Cómo contratar freelancers internacionales desde Costa Rica

Las empresas costarricenses están en una búsqueda constante de nuevas estrategias de crecimiento para potenciar sus resultados, acceder a nuevos mercados, diversificar sus fuentes de ingresos y obtener ventajas competitivas inigualables. No es de extrañar que Costa Rica se ubique en el segundo puesto entre los países de América Latina con mayor crecimiento en 2023, con un 4,9%, según un informe de Cepal.

¿Te sientes identificado con este interés de crecer rápidamente? Con una plantilla de empleados a tiempo completo, expandirse a Centroamérica y el resto del mundo puede ser costoso y complejo. Aquí es donde la contratación de freelancers internacionales se presenta como una solución efectiva a largo plazo, ya que ofrece la flexibilidad necesaria para escalar proyectos según la demanda y permite acceder a talento especializado a costos menores. Si quieres saber más sobre cómo llevar adelante este tipo de contratación, quédate a leer este blog.

Beneficios de contratar freelancers internacionales

Para las empresas costarricenses que buscan crecer y expandirse, contratar freelancers internacionales puede ser una estrategia altamente beneficiosa. A continuación, te presentamos las principales ventajas:

• Acceso a talento global especializado: puede ser un desafío encontrar profesionales con habilidades altamente específicas, como ocurre en la mayoría de los países y Costa Rica no es la excepción. Por eso, la apertura hacia la contratación internacional es de gran ayuda, ya que permite acceder a expertos en diferentes áreas, como desarrollo de software, diseño gráfico, diseño web, gestión de redes sociales, edición de video, marketing digital hasta atención al cliente. Así, con la contratación global, te aseguras de contar con el conocimiento y las habilidades de los mejores profesionales participando en tus proyectos, sin las restricciones del talento disponible localmente.
• Reducción de costos operativos: mantener una plantilla de empleados a tiempo completo en Costa Rica implica costos fijos elevados, como salarios, beneficios y equipamiento. Al optar por trabajadores independientes, puedes reducir esos costos, porque solo pagarás por el trabajo remoto realizado. Esto es especialmente útil para empresas en crecimiento que buscan optimizar su presupuesto.
• Flexibilidad y escalabilidad: ajusta el tamaño de tu equipo ágilmente, incrementando o disminuyendo la cantidad de trabajadores que necesitas, sin incurrir en contrataciones a tiempo completo.
• Innovación y perspectivas frescas: incorporar freelancers de diferentes partes del mundo puede aportar nuevas ideas y perspectivas que enriquezcan tus proyectos. Esa misma diversidad de pensamiento es clave para generar soluciones más creativas y efectivas, y para destacar en el mercado global.
• Mayor velocidad de ejecución: agiliza los tiempos de inicio y finalización de tus proyectos al incorporar freelancers que están acostumbrados a trabajar de forma independiente y eficiente. Esto es esencial en un entorno empresarial competitivo como el de Costa Rica, donde la rapidez puede marcar la diferencia.
• Enfoque en el core business: delega tareas específicas a freelancers especializados para que tu equipo interno centre su atención en actividades estratégicas y fundamentales del negocio. Esto mejora la productividad y garantiza que sus esfuerzos se vuelquen en áreas clave que impulsan el crecimiento de tu empresa.

¿Qué tener en cuenta al contratar freelancers internacionales?

Para tu empresa costarricense, contratar freelancers de otros países puede ofrecerte numerosos beneficios. Sin embargo, es esencial abordar este proceso con cuidado y consideración para garantizar una colaboración exitosa entre tu equipo local actual y los contratistas que incorpores. Aquí te enseñamos las claves al respecto:

1. Define el proyecto y las expectativas con claridad

Antes de iniciar cualquier tipo de colaboración, es crucial que puedas definir claramente los objetivos, plazos y entregables del proyecto. ¿Qué significa esto? Asegúrate de que el freelancer comprenda perfectamente qué se espera de él. Esto incluye:

• Objetivos específicos: ¿qué quieres lograr con el proyecto?
• Plazos: ¿cuáles son las fechas límite para cada fase del proyecto y cuándo es la entrega final?
• Entregables: ¿cuáles son los productos o servicios específicos que debe entregar?

2. Establece contratos y acuerdos legales

Para evitar problemas futuros, es fundamental que establezcas contratos y acuerdos legales que protejan a ambas partes. En él, debes contemplar mínimamente los siguientes puntos:

• Alcance del trabajo: describe las tareas y responsabilidades en detalle.
• Condiciones de pago: indica cómo y cuándo se realizarán los pagos.
• Propiedad intelectual: especifica quién tendrá los derechos sobre el trabajo realizado.
• Cláusulas de confidencialidad: protege información sensible y confidencial.
• Resolución de disputas: explica los procedimientos a seguir para manejar cualquier conflicto que pueda surgir.

Ahora bien, ten en cuenta que estos contratos deben ser localizados. Por lo tanto, los acuerdos que hagas con cada freelancer deben estar alineados con la normativa del país de origen de los trabajadores independientes. A propósito, cada país regula los factores que determinan la relación entre el pagador y el proveedor de servicios de una forma diferente.

Así, mientras que una persona puede ser considerada trabajador independiente en un país debido a ciertos factores, puede no serlo en otro. Por eso, ten especial cuidado al contratar un trabajador independiente en otro país, para asegurarte de que no se le considerará un empleado según sus leyes locales.

3. Usa herramientas de gestión y comunicación

Las herramientas adecuadas facilitan la comunicación con freelancers internacionales, independiente de dónde esté ubicada geográficamente cada persona que participa en los proyectos de tu empresa. Para eso, puedes utilizar:

• Plataformas de gestión de proyectos: como Asana y Trello para organizar tareas, planificar etapas de proyectos y establecer plazos de entrega.
• Herramientas virtuales de comunicación: como Slack, Zoom y Microsoft Teams, en tanto ayudan a mantener una comunicación fluida y constante.
• Aplicaciones para el trabajo colaborativo: como Google Drive o Dropbox, ya que permiten compartir archivos y trabajar en simultáneo en diferentes documentos en tiempo real.

4. Garantiza el cumplimiento legal

Como te adelantamos antes, el proceso de contratación de trabajadores independientes debe cumplir con el marco normativo local e internacional. ¿Qué contempla este aspecto?

• Clasificación correcta: asegúrate de clasificar correctamente a los freelancers para evitar problemas legales. En algunos países, si los freelancers son tratados como empleados, pueden surgir obligaciones adicionales.
• Regulaciones laborales: conoce las normativas laborales del país del freelancer para asegurarte de que todas las condiciones se cumplan.
• Normativas fiscales: cumple con las obligaciones fiscales tanto en Costa Rica como en el país del freelancer.

5. Emplea métodos de pago que sean seguros

La implementación de métodos de pago seguros garantiza que las transacciones sean seguras y reduce el riesgo de fraudes. Al pensar en cómo pagar a freelancers de distintas partes del mundo, considera los tipos de cambio, las tarifas de conversión y las leyes laborales locales. Cada opción tiene sus pros y sus contras, como comisiones, soporte cambiario y disponibilidad en diferentes países.

Ahora, los mejores métodos de pago para freelancers ofrecen transferencias globales rápidas a bajo costo. Con Deel puedes hacer pagos eficientes y 100% legales. Los pagos rápidos, las tarifas bajas y los beneficios convenientes como Deel Card y Deel Advance hacen de nuestra plataforma una de las formas más flexibles y beneficiosas para que los freelancers reciban sus pagos.

Pasos para contratar freelancers internacionales desde Costa Rica

1. Identifica las necesidades de tus proyectos

Para empezar, analiza detenidamente tu proyecto y define claramente qué habilidades son indispensables. ¿Necesitas un desarrollador web con experiencia en e-commerce? ¿Un diseñador gráfico con habilidades en branding? ¿Un redactor de contenido SEO? Esta fase es crucial para garantizar que el freelancer que contrates pueda satisfacer las necesidades internas.

Consejos prácticos para identificar las necesidades de tu proyecto:

• Revisa el alcance del proyecto: determina todas las tareas y entregables necesarios.
• Haz una lista de habilidades: escribe una lista detallada de las habilidades técnicas y conocimientos específicos que el freelancer debe poseer.
• Prioriza habilidades: distingue entre habilidades esenciales y deseables.
• Consulta con tu equipo: habla con los miembros de tu equipo para asegurarte de que no se pase por alto ninguna habilidad o conocimiento crítico.

2. Busca y selecciona freelancers

Existen numerosas plataformas en línea diseñadas para conectar empresas de Costa Rica con freelancers internacionales. Sitios como Upwork, Freelancer, Fiverr y Toptal son excelentes puntos de partida. Estas te permiten publicar proyectos y buscar perfiles de trabajadores independientes con las habilidades necesarias. Además, suelen ofrecer sistemas de calificación y revisión que facilitan la evaluación de la calidad y la fiabilidad de los candidatos.

Recomendaciones para buscar y seleccionar freelancers:

• Utiliza plataformas especializadas: regístrate en varias plataformas de freelancing y explora los perfiles de los freelancers, como Upwork, Freelancer, Fiverr y Toptal.
• Revisa portfolios y experiencias previas: examina los portfolios de los candidatos y sus experiencias previas para evaluar si han trabajado en proyectos similares.
• Lee reseñas y calificaciones: presta atención a las reseñas y calificaciones de otros clientes. Esto puede darte una buena idea de la calidad y fiabilidad del freelancer, antes de decidir contratarlo.

3. Evalúa a los candidatos y contrata a los mejores

Un proceso de evaluación bien estructurado te ayudará a identificar las habilidades, experiencia y compatibilidad cultural necesarias para tu proyecto. Además, tienes que formalizar el contrato para proteger tanto a tu empresa como al freelancer.

Consejos para evaluar a los candidatos y formalizar el contrato:

• Diseña pruebas específicas del proyecto: crea pruebas o tareas que reflejen el trabajo real que el freelancer deberá realizar. Por ejemplo, si vas a contratar a un analista de bases de datos, proporciónale un conjunto de datos y pídele que genere un informe detallado con gráficos y conclusiones, utilizando herramientas como SQL y Tableau.
• Realiza entrevistas detalladas: programa entrevistas para discutir la experiencia, habilidades y expectativas del candidato. No olvides explicar cómo se manejan los plazos y la comunicación dentro de tu empresa. 

Por ejemplo, si estás evaluando a un experto en programación web, pregúntale sobre su experiencia con proyectos anteriores en WordPress, los plugins más utilizados, y cómo manejan la integración de nuevas funcionalidades en sitios web existentes. Discute también su manejo de plazos y comunicación.

• Evalúa la compatibilidad cultural: revisa si el candidato comparte los valores y la cultura de tu empresa, ya que este aspecto puede influir en la eficacia del trabajo colaborativo. 

Un ejemplo concreto sería preguntarle al especialista en estrategias de marketing digital sobre su enfoque para trabajar en equipo y cómo maneja las diferencias de opinión. Indaga en su visión sobre la ética en marketing digital y cómo alinea sus estrategias con los valores de la empresa.

• Formaliza el contrato: redacta un contrato detallado que incluya todos los términos acordados, como los plazos, entregables, pagos y propiedad intelectual. 

Si piensas contratar a un experto en Facebook Ads, define en el contrato los detalles de la campaña publicitaria, los plazos para los informes de rendimiento, el presupuesto publicitario, los pagos, y los derechos sobre el contenido creado para los anuncios.

4. Supervisa el progreso del trabajo

Para tener la seguridad de que el trabajo del freelancers internacional contratado avance según lo planeado y conforme a las expectativas que tiene tu equipo, tienes que supervisar el progreso de su labor y del proyecto en general. 

Puedes diseñar un sistema de supervisión y mantener una comunicación efectiva en todo momento. Así, si tu estás en Costa Rica y el freelancer en Chile, España, México o cualquier otro país, puedes ver cómo avanza en su trabajo.

Aquí algunas recomendaciones para gestionarlo:

• Establece hitos y plazos claros: define hitos y plazos específicos para cada fase del proyecto, para mantener al freelancer enfocado.
• Utiliza herramientas de gestión de proyectos: incorpora herramientas como Trello, Asana o Monday para la asignación de tareas, establecimiento de fechas límite y el seguimiento del progreso en tiempo real.
• Programa reuniones periódicas: organiza reuniones regulares por videoconferencia para revisar el progreso, discutir cualquier problema y alinear expectativas.
• Fomenta la retroalimentación continua: proporciona retroalimentación constructiva sobre el trabajo realizado hasta el momento y realiza ajustes según sea necesario.

5. Asegura pagos puntuales conforme con la ley

Por último, es crucial que puedas establecer un proceso transparente para los pagos al freelancer, de manera que se cumplan todas las obligaciones legales tanto en Costa Rica como en el país de residencia del freelancer. Pero, ¿qué tener en cuenta aquí?

Consejos prácticos para asegurar pagos puntuales y conformidad con la ley:

• Establece términos de pago claros desde el inicio: define los términos de pago, incluyendo la frecuencia (semanal, quincenal, mensual), la forma de pago (transferencia bancaria, plataformas de pago en línea) y el monto acordado por cada entrega o período de trabajo, según corresponda.
• Utiliza plataformas seguras de pago: emplea plataformas seguras y reconocidas internacionalmente para realizar las transferencias de fondos, como PayPal, Transferwise, y Payoneer.
• Cumple con las normativas fiscales locales e internacionales: entiende y cumple con las obligaciones fiscales tanto en Costa Rica como en el país del freelancer. Por ejemplo, en lo que respecta a la retención de impuestos, la emisión de facturas y la presentación de declaraciones fiscales.
• Documenta todos los pagos y acuerdos: mantén registros detallados de todos los pagos realizados al freelancer, así como de cualquier comunicación relacionada con los términos de pago y acuerdos contractuales.
• Comunica cualquier cambio en los términos de pago con anticipación: comunícalo al freelancer con antelación y asegúrate de obtener su acuerdo por escrito.

¿Dónde y cómo contratar freelancers internacionales desde Costa Rica?

Nuestro informe sobre el estado de contratación mundial revela que las empresas en Costa Rica están contratando en su mayoría en Colombia, Argentina y Brasil. Pero, ¿por qué estos países forman parte del top 3 para hacerlo desde Costa Rica y no otros como Ecuador, Guatemala, Venezuela o incluso Estados Unidos? Veamos más detalles, a continuación.

1. Colombia

Si contratas talento en Colombia, puedes beneficiarte de:

• Talento abundante y calificado: este país es el hogar de muchas personas con talento, incluyendo profesionales de la tecnología altamente capacitados y experimentados. Cuenta con el Servicio Nacional de Aprendizaje que ofrece programas y formación gratuitos para adquirir nuevas habilidades comercializables. Además, dos de sus universidades están entre las mejores del continente.
• Eficiencia en costos: el costo de vida es más bajo. De hecho, según Expatistan, el costo de vida en Colombia es un 47% más económico que en Costa Rica. Por lo tanto, puedes contratar un trabajador colombia por un costo significativamente inferior al de un empleado similar en tu país de origen.
• Buenos hábitos de trabajo: los colombianos tienen fama de ser trabajadores, creativos y comprometidos con su labor, además de estar acostumbrados a trabajar en condiciones exigentes y a enfrentarse a crisis, por lo que saben pensar con rapidez.

¡Contrata contratistas independientes en Colombia!

2. Argentina

Si contratas talento en Argentina, puedes tomar ventaja de los siguientes aspectos:

• Salarios asequibles: si comparas el salario mínimo de Argentina versus el de Costa Rica, notarás que puedes contratar mano de obra argentina calificada, de manera freelance, a costes más económicos que si lo hicieras en Costa Rica. Mientras que en Argentina es de 152 USD, en Costa Rica es de 687 USD.
• Alto nivel de inglés: si tienes interés en expandirte hacia regiones en las que predomina este otro idioma, puede ser especialmente útil para tu empresa tener freelancers argentinos. Argentina es el país con mayor dominio del inglés en América Latina, de acuerdo con EF.
• Buena educación y con conocimientos financieros: con un sólido sistema educativo, con instituciones privadas y públicas, es el país latinoamericano mejor calificado en el QS Higher Education System Strength Rankings.

¡Contrata contratistas independientes en Argentina!

3. Brasil

Hay varias razones por las que contratar talento en Brasil:

• Talento abundante y calificado: la mayoría de las mejores universidades de LATAM están en Brasil. A su vez, la principal universidad de la región se especializa en inversiones en IT.
• Altos estándares de educación: las mejores universidades de Brasil no son fáciles de acceder, debido a los elevados estándares y los duros exámenes. Entre las principales universidades, se encuentra la Universidade de São Paulo (USP) y Pontificia Universidade Catolica do RJ (PUC-Rio).
• Horario de trabajo: el huso horario de Brasil es similar al de Costa Rica. De hecho, solo hay 2 horas de diferencia. Esto hace que la comunicación con los trabajadores independientes brasileños sea cómoda.

¡Contrata contratistas independientes en Brasil!

Incorpora, gestiona y paga a los trabajadores independientes internacionales conforme a la ley

¿Ya tienes en claro que tu próximo paso es contratar contratistas en el extranjero? Trabaja con el líder del mercado en gestión de trabajadores independientes. Automatiza la administración de recursos humanos, mitiga el riesgo de clasificaciones erróneas y garantiza los pagos puntuales en más de 150 países, todo con un cumplimiento con las autoridades y una flexibilidad de pago inigualables.

¡Descubre más sobre cómo Deel puede ayudarte a gestionar freelancers internacionales!