Cómo facturar a un cliente si eres trabajador independiente

Como freelancer o propietario de una pequeña empresa, estás obligado a ocuparte de cada aspecto de tu negocio por tu cuenta. Al no tener un equipo dedicado a las tareas burocráticas y la administración, es más fácil que se produzcan errores. Esto puede dar lugar a la acumulación de tasas y sanciones, así como a facturas tardías que retrasan los pagos.

Pero no es el fin del mundo, al menos cuando se trata de crear una factura. Siempre que hayas elaborado un sistema fiable y sepas qué incluir en cada factura, no te resultará demasiado difícil como trabajador independiente.

¿Cómo facturar como trabajador independiente?

Este capítulo contiene amplios consejos sobre la creación de facturas y cómo se aplican a los diferentes aspectos de ser independiente (profesionalidad, impuestos, gestión del tiempo, etc.). Si quieres llegar a la información concreta, puedes encontrarla debajo de esta parte.

Hay tres cosas muy importantes para los autoempleado y trabajadores independientes que gestionan sus propias facturas:

• Seguimiento del tiempo
• Buena organización
• Coherencia

Aunque esto puede aplicarse a todos los trabajadores en general, es especialmente importante para las facturas de los trabajadores independientes.

El seguimiento del tiempo es obviamente una prioridad si cobras a los clientes por horas.

Sin embargo, saber el número exacto de horas que ocupan las diferentes tareas también es importante si cobras por palabra, por producto/servicio/unidad, o de otra manera. No solo es una parte esencial de la gestión eficaz del tiempo, sino que te ayudará a ser más preciso a la hora de calcular los ingresos de determinados periodos de tiempo.

En el formulario de factura que envías a los clientes, el precio por servicio/artículo es la parte más importante. Incluir el tiempo que has tardado en realizarlos da un toque más profesional y explica mejor el costo de tu trabajo (especialmente en el caso de tareas aparentemente sencillas que en realidad llevan horas).

Como no son pocos los elementos necesarios para crear una factura válida, una buena organización es imprescindible. Desarrolla un sistema lógico que abarque cada parte del trabajo y nunca tendrás un problema relacionado con la facturación. Añade coherencia a esta ecuación y tendrás todas las bases cubiertas.

La declaración de impuestos es una razón importante para cubrir todos estos puntos anteriores. Los trabajadores independientes están obligados a pagar sus impuestos por su cuenta, ya que los clientes no retienen nada a efectos fiscales.

Para cumplir con los impuestos, la seguridad social, la asistencia de salud y los impuestos sobre la renta, entre otros, es necesario controlar en todo momento los ingresos, los gastos del negocio y las deducciones fiscales.

¿Qué incluir en la factura?

Para evitar cualquier error, problemas legales y malentendidos con tus clientes, así como para mantener una buena imagen profesional, pon los siguientes elementos en tu factura:

• Nombre del documento - parece obvio, pero asegúrate de etiquetar correctamente el documento de la factura, con letras en bold.
• El logotipo de tu empresa - para añadir un toque de personalización y confianza.
• Número de factura/código - asigna números específicos a cada factura para facilitar el registro; basta con números sencillos de varios dígitos, pero también puedes crear un sistema de código especial que contenga la fecha de la factura y el nombre del cliente. Este sistema es más elaborado, pero puede ayudarte a encontrar rápidamente la factura exacta que necesitas si hay muchas.
• Fecha de la factura - incluye la fecha de envío para evitar errores de cálculo en la fecha de pago (y otros).
• Datos de tu empresa - logotipo, nombre de la empresa, tu nombre e información de contacto (correo electrónico, número de teléfono y, tal vez, dirección).
• Información de contacto del cliente - la misma información que en el paso anterior, pero incluye el contacto de facturación o el departamento de facturación de las empresas más grandes.
• Lista de servicios - aquí tendrás que enumerar cada servicio que hayas prestado de forma individual, junto con una breve descripción de tu trabajo, la cantidad de horas de trabajo (o el número de palabras, en el caso de los escritores), la tarifa por hora (o el precio por palabra) y el subtotal de cada servicio.
• Importe total a pagar - costo total de los servicios enumerados anteriormente; también puedes añadir los impuestos aplicables y la tarifa plana si es necesario.
• Condiciones de pago - indica el método de pago que aceptas (PayPal, Payoneer, Skrill, cuenta bancaria u otro).
• Fecha de vencimiento del pago - incluye un plazo de pago específico para evitar la confusión que puede producirse si escribes algo vago, como "15 días a partir de la fecha de recepción de la factura".
• Política de retrasos en los pagos - si tienes una política de este tipo, escribe los detalles y lo que ocurre en caso de retrasos

