Cómo garantizar reuniones efectivas en tu equipo remoto

Probablemente, más de una vez te has cuestionado si valía la pena tener una reunión en tu equipo de trabajo remoto. Muchas veces sucede que la reunión "podría haber sido un correo electrónico". Es que el tiempo promedio que se dedica a las reuniones por semana es de 3 horas, y el 30% de los trabajadores informa que dedica más de 5 horas a la semana a las reuniones, según Zippia.

Pero, ¿cómo lograr reuniones efectivas y, por lo tanto, elevar la productividad de tu talento con un mejor dominio del tiempo? Aquí te compartimos las claves para garantizar que las reuniones sean productivas y valiosas para todos los miembros de tu equipo; para que los encuentros realmente sean útiles y que los esfuerzos puedan canalizarse de la forma más eficiente posible.

¿Cuánto cuestan las reuniones en un equipo de trabajo?

Un departamento de marketing puede lanzar una campaña sin consultar con el equipo de desarrollo, lo que resulta en la creación de funcionalidades que no son necesarias o la falta de apoyo técnico adecuado para la campaña. Esto genera costos ocultos y afecta la calidad del trabajo. Este es un claro ejemplo de un equipo que prescinde de las reuniones por completo. Porque creen que estas son una pérdida de tiempo y que pueden comunicarse de manera más eficiente a través de mensajes de correo electrónico y chats. A primera vista, puede parecer una estrategia para ahorrar tiempo, pero a la larga, los efectos adversos se vuelven evidentes.

Sin reuniones, los miembros del equipo pueden estar trabajando en proyectos separados sin una visión global. La falta de comunicación en tiempo real conduce a malentendidos, errores y reprocesos constantes. De hecho, según Zippia, se estima que cada año se pierden 37 mil millones de dólares debido a reuniones improductivas. Un número importante, ¿verdad?

Ahora consideremos el otro extremo, donde un equipo tiene reuniones programadas en exceso. Creen que más reuniones significan una comunicación más efectiva y un mayor control sobre los proyectos. Sin embargo, sucede lo contrario. La productividad se reduce significativamente y la creatividad también resulta comprometida, dado que los empleados tienen menos tiempo para pensar de manera independiente y abordar problemas de manera innovadora. Además, la sobrecarga de información en las reuniones puede resultar en confusión y desmotivación.

Entonces, ¿cuál es la clave? El equilibrio, ni más, ni menos. Así, en aras de lograr reuniones efectivas, las empresas deben buscar un equilibrio entre estos dos extremos. 

El secreto está en la flexibilidad y, para lograrla, debes apuntar a incorporar buenas prácticas:

• Define un propósito claro: antes de programar una reunión, puedes hacerte preguntas como: ¿Qué se espera lograr en la reunión? ¿Qué tipo de reunión es? ¿Es necesario o se pueden abordar los temas de manera más eficiente de otra manera?
• Minimiza la asistencia: invita solo a los empleados fundamentales para cumplir con el objetivo de la reunión.
• Establece una agenda: comunica cuáles son los temas a tratar y el tiempo asignado a cada uno. Esto mantiene la reunión enfocada y evita divagaciones.
• Considera alternativas exitosas: si reparas en que una reunión no es la solución para lo que quieres transmitir, puedes reemplazarlo por una grabación de pantalla, un mensaje de correo electrónico bien estructurado u otro tipo de herramientas de colaboración en línea.

El desafío de las reuniones remotas

Si lo calculamos por 8 horas de trabajo, estamos hablando de casi 4 días de total improductividad debido a la duración de las reuniones. ¿Por qué es tan común tener reuniones que no son útiles? 

Con frecuencia, nos encontramos participando en reuniones que parecen no tener un propósito claro o que terminan siendo una pérdida de tiempo. Entre los principales motivos, se encuentra la falta de preparación. Por lo tanto, cuando los participantes no se han tomado el tiempo necesario para revisar la información relevante o para pensar en sus aportaciones, la reunión tiende a ser menos productiva. La falta de preparación puede llevar a discusiones desorganizadas y la sensación de que se está perdiendo el tiempo.

Otro motivo puede estar relacionado a cuando no hay un trayecto claro de objetivos y responsabilidades. Cuando no está claro quién debe hacer qué después de la reunión, es más probable que las discusiones carezcan de dirección y que no se llegue a ningún resultado concreto. La matriz RACI puede ser de gran ayuda para tu equipo, en tanto permite definir roles y responsabilidades de manera más clara, lo que a su vez contribuye a la preparación y al enfoque de las reuniones. Al respecto, hay una serie de desafíos únicos que enfrentan los equipos remotos en relación con las reuniones:

• Dificultades de comunicación, que puede llevar a malentendidos.
• Diferencias importantes de zonas horarias, con lo cual puede ser complicado el encuentro de todos los empleados.
• Conexiones tecnológicas inestables.
• Fatiga por exceso de videollamadas.
• Aislamiento y desconexión con el equipo.
• Acceso a recursos limitados (como herramientas compartidas o de colaboración online).
• Desafíos culturales y lingüísticos.

En resumen, hay historias de reuniones ineficaces que pudieron haberse evitado. Por ejemplo, considera que formas parte de un equipo remoto en el que se convocó una reunión sin agenda ni roles claros. Los participantes no se prepararon con antelación y, como resultado, el encuentro fue caótico: duró más de 2 horas, se hablaron diferentes temas a la vez y no se llegó a ninguna conclusión. Así, al final de la misma, nadie sabía quién debía hacer qué y se perdieron días tratando de entender lo que se había discutido.

