Cómo mantener el compliance del GDPR en equipos globales

Pero, ¿qué es el GDPR, cómo funciona y qué deben cumplir los equipos globales?

GDPR, o el reglamento general de protección de datos, es un reglamento integral de seguridad y privacidad de datos en la Unión Europea (UE). Su objetivo es salvaguardar los datos personales y garantizar el control sobre cómo las organizaciones recopilan y procesan la información. Se aplica a empresas en Europa y entidades extranjeras que interactúan con ciudadanos de la UE.

Las empresas globales tienen la obligación legal de cumplir los siguientes requisitos clave:

• Garantizar un tratamiento legal, justo y transparente de datos personales
• Limitar temas de finalidad, datos y almacenamiento
• Otorgar derechos a los interesados (como el de oponerse, ser informado y restringir el procesamiento)
• Obtener consentimiento para uso más allá del propósito legítimo
• Mantener un registro de violaciones de datos personales
• Defender la privacidad desde el diseño para proteger los datos personales
• Evaluar el impacto de la protección de datos (DPIA)
• Respetar las reglas de transferencia de datos según el movimiento de datos
• Asignar un delegado de protección de datos (DPO)
• Sensibilizar y capacitar al personal que maneja datos personales
• Mantener registros de las actividades de procesamiento

Los profesionales legales y de RR.HH que representan a empresas globales muchas veces enfrentan desafíos en cuanto al compliance del GDPR. Por ejemplo, diferencias jurisdiccionales, gestión de transferencias de datos transfronterizas, obtención de consentimiento explícito y garantía de medidas sólidas de seguridad de datos.

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Ten en cuenta las diferencias jurisdiccionales

Las empresas globales trabajan con empleados y clientes de todo el mundo, lo que trae consigo el gran reto de entender las diferentes jurisdicciones. Considera que han surgido más de 100 versiones de GDPR en todos los países, lo que se suma al complejo y costoso desafío de compliance para las empresas internacionales.

Implicaciones jurisdiccionales para equipos globales

Cuando los trabajadores están ubicados en varias jurisdicciones, las diferencias legales tienen implicaciones para los equipos globales, como las siguientes:

• Diferentes leyes y regulaciones de protección de datos
• Diferentes grados de requisitos estrictos
• Diferentes riesgos de transferencias transfronterizas
• Diferentes estándares y procedimientos de capacitación

Los riesgos legales y reputacionales del incumplimiento exigen especial atención. La mayor preocupación son las elevadas multas, que pueden alcanzar los 20 millones de euros dependiendo de la gravedad del caso. Incluso las infracciones menores pueden costar hasta 10 millones de euros cuando se infringen los artículos que rigen a los responsables y encargados del tratamiento, y a los organismos de certificación y de seguimiento.

Se pueden iniciar investigaciones y auditorías periódicas por diversos medios, incluidas las autoridades de protección de datos y de supervisión, los individuos y los auto-informes. Por ejemplo, las personas afectadas pueden emprender acciones legales con la esperanza de obtener una compensación por violaciones de la privacidad, lo que le cuesta dinero a la empresa y al mismo tiempo presenta el riesgo de daño a la reputación, ya que las noticias sobre violaciones del GDPR deterioran la confianza entre los clientes, los socios y el público.

Gestionar eficazmente la transferencia de datos a nivel global

El GDPR impone restricciones estrictas a la transferencia de datos personales fuera de la UE, lo que exige un cuidadoso trato y compliance. Las empresas deben emplear mecanismos legales específicos y garantizar la protección de datos personales al hacer negocios o contratar a nivel internacional.

Mecanismos legales para transferir datos personales

Las empresas tienen opciones de mecanismos legales disponibles para facilitar la transferencia de datos personales fuera de la UE cumpliendo con el GDPR. Las siguientes son algunas de ellas:

• Cláusulas contractuales estándar (SCC): emitidas por la Comisión Europea, las SCC se pueden incorporar a los acuerdos de procesamiento de datos, creando un marco legal tanto para los exportadores como para los importadores de datos.
• Reglas corporativas vinculantes (BCR): políticas internas de protección de datos, procedimientos y reglas GDPR que guían a las empresas multinacionales para regir las transferencias legales dentro del grupo empresarial.
• Derogaciones o excepciones: permitir transferencias de datos sin protecciones adicionales en determinadas circunstancias, como obtener el consentimiento explícito de los interesados.
• Códigos de conducta y mecanismos de certificación: alinearse con los principios del GDPR que sirven como garantías adicionales al transferir datos.

