente cómo funciona el acceso a los sistemas y recursos de tu empresa, qué se considera información confidencial y cómo se maneja esta información. Asimismo, debes establecer cuáles son los derechos y responsabilidades tanto de la empresa como de los empleados y trabajadores independientes en relación con la seguridad de los datos. Al proporcionar esta información de manera transparente, se fomenta la conciencia y el compromiso de todos los involucrados en cumplir con dichas políticas de seguridad.
• Políticas de confidencialidad: útil tanto para los empleados como para los trabajadores independientes. Deben detallarse las restricciones y las pautas sobre cómo se manejan y protegen los datos confidenciales de la empresa. Por lo tanto, las directrices deben ser claras acerca del acceso y uso de la información, así como los protocolos para protegerla de amenazas internas y externas. Otra recomendación es incluir cláusulas de confidencialidad en los contratos o acuerdos de trabajo para garantizar el compromiso en este tema.

Si tienes interés en armar tu propio acuerdo de confidencialidad, revisa esta plantilla para proteger la información de tu empresa cuando trabajas con equipos distribuidos e internacionales. Incluye un acuerdo verificado por expertos, una versión con comentarios y consejos y, por último, componentes personalizados para colaboradores remotos e internacionales.

No olvides cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGDP) que obliga a las webs a informar a los usuarios de la recopilación de datos e información de terceros.

2. Proteger la empresa desde el modelo de contratación elegido

Los freelancers implican menos costos operativos para tu empresa, pero también traen sus desafíos en cuanto al manejo de la información confidencial, ya que muchas veces se le brinda acceso a los correos de la empresa. Frente a esto, el papel de un EOR (Employer of Record) en la protección de datos y la seguridad empresarial es clave. Porque sin un EOR, las empresas globales tienen que enviar esta información a varios lugares y a través de terceros que pueden ser menos seguros.

Así, un EOR está especializado en la gestión de recursos humanos y el cumplimiento normativo. Es decir, tiene conocimientos y experiencia en la implementación de medidas de seguridad cibernética y el manejo adecuado de datos confidenciales, lo cual incluye el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos y la adaptación a los requisitos específicos (como el GDPR). 

Veamos los principales beneficios:

• Implementación de medidas de seguridad. Como cifrado de datos, autenticación de usuarios y sistemas que están avanzados para la seguridad y confidencialidad de los datos.
• Cumplimiento del GDPR a través de un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA), en el que se señalan las responsabilidades del EOR en materia de procesamiento y protección de la información.
• Centralización de la gestión. El tener toda la información confidencial en un solo lugar es clave no solo en términos de seguridad, sino también en organización.

También, debes tener claro el proceso de offboarding según el tipo de acuerdo y la legislación del país. ¿Las razones? Las leyes y regulaciones en términos de privacidad pueden variar en cada país, lo cual también afecta el alcance de las obligaciones y derechos al terminar un vínculo laboral. Igualmente, es fundamental limitar y revocar los accesos del empleado a los sistemas, aplicaciones y datos confidenciales de la empresa. Entonces:

• Desactivar las cuentas de usuarios y revocar permisos de acceso.
• Contar con un proceso estructurado de gestión de accesos que incluya la revisión y desactivación de cuentas de usuario de manera oportuna y eficiente.
• Establecer un protocolo para el retorno de los activos, como es el caso de los dispositivos electrónicos, tarjetas y demás.
• Capacita y orienta a los empleos recordándoles cuáles son sus responsabilidades.

3. Elige un sistema de recursos humanos y de pago de nómina seguro

Entonces, todos los sistemas de información que elijas para tu empresa deben tener una política de manejo y protección de datos. Esto debe ser así especialmente en el caso de HR y Payroll, porque allí tendrás la información confidencial como datos personales y también datos exclusivos de tu empresa; por ejemplo, salarios, deducciones, impuestos, recibos de pago y otro tipo de información legal.

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4. Audita el proceso para manejar la información y estandariza

La auditoría de ciberseguridad contempla:

• Monitoreo de las bases de datos: activa un sistema que te permita monitorear y contar con un registro de actividades en tus bases de datos, a modo de historial. Esto te permitirá identificar y rastrear actividades sospechosas o detectar intentos de acceso no autorizados.
• Evaluación de proveedores basada en estándares de seguridad: verifica si tus proveedores externos cumplen con los estándares de seguridad que fijó tu organización y asegúrate de que dispongan de prácticas adecuadas para la confidencialidad.
• Gestión de personas y consolidación de información: los procesos claros son los mejores amigos de la seguridad digital. Asegúrate de que tu equipo y contratistas cuenten con los permisos de acceso adecuados y que se les retiren los mismos cuando resulte necesario.
• Seguimiento y aprobación: tienes que diseñar un sistema de aprobación y seguimiento de solicitudes de tiempo libre y otros gastos, para la transparencia y control de estas actividades. Así evitarás errores y fraudes.
• Políticas sobre autoridad: las políticas claras aseguran pagos autorizados y procesos llevados a cabo de manera eficiente. Establece políticas sobre quién tiene la autoridad para aprobar los pagos en tu empresa.
• Almacenamiento seguro de documentos y accesos: debes tomar medidas de seguridad para el almacenamiento de documentos confidenciales, como contratos o datos del equipo de trabajo. Por ejemplo, puedes utilizar un software de gestión de documentación con medidas como cifrado de datos y copias de seguridad con alta periodicidad.

Otras buenas prácticas incluyen el uso de una VPN como un nivel adicional de seguridad, porque oculta la dirección IP, y robustecer la seguridad en las redes WiFi de los empleados. Lo mismo en cuanto a implementar software antivirus, firewalls y cortafuegos para prevenir el robo de identidad y el hecho de evitar repetir una misma contraseña en varias plataformas, para mejorar la seguridad de los sistemas operativos de tu empresa. Para más consejos sobre ciberseguridad y qué tipo de medidas adoptar para tu sistema de seguridad, te invitamos a revisar esta lista de tips a tener en cuenta en el trabajo remoto para tu empresa y tus clientes.

Compromiso de Deel con la seguridad y protección de datos

Las ciberamenazas son constantes. Por eso, en Deel nos tomamos muy en serio la seguridad y la protección de datos. Nuestra infraestructura está construida para cumplir la norma SOC2, a diferencia de otras soluciones de este estilo, y se somete a auditorías anuales de terceros y evaluaciones de vulnerabilidad para garantizar la máxima seguridad de nuestra plataforma.

Asimismo, nuestro equipo se somete regularmente a capacitaciones en temas de seguridad y se mantiene actualizado con los últimos requisitos de compliance en término de GDPR. Nuestras funciones de seguridad de datos incluyen:

• Autenticación para el acceso a tu cuenta Deel con Okta Single Sign On. Así, tu organización puede gestionar los usuarios en un lugar central para acceder de forma segura a varios servicios utilizando las mismas credenciales.
• Un programa de seguridad de la información basado en el marco ISO 27001.
• Compliance completo de GDPR que garantiza que tus datos permanezcan encriptados.

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