Cómo capacitar al personal remoto: guía definitiva

El trabajo remoto se ha convertido en la nueva normalidad, y las empresas deben adaptarse para garantizar que sus empleados reciban la capacitación necesaria para tener éxito. Capacitar al personal remoto presenta desafíos únicos, pero también ofrece oportunidades para crear una fuerza laboral más flexible y comprometida. Este artículo explora los desafíos comunes de capacitar al personal remoto y las mejores prácticas para establecer expectativas, elegir herramientas adecuadas, crear un entorno de aprendizaje favorable y medir el éxito de la capacitación. También proporciona estrategias para mantener a los empleados comprometidos y motivados, fomentando una cultura de aprendizaje que promueva el crecimiento profesional.

Consejos para establecer expectativas

Establecer expectativas claras es crucial para el éxito de cualquier programa de capacitación, especialmente para el personal remoto. Cuando los empleados trabajan desde casa, pueden tener dificultades para entender lo que se espera de ellos, lo que puede generar confusión y frustración.

1. Comunicación clara: comunica con los empleados sus objetivos y expectativas de capacitación. Crea un plan estructurado con hitos específicos.
2. Expectativas realistas: se realista sobre el tiempo y esfuerzo requeridos para la capacitación. Brinda los recursos y el apoyo necesarios.
3. Sistema de seguimiento: establece un sistema para rastrear el progreso y brindar retroalimentación constante.

Desafíos de capacitar al personal a distancia

La capacitación del personal remoto presenta varios desafíos únicos:

1. Establecer límites: difícil desconectar del trabajo y relajarse, lo que puede llevar al agotamiento.
2. Comunicación y colaboración: la falta de comunicación efectiva puede dificultar la colaboración y resolver problemas.
3. Evaluaciones efectivas: sin contacto cara a cara, es difícil evaluar el progreso y brindar retroalimentación.
4. Acceso a recursos: los empleados remotos pueden no tener acceso a los mismos recursos y herramientas de capacitación.
5. Motivación y compromiso: mantener a los empleados remotos motivados y comprometidos puede ser complicado.

Herramientas para empoderar al personal

Contar con las herramientas adecuadas es esencial para empoderar al personal remoto y asegurar el éxito de la capacitación:

1. Software de gestión de proyectos: mantienen el seguimiento de tareas, plazos y progreso de proyectos.
2. Herramientas de comunicación: promueven la colaboración y el intercambio de información en tiempo real.
3. Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): centralizan el contenido de capacitación y permiten el seguimiento del progreso.
4. Software de gestión del rendimiento: simplifican el establecimiento de objetivos, el seguimiento del progreso y la retroalimentación.
5. Software de compromiso del empleado: mantienen la motivación y conexión entre los empleados remotos.

Cómo medir el éxito de la capacitación

Medir el éxito de los programas de capacitación para empleados remotos es esencial:

1. Seguimiento de mejoras en el rendimiento: compara indicadores clave de rendimiento (KPI) antes y después de la capacitación.
2. Evaluación de la retención del conocimiento: usa evaluaciones, cuestionarios o encuestas.
3. Aplicación de habilidades en el trabajo: observa cómo los empleados aplican las habilidades adquiridas en sus tareas diarias.
4. Retroalimentación de empleados y gerentes: recoge opiniones sobre la efectividad del programa de capacitación.
5. Revisión de tasas de finalización y métricas de compromiso: monitorea la participación y el progreso en los módulos de capacitación.

Cómo mantener a los empleados comprometidos

Mantener el compromiso de los empleados es crucial para el éxito del trabajo remoto:

1. Retroalimentación y reconocimiento: celebra logros y proporcione críticas constructivas.
2. Oportunidades de desarrollo profesional: ofrece capacitación, talleres y programas de mentoría.
3. Equilibrio entre vida laboral y personal: fomenta la fijación de límites y la toma de descansos.
4. Acceso a recursos necesarios: da las herramientas y tecnología necesarias.
5. Ambiente de trabajo positivo: fomenta la comunicación abierta, la confianza y la colaboración.

Cómo crear una cultura de aprendizaje

Fomentar una cultura de aprendizaje continuo es esencial para los equipos remotos:

1. Fomentar una mentalidad de crecimiento: promueve la creencia de que las habilidades se pueden desarrollar mediante el esfuerzo y el aprendizaje.
2. Fomentar la colaboración y el intercambio de conocimientos: establece espacios virtuales para discusiones y sesiones de aprendizaje entre pares.
3. Proveer acceso a recursos de aprendizaje: ofrece una variedad de recursos de aprendizaje, desde cursos en línea hasta publicaciones y talleres.
4. Reconocer y recompensar los logros: reconoce y celebra los hitos y logros del aprendizaje.
5. Dar el ejemplo: demuestra su compromiso con el aprendizaje buscando constantemente nuevos conocimientos y habilidades.

Cómo capacitar al personal remoto de la mejor manera

Dicho todo esto, no basta con organizar una sesión de capacitación y esperar que salga bien. Asegúrate de aprender cómo hacer que la formación remota funcione para tus trabajadores antes de empezar.

Programa las sesiones de capacitación

Dado que tu personal remoto se enfrenta a más distracciones durante el día que si estuviera en la oficina, es fácil que las sesiones de capacitación se les escapen. Una vez que hayas diseñado tu programa de capacitación, asegúrate de que la fecha y la hora de cada sesión se comuniquen a todos con al menos una semana de antelación. Mejor aún, hazlo a través de una invitación en el calendario para que la sesión quede automáticamente programada cuando acepten.

Si avisas con suficiente antelación, podrán encontrar una guardería u otro tipo de ayuda para poder concentrarse por completo.

Haz una prueba

Cuando te preparas para una sesión de capacitación a distancia, ya sea una clase dirigida por un instructor o la incorporación de un nuevo trabajador a tu LMS, no hay tal cosa como demasiadas pruebas. Así te aseguras de que el software que usas funciona tanto en tu lado como en el de tus trabajadores, para que no haya contratiempos en el camino.

Si estás organizando una sesión en equipo, envía el enlace con antelación y pide a los colaboradores que lo prueben y te informen de cualquier problema.

Deja claras las reglas

Aunque la tecnología de las videoconferencias nos ha dado la posibilidad de hacer capacitación a distancia, la etiqueta en estas reuniones puede ser difícil, sobre todo para los trabajadores que están acostumbrados a la capacitación en persona. Cuando envíes las invitaciones, deja claro cómo se espera que se comporten los participantes y con quién tienen que hablar si tienen problemas.

Las reglas más comunes son:

• Silenciar el micrófono a menos que estén hablando.
• Silenciar los teléfonos móviles y las notificaciones.
• Utilizar la función de "levantar la mano" cuando se necesite hacer una pregunta o pedir una aclaración.

Construir la confianza

Tanto en la capacitación remota sincrónica como en la asincrónica, los participantes deben saber que pueden pedir ayuda y buscar apoyo adicional cuando lo necesiten. Trabajar a distancia a menudo puede parecer aislante, así que para crear confianza con tus trabajadores, asegúrate de que saben quién puede ofrecer apoyo en cada sesión.

Y lo que es más importante, como líder empresarial, debes asegurarte de que esas vías de apoyo designadas realmente dan ese apoyo a tu personal.

Empodera a tu equipo remoto con Deel

Capacitar al personal para trabajar de forma remota puede ser un desafío, pero también una oportunidad para construir una fuerza laboral más productiva y comprometida. Al establecer objetivos claros, seleccionar herramientas adecuadas y crear un ambiente de aprendizaje propicio, es posible capacitar eficazmente al personal remoto y ayudarlos a alcanzar su máximo potencial.

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• Monitorear el progreso de los empleados y detectar áreas de mejora.
• Equipar a tu equipo con las herramientas y recursos necesarios.
• Fomentar una cultura de aprendizaje continuo y desarrollo.

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