La elección del mecanismo legal depende de las circunstancias específicas de la transferencia de datos y de los países involucrados, por lo que las empresas deben evaluar cuidadosamente sus necesidades de transferencia de datos y consultar con expertos legales para determinar la mejor opción.

🔒 Obtén más información: Cómo lidiar con la protección de datos y la privacidad a nivel global

Riesgos legales de la transferencia de datos

La transferencia de datos personales fuera de la UE sin una razón legal válida expone a la empresa a importantes riesgos. Por ejemplo, las fuertes multas del GDPR impuestas por las autoridades de protección de datos pueden paralizar a la empresa a nivel financiero. También existe el riesgo de que las personas afectadas emprendan acciones legales contra la empresa, buscando una compensación económica por violaciones de la privacidad o daños sufridos por transferencias de datos no autorizadas.

Las autoridades de protección de datos tienen la capacidad de investigar y hacer cumplir el GDPR. Una investigación puede provocar daños a la reputación, sanciones regulatorias y pérdida de confianza por parte de los clientes, partners y el público en general.

Mantener medidas de seguridad sólidas

El GDPR se esfuerza por proteger los datos personales contra el acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados. Las empresas necesitan medidas de seguridad sólidas y estrategias proactivas de protección de datos para alinearse con este requisito.

Medidas de seguridad para el compliance del GDPR

Las medidas de seguridad deben implementarse de manera integral y entre sí para crear una defensa sólida contra las violaciones de datos y mantener la privacidad de acuerdo con las leyes de privacidad de datos en Europa (y más allá).

Las medidas de seguridad comunes para proteger los datos personales incluyen:

• Cifrado o encriptado: convertir datos personales a un formato ilegible mediante el uso de algoritmos criptográficos.
• Mecanismos de control de acceso: mecanismos que garantizan que solo personas o sistemas autorizados puedan acceder a datos personales, como nombres de usuario y contraseñas, autenticación multifactor (MFA) y datos biométricos.
• Copia de seguridad y recuperación de datos: protección de datos personales contra pérdidas debido a borrados accidentales, fallas de hardware y ataques cibernéticos por fallas de ciberseguridad
• Sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDPS): monitorea el tráfico de red y los sistemas en busca de actividades sospechosas o maliciosas.
• Gestión de parches de seguridad: garantiza que la seguridad del software, los sistemas operativos y las aplicaciones estén actualizados para mitigar los riesgos de explotación.
• Enmascaramiento y anonimización de datos: disfrazar información confidencial para permitir el uso de datos para fines no confidenciales y al mismo tiempo proteger la confidencialidad.

Riesgos legales y reputacionales por la seguridad

No implementar medidas de seguridad adecuadas puede tener repercusiones tanto para la empresa como para el individuo.

Por ejemplo, las filtraciones de datos por falta de protección pueden exponer información personal confidencial sobre un individuo y provocar pérdidas o daños financieros. Las empresas pueden recibir sanciones regulatorias que afectan su salud financiera y quedar con un antecedente público de incumplimiento con las autoriades, lo que deteriora la reputación de la empresa.

El daño a la reputación derivado de las filtraciones de datos también erosiona la confianza entre los clientes, los partners y el público en general, lo que podría provocar que se pierdan negocios, que haya una disminución de la confianza por parte de los accionistas y que se genere un daño irreparable a la marca de una empresa.

La solución de Deel para el compliance del GDPR

La expansión de una empresa global exige precisión en cuanto a los requisitos legales y el compliance del GDPR. Lidiar con las diferencias jurisdiccionales, gestionar las transferencias de datos transfronterizas e implementar medidas de seguridad confiables son detalles que los equipos globales deben priorizar.

Como procesador de datos externo global, Deel da ejemplo y cumple con los requisitos del GDPR. Por ejemplo, Deel cumple con las obligaciones de los controladores y procesadores de datos como se describe en los anexos de procesamiento de datos e implementa una operación transparente de acuerdo con las obligaciones de transparencia del GDPR para que cualquier dato que proceses a través de Deel se mantenga con los mismos estándares sólidos.

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