Puedes personalizar el documento de la factura como quieras, siempre que contenga los elementos clave.

Errores de facturación de los trabajadores independientes que hay que evitar

Estos son los mayores errores:

• Olvidar el seguimiento del tiempo - El seguimiento del tiempo puede ser tan sencillo como escribir el inicio y el final en tu cuaderno. Sin embargo, el uso de un software de seguimiento del tiempo hará mucho más por ti: además de las sencillas funciones de inicio y fin, pueden recoger los datos que te ayuden a saber qué te lleva más tiempo del que debería, cuándo eres más productivo, etc. En cuanto a las facturas, el uso de programas informáticos es mucho más transparente y fiable.
• No tener la factura preparada - Prepara tu factura con antelación; si empiezas a elaborarla el día que tienes que enviarla, puedes omitir algo por las prisas, o posponer el pago si la envías un día o dos después. Es mejor crearla con antelación, y simplemente rellenarla cada vez que completes una tarea, siguiendo la orden de trabajo.
• Crear facturas incómodas - Mantén tus facturas ordenadas, con un diseño limpio y sencillo, sin letras diminutas ni fuentes elaboradas. De lo contrario, los clientes pueden perderse información importante.
• Dudar a la hora de solicitar el pago - pueden producirse errores honestos y, a veces, la gente simplemente se olvida de pagar lo que se debe, cuando se debe. Enviar recordatorios no tiene por qué ser incómodo y desagradable: crea una breve nota y haz un seguimiento en cuanto el pago se retrase.

Consejos adicionales

Tips para que todo el proceso sea más fácil, seguro y, en general, más ágil.

Usa Google Drive para hacer un seguimiento detallado de todo

Google Docs y Google Sheets son alternativas mucho mejores que Microsoft Word y Excel. Los sistemas en la nube suelen ser más seguros y mantienen tus archivos accesibles en múltiples dispositivos, en todo momento. También son más fáciles de compartir y de realizar ediciones rápidas. Puedes descargarlos fácilmente a tu ordenador para tener otra capa de seguridad - Docs/Word y Sheets/ Excel son casi idénticos en funcionalidades.

Crea una plantilla de factura ajustable

Una plantilla de factura en blanco te ahorrará mucho tiempo. Cuando la formatees, guarda una versión con la información que se repite (tu información de contacto, los detalles de la empresa, los métodos de pago preferidos, las normas y las políticas); el resto tendrás que añadirlo según cada cliente, mes y lista de tareas.

Hay plantillas de facturas imprimibles gratuitas en la web, pero no las copies tal cual. Es mejor utilizarlas como ejemplos y guías cuando adaptes una plantilla de factura que funcione sólo para ti.

Usa un lenguaje amigable con el cliente

Para no parecer sospechoso, haz que el lenguaje que utilices sea lo más transparente y comprensible posible. Deja de lado la jerga específica del sector: puedes explicarlo todo en lenguaje de cliente.

Utiliza Deel para la facturación automática

Todo lo anterior no es difícil, pero requiere tiempo y atención plena cada vez que creas una factura. Con Deel, puedes conseguir que la facturación online se haga automáticamente por ti.

Para garantizar el compliance, cada factura de Deel incluye el nombre, la dirección, los datos de la empresa, la forma de pago, los detalles de la transacción y el importe emitido. Así, tus cuentas por pagar siempre se ajustan a las normas.