Gestión de nómina: cómo centralizarla si tienes varias entidades

Uno de los principales retos para las empresas cuando ya están expandidas se encuentra cuando crecen y suman entidades en varios países, pero la gestión de la nómina sigue siendo local y descentralizada; esto lo hemos identificado tras trabajar con más de 15 mil empresas que ahora utilizan Deel para la optimización de sus nóminas de los puestos de trabajo cubiertos.

Si se tienen múltiples entidades, y cada una gestiona la nómina de una forma diferente, es difícil obtener una consistencia en los procesos asociados, como así también resulta complejo la automatización de las tareas y tampoco hay lugar a la escalabilidad (ya que no se contemplan los trabajadores independientes y proveedores externos). En adición, no es fácil acceder a los datos en tiempo real o generar reportes globales y hay peligro de fuga de la información, en tanto son muchas las personas que tienen acceso a datos confidenciales y sensibles.

¿Qué es payroll global o la gestión de la nómina global?

El payroll global o la gestión de la nómina global refiere a un tipo de modelo de gestión de nóminas de los empleados que se caracteriza por ser centralizada. En otras palabras, los procesos implicados en la nómina se reúnen y consolidan en un solo lugar para una administración más amena para el área de Recursos Humanos (RRHH). Este enfoque administra los pagos de salarios para todas las divisiones o sucursales de una organización de forma centralizada. Así, no hay lugar a la dispersión de la información ni tampoco se duplican esfuerzos del departamento de Recursos Humanos.

¿Por qué centralizar la nómina cuando se tienen varias entidades?

Estas son las principales ventajas de centralizar el pago de nómina, incluyendo horas extras en el cálculo de la nómina:

• Eficiencia operativa: en lugar de tener cada entidad de la empresa gestionando su propia nómina de manera independiente, la centralización del payroll global permite la unificación de procesos y el aprovechamiento de una solución tecnológica única para administrar toda la nómina desde un único sitio. Así, se elimina la duplicación de esfuerzos, reduce la carga administrativa y agiliza los flujos de trabajo interno. Imagina el ahorro de tiempo que obtiene tu equipo al consolidar los datos y automatizar cálculos y otras tareas asociadas.
• Consistencia en el procesamiento: con políticas y procedimientos claros y estandarizados, no hay lugar a discrepancias y se promueve la equidad sobre el procesamiento de la nómina en los diferentes sectores de la compañía. Es una gran manera de generar confianza y también satisfacción entre los empleados.
• Visibilidad global: ahora podrás tomar mejores decisiones basadas en datos objetivos y tendrás la posibilidad de generar informes y análisis integrales que brinden una comprensión clara de los gastos relacionados con el personal en diferentes ubicaciones y áreas de la organización.
• Reducción de riesgos y seguridad de datos: gracias a la centralización del payroll global, hay menos riesgos de fuga de información confidencial, como los datos personales de tus empleados. Dado que son menos personas las involucradas en la gestión de la nómina, por medio de la automatización de tareas relacionadas, y que la plataforma a utilizar cumple con estándares y parámetros de seguridad a nivel internacional, se minimizan estos riesgos de divulgación no autorizada.
• Escalabilidad: ¿necesitas escalar y adaptar a medida tu sistema? Si tienes pensado que tu empresa continúe en expansión, un sistema de payroll global centralizado es lo necesario. Como solución global, es más sencillo incorporar nuevas sucursales o empleados en diferentes países y gestionar eficientemente los procesos de nómina en constante evolución.
• Simplificación de auditorías: para controles internos y externos, un sistema unificado agiliza la auditorías a realizar. Porque todos los datos e información necesaria se encuentra en un solo lugar. Esto facilita su revisión y verificación.
• Ahorro en costos: si bien toda implementación de software de RRHH requiere una inversión inicial, esto significa un ahorro significativo en tiempo y recursos destinados a largo plazo.

8 pasos para centralizar el pago de nómina

Ya te explicamos el por qué, ahora te contamos cómo puedes unificar todo:

1. Evaluar la viabilidad y beneficios de centralizar el payroll

El primer paso consiste en la realización de un análisis profundo y exhaustivo acerca de los costos, beneficios y eficiencias que implica la aplicación de un sistema de centralización para la gestión de la nómina de tus empleados. Si realizas una comparación detallada en relación al enfoque descentralizado actual que domina en tu empresa, notarás que tu equipo ganará en productividad, tiempo, dinero y recursos.

2. Investigar y seleccionar la opción más adecuada para hacerlo

Hay diferentes softwares de gestión de nómina centralizada. Por lo tanto, debes revisar con cuidado cada una de sus características para determinar qué sistema se ajusta a las necesidades de tu empresa. ¿Qué puedes evaluar? Considera aspectos como la capacidad de manejar múltiples ubicaciones y regulaciones laborales, seguridad de los datos y facilidad de uso.

3. Establecer políticas y procesos estandarizados a largo plazo

Define políticas y procesos de nómina claros y estandarizados para la gestión de nómina en toda la empresa. Por ejemplo, esto contempla la definición de roles y responsabilidades, métodos de recopilación de datos, cálculos de nómina, plazos de pago, etc.

4. Evaluar el cumplimiento legal en cada país

¿Cuáles son las leyes laborales y regulaciones de cada país en el que trabajan tus empleados remotos? Asegúrate de cumplir con los requisitos y consideraciones legales y fiscales, como el pago de impuestos, la correcta clasificación de trabajadores, los beneficios de seguridad social, el aguinaldo, ISR (impuesto sobre la renta), IMSS, IRPF, la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social y cualquier otro aspecto relacionado con obligaciones fiscales. De lo contrario, tu negocio podría recibir multas e incluso podrías tener penas como la cárcel.

Por eso, procura ajustar los contratos y acuerdos con tus empleados para el cumplimiento. Si tienes dudas sobre el cumplimiento legal, puedes recurrir a esta checklist de compliance que hemos ideado desde Deel para ti.

5. Integrar los sistemas de gestión de nómina

El paso siguiente es la implementación de la solución tecnológica seleccionada. Procura que este sistema pueda integrarse con los sistemas de gestión de nómina existentes en cada ubicación o entidad de tu empresa. ¿La razón? De esta manera, podrás garantizar una consolidación eficiente de los datos de nómina y facilitará la generación de informes y el cumplimiento legal. Asimismo, esto permitirá una transición suave y amigable, y los procesos podrán seguir a nivel operativo sin que la empresa sufra una pausa.

6. Migrar y consolidar los datos de nómina 

No olvides transferir los datos de nómina de cada sucursal o departamento de tu empresa a la nueva solución centralizada. Valida que los procesos de migración y consolidación sean realmente precisos.Para eso, la realización de pruebas exhaustivas para verificar la integridad de los datos es crucial, al igual que el control de calidad.

7. Capacitar al personal y comunicar los cambios

Como en todo cambio, la capacitación también es relevante al ejecutar un nuevo proceso de nómina gracias al software de Recursos Humanos que centraliza toda la operatoria para el pago de la nómina (además de contemplar el tipo de percepción y la seguridad de los datos personales).

Por eso, brinda capacitación adecuada a todo el personal involucrado en el proceso de gestión de nómina, comunica cuáles son los cambios y cómo se llevará a cabo la implementación del nuevo sistema. Una buena práctica es comenzar por la mención de los beneficios. No olvides la orientación sobre cómo emplear el sistema de forma correcta.

8. Hacer un seguimiento continuo y mantenerse actualizado

Este último paso para el payroll centralizado con un nuevo software de nómina, lo cual implica:

• Establecer un sistema de seguimiento y monitoreo para garantizar que la gestión de nómina centralizada funcione eficientemente.
• Haz un monitoreo periódico para verificar el cumplimiento legal y el pago de salarios a tiempo (como así también el envío de comprobantes de pago a las cuentas bancarias, también denominados recibos de pago o recibos de nómina)
• Audita y revisa los informes generados por el sistema para identificar posibles fallas u oportunidades de mejora.
• Permanece actualizado con las regulaciones laborales cambiantes en los países donde tienes trabajadores remotos. Contar con el asesoramiento legal de expertos es fundamental.

Para terminar, te compartimos una serie de consejos para la gestión de nómina de startups. Te serán útiles para una correcta elección del sistema de nómina a utilizar, como la definición con anticipación de expectativas salariales, la clasificación correcta y la elección de un cronograma de pagos.

El caso Change.org y cómo centralizamos el pago de su nómina a nivel global

Change.org es una plataforma tecnológica que impulsa el cambio social por medio de las personas. Son más de 500 millones de personas las que utilizan sus herramientas tecnológicas de petición y campaña para impulsar dicho cambio. Dado que esta empresa se encuentra en más de 25 países de todo el mundo, la complejidad operativa supone un enorme desafío. Sin embargo, esta situación cambió radicalmente con Deel.

"Otros proveedores están anclados en el pasado en la forma en que se construyen sus plataformas y en la forma en que funciona su servicio al cliente. Queríamos la experiencia excepcional que ofrece Deel", afirma Allie Shulman, Directora de People Operations at Change.org.

Con Global Payroll de Deel, ahora Change.org utiliza una plataforma más fácil de administrar y pueden apoyarse en situaciones de automatización con toda la ayuda de soporte. Esto abarca desde el apoyo legal local hasta la gestión de todo lo relacionado con el cumplimiento de las normas legales.

Para más información y detalles, descarga ahora este caso de éxito: Consolidación del pago de nómina a nivel global.

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Para eliminar los obstáculos y hacerle frente a los complejos desafíos que supone la administración y pago de talento distribuido en todo el mundo, Global Payroll de Deel es la solución indicada. Ayudamos a más de 15.000 empresas a optimizar su nómina global para pagarle al talento a tiempo, sin demoras.

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