¿Cómo establecer un protocolo de reuniones eficiente?

Para maximizar la eficiencia y la colaboración en un entorno de trabajo totalmente remoto, puedes establecer un protocolo de reuniones específico para tu organización. A continuación, te detallamos el paso a paso sobre cómo crearlo, incluyendo la frecuencia de las reuniones, roles de los participantes y expectativas de seguimiento, así como consejos para adaptarlo a las necesidades y cultura de tu equipo:

• Paso 1 - define la frecuencia y los tipos de reuniones: decide con qué regularidad se realizarán las reuniones (diarias, semanales, quincenales o mensuales, de acuerdo con las necesidades del equipo) e identifica los tipos de reuniones según las categorías existentes (reuniones de seguimiento de proyectos, reuniones de planificación estratégica o reuniones de equipo). Mantén una frecuencia de las reuniones que sea razonable para evitar la fatiga por videollamadas.
• Paso 2 - establece roles y responsabilidades: elige a una persona para que asuma el rol de facilitador, es decir, que sea el responsable de liderar la reunión, siga la agenda y motive a que todos participen. También, puedes asignar otros roles específicos, como quién debe tomar nota, quién debe controlar el tiempo, o quién es el moderador en las reuniones virtuales. Rotar los roles puede aumentar la participación y el compromiso de los miembros del equipo.
• Paso 3 - crea una agenda clara: para tener reuniones virtuales efectivas, es importante que envíes la agenda con anticipación para que todos los participantes puedan prepararse. Indica todos los temas a abordar y los tiempos estipulados para cada uno. Asimismo, durante la reunión, es importante que la agenda se siga de forma rigurosa. Prioriza los temas más importantes al principio de la reunión para asegurarte de que se aborden, incluso si se agota el tiempo.
• Paso 4 - establece las expectativas: al finalizar cada reunión, registra cuáles son las siguientes acciones a modo de plan de acción, asigna responsables y fechas límites de realización. También, puedes contemplar el uso de herramientas como Slack y Trello para dicho seguimiento.
• Paso 5 - adapta el protocolo: pide a los miembros de tu equipo que den sus comentarios sobre el protocolo de reuniones y realiza ajustes según resulte necesario.

Herramientas de comunicación y tecnología útiles para reuniones efectivas

Aquí te compartimos una lista de herramientas y software que pueden mejorar la efectividad de tus reuniones, en el marco del trabajo remoto:

• Zoom: programa reuniones con anticipación haciendo videollamadas por Zoom. Familiarízate con las funciones avanzadas de esta plataforma, como las encuestas para una mayor interactividad. Skype y Hangouts son otra alternativa para reuniones exitosas de teletrabajo.
• Microsoft Teams: para integrar chats, videollamadas y la colaboración en documentos es la aplicación indicada. Puedes crear equipos específicos para proyectos.
• Google Meet: puedes hacer videoconferencias por medio de esta aplicación. Crea reuniones desde Google Calendar y comparte el enlace. Aprovecha la integración con Google Drive para compartir documentos durante la reunión.
• Trello: gestiona las tareas que se desprenden como siguientes acciones tras la reunión y haz seguimientos posteriores. Puedes crear tableros para proyectos y asigna tarjetas con tareas específicas durante la reunión. Emplea las etiquetas para priorizar tareas e identificarlas más rápido. Asana es una alternativa.
• Slack: para la comunicación en tiempo real y la organización de canales. Integra las aplicaciones como Google Drive y Trello para compartir archivos y hacer un correcto seguimiento de las tareas. 👾Lee aquí sobre la integración de Deel con Slack.
• Evernote: toma notas y organiza la información de las reuniones desde esta aplicación. Puedes crear libretas y notas dedicadas a cada reunión. La función de reconocimiento de texto para buscar texto en imágenes y documentos escaneados puede ser de gran ayuda para agilizar el proceso.
• Notion: es otra herramienta para la documentación y colaboración en proyectos. Crea bases de conocimiento, wikis o bases de datos compartidas para documentar la toma de decisiones y acciones tomadas en reuniones.

8 consejos que han funcionado para Deel

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• Agilizar la gestión del tiempo libre: PTO agiliza la manera en la que tu equipo rastrea, solicita y analiza el uso del tiempo libre sin tener que salir de Slack.
• Crear conexiones poderosas: Connections ayuda a forjar relaciones más sólidas con temas para romper el hielo, grupos de interés y encuentros.
• Captar referidos: Referrals ayuda a mantener los referidos en mente y reduce los costos de reclutamiento con un proceso de referidos simplificado.
• Crear onboardings únicos: con Onboarding puedes crear flujos de trabajo automatizados para llevar a las nuevas contrataciones de trainees a colaboradores de alto rendimiento.
• Mejoras en el seguimiento 1:1. ayuda a tus colaboradores y líderes con One-on-Ones para que puedan preparar, ejecutar y realizar un seguimiento de sus 1 a 1 de manera más eficiente.
• Enviar encuestas de pulso: crea una cultura positiva en la que tus equipos se sientan escuchados gracias a Pulse Surveys.
• Org Charts: este plugin ofrece la posibilidad de visualizar estructuras de informes, cambios de información y aniversarios, entre otras cosas.
• Hacer anuncios de manera efectiva. Announcements facilita a los recursos humanos que puedan enviar anuncios masivos y mensajes directos